PENGEMBANGAN METODE BALANCED SCORE CARD (BSC) UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT I. GAMBARAN UMUM ORGANISASI Keberadaan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat diatur dengan Peraturan Daerah Nusa Tenggara Barat Nomor 8 Tahun 2008 tanggal 25 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, BAPPEDA, dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat. Atas dasar Peraturan Daerah tersebut, tugas pokok Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat adalah: Membantu Gubernur dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: a. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan; b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan; c. Pengkoordinasian dan pembinaan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan kearsipan; d. Pengendalian dan evaluasi pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan kearsipan; e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya. II. VISI, MISI, DAN TUJUAN ORGANISASI 1
A. VISI Tujuan pokok Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat adalah menjadikan perpustakaan dan arsip sebagai sentra informasi bagi seluruh masyarakat Nusa Tenggara Barat. Untuk mewujudkan harapan tersebut, Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat menetapkan Visi sebagai berikut: Menjadi institusi andalan di bidang Perpustakaan dan Arsip di Nusa Tenggara Tahun 2013 B. MISI Atas dasar Visi tersebut di atas, maka Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat terdiri atas: 1. Tersedianya koleksi yang lengkap, faktual dan terkini yang dapat diakses dengan cepat dan akurat guna mewujudkan kepuasan pemustaka; 2. Mewujudkan pelayanan prima kepada pemustaka melalui layanan yang mudah, ramah, cepat dan tepat didukung otomasi perpustakaan dan peningkatan koleksi bahan pustaka; 3. Pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan; 4. Pembinaan dan peningkatan pengelolaan kearsipan; 5. Peningkatan tertib arsip dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan; 6. Peningkatan pemeliharaan, pelestarian dan pelayanan informasi kearsipan. 2
C. TUJUAN ORGANISASI Dalam rangka mendukung upaya untuk mengembangkan Visi dan Misi yang telah ditetapkan, maka dirumuskan beberapa tujuan strategis Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat sebagai berikut: 1. Terwujudnya pelayanan koleksi deposit daerah yang cepat, tepat dan murah dengan terlaksananya Undang Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR) serta pengembangan koleksi bahan pustaka yang faktual dan akurat dengan penguatan koleksi ilmiah dan penambahan jurnal-jurnal penelitian. 2. Terwujudnya pelayanan prima kepada pemustaka melalui layanan yang mudah, ramah, cepat dan tepat didukung otomasi perpustakaan dan peningkatan koleksi bahan pustaka. 3. Terbinanya semua jenis perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan yang diakui secara nasional dengan pengelola yang profesional sehingga pengembangan minat dan budaya baca pada masyarakat Nusa Tenggara Barat meningkat. 4. Terwujudnya pegelolaan kearsipan yang profesional melalui pemeliharaan, pelestarian yang memadai dan pelayanan informasi kearsipan yang cepat, tepat dan akurat. 5. Terwujudnya profesionalisme dan kualitas sumber daya manusia kearsipan sehingga mampu mewujudkan pelayanan informasi arsip melalui sistem informasi manajemen kearsipan (SIMARS) dan terus mengadakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi pemerintah, BUMN/BUMD dan masyarakat. 3
III. STRATEGI Pelaksanaan Visi dan Misi dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi, Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat menyusun strategi sebagai berikut: 1. Revitalisasi peran lembaga pendidikan dalam pengembangan sumber daya manusia. 2. Pengembangan potensi rumah ibadah sebagai sumber belajar alternatif. 3. Pengembangan sumber daya manusia di pulau-pulau kecil/terpencil. 4. Pengembangan sumber daya manusia masyarakat pedesaan. 5. Pendayagunaan arsip-arsip dan dokumen-dokumen penting tentang Nusa Tenggara Barat. 6. Pemanfaatan kecanggihan teknologi informasi dalam mendukung pelayanan prima. 7. Pengembangan sumber daya manusia pengelola perpustakaan dan kearsipan. 8. Pelaksanaan Undang Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Karya Cetak dan Karya Rekam. 9. Monitoring dan evaluasi program perpustakaan dan kearsipan. IV. MODEL BALANCED SCORE CARD (BSC) YANG DIKEMBANGKAN Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan organisasi publik nirlaba yang bergerak dalam bidang layanan jasa perpustakaan dan arsip dapat mengembangkan BSC untuk meningkatkan kinerja. Pengembangan BSC dilakukan dalam 4 (empat) perspektif, yaitu: Perspektif Finansial, Perspektif Pelanggan / Pengguna Jasa Perpustakaan dan Arsip, Perspektif Operasional Bisnis Internal, dan Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan. 4
A. Perspektif Finansial Menurut Kaplan dan Norton (2000 : 23) bahwa BSC tetap menggunakan perspektif finansial karena ukuran finansial sangat penting dalam memberikan ringkasan konsekuensi tindakan ekonomis yang sudah diambil. Ukuran kinerja finansial memberikan petunjuk apakah strategi perusahaan, implementasi dan pelaksanaannya memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba perusahaan. Dalam organisasi perpustakaan dan arsip tidak mencari kontribusi finansial tetapi terlaksana dan tercapainya ketiga fungsi utama Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat yaitu: Pertama, pelayanan perpustakaan dan arsip kepada masyarakat; Kedua, pembinaan semua jenis perpustakaan dan arsip; dan Ketiga, pelestarian bahan pustaka dan arsip. Pelayanan kebutuhan bahan bacaan dan arsip bagi masyarakat dilakukan dengan cepat, tepat, akurat, dan tanpa biaya. Pencarian bahan bacaan di ruang koleksi dapat dilakukan dalam waktu singkat dengan menggunakan jaringan Online Public Access Catalogue (OPAC) yaitu satu sistem pencarian buku melalui katalog yang tersedia dalam pangkalan data (database) jaringan. Jika buku yang dicari tidak tersedia maka pemustaka (pengguna jasa perpustakaan) akan diberikan informasi tentang koleksi yang relevan atau sumber-sumber lain. Begitu pula dengan proses layanan peminjaman dan pengembalian buku dari proses manual dengan menggunakan kartu peminjaman beralih ke sistem otomasi. Nomor anggota dan kode buku dientri dalam database sehingga dalam mengasksesnya dengan mesin pendeteksi (scanner) dapat dihubungkan dengan barcode pada masing-masing buku dan kartu anggota perpustakaan. 5
Begitu pula dengan upaya meningkatkan sumber daya manusia pengelola perpustakaan baik yang berasal dari internal Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi NTB maupun pengelola semua jenis perpustakaan lain di seluruh Wilayah NTB. Hal ini dilakukan sebagai wujud kegiatan pembinaan perpustakaan dan arsip dalam bentuk Diklat Teknis bagi Pengelola Perpustakaan dan Arsip. Diklat ini dilaksanakan dengan menggunakan pola 30 % teori dan 70 % praktek, sehingga peserta Diklat lebih mudah dan cepat memahami materi diklat. Akumulasi waktu yang dibutuhkan hanya 50 jam pelajaran dari yang biasanya dilakukan dalam 100 jam pelajaran. Efektivitas waktu dalam diklat ini berpengaruh pada penggunaan dana kegiatan (efisien), sehingga sisa dana tersebut dapat digunakan untuk membiayai kegiatan lain yang mendukung tugas pokok dan fungsi perpustakaan dan arsip. B. Perspektif Pelanggan Menurut Kaplan dan Norton (2000 : 23) bahwa dalam perspektif pelanggan BSC, para manajer mengidentifikasi pelanggan dan segmen pasar di mana unit bisnis tersebut akan bersaing dan berbagai ukuran kinerja unit bisnis di dalam segmen sasaran. Perspektif ini terdiri atas beberapa ukuran utama terdiri atas kepuasan pelanggan, retensi pelanggan, akuisisi pelanggan baru, profitabilitas pelanggan, dan pangsa pasar di segmen sasaran. Untuk memuaskan pelanggan/pengguna jasa perpustakaan dan arsip dilakukan dengan meningkatkan kualitas layanan dengan cara : - Menempatkan petugas pada bagian layanan jasa yang memahami pengetahuan teknis tentang perpustakaan dan arsip yaitu para tenaga fungsional Pustakawan 6
dan Fungsional Arsiparis. Disamping pengetahuan teknis perpustakaan dan arsip yang dikuasai, juga memiliki sikap ramah, murah senyum, dan suka membantu. - Menyediakan fasilitas yang mendukung kecepatan dalam penelusuran bahan pustaka dan informasi yang dibutuhkan, seperti katalog buku, Katalog Induk Daerah, pangkalan data buku, internet baik yang menggunakan kabel maupun yang nirkabel, dan intranet. - Menjaga kualitas hubungan dengan pengguna jasa perpustakaan dan arsip dengan memberikan sosialisasi penggunaan jasa layanan perpustakaan dan arsip baik secara langsung di perpustakaan dan arsip maupun di kampus-kampus atau sekolah-sekolah pada saat orientasi kepada mahasiswa/siswa baru, pendidikan pemakai/pengguna jasa perpustakaan, dan bimbingan membaca. - Terus manambah koleksi buku-buku terbaru dan terpopuler. C. Perspektif Bisnis Internal Dalam perspektif bisnis internal yang dikembangkan adalah aktivitasaktivitas yang dapat mengurangi terhambatnya pelayanan kepada masyarakat pengguna jasa perpustakaan dan arsip, seperti: - Mengembangkan kegiatan untuk mengurangi keterlambatan anggota perpustakaan mengembalikan buku. - Mengembangkan kegiatan untuk meminimalkan jumlah kehilangan buku. - Menambah alokasi anggaran pada pos pelayanan perpustakaan dan arsip. - Memperluas jaringan layanan perpustakaan dan arsip. - Menambah aturan dan kebijakan yang mendukung kegiatan perpustakaan dan arsip. 7
D. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Perspektif pembelajaran dan pertumbungan dilakukan dengan maksud untuk menjamin keberlanjutan organisasi agar tidak ditinggal oleh pelanggan. Upaya yang dapat dikembangkan di Badan Perpustakaan dan Arsip adalah : - Peningkatan kompetensi pegawai melalui pelatihan teknis pengelolaan perpustakaan dan penataan arsip. - Pengembangan pegawai melalui pendidikan formal bidang perpustakaan dan kearsipan pada jenjang Diploma, S1, S2, maupun S3, yang dapat dilakukan dengan memberikan kemudahan kepada pegawai yang menggunakan biaya sendiri, atau bekerjasama dengan perguruan tinggi terkait. - Membangun hubungan baik dengan parapihak yang terkait dengan perbukuan, seperti penerbit, toko buku, penulis, dan ilmuwan. - Memberikan dukungan kepada karyawan yang ingin beralih status dari staf struktural menjadi pejabat fungsional Pustakawan dan Arsiparis. V. PENUTUP Pengembangan metode Balanced Score Card (BSC) dalam meningkatkan kinerja suatu organisasi amat diperlukan, mengingat metode ini fokus pada empat aspek penting, finansial, pelanggan, bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. Dengan mengembangkan empat aspek ini, maka tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi NTB dapat dilaksanakan dengan baik, sehingga pengguna jasa perpustakaan dan arsip merasa puas dan terpenuhi kebutuhan bacaannya. 8
DAFTAR PUSTAKA Kaplan, Robert S. dan David P. Norton. (2000). Menerapkan Strategi Menjadi Aksi : Balanced Score Card, Jakarta : Erlangga. Rencana Strategis (RENSTRA) Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Nusa Tenggara Barat Tahun 2009-2013. 9