SISTEM KENDALI AKTA PPAT (SisKA) A. PENDAHULUAN Apa itu SisKA? SisKA adalah singkatan dari Sistem Kendali Akta untuk Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT), guna isian data setiap penerbitan akta oleh PPAT agar terjaminnya kesesuaian asli fisik data pada Akta dan data pada isian SisKA. Apa tujuan SisKA? SisKA dibuat dengan tujuan ketertiban administrasi akta PPAT dalam membuat laporan bulanan dan untuk menjamin keaslian maupun keabsahan akta PPAT dengan QRCODE (selanjutnya agar lebih familiar akan digunakan kata barcode ) untuk menghindari pemalsuan akta. Siapa pengguna SisKA? Pengguna SisKA adalah Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) yang ingin lebih bertanggung jawab demi ketertiban dan menjaga keamanan akta yang dibuat. Siapa pembuat SisKA? Pembuat SisKA adalah Badan Pertanahan Nasional / Kementerian Agraria dan Tata Ruang. Sebagaimana program PPAT Online, SisKA juga merupakan teknologi yang akan diterapkan oleh Badan Pertanahan Nasional, guna memenuhi tuntutan perkembangan Informasi dan Teknologi (IT) yang akan menggerus sistem manual dan bagi siapapun yang tidak terbuka pada teknologi. B. PRAKTEK DAN LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGGUNAKAN SISKA Website : skppat.atr-kabbekasi.online Langkah 1 :
- Setelah masuk ke website, masukkan Username dan Password anda, namun apabila anda belum memiliki Username dan Password (akun) segera hubungi Pengda IPPAT anda atau bergabung di grup whatsapp Diskusi Online bentukkan IPPAT dengan Kantor Pertanahan (BPN) setempat. Langkah 2 : - Setelah berhasil masuk ke dalam akun anda, untuk pertama kali pilih menu dengan gambar 3 bar (3 garis) dan akan ada pilihan akun saya dan sign out. - Pilih akun saya dan isi data di dalam menu tersebut. Jika anda menemukan email dan keterangan yang sudah terisi dan tidak sesuai dengan data anda, lewati dulu karena data tersebut diisi by default dari Tim IT BPN. - Selesaikan semua pengisian data pada kolom dan klik simpan. Langkah 3 : - Anda bisa tutup menu akun saya dengan menekan (klik) tanda silang di bar menu tersebut (kotak bertuliskan akun saya). - Di atas beranda ada bar menu bertuliskan Data dan kemudian akan ada submenu Info/Entri Data Akta, klik pada menu tersebut. Filosofi SisKA Entry Akta Lama B.1. Entry Data Lama Hari ini Buat Nomor Baru Entry data lama adalah menginput data lama anda yang telah dibuat sebelum hari ini, selama anda menjabat sebagai PPAT. Misalkan, hari ini Nomor Akta PPAT anda adalah 100, maka sebelum Nomor Akta tersebut harus diinput yang cara penginputannya lebih baik mundur, yaitu dari Nomor 99, 98, 97 dst. Tujuan penginputan Nomor Lama di dalam Entry Data Lama ini adalah agar seluruh data Akta yang dibuat oleh PPAT yang bersangkutan tercatat dan di kemudian hari dapat menjadi jaminan keaslian yang dimiliki oleh Kantor Pertanahan tempat Akta tersebut didaftarkan (diproses). Langkah-langkah Entry Data Lama : Langkah 4 : - Setelah anda menekan Info/Entry Data Akta, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
L a n g k a h 5 : - P i l i h Di bagian window sebelah kanan ada bar menu berwarna biru bertuliskan Entri Akta Lama, pilihlah menu tersebut. - Setelah dipilih maka anda dapat mengisi kolom di window sebelah kanan yaitu kolom Jenis Akta, Tanggal Akta dan seterusnya. Kolom Seri dan Keterangan dikosongkan. Langkah 5 : - Setelah Entri Data Akta selesai, maka klik bar menu simpan (berlogo disket). - Kemudian anda dapat melanjutkan kepada pengisian Para Pihak, dimulai dari Pihak I dan kemudian Pihak Kedua. Contoh menu Pihak I Contoh menu Pihak II Jangan lupa selalu tekan bar menu simpan jika telah melakukan pengisian pada kolomkolom bersangkutan.
Langkah 6 : - Apabila data Para Pihak telah diselesaikan, maka pilihlah menu Dokumen Hak/Pajak yang bar menu ada tepat di sebelah bar menu Para Pihak. Di masing-masing window ada tanda +, klik tanda tersebut dan anda akan dibawa ke menu masing-masing. Lengkapi data Hak sesuai dengan Sertifikat yang menjadi objek dalam akta anda. Sebelum memilih tanda + pada bar menu Dokumen Pajak, maka pilih / klik pada baris Bukti Hak yang telah diisi (hanya klik sekali saja sampai tampilan baris Hak yang sudah diisi berwarna biru). Data Dokumen Pajak ada 3 (tiga), yang nama dan cara pengisiannya yaitu : 1. Data Pajak PBB (NOP) 2. Data Pajak PPh (SSP)
3. Data Pajak BPHTB (SSB) Lengkapi data Dokumen Pajak tersebut dan jangan lupa di masing-masing menu setelah selesai mengisi seluruh kolom, klik bar menu Simpan. Langkah 7 : - Setelah selesai mengisi Dokumen Hak/Pajak, maka selesailah sudah pengisian Entri Akta Lama. Tidak perlu mencetak barcode (selanjutnya kita akan menggunakan pada minuta dan salinan Akta ini karena berkas sudah diproses / sudah selesai. Barcode hanya digunakan pada akta yang akan diproses ke Kantor Pertanahan. B.2. Buat Nomor Akta Baru Buat Nomor Akta Baru adalah memesan/menginput Nomor Akta anda yang akan dibuat hari ini, pada saat akan ditandatanganinya Akta oleh Para Pihak. Langkah-langkah Buat Nomor Akta Baru : Langkah 8 : - Jika anda memilih bar menu Buat Nomor Akta Baru pada window sebelah kiri, maka Nomor akta otomatis akan muncul sesuai dengan urutan yang sebenarnya. Misalkan Nomor Akta terakhir yang telah dibuat kemarin adalah 100, maka Nomor Akta yang akan muncul adalah 101. - Langkah-langkah selanjutnya sama saja dengan cara pengisian Entri Akta Lama seperti telah dijelaskan di atas, akan tetapi ada lanjutannya, yaitu sebagai berikut : Langkah 9 : - Pilih bar menu cetak barcode pada window sebelah kanan anda dan akan muncul tampilan seperti ini :
Barcode ini harus tercetak pada bagian muka (setelah cover akta), yaitu pada halaman pertama akta anda di ujung sebelah kiri. Cara print akan bervariasi, akan tetapi kami sarankan sebagai berikut untuk mempermudah. Langkah 10 : - Save barcode sebagai Microsoft Word 2007 dengan memilih dari kolom berlogo printer di sebelah kanan dan pilih tanda save (berlogo disket) tepat di sebelahnya. - Setelah itu anda akan otomatis mendownload file words dan pilih file tersebut dari kolom download browser anda, kemudian buka file tersebut. Anda akan dibawa ke tampilan Microsoft Words seperti ini : Langkah 11 : - Pilih barcode sampai berwarna blocking biru dan kemudian pilih di bar menu Microsoft Words anda, yaitu Insert. Kemudian pilih Insert blank page dan anda akan melihat bahwa kini halaman yang terdapat barcode berada di halaman 2, dan jika anda melakukan print dengan kertas A3 secara lanskap, maka logis apabila barcode berada di halaman ke 2. Lakukan test print terlebih dahulu dengan draft apabila anda belum yakin. Karena cara print dapat berbeda-beda tergantung dari model printer anda. Demikian modul sederhana ini dibuat untuk membantu anda sebagai PPAT dan juga Kantor Pertanahan dalam memberikan bantuan kepada Mitra kerja abadi, yaitu PPAT.
Mohon maaf apabila masih terdapat banyak kekurangan dalam penyusunan langkah-langkah dan penjelasan yang kurang baik. Terima kasih. Kabupaten Bekasi, 17 September 2016 ttd. Kabid IT Pengda IPPAT Kabupaten Bekasi.