Petunjuk Aplikasi Absensi SISWA 1. Absensi Ini adalah interface utama yang digunakan oleh siswa untuk proses absensi, aplikasi ini bisa ditaruh disebuah komputer di dekat pintu masuk sekolah atau tempat lain yang di kehendaki, dimana saat siswa masuk ke sekolah siswa harus melakukan proses absensi dengan cara mengetikkan NIS pada textbox yang disediakan atau dengan cara menscan ID Barcode yang ada pada Kartu Tanda Siswa (jika ada barcode scannernya). Ketika proses absensi, secara default (jika ada webcamnya) maka program akan mengambil gambar siswa yang sedang melakukan absensi, dengan begini maka proses absensi tidak akan bisa diwakilkan oleh siswa lain, karena akan ketahuan oleh admin atau bagian kesiswaan, karena foto dan nama yang tertera berbeda. Jika komputer dipasangi modem GSM maka program secara otomatis akan mengirim SMS kepada orang tua wali murid bahwasanya siswa yang bersangkutan telah sampai ke sekolah atau sudah meninggalkan sekolah/pulang. Ini akan sangat menguntungkan bagi orang tua wali murid, sedangkan bagi sekolah ini merupakan nilai tambah bagi fasilitas dan keunggulan yang dimiliki oleh sekolahan, mengingan biaya untuk sms sekarang sangat murah sekali. 1
2. Admin Untuk masuk ke admin anda harus memasukkan password untuk admin, default password adalah admin Berikutnya sebelum mengisi data siswa dan lain lain, klik setting programs. 2
Secara default lokasi penyimpanan database ada di c:\program files\absensisiswa\database\database.mdb jika anda ingin memindah lokasi ini ke drive d: atau tempat lain yang anda kehendaki, pindah database.mdb nya kemudian tentukan lokasinya lewat sini, password database access nya default : admin Jika adminnya ingin dijalankan dari komputer lain (dari jaringan lan) maka yang perlu dilakukan adalah men share folder database access nya, kemudian dari komputer lainnya tinggal arahkan lokasi access ini ke \\alamatkomputer\namashare\database.mdb misalnya \\192.168.1.98\database$\database.mdb Tab Options digunakan untuk mengganti password admin sesuai dengan keinginan anda, sedang kan pada bagian bawah ada Fix File Permission digunakan ketika program error dijalankan di windows 7, karena masalah permission, klik Fix File Permision kemudian akan muncul sebuah jendela prompt jawan Y kemudian enter. 3
Untuk setting Modem sms Pasang dan Install driver modem GSM kemudian pilih portnya, kemudian check Port, jika muncul phone informationnya maka portnya benar jika salah pilih port yang lain. 4
a. Input Siswa Masukkan data siswa melalui form ini, klik tombol tambah > isikan nomor induk, nama, kelas, dan nomor hp orang tua yang diberi laporan sms ketika siswa melakukan absensi. > Klik simpan untuk menyimpan. Untuk mencetak barcode, anda bisa meng klik gambar nya kemudian tinggal di paste di media seperti word atau corel atau photoshop tempat desain Kartu Tanda Siswa. 5
Untuk lebih mudah tinggal cetak di kertas biasa kemudian di Tempel di belakang Kartu Tanda Siswa Ketika proses absensi gunakan barcode tersebut untuk mewakili memasukkan nomor NIS 01017 (jika ada barcode scannernya, jika tidak gunakan keyboard untuk memasukkan 01017) Klik nama yang ada di dalam list, kemudian klik tombol edit untuk mengedit data, dan klik delete untuk menghapus data. b. Input Jadwal Masuk Gunakan form ini untuk mengatur jam masuk dan pulang masing-masing kelas, klik tombol sebelah textbox kelas kemudian akan muncul pililah kelas yang sudah terinput pada data siswa, kemudian pilih hari yang ingin di set jam masuk dan pulangnya, klik tombol simpan untuk menyimpannya. 6
c. Input Ijin Keluar Ketika siswa ingin ijin keluar sekolah, maka siswa harus minta ijin terlebih dulu kepada administrator, berikutnya admin akan memasukkan nis siswa yang bersangkutan beserta keperluan nya, kemudian klik simpan. Setelah itu siswa bisa melakukan proses absensi dengan memasukkan nis atau scan id nya di Mesin Absensi. Jika tidak maka siswa tidak akan bisa melakukan proses absensi. d. Input Ijin Pulang Lebih Awal Sama halnya untuk ijin meninggalkan sekolahan, ketika siswa ingin ijin pulang lebih awal dikarenakan sakit atau ada keperluan lain, maka siswa harus minta ijin terlebih dahulu terhadap administrator, sehingga administrator memasukkan ijin nya ke form input ijin pulang awal ini, setelah itu baru siswa bisa melakukan absen pulang lebih awal 7
e. Input SIswa Tidak Masuk Secara default ketika siswa tidak melakukan proses absensi, maka siswa akan dimasukkan ke dalam data tidak masuk, tapi alasan yang tercatat adalah Alpha atau tanpa keterangan, jika ingin merubah statu alpha tersebut isikan tanggal, nis, alasan dan keterangan alasannya kemudian klik simpan, Form ini juga bisa digunakan untuk mengisikan data siswa tidak masuk yang kebetulan datanya tidak tercatat secara otomatis kedalam data siswa tidak masuk. f. Input Absensi Manual Jika pada suatu ketika program tidak jalan atau lampu mati sehingga proses absensi lewat computer tidak bisa dilakukan, maka ketika listrik nyala dan sang administrator ingin memasukkan data absensi, maka data absensinya bisa di isikan secara manual oleh administrator melalui form ini. 8
g. Laporan Laporan Laporan laporan mulai laporan harian, bulanan dan lain lain bisa di akses dari menu Laporan-Laporan 9