- 19 - BAB V PELAYANAN PEMINJAMAN DAN PERMINTAAN ARSIP AUDIO-VISUAL A. Tujuan Peminjaman dan Permintaan Arsip Audio-Visual Tujuan peminjaman dan permintaan arsip audio-visual adalah untuk memberikan akses arsip audio-visual kepada pengguna arsip audio-visual baik di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara maupun pihak lain untuk kepentingan kedinasan, pemeriksaan, penelitian, dan untuk pelestarian. B. Mekanisme Peminjaman Arsip Audio-Visual 1. Mekanisme Peminjaman di Bagian Arsip Mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Bagian Arsip, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. permohonan peminjaman Penerimaan disposisi Mensesneg atas surat permohonan peminjaman dari pihak luar Penelitian memorandum/surat permohonan peminjaman Pencarian arsip yang akan dipinjam Pengisian lembar peminjaman Penentuan jangka waktu peminjaman Penyerahan arsip kepada peminjam Pengembalian arsip dari peminjam Pengembalian arsip ke mobile file Berdasarkan...
- 20 - Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Bagian Arsip dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Bagian Arsip menerima arahan dari Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat berkaitan dengan: a) memorandum permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pihak lain di Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminjam arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan izin peminjaman kepada Menteri Sekretaris Negara. 2) Kepala Bagian Arsip/Kepala Subbagian Inventarisasi dan Pengolahan meneliti memorandum/surat permohonan peminjaman arsip audiovisual. 3) Arsiparis mencari arsip yang akan dipinjam dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset. 4) Arsiparis mengisi lembar peminjaman arsip audio-visual. 5) Arsiparis menentukan jangka waktu peminjaman arsip audio-visual sesuai dengan aturan yang berlaku. 6) Arsiparis mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta. 7) Arsiparis mengambil arsip audio-visual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus. 8) Arsiparis menyerahkan arsip audio-visual yang akan dipinjam kepada peminjam. 9) Arsiparis menerima pengembalian arsip audio visual dari peminjam sesuai dengan jangka waktu peminjaman (14 hari). Apabila peminjam terlambat mengembalikan, Arsiparis harus mengingatkan atau meminta arsip yang dipinjamkan. 10) Arsiparis mengembalikan arsip ke dalam mobile file. 2. Mekanisme...
- 21-2. Mekanisme Peminjaman di Unit Pengolah Mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Unit Pengolah adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. permohonan peminjaman Penerimaan disposisi Mensesneg atas surat permohonan peminjaman dari pihak luar Penelitian memorandum/surat permohonan peminjaman Pencarian arsip yang akan dipinjam Pengisian lembar peminjaman Penentuan jangka waktu peminjaman Penyerahan arsip kepada peminjam Pengembalian arsip dari peminjam Pengembalian arsip ke mobile file Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Unit Pengolah dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Unit Pengolah menerima arahan dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan: a) memorandum permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pihak lain di Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminjam arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan izin peminjaman kepada Menteri Sekretaris Negara. 2) Pejabat...
- 22-2) Pejabat Eselon III/Eselon IV Unit Pengolah meneliti memorandum/surat permohonan peminjaman arsip audio-visual. 3) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencari arsip yang akan dipinjam dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset. 4) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengisi lembar peminjaman arsip audio-visual. 5) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menentukan jangka waktu peminjaman arsip audio-visual sesuai dengan aturan yang berlaku. 6) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta. 7) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengambil arsip audio-visual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus. 8) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menyerahkan arsip audio-visual yang akan dipinjam kepada peminjam. 9) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menerima pengembalian arsip audio visual dari peminjam sesuai dengan jangka waktu peminjaman (14 hari). Apabila peminjam terlambat mengembalikan, Arsiparis harus mengingatkan atau meminta arsip yang dipinjamkan. 10) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengembalikan arsip ke dalam mobile file. C. Mekanisme...
- 23 - C. Mekanisme Permintaan Arsip Audio-Visual 1. Mekanisme Permintaan di Bagian Arsip Mekanisme permintaan arsip audio-visual di Bagian Arsip, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Penerimaan disposisi Mensesneg atas surat dari pihak luar Penelitian memorandum/surat Pencarian arsip Pengisian lembar permintaan Penduplikasian arsip Penyerahan arsip kepada pemohon Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme permintaan arsip audio-visual di Bagian Arsip dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Bagian Arsip menerima arahan dari Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat berkaitan dengan: a) memorandum arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat arsip audio-visual dari pihak lain di Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminta arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan permintaan kepada Menteri Sekretaris Negara. 2) Kepala Bagian Arsip/Kepala Subbagian Inventarisasi dan Pengolahan meneliti memorandum/surat arsip audiovisual. 3) Arsiparis...
- 24-3) Arsiparis mencari arsip yang akan diminta dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset. 4) Arsiparis mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta. 5) Arsiparis mengambil arsip audio-visual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus. 6) Arsiparis mengisi lembar permintaan arsip audio-visual. 7) Arsiparis melakukan penduplikasian arsip audio-visual dalam media yang sama atau media yang lain. 8) Arsiparis menyerahkan arsip audio-visual yang akan diminta kepada peminjam. 2. Mekanisme Permintaan di Unit Pengolah Mekanisme permintaan arsip audio-visual di Unit Pengolah adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Penerimaan disposisi Menteri Sekretaris Negara Penelitian memorandum/surat Pencarian arsip Pengisian lembar permintaan Penduplikasian arsip Penyerahan arsip kepada pemohon Berdasarkan...
- 25 - Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme permintaan arsip audio-visual di Unit Pengolah dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Unit Pengolah menerima arahan dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan: a) memorandum arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja lain di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat arsip audio-visual dari pihak lain di Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminta arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan permintaan kepada Menteri Sekretaris Negara. 2) Pejabat Eselon III/Eselon IV Unit Pengolah meneliti memorandum/surat arsip audio-visual. 3) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencari arsip yang akan diminta dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset. 4) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta. 5) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengambil arsip audiovisual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus. 6) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengisi lembar permintaan arsip audio-visual. 7) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip melakukan penduplikasian arsip audio-visual dalam media yang sama atau media yang lain. 8) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menyerahkan arsip audio-visual yang akan diminta kepada peminjam. BAB VI...