BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 3.1. Deskripsi Objek Penelitian 3.1.1. Sejarah PT. PLN (Persero) Sejarah ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkit tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Perusahaan tenaga listrik tersebut berkembang untuk kepentingan umum, diawali dengan perusahaan swasta Belanda yaitu NV. NIGM, NV. GEBEO, NV. OGEM yang memperluas usahanya dari hanya dibidang gas kebidang tenaga listrik. Selama Perang Dunia II berlangsung, perusahaan-perusahaaan listrik tersebut dikuasai oleh Jepang, perusahaan-perusahaan listrik tersebut dikuasai oleh Jepang dan setelah kemerdekaan Indonesia, tanggal 17 agustus 1945, perusahaan-perusahaan listrik tersebut direbut oleh pemuda-pemuda Indonesia pada bulan September 1945 dan diserahkan kepada pemerintah Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945, presiden Soekarno membentuk jawatan listrik dan gas yang berkedudukan di Yogyakarta, dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik hanya sebesar 157,5 MW saja. Pada masa agresi Belanda I, perusahaan-perusahaan listrik yang dibentuk dengan ketetapan presiden diatas, dikuasai kembali oleh Belanda. Pada agresi Belanda II, tanggal 19 Desember 1948 sebagian besar kantor-kantor jawatan listrik dan gas direbut oleh pemerintah kolonial Belanda kecuali daerah Aceh. Tahun 1950

jawatan listrik dan gas dirubah menjadi jawatan listrik dan gas pemerintah kolonial Belanda. Sedangkan perusahaan listrik swasta diserahkan kembali kepada pemiliknya sesuai dengan hasil Konferensi Meja Bundar (KMB). Jawatan tenaga membawahi perusahaan Negara pembangkit tenaga listrik (Panupetel) dan diperluas dengan membawahi juga perusahaan negara untuk distribusi tenaga litsrik (Penuditel) pada tahun 1952. Berdasarkan keputusan Presiden No. 163 tanggal 3 oktober 1953 tentang nasionalisasi semua perusahaan Belanda dan peraturan pemerintah RI No.18 tentang nasionalisasi perusahaan listrik dan gas milik Belanda. Berdasarkan PP tersebut penguasaan perusahaan-perusahaan Listrik dan Gas (P3LG) menangani proses alih pemiliknya. Berdasarkan UU No. 19 tahun 1960 tentang perusahaan negara, dan melalui PRRI No. 67 tahun 1961, tanggal 1 januari 1961 jawatan listrik dan gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak dibidang listrik, gas dan kokas. Tanggal 1 januari 1965, BPU-PLN dibubarkan dan dibentuk 2 perusahaan Negara yaitu perusahaan Listrik Negara (PLN) yang mengelola tenaga listrik dan perusahaan Gas Negara (PGN) yang mengelola gas, Saat itu kapasitas pembangkit tenaga listrik PLN sebesar 300 MW. Tahun 1972, pemerintah Indonesia menetapkan status perusahaan listrik negara sebagai perusahaan umum listrik legara (PLN). Tahun 1990 melalui peraturan pemerintah RI No. 17, PLN ditetapkan sebagai pemegang kuasa usaha ketenagalistrikan.

Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan diatas, pada bulan juni 1994 status PLN di atas, pada bulan juni 1994 status PLN dialihkan dari perusahaan umum menjadi perusahaan perseroan (Persero). Motto: Listrik untuk kehidupan yang lebih baik Visi Dan Misi PT. PLN (Persero) Dalam sebuah perusahaan, Visi dan Misi diperlukan untuk mengoptimalkan hasil kerja yang baik. Visi dan Misi tersebut adalah sebagai berikut: Visi dari PT. PLN (Persero): Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul, dan terpercaya dengan pertumpu pada potensi instansi Misi dari PT. PLN (Persero): 1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham. 2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. 3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. 4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

3.1.2. Gambaran Umum Lokasi Penelitian Pada PT. PLN (Persero) Rayon Limboto PT. PLN (Persero) Rayon Limboto terletak di pusat Kab. Gorontalo, lebih tepatnya di Jln. Abudi Ilahude kecamatan Limbota komp. Taman menara keagungan limboto. Di depan kantor tersebut terdapat gedung Bank BRI cabang Limboto, 3.1.3. Filosofi Perusahaan Untuk mewujudkan visi dan misi perusahan, maka landasan filosofis PT. PLN (Persero) Rayon Limboto adalah: Mempunyai komitmen yang tinggi terhadap kepentingan pelanggan dengan menjadikan sumber daya manusia sebagai sumber daya penting perusahaan. 3.1.4. Struktur Organisasi Kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi ataupun kantor guna mencapai tujuan yang telah di tentukan, di perlukan adanya wadah agar terdapat suatu keteraturan arah dan tujuan yang di kehendaki, yaitu tempat dan wadah dalam bentuk oraganisasi. Dalam suatu kantor sudah pasti mempunyai susunan organisasi, struktur organisasi yang menunjukan hubungan-hubungan antara fungsi dan bagian, maupun orang-orang yang mempunyai kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda. Susunan organisasi PT. PLN (Persero) Rayon Limboto :

BAGAN STRUKTUR TAHUN 2013UNIT RAYON LIMBOTO PT. PLN (PERSERO) RAYON LIMBOTO Manajer Rayon Alvianus M.T Jaringan Hardi Ibrahim Supervisor Os Ulyan Masaniku Supervisor Adm Freki Daud Staf Supervisor Jaringan Staf Supervisor Os Staf supervisor Adm A. Manajer Rayon B. Supervisor Teknik 1. Melakukan pengawasan pekerjaan lapangan 2. Menyetujui hasil survey lapangan 3. Monitoring gangguan TM, TR dan SR di APKT 4. Pemakaian dana pemeliharaan distribusi 5. Memonitoring pemakaian material distribusi

C. Supervisor Administrasi 1. Memoniting pasang baru dan perubahan daya 2. Memonitoring keuangan rutin 3. Membuat peremajan pasang baru 4. Monitoring migrasi tarif pelanggan 5. Monitoring catat meter analog 6. Mengawasi pembatalan rekening yang tidak sesuai D. Supervisor Outsorching 1. Memonitoring gangguan di APKT outsorching di pelayan 2. Teknik 3. Membuat laporan pemakaian BBM 4. Melakukan pemeliharaan jaringan TM dan TR 3.1.5. Dasar Hukum Perusahaan 1. Anggaran dasar PLN tahun 1998 2. Peraturan pemerintah No. 23 Tahun 1994 tentang pengalihan bentuk perusahaan umum (Perum) listrik negara menjadi perusahaan perseroan (Persero). 3. Peraturan pemerintah No. 12 tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero) 4. Peraturan pemerintah No. 50 tahun 1998 tentang Pengalihan kedudukan, Tugas.

5. Instruksi Presiden No. 15 tahun 1998 tentang pengalihan pembinaan terhadap perusahaan perseroan (Persero) dan perseroan terbatas yang sebahagian sahamnya dimiliki Negara Republik Indonesia kepada menteri negara pendayagunaan BUMN. 3.1.6. Strategi Perusahaan 1. Peningkatan kualitas SDM dan Organisasi Dalam pencapaian tujuan bersama diperlukan peningkatan kualitas SDM dan Organisasi yang lebih baik. 2. Peningkatan pendapatan Tidak memfokuskan pada pendapatan yang sudah ada namun perlu melakukan peningkatan pendapatan. 3. Peningkatan efisiensi operasi dan investasi Berusaha meningkatkan efisiensi operasi dan kualitas kerja yang lebih baik serta memanfaatkan peluang investasi. 4. Peningkatan pelayanan dan penguasaan pasar Senantiasa melakukan pelayanan semaksimal mungkin kepada pelanggan, sehingga peluang untuk meningkatkan penguasaan pasar cukup besar. 5. Inovasi produk, jasa dan sistem Selalu memberikan produk baru, jasa dan sistem yang dapat memudahkan pelanggan atau konsumen yang menggunakan jasa perusahaan. 6. Peningkatan mutu dan keandalan

Melakukan peningkatan mutu dan keandalan perusahaan serta melakukan perubahan standar yang di dasarkan atas keinginan pelanggan/konsumen, bukan semata-mata kehendak produsen. 7. Memperkuat audit dan analisa evaluasi Memberikan laporkan hasil keuangan, laporan kinerja serta laporan kepatuhan kepada pemegang saham ataupun pihak tertentu secara jelas dan akurat, sehingga dapat diketahui efisiensi dan efektifitas suatu kegiatan operasi perusahaan. 3.1.7. Nilai-nilai Perusahaan 1. Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan Senantiasa berusaha untuk tetap memberikan pelayanan yang dapat memuaskan kebutuhan pelanggan secara cepat, tepat dan sesuai. 2. Penghargaan pada harkat dan martabat manusia Menjunjung tinggi harkat dan martabat manusia dengan segala kelebihan dan kekurangannya serta mengakui dan melindungi hak-hak asasi dalam menjalankan bisnis. 3. Integritas Menjunjung tinggi nilai kejujuran, integritas, dan objektivitas dalam pengelolaan bisnis. 4. Kualitas produk

Meningkatkan kualitas dan keandalan produk secara terus menerus dan terukur serta menjaga kualitas lingkungan dalam menjalankan perusahaan. 5. Peluang untuk maju Memberikan peluang yang sama dan seluas-luasnya kepada setiap anggota perusahaan untuk berprestasi dan menduduki posisi sesuai dengan 9riteria dan kompetensi jabatan yang ditentukan. 6. Inovatif Bersedia berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan semua anggota perusahaan, menumbuhkan rasa ingin tahu serta menghargai ide dan karya inovatif. 7. Mengutamakan kepentingan perusahaan Konsisten untuk mencegah terjadinya benturan kepentingan dan menjamin didalam setiap keputusan yang diambil ditujukan demi kepentingan perusahaan. 8. Pemegang saham Dalam pengambilan keputusan bisnis akan berorientasi pada upaya meningkatkan nilai investasi pemegang saham. 3.1.8. Keadaan Pegawai PT. PLN (Persero) Rayon Limboto Pegawai PT. PLN (Persero) Rayon Limboto berjumlah 26 orang termasuk manajer, laki-laki berjumlah 18 orang dan perempuan berjumlah 8 orang. Berikut tabel mengenai keadaan pegawai berdasarkan jabatan.

Tabel 3.1 Kondisi Pegawai PT. PLN Rayon Limboto Berdasarkan Jabatan No Nama Jabatan 1 Alvianus M. T Manajer Rayon 2 Hardi Ibrahim Supervisor Teknik 3 Freki Daud Supervisor Administrasi 4 Ulyan Masaniku Supervisor Outsorching 5 Agustinus Hutagalung Staf Supervisor Teknik 6 Harun Bakari Staf Supervisor Teknik 7 Soekirno Staf Supervisor Teknik 8 Ahmad Fikri Lacuba Staf Supervisor Teknik 9 Marsal A. Ponto Staf Supervisor Teknik 10 Marta Buka Staf Supervisor Administrasi 11 Cindra Polamolo Staf Supervisor Administrasi 12 Yusnita Lamoha Staf Supervisor Administrasi 13 Rahmawaty Zakaria Staf Supervisor Administrasi 14 Pratiningsih Daiyalah Staf Supervisor Administrasi 15 Thaib Rauf Staf Supervisor Outsorching 16 Jefri Bakari Staf Supervisor Outsorching 17 Abd. Karim Husa Staf Supervisor Outsorching 18 Alex Dalila Staf Supervisor Outsorching 19 Abd. R. Otaya Staf Supervisor Outsorching

20 Sukarman Staf Supervisor Outsorching 21 Abd. Wahid K. Dano Staf Supervisor Outsorching 22 Sofyan Luntaya Staf Supervisor Outsorching 23 Muchlis Hasan Staf Supervisor Outsorching 24 Jefri Anwar Staf Supervisor Outsorching 25 Gledis Hippy Staf Supervisor Outsorching 26 Yuyun K. Djula Staf Supervisor Outsorching Sumber: Bagian Personalia PT. PLN Rayon Limboto

Berikut adalah keadaan Pegawai PT. PLN (Persero) Rayon Limboto berdasarkan tingkat pendidikannya. Tabel 3.2 Kondisi Pegawai PT. PLN Rayon Limboto Berdasarkan Tingkat Pendidikan Persentase No Tingkat Pendidikan Jumlah (%) 1 Sarjana (S1) 2 7,69 2 Diploma Tiga (D3) 3 11,53 3 SMU/ SMK 15 57,69 4 SMP 5 19,23 5 Sekolah Dasar (SD) 1 3,84 Jumlah 26 100 Sumber: Bagian Personalia PT. PLN Rayon Limboto

Gambar 3.1: Kondisi Pegawai PT. PLN Rayon Limboto Berdasarkan Tingkat Pendidikan SMP 20% Sarjana (S1) 8% Diploma Tiga (D3) 12% SMU/ SMK 60% Berdasarkan tabel 3.2 terlihat bahwa tingkat pendidikan yang dimiliki oleh pegawai yang ada di PT. PLN Rayon Limboto rata-rata masih di dominasi oleh pendidikan tingkat SMU/SMK rata-rata 57,69 % dan tingkat SMP rata-rata 19,23 %. Sementara tingkat sarjana dan Diploma Tiga masing-masing 7,69% dan 11,53% serta yang mengenyam pendidikan Sekolah Dasar (SD) 3,84% 3.1.9. Fasilitas Penunjang Kegiatan Perkantoran a. Komputer Komputer adalah alat komunikasi yang canggih dan terisi layanan internet dan cara mengirim email, bisa membuat Friendster, dan chatting. Komputer mempunyai 31 Unit. b. Map ordner

Map ordner adalah menyimoan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih memilki nilai. c. Lemari arsip Lemari arsip adalah tempat penyimpanan arsip d. Telepon Telepon adalah alat media yang berkomunikasi dengan jarak dekat maupun jarak jauh secara jelas e. Meja dan kursi pegawai Meja dan kursi pegawai adalah suatu kebutuhan pegawai di dalam melakukan suatu pekerjaan. f. Pelubang kertas Pelubang kertas yaitu memiliki 2 lubang untuk melubangi kertas yang disimpan dalam snelhecterdan map odner. 3.1.10. Wilayah Kerja PT. PLN (Persero) Rayon Limboto Wilayah kerja PT. PLN (Persero) Rayon Limboto Meliputi : 1. KJ Limboto 2. KJ Limboto Barat 3. KJ Isimu 4. PP Batudaa

5. KJ Paguyaman 6. KJ Sidomulyo 7. KJ Harapan 3.2. Pembahasan 3.2.1. Sistem Kearsipan Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab, sebagai visi dan misi dari PT. PLN (Persero) tidak lepas dari peran aktif pegawai sebagai pelaksana seluruh kegiatan yang ada dalam organisasi atau instansi, khususnya pegawai yang menangani sistem kearsipan di suatu instansi. Sistem kearsipan sangat berperan penting dalam penyelenggaraan administrasi, sehingga dapat memperlancar proses administrasi. Agar proses administrasi berjalan dengan baik pegawai yang mengelola sistem kearsipan harus memiliki disiplin dan semangat kerja, Adapun tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah pencarian atau penemuan kembali arsip. PT. PLN (Persero) merupakan unit organisasi yang setiap harinya tidak lepas dari pengurusan admnistrasi. Sistem kearsipan merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, tatausaha merupakan proses penyelenggaraan yang berkisar pada

keterangan atau informasi. Sistem kearsipan diartikan juga sebagai suatu keseluruhan termasuk di dalamnya fasilitas, material dan orang melaksanakan sistem kearsipan berdasarkan kemampuan dan keterampilannya. Kearsipan tidak luput dari peranan tatausaha dalam melaksanakan sistem kearsipan, karena tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran. Seperti yang di jelaskan oleh ibu Marta Buka selaku staf administrasi mengatakan bahwa sistem kearsipan pada PT. PLN (Persero) Rayon Limboto menggunakan sistem abjad. Alasannya dengan menggunakan sistem abjad akan dapat memperlancar penyimpanan arsip dan mempermudah penemuan kembali surat maupun arsip. 3.2.2. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Adapun tujuan kearsipan PT. PLN (Persero) Rayon Limboto yaitu untuk menjamin bahan pertanggung jawaban suatu perusahaan kepada konsumen, sehingga tidak terjadi penyelewengan baik di pihak perusahaan maupun konsumen. 3.2.3. Tugas Pokok Unit Kearsipan Tugas pokok unit kearsipan pada PT. PLN (Persero) Rayon Limboto adalah sebagai berikut: 1. Menerima Surat permohonan konsumen.

2. Mencatat surat permohonan, serta melengkapi data konsumen. 3. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu system abjad. 4. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip sehingga tidak tejadi kerusakan arsip. 5. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan Iain-Iain. 3.2.4. Penyimpanan Arsip Arsip arsip yang ada di PT. PLN (Persero) Rayon Limboto disimpan berdasarkan sistem kearsipan yaitu dengan sistem abjad. Hal ini terungkap berdasarkan wawancara dengan Ibu Marta Buka selaku Staf tata usaha bagian administrasi. Adapun teknik penyimpanan arsip tersebut adalah sebagai berikut : a. Pemeriksaan Setiap lembar surat atau arsip yang ada pada map di periksa untuk diketahui mana arsip yang siap untuk disimpan serta perlu diteleti kembali apa sudah diberi disposisi atau belum. b. Mengindeks Surat maupun arsip pada PT. PLN (Persero) Rayon Limboto di indeks berdasarkan abjad nama orang dan indeks masalah sesuai dengan kartu dendali dan di tuliskan pada surat atau arsip disebelah kanan atas dengan menggunakan pensil. c. Memberi tanda

Surat atau arsip yang telah di indeks maka untuk selanjutnya di beri kode berupa tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok guna memudahkan dalam penyimpanan arsipnya. d. Menyortir Surat atau arsip yang telah di indeks dan diberi kode maka harus dikelompokan atau diklasifikasikan yang tidak mempunyai sungkut paut dalam pokok masalah dipisahkan e. Menyimpan Setelah surat atau arsip di kelompokan maka untuk selanjutnya dilakukan penyimpanan dengan meletakan arsip atau surat tersebut pada tempat penyimpananya. Berdasarkan hasil pengamatan langsung pada lokasi penelitian yang dilakukan peneliti pada tanggal 25 November 2013 terkait dengan ruangan penyimpanan arsip terlihat memang sudah memenuhi syarat. Dimana Ruangan yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip kondisi tidak lembab/ kering, sistim pencahayaan yang baik/ terang (dengan sinar matahari tetapi tidak terkena cahaya matahari langsung), memiliki fentilasi yang memadai, terhidar dari kemungkinan serangan api, air mapun serangan serangga pemakan kertas. Terkait denga tempat penyimpanan berdasarkan pengamatan langsung oleh peneliti terlihat bahwa terlihat bahwa arsip disimpan pada tempat-tempat terbuka dengan menggunakan rak-rak arsip dengan pengaturan lemari/ rak yang diatur secara

renggang untuk untuk sirkulasi udara. Disamping itu terlihat bahwa kebersihan pada tempat peyimpanan arsip tetap terjaga/ bersih.