SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN PUPUK PADA CV JAYA PERKASA UTAMA PALEMBANG Gadis Tilotama Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak CV Jaya Perkasa Utama merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa pengiriman barang berupa pupuk, dalam meningkatkan pendapatan telah berupaya dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada rekanan pengguna layanan jasa pengiriman, dan selalu memperhatikan keamanan dan percepatan penyampaian kepada alamat yang dituju. Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis maka didapatkan permasalahan utama pada penyimpanan data sebelumnyaadalah kesulitan dalam pencarian informasi pengiriman, kurang keamanan dalam penyipanan data dan terjadinya keterlambatan dalam penyampaian laporan. Dengan dibangunnya Sistem Informasi CV Jaya Perkasa Utama diharapkan dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi. Metode yang dipakai dalam pembuatan sistem ini adalah fase pengembangan sistem waterfall yang terdiri dari tahap perencanaan sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem dan perawatan sistem dengan menggunakan Delphi 2007 dan SQL Server 2008. Sistem informasi ini terdiri dari 9 (sembilan) Form, Form Rekanan, Form DO, Form SPK, Form Kendaraan, Form Supir, Form SPB, Form BAP, Form Tagihan, Form Pembayaran. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah membuat suatu sistem informasi penyimpanan data yang memiliki laporan. Kata Kunci : Sistem, Informasi, Sistem Informasi, Pengiriman, Delphi, Sql Server PENDAHULUAN Seiring dengan meningkatnya kesejahteraan masyarakat, maka konsumsi akan barangbarang selain kebutuhan dasar seperti makanan, pakaian dan perumahan juga semakin meningkat. Begitu juga dengan kebutuhan untuk mengkonsumsi produk-produk jasa yang timbul dari kebutuhan masyarakat untuk meningkatkan kenyamanan dan kepuasan. Perubahan tersebut akan mempengaruhi perilaku konsumen yaitu dalam mengambil keputusan penggunaan suatu produk jasa. Industri jasa sangat beragam, sehingga tidak mudah untuk menyamakan cara pemasarannya. Klasifikasi jasa dapat membantu memahami batasan-batasan dari industri jasa dan memanfaatkan pengalaman industri jasa lainnya yang mempunyai masalah dan karakteristik yang sama untuk diterapkan pada suatu bisnis jasa. Tujuan utama jasa pengiriman adalah melayani dan memuaskan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, jasa pengiriman perlu memahami bagaimana perilaku konsumen dalam usaha memuaskan kebutuhan dan keinginannya. Sikap sangat menentukan perilaku. Selanjutnya perilaku memperkuat atau memperlemah sikap. Sikap positif terhadap suatu merek akan menyebabkan jasa itu dipergunakan. Bila jasa yang dipakai memang baik, sikap terhadap jasa tersebut makin positif. CV Jaya Perkasa Utama merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa pengiriman barang berupa pupuk, dalam meningkatkan pendapatan telah berupaya dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada rekanan pengguna layanan jasa pengiriman, dan selalu memperhatikan keamanan dan percepatan penyampaian kepada alamat yang dituju. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kepercayaan dari pengguna jasa ini. Saat ini sistem informasi data CV Jaya Perkasa Utama dalam pemanfaatan komputer belum maksimal, dikarenakan media penyimpanan yang masih dilakukan dengan pencatatan di buku besar, tapi untuk proses pembuatan laporan data pengiriman sudah menggunakan 1
komputer dengan memakai aplikasi Microsoft Word dan Excel 2007 yang kemudian dicetak dan disimpan ke dalam rak. Hal ini menyebabkan lambatnya pencarian data. Guna mendapatkan suatu informasi, karyawan membutuhkan banyak waktu untuk mencari data keteknikan yang disimpan didalam lemari yang tentunya menghambat kinerja pada CV Jaya Perkasa Utama. Hal ini tentu saja membuat aktivitas kerja menjadi terganggu dan lamban. Apabila akan membuat laporan bulanan atau tahunan mencari data-data yang begitu banyak sehingga menjadi tidak efektif dan efisen. CV Jaya Perkasa Utama sangat memerlukan sebuah aplikasi khusus untuk mengelolah data pengiriman agar lebih teratur dalam mengelolah data dan juga akan menghemat waktu dalam pembuatan laporan serta dapat dikontrol dengan baik sehingga meningkatkan kualitas serta efektifitas kerja. Dibawah ini tersedia laporan pengiriman pupuk dalam tiap kirim untuk laporan 1 (satu) tahun terakhir ini pada CV Jaya Perkasa Utama Palembang. Tujuan Pengiriman Tabel 1. Data Pengiriman Pupuk pada CV JPU Januari-Desember 2011 Pengiriman Per-Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nop Des PT. Rizki Setianusa 10 8 12-10 6 7 7 - - 7 10 PT. Sawit Mas 12 16 - - - 21 8 13 8 7 7 7 PT. Bina Sains - 16 14 12 21 18-14 14 12 - - PT. Mukti Jaya 14 14 - - 10 12 16 - - - 12 19 CV. Ideal Mulia 18 12 25 21 18-12 25-23 - 12 PT. Guthrie L. IV 12 15 - - - - - - 18 21 16 23 PT. Guthrie L.V - - - 18 12 23 15 17 13-17 8 PT. SMB 39 32 38 38 26-38 31 32-26 28 KUD Mukti Jaya - - - - - - 18 18 16 18 14 19 PT. PUSRI - 38 31 32 30 32 28 35 41 32 30 12 PT. Mega Terang 12 16 24 24 30 32 29 36 12 32 28 - TOTAL 177 167 144 145 148 144 171 196 154 145 157 138 PENGIRIMAN Sumber : CV Jaya Perkasa Utama Palembang, 2011 Berdasarkan permasalahan diatas maka dibutuhkan database, sehingga kinerja CV Jaya Perkasa Utama dapat lebih baik lagi. Melalui aplikasi ini, CV Jaya Perkasa Utama mampu membuat laporan yang tersusun berdasarkan kelompok pengirimannya masingmasing, tentunya hal ini akan menghemat penggunaan media penyimpanan. Selain itu autentikasi juga menjadi sorotan penting dalam latar belakang pembuatan aplikasi. Keamanan akan hak akses dalam pengolahan data akan lebih terjamin karena aplikasi dapat diberikan akses tertentu bagi penggunanya. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Fatta (2007:3), Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 2
Informasi Menurut Fatta (2007:9), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sistem Informasi Menurut Hendrayudi (2008:194), Sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang, data, prosedur, mesin, dan memproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna dan berarti (relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan memenuhi aturan-aturan tertentu). Pengiriman Menurut Dias (2009), Pengiriman adalah memindahkan sesuatu ke tempat lain agar diterima seseorang di tempat lain tersebut, atau menyampaikan suatu barang dari suatu tempat ke tempat lain. Delphi Menurut Wahana Komputer (2009:01), program Delphi adalah aplikasi development tool yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis Windows dan web secara cepat dan mudah. SQL Server Menurut Soetam (2004:2), SQL Server merupakan database engine yang mendukung penggunaan arsitektur client/server. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Pendekatan analisis secara terstruktur menggunakan Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran arus data didalam sistem. Berdasarkan hasil analisa, Peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut : 1. Diagram konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data pada CV Jaya Perkasa Utama Palembang, dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 3
Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Menurut Sutabri (2004:166), diagram level 0 adalah diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci atau dengan kata lain yaitu diagram yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 2. Diagram Level 0 4
3. Diagram Level 1 Menurut Sutabri (2004:166), diagram level 1 adalah diagram yang di buat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 3. Diagram Level 1 4. Rancangan ER ER (Entity Relationship) adalah gambaran dunia nyata yang di istilahkan dalam objek dan relasinya. Teknik ER menyediakan konsep yang bermanfaat yang dapat mengubah deskripsi informasi dari apa yang diinginkan oleh user menjadi hal yang lebih detail. ER menggunakan entity dan atribut. Entity adalah objek yang menjadi ekstensi dan terdefinisi dengan baik. Himpunan entity yang sejenis disebut entity set. Model dari ER digambarkan dengan simbol 4 persegi panjang. Sedangkan relationship set yang merupakan hubungan yang terjadi antara entity set digambarkan dengan simbol layanglayang. Berikut ini adalah ER merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Gambar 4. Entity Relationship Diagram ( ERD) 5
Implementasi 1. Tampilan Form Sistem a. Form Menu File ini adalah file form Menu utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan form Menu terdiri dari dua userseperti pada Gambar di bawah ini : Gambar 5. Tampilan Form Menu b. Form Input Rekanan Form Input Rekanan, berfungsi untuk mengolah data rekanan, adapun tampilan form input Rekanan seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 6. Tampilan Form Input Rekanan c. Form Input DO Form Input DO, berfungsi untuk mengolah Delivery Order, adapun tampilan form input DO seperti pada gambar di bawah ini: 6
Gambar 7. Tampilan Form Input DO d. Form Input SPK Form Input SPK, berfungsi untuk mengolah Surat Perintah Kerja, adapun tampilan form input SPK seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 8. Tampilan Form Input SPK e. Form Input Kendaraan Form Input Kendaraan, berfungsi untuk mengolah Data Kendaraan, adapun tampilan form input Data Kendaraan seperti pada gambar di bawah ini: 7
Gambar 9. Tampilan Form Input Data Kendaraan f. Form Input Supir Form Input Supir, berfungsi untuk mengolah Data Supir, adapun tampilan form input supir seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 10. Tampilan Form Input Data Kendaraan g. Form Input SPB Form Input SPB, berfungsi untuk mengolah Surat Pengiriman Barang, adapun tampilan form input Surat Pengiriman Barang seperti pada gambar di bawah ini: 8
Gambar 11. Tampilan Form Input SPB h. Form Input BAP Form Input BAP, berfungsi untuk mengolah Berita Acara Pengiriman Barang, adapun tampilan form input BAP seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 12. Tampilan Form Input BAP i. Form Input Data Tagihan Form Input Data Tagihan, berfungsi untuk mengolah Data Tagihan, adapun tampilan form input Data Tagihan seperti pada gambar di bawah ini: 9
Gambar 13. Tampilan Form Input Data Tagihan j. Form Input Data Pembayaran Form Input Data Pembayaran, berfungsi untuk mengolah penerimaan Data Pembayaran, adapun tampilan form input Pembayaran seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 14. Tampilan Form Input Data Pembayaran PENUTUP Berdasarkan permasalahan permasalahan yang ada pada pembahasan sebelumnya, maka dapat diambil simpulan yaitu Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis maka didapatkan permasalahan utama pada penyimpanan data sebelumnya adalah kesulitan dalam pencarian informasi pengiriman, kurang keamanan dalam penyimpanan data dan terjadinya keterlambatan dalam penyampaian laporan, maka dari itu penulis membuat sebuah sistem informasi pengiriman pupuk pada CV Jaya perkasa Utama Palembang yang dapat mengolah Data Rekanan, DO, SPK, SPB, BAP, Data Supir, Data Kendaraan, Data Tagihan, dan Data Pembayaran serta menampilkan laporan pengiriman dan laporan pembayaran. Dengan adanya sistem informasi ini dapat di input melalui form yang telah dirancang dan memiliki database sehingga data tersebut akan tersimpan pada database yang telah 10
ada,dengan aplikasi yang berbasis komputer ini sistem informasi pengiriman pupuk pada CV Jaya perkasa Utama Palembang akan tersaji secara cepat, akurat dan dapat meningkatkan efisiensi kerja. DAFTAR PUSTAKA Dias Puwoko Aji. 2009. Analisis Pengaruh Pelatihan Terhadap Kinerja Karyawan Bagian Handling Kargo Ekspor PT. Monang Sianipar Abadi Kargo di Soewarna Bandara Soekarno-Hatta 2007. Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Oerganisasi Modern. Andi : Yogyakarta. Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung: CV. Yrana Widya. Soetam Rizky. 2004. Panduan Belajar SQL Server. Prestasi Pustaka: Jakarta. Wahana Komputer. 2009. Panduan Praktis Delphi 2009. Andi : Yogyakatra. 11