Citraningsih Yuniarti RSUD KOTA YOGYAKARTA 2016 Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang kegiatan pengadaan barang / jasa di RS sehingga mampu mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya yang dimiliki. Kegitan logistik memiliki tujuan, yaitu: a. Tujuan operasional: agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai. b. Tujuan keuangan: dapat melaksanakan tujuan operasional dengan biaya paling rendah. c. Tujuan pengamanan: agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya. 1
DASAR HUKUM UU. No. 23 tahun 2009, tentang KESEHATAN UU. No. 5tahun., tentang PSIKOTROTIKA UU. No. 21 tahun., tentang NARKOTIKA PP. No. 72 Tahun 1998, tentang PENGAMANAN SEDIAAN FARMASI Permenkes No. 58 Tahun 2014 tentang STANDAR PELAYANAN FARMASI DI RUMAH SAKIT Perpres no. 70 tahun 2012 tentang Pengadaan barang/jasa Perwal No. 61 Tahun 2014 tentang Jenjang Nilai Pengadaan di BLUD 2
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI & ALKES Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi Pengelolaan Obat di RS Pemilihan Obat ( Formularium, Daftar Obat) Perencanaan Obat ( Konsep Pareto, VEN ) Pengadaan Obat ( e kataloque, JIT, EOQ,EOI ) Penerimaan Obat (konsep ED ) Penyimpanan Obat ( FIFO, FEFO ) Pendistribusian Obat ( konsep IP, ODDD) Penghapusan Obat ED dan rusak Evaluasi Penggunaan Obat (Drug Utilis Review) 3
SIKLUS PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI & ALKES PERENCANAAN MONITORING & EVALUASI PENGADAAN PENCATATAN & PELAPORAN PENERIMAAN PENGHAPUSAN PENYIMPANAN PENGENDALIAN DISTRIBUSI Syarat pengelolaan perbekalan yg optimal Daftar Obat yg ditaati Perencanaan yg baik Sistem Pengadaan yg cepat Review berkala Perbekalan Farmasi yg optimal Sistem distribusi yg tepat Penerimaan obat yg baik Penyimpanan obat yg baik 4
Faktor yg berpengaruh dlm pengelolaan Daftar obat peraturan yg berubah (FORNAS), kebijakan /regulasi pemerintah, asuransi kesehatan (BPJS dll) Perencanaan pola penyakit, timbulnya wabah, bencana alam dll Pengadaan regulasi berubah, e kataloque, epurchasing obat dll Penyimpanan kapasitas gudang terbatas Sistem asuransi kesehatan nasional (UU 40/2004 SJSN sistem jaminan sosial nasional), UU 24/2011 (BPJS) Anggaran obat yang terbatas Tahapan perencanaan Pemilihan jenis perbekalan farmasi & Alkes Perhitungan kebutuhan Kombinasi metode konsumsi & epidemiologi Evaluasi perencanaan Kombinasi ABC & VEN 5
Metode Perencanaan 1. Metode Konsumsi di kombinasi dengan metode epidemiologi 2. Disesuaikan dengan a. Anggaran yang tersedia b. Sisa persediaan yang ada 3. Mengacu pada a. Fornas Tahun 2015 b.standar terapi c.formularium RSUD Kota Yogyakarta 4. Penetapan Prioritas (obat vital & life Saving) Perencanaan yg dilakukan Cermat dalam memprediksikan kebutuhan kini dan akan datang Memperhatikan pola penyakit tahunan Memperhitungkan konsumsi obat sebelumnya Memperhitungkan stok yang ada Menggunakan analisa pareto(abc), VEN Memperhitungkan EOQ,EOI, sistem pengadaan, kapasitas gudang. Memperhitungkan ketersediaan anggaran (anggaran obat terbesar). 6
Outcome pengelolaan adalah : Perbekalan farmasi & Alkes tersedia dlm jumlah yg optimal Mudah dalam pengadaan perbekalan farmalkes Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan Meningkatkan citra /image provider failitas pelayanan kesehatan Akuntabilitas terjaga (audit) PENGADAAN dan PEMBELIAN Tujuan : Mendapatkan perbekalan farmasi dan alkes dengan harga layak dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebih Pelaksana : Unit Pengadaan atau Pejabat Pengadaan (ditetapkandgsk. Direktur ) 7
Metode Pengadaan Lelang dengan harga satuan Pembelian langsung ke penyedia untuk obat cito yang dibutuhkan RS ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES, BHP MEDIS PERENCANA AN KEBUTUHAN ( IFRS ) PENYERAHAN BARANG ke IFRS Direktur/ PPK PENYERAHAN KE PETUGAS PENYIMPAN BARANG RS UP/ Pejabat Pengadaan PENERIMAAN oleh TIM PENERIMA PENAWARAN DARI SUPLIER, NEGOSIASI SP, SPMK, PENGIRIMAN BARANG 8
PENERIMAAN Menerima perbekalan farmasi yang telah di adakan sesuai dengan aturan kefarmasian Diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order Hal lain yang perlu diperhatikan 1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet untuk bahan berbahaya ( Contoh : formalin, soda lime) 2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes ( Contoh : alat untuk anestesi ) PENYIMPANAN Tujuan 1. Memelihara mutu sediaan farmasi 2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab 3. Menjaga ketersediaan 4. Memudahkan pencarian dan pengawasan 9
Pengaturan Penyimpanan Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis Menerapkan sistem FIFO dan FEFO Menggunakan almari, rak dan pallet Menggunakan almari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika Menggunakan almari khusus untuk perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu Dilengkapi kartu stock obat Distribusi perbekalan farmasi Farmasi pelayanan Unit lain IBS Gudang Farmasi Bangsal (RETUR) Instalasi lain IGD,ICU Polikli Nik : HD, RM 10
Alur pelayanan permintaan perbekalan farmasi & Alkes Permintaan dari unit yang membutuhkan (ada buku bon) Petugas gudang melayani sesuai permintaan Menyerahkan barang (bukti tanda terima) entry data mutasi pada komputer Petugas menyalin permintaan barang pada buku mutasi Memberikan informasi tertulis apabila ada yg tak terlayani PENGENDALIAN Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan Kegiatan 1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu 2. Menentukan stok pengaman di gudang 3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima 11
PENGHAPUSAN Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar Tujuan: menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku Penghapusan untuk mengurangi beban penyimpanan dan mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar. PENGHAPUSAN Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai di RSUD Kota dilaksanakan oleh penyedia dengan menggunakan alat insenerator limbah medis sesuai prosedur yang berlaku Dimintakan ijin penghapusan ke Walikota Dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan dan Tim Pelaksana Penghapusan dari Walikota Di buat berita acara penghapusan perbekalan farmasi. 12
PENCATATAN&PELAPORAN Pencatatan Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan keluar Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi Informasi yang diperoleh dari pencatatan 1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok) 2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima 3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar 4. Jumlah perbekalan farmasi yang rusak/hilang/ kadaluarsa 5. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi 13
Pelaporan Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi/alkes Tujuan Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi Tersedianya informasi yang akurat Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan 1. Laporan pembelian 2. Laporan mutasi 3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani 4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter) 5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa ( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep 6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa 7. Laporan ketersediaan obat 8. Laporan stok opname 14
MONITORING & EVALUASI Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi dan alkes Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan Kolekting data untuk bahan evaluasi Isue Manajemen Obat & alkes Kini dan kedepan Perkembangan zaman tidak memungkinkan secara manual, perlu software khusus farmasi untuk mempercepat pelayanan dan menghasilkan data laporan yang up date dan akurat guna pengambilan keputusan manajerial yang akurat dan uptodate Pelayanan sistem paket, kendali mutu & kendali biaya Kepatuhan thdp formularium RS merupakan UPT Dinas Kesehatan Kab/Kota (penganggaran??) 15
Pemanfaatan sistem informasi obat Manajemen Obat Transaksi /Billing Obat Manajemen Inventori Perekaman identitas px Perekaman data item obat Perekaman jml obat dibeli Pencetakan bill obat Pembuatan pesanan obat Perekaman stok obat Perekaman kartu stok obat Pelaporan data penggunaan obat Penyusunan neraca keuangan CONTOH SOFTWARE MANEJEMEN OBAT 16
Tersedianya mesin peracik obat One Day Dose di bangsal ranap SDM yg efektif & profesional Komposisi Anggaran di RS Belanja pegawai (+ 30 %) Belanja obat (+ 40 %) Belanja modal (+ 10 %) alkes Jasa (+ 20 %) 17
Kesimpulan Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola dengan efektif karena menyangkut anggaran terbesar dari suatu fasilitas pelayanan kesehatan (30 50 % ) Pengelolaan perbekalan farmasi yg efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Diperlukan software sistem informasi manajemen perbekalan farmasi yang baik. 18