4 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Data Menurut O brien (2004, p38), data adalah fakta atau observasi mentah, yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Menurut McLeod and Schell (2007, p12), data terdiri dari fakta dan gambaran yang secara umum tidak dapat digunakan oleh user. Data menurut Turban, et al (2005, p38), adalah deskripsi dasar tentang sesuatu, kejadian, kegiatan, dan transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan, dan diklasifikasikan, namun tidak terorganisir untuk menyampaikan suatu arti khusus. Jadi, menurut kami data merupakan fakta yang ada di lapangan dan gambaran mentah tentang kejadian, kegiatan dan transaksi yang sudah disimpan tetapi tidak terorganisir sehingga belum mempunyai makna apapun. 2.2 Pengertian Data Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (Data Base Management System, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi. Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kwitansi, dan
5 kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya, penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data, ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah Layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan di mana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel. Istilah basis data mengacu pada koleksi dari datadata yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (Data Base Management System / DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programmer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut. Connolly and Begg (2002,p14), database adalah suatu kumpulan logikal data yang terhubung satu sama lain dan deskripsi dari data yang dirancang sebagai informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.
6 Database menurut O Brien (2004, p73) adalah kumpulan elemen data yang terintegrasi yang berhubungan secara logikal. Sedangkan menurut McLeod and Schell (2007, p181), database adalah kumpulan dari semua sumber daya berbasis komputer organisasi dan database, hubungan antara data dalam database, dan juga form dan laporan yang bersinggungan dengan database. Berdasarkan pengertianpengertian sistem basis data di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem basis data adalah suatu kumpulan logikal data yang saling terhubung satu sama lain dan secara tipikal menggambarkan aktifitasaktifitas dari satu atau lebih organisasi yang terkait. Istilah istilah dalam Database: 1. Database Sekumpulan data yang saling terhubung untuk mencapai suatu tujuan. 2. Data Fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu. 3. Tabel Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record. 4. Field Disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data. 5. Record
7 Disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom / field. 2.2.1.1 Keuntungan Penggunaan Basis Data Adapun beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan basis data, yaitu: 1. Dapat mengurangi pengulangan karena data sama pada beberapa aplikasi cukup disimpan sekali saja. 2. Integrity; sehingga data yang disimpan secara akurat. 3. Menghindari ketidak-konsistenan karena pengulangan berkurang sehingga umumnya update hanya sekali. 4. Penggunaan data bersama. 5. Standarisasi terhadap keseragaman penyajian data. 6. Adanya jaminan sekuriti karena data hanya dapat diakses oleh yang berhak. 7. Menyeimbangkan kebutuhan.
8 2.2.1.2 Kerugian Penggunaan Basis Data Selain keuntungan yang diperoleh, juga terdapat beberapa kerugian, yaitu: 1. Memerlukan hardware tambahan. 2. Biaya performance yang lebih besar. 3. Sistem tampak lebih kompleks. 4. Rawannya tingkat keberhasilan operasi. 2.2.2 Peralatan Pembuatan Model Data dan Proses Saat mengembangkan suatu sistem, baik data maupun prosesnya perlu didokumentasikan, atau dibuat model. Karena itu banyak peralatan pekerjaan sistem dapat dikelompokkan menurut dua tugas tersebut, yaitu: 1. Pembuatan model data menjelaskan data yang digunakan oleh suatu sistem atau satu set sistem. Pembuatan model data dilaksanakan pada tingkat ringkasan dengan diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram / ERD), dan pada berbagai tingkat rincian dengan kamus data (data dictionary). 2. Pembuatan model proses menjelaskan proses yang dijalankan oleh suatu sistem. Pembuatan model proses dapat dilaksanakan dengan menggunakan kombinasi diagram arus data (Data Flow Diagram / DFD). Diagram aliran sistem (Flowchart System) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
9 2.2.2.1 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram / DFD) Diagram aliran data atau DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Walau nama diagram ini menekankan pada data, situasinya justru sebaliknya yaitu penekanan pada proses. DFD terdiri dari empat buah simbol yang mewakili elemenelemen lingkungan, proses, aliran data, dan penyimpanan data yang diuraikan sebagai berikut: 1. Elemen-elemen Lingkungan Elemen-elemen lingkungan ini berada di luar batas sistem. Elemenelemen ini menyediakan bagi sistem data dan menerima output data sistem. Nama terminator digunakan untuk menggambarkan elemenelemen lingkungan, yang menandai titik-titik berakhirnya suatu sistem. Terminator digunakan dalam DFD dengan suatu segiempat atau kotak. Tiap simbol terminator diberi label nama elemen lingkungan. 2. Proses Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran segiempat horizontal, atau segiempat tegak dengan sudut-sudut yang membulat. 3. Arus Data Aliran data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik ke titik yang lain atau dari
10 satu proses ke proses yang lain. Tanda panah merupakan simbol yang menggambarkan arus data ini. Tanda panah dapat digambar sebagai garis panah lurus ataupun melengkung. 4. Penyimpanan Data (Data Store) Penyimpanan data berguna untuk mempertemukan data. Penyimpanan data ini biasa digambarkan dengan dua garis paralel, segiempat terbuka atau bentuk lonjong. 2.2.2.2 Diagram Aliran Data Bertingkat DFD (Data Flow Diagram) adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengilustrasikan bagaimana data mengalir dalam sebuah sistem. DFD menggunakan sejumlah simbol yang digunakan untuk merepresentasikan sistem. DFD menggunakan empat jenis simbol. Simbol-simbol ini digunakan untuk menunjukkan empat jenis komponen sistem : proses, penyimpan data, aliran data, entitas eksternal (Susanto, 2002). Gambar yang mengidentifikasikan proses-proses utama dari sistem disebut juga diagram gambar level nol (0). Tiap proses dari diagram level nol diberi label nama dan nomor satu digit. DFD tambahan mungkin digunakan untuk mencapai tingkat dokumentasi pada tingkat yang lebih terperinci. Diagram yang mendokumentasikan sistem pada tingkat yang lebih rinci disebut diagram konteks dan disebut diagram gambar level n di mana n adalah 1, 2, 3, dan seterusnya. Diagram konteks menempatkan sistem dalam konteks lingkungan. Diagram tersebut terdiri dari satu simbol proses yang
11 menggambarkan seluruh sistem. Diagram konteks juga menunjukkan data mengalir ke dan dari terminator. Hal yang perlu saat menggambar diagram konteks adalah sebagai berikut: 1. Menggunakan hanya satu simbol proses. 2. Memberi label simbol proses untuk menggambarkan seluruh sistem. 3. Tidak menomori satu simbol proses tersebut. 4. Menyertakan seluruh terminator dari sistem. 5. Menunjukkan semua arus data antara sistem dan terminator. Diagram gambar level n dibuat jika perlu didokumentasikan sistem secara lebih rinci dari diagram gambar level nol. Dengan kata lain diagram gambar level n mendokumentasikan proses DFD secara lebih terperinci. Huruf n menggambarkan jumlah proses pada tingkat selanjutnya yang lebih tinggi yang sedang didokumentasikan. Panduan dalam pembuatan diagram aliran data adalah sebagai berikut: 1. Beri label tiap aliran data dengan nama yang unik. 2. Jaga agar nama arus data tetap dari satu tingkat ke tingkat yang lain. 3. Tunjukkan penempatan yang tepat bagi catatan-catatan yang dihapuskan dari penyimpanan data. 4. Saat mendokumentasikan program komputer, jangan menyertakan proses membaca dan menulis. 5. Hindari proses membaca saja atau dengan kata lain hindari proses yang banyak memiliki suatu input saja dan tidak menghasilkan output.
12 6. Proses membaca saja diijinkan jika waktu berfungsi sebagai pemicu, maksudnya proses dapat dimulai dengan tindakan atau berlalunya waktu. 2.2.2.3 Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram / ERD) Menurut Menurut Connolly and Begg (2005, p330), pemodelan ER adalah pendekatan dari atas ke bawah untuk merancang basis data yang dimulai dengan mengidentifikasi data yang penting yang dikenal dengan sebutan entitas dan hubungan antara data harus diperlihatkan dalam model ini. Model E-R (Entity Relationship) adalah sebuah model yang merepresentasikan data sistem dengan sejumlah entitas dan relationship. Entitas merupakan obyek tertentu dalam sebuah sistem. Relationship adalah sebuah interaksi antara satu atau lebih entitas. Atribut ialah suatu sifat dalam sejumlah obyek (Teorey, 1998). Diagram hubungan entitas merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. Diagram hubungan entitas atau Entity Relationship Diagram (ERD) mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya. ERD disiapkan pada suatu titik dalam proses pengembangan sistem saat gambaran besar data ditentukan. Titik ini tiba pada saat: 1. Eksekutif perusahaan terlibat dalam pembuatan model data untuk keseluruhan perusahaan dengan memperhatikan kebutuhan data untuk seluruh perusahaan.
13 2. Eksekutif terlibat dalam pembuatan model untuk segmen operasi perusahaan besar seperti area bisnis. 3. Para spesialis informasi dan pemakai terlibat dalam pembuatan model data untuk penerapan area tertentu. Oleh karena itu, ERD merupakan peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasi untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam pengembangan sistem. 2.2.2.3.1 Definisi Entitas Menurut Connolly and Begg (2005, p331), entity type adalah sekumpulan objek dengan properti yang sama, di mana diidentifikasikan oleh perusahaan karena mempunyai keadaan bebas. Menurut Connolly and Begg (2005, p333), entity occurrence adalah objek yang didefinisikan secara unik dari entity type. Entitas adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang dibuat. Jenis entitas dapat berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya, atau transaksi, yang begitu pentingnya bagi perusahaan sehingga didokumentasikan dengan data. 2.2.2.3.2 Hubungan Entitas Menurut Connolly and Begg (2005, p334), relationship type adalah sekumpulan asosiasi berarti antara entity types. Menurut Connolly and Begg (2005, p334), relationship occurrence adalah sebuah asosiasi yang dapat
14 diidentifikasi secara unik di mana terdiri dari satu occurence dari masing-masing entity type yang berhubungan. Hubungan adalah suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas. Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja. Setiap relationship type digambarkan dengan garis yang menghubungkan entity type dan diberi nama hubungannya. Pada umumnya, hubungannya menggunakan kata kerja atau frase pendek yang mengandung kata kerja. Jika memungkinkan, nama hubungannya harus bersifat unik. Secara umum, nama hubungan hanya mempunyai arti untuk satu arah saja. 2.2.2.3.3 Keterkaitan Banyaknya suatu entitas berhubungan dengan entitas lain disebut keterkaitan. Ada tiga jenis keterkaitan yaitu one to one (satu ke satu), one to many (satu ke banyak), dan many to many (banyak ke banyak). Suatu cara umum untuk menunjukkan keterkaitan adalah dengan menggunakan karakter 1 dan M. 2.2.2.3.4 Identifikasi dan Deskripsi Entitas Setiap kejadian dari tiap entitas perlu diidentifikasi dan dideskripsikan. Hal ini dicapai dengan menggunakan atribut. Menurut Connolly and Begg (2005, p338), atribut adalah properti dari sebuah entitas atau relationship type. Contohnya,
15 Staff memiliki atribut staffno, nama, posisi, dan gaji. Atribut adalah karakteristik dari suatu entitas, misalnya atribut seorang pelanggan meliputi nomor pelanggan, nama pelanggan, dan wilayah penjualan. Atribut yang mengidentifikasi entitas disebut indentifiers. Atribut-atribut lain yang mendeskripsikan entitas disebut descriptions. Identifiers sering tampak dalam ERD sebagai tulisan dengan garis bawah di dekat entitasnya. 2.2.2.3.5 Multiplicity Menurut Connolly and Begg (2005, p344), multiplicity adalah sejumlah kemunculan yang mungkin ada dalam sebuah entitas yang berhubungan dengan kemunculan tunggal dari entitas yang berhubungan dengannya. Tiga tipe hubungan multiplicity adalah: 1. 1 : 1 (One-to-One) 2. 1 : * (One-to-Many) 3. * : * (Many-to-Many) 2.2.2.3.6 Persiapan ERD Persiapan ERD disiapkan oleh para spesialis informasi bekerjasama dengan pemakai. Para pemakai dapat meliputi eksekutif, komite pengarah Sistem Informasi Manajemen, manajer area pemakai dan non-manajer. Para spesialis mengambil tujuh langkah berikut:
16 1. Mengidentifikasi entitas, manajemen menentukan elemen lingkungan, sumber daya dan transaksi mana yang akan dijelaskan dengan data. 2. Mengidentifikasi hubungan, tiap entitas dihubungkan dengan entitas lain melalui suatu jenis tindakan. 3. Menyiapkan ERD kasar, simbol-simbol dibuat sketsanya sehingga jika mungkin hubungan-hubungan terbaca dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah. 4. Memetakan elemen-elemen data pada entitas, elemenelemen data yang mengidentifikasi dan menjelaskan tiap entitas data didaftarkan disebelah entitasnya. 5. Membuat analisis data, elemen-elemen data yang dipelajari untuk membuat struktur database menjadi efisien untuk digunakan. Proses melakukan analisis data disebut dengan normalisasi yang tugasnya untuk menyesuaikan data sehingga serupa dengan serangkaian bentuk-bentuk normal. Untuk cara penormalan data atau memeriksa ataupun memodifikasi desain tabel dapat dilihat dengan uraian singkat sebagai berikut: a. Bentuk normal pertama (1NF): Hapuskan semua elemen yang berulang dalam suatu entitas. b. Bentuk normal kedua (2NF): Pastikan bahwa atribut descriptor bergantung pada seluruh composite key untuk identifikasi.
17 c. Bentuk normal ketiga (3NF): Pastikan bahwa nilai atribut tidak bergantung pada nilai atribut lain dalam entitas yang sama. 6. Menyiapkan ERD yang telah dimodifikasi, hasil dari analisis data disatukan ke dalam satu ERD baru. Dengan cara ini, jenis-jenis entitas dan hubungannya diatur sehingga mereka memberikan dasar yang paling efisien untuk rancangan database. 7. Menelaah ERD bersama pemakai dan memperbaikinya, spesialis informasi menelaah diagram tersebut bersama eksekutif, manajer dan non-manajer pada area pemakai dan memperbaikinya jika perlu.
18 2.2.3 Siklus Basis Data Menurut Connolly and Begg (2002, p272), suatu basis data dianalisis dan dirancang berdasarkan siklus hidup seperti tergambar pada gambar berikut: Gambar 2.1 Siklus Aplikasi Basis Data (Sumber : Connolly dan Begg. 2005)
19 1. Database Planning Dalam tahap ini dilakukan perencanaan bagaimana tahapan-tahapan perancangan berikutnya dapat direalisasikan secara paling efektif dan efisien. 2. System Definition Tahap ini menjabarkan spesifikasi jangkauan dan batasan dari aplikasi basis data, penggunaannya, dan lingkungan tempat aplikasi diimplementasikan. 3. Requirement Collection and Analysis Pada tahap ini dilakukan pengumpulan dan analisis kebutuhan pengguna dan lingkungan aplikasi. 4. Database Design Pada tahap ini dilakukan perancangan basis data secara konseptual, logikal, dan fisikal. 5. DBMS Selection (optional) DBMS yang paling cocok dipilih untuk aplikasi basis data. 6. Application Design Tahap ini dilakukan untuk merancang interface bagi pengguna dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses basis data. 7. Prototyping (optional) Tahap ini ditujukan untuk membangun prototype dari aplikasi basis data. Hasil prototype ini memungkinkan perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana bentuk dan fungsionalitas sistem akhir.
20 8. Implementation Dalam tahap ini dilakukan pembuatan definisi basis data eksternal, konseptual dan internal, serta program aplikasi. 9. Data Convertion and Loading Pada tahap ini dilakukan konversi data dari sistem lama ke sistem baru. 10. Testing Aplikasi basis data yang telah selesai akan diuji coba dengan tujuan untuk mencari error pada aplikasi. Selain itu, dilakukan pula validasi aplikasi atas kebutuhan yang telah dispesifikasikan sebelumnya oleh pengguna. 11. Operational Maintenance Pada tahap ini aplikasi basis data diimplementasikan sepenuhnya. Sistem diawasi dan dipelihara secara berkelanjutan. Jika diperlukan, kebutuhankebutuhan baru dimasukan dalam aplikasi basis data melalui tahapan basis data terdahulu. 2.2.4 Tahapan Perancangan Basis Data Connolly and Begg (2002, p417-476), mendefinisikan metodologi perancangan basis data atas tiga tahapan, yaitu: 1. Perancangan basis data konseptual Tahap ini merupakan proses pembuatan model informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan yang tidak tergantung pada semua masalah fisik. Awal tahap ini dimulai dengan pembuatan conceptual data model perusahaan yang secara keseluruhan bebas dari detail implementasi seperti DBMS yang digunakan, program aplikasi, bahasa pemrograman, platform untuk hardware, tingkat kinerja, maupun bentuk masalah fisik lainnya.
21 Perancangan ini terdiri dari tiga langkah sebagai berikut: a. Penentuan entity (entitas) pada basis data. b. Pendefinisian relationship (hubungan) antar entitas. c. Penerjemahan hubungan ke dalam entity. Langkah-langkah di atas melibatkan komponen-komponen sebagaimana diperlihatkan pada gambar berikut ini: Gambar 2.2 Komponen-komponen Pada Perangkat Basis Data Konseptual (Sumber : Connolly dan Begg. 2002) Penjelasan mengenai komponen-komponen di atas adalah sebagai berikut: a. Entity (entitas) Entity merupakan sekumpulan objek yang memilik property yang sama, yang oleh perusahaan dianggap memiliki keberadaan yang tidak terikat oleh objek lainnya. Menurut Connolly and Begg (2002, p342-343), entity dapat diklasifikasikan atas strong entity (entitas kuat) dan weak entity (entitas
22 lemah). Strong entity merupakan entitas yang keberadaannya tidak tergantung pada keberadaan entity lainnya. Sedangkan weak entity adalah entity yang keberadaannya tergantung pada keberadaan entity lain, sehingga bila strong entity-nya dihilangkan maka weak entity yang tergantung padanya akan ikut hilang. b. Attribute (atribut) Atribut adalah property atau data item yang menjadi bagian dari suatu entity. nama_pegawai dan nip adalah contoh atribut yang terdapat pada entity ms_pegawai. jumlah_sks dan kode_mata_kuliah merupakan contoh atribut pada entity ms_mata_kuliah. c. Relation (hubungan) Relation adalah seperangkat hubungan atau kaitan yang memiliki arti antara dua entity. Misalnya, antara ms_dosen dan ms_mahasiswa terdapat hubungan berupa bimbingan. Pada model relasional, relation akan menjadi foreign key (kunci tamu). d. Constraint (batasan) Constraint digunakan untuk melindungi integritas data, misalnya melindungi kesalahan sewaktu pengisian data. e. Domain Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut. Batasan domain mendefinisikan Name, Type, Format, Length, dan Value masing-masing data item. Pada berbagai perangkat lunak basis data
23 akan sering ditemui tipe seperti CHAR dan NUMERIC, di mana CHAR menyatakan tipe alphanumeric atau karakter (dapat berupa gabungan huruf, simbol, dan angka) dan NUMERIC yang menyatakan tipe bilangan. f. Referential Integrity (integritas referensial) Referential Integrity merupakan aturan-aturan yang mengatur hubungan antara primary key dengan foreign key milik tabel-tabel yang berada dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data. Berdasarkan operasi yang akan dilakukan, referential integrity dapat dibagi menjadi tiga macam, yaitu: i. INSERT. ii. UPDATE. iii. DELETE. Tujuan referential integrity ini adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang menunjuk ke suatu pengenal unik pada suatu basis pada tabel lain benar-benar menunjuk ke suatu nilai yang memang ada. Sebagai contoh, dapat didefinisikan suatu aturan yang tidak memperkenankan data pelanggan pada tabel pelanggan dihapus jika ada data pelanggan tersebut dipakai pada tabel lain (referential integrity untuk delete). Contoh lain, seorang mahasiswa tidak diizinkan mendaftar matakuliah yang tidak ditawarkan pada semester ini (referential integrity untuk insert).
24 Referential integrity pada update memungkinkan pengubahan suatu key pada suatu tabel akan menyebabkan suatu nilai pada tabel lain yang tergantung pada tabel tersebut juga akan diubah, kemampuan ini disebut juga dengan cascade update. g. Key (kunci) Penentuan kunci (key) merupakan hal yang paling esensial pada basis data relasional. Kunci bukan hanya sebagai metode untuk mengakses suatu baris tertentu, tetapi sekaligus juga dapat menjadi pengenal unik dalam suatu table. Akan tetapi perlu juga diketahui bahwa tidak semua kunci dapat menjadi pengenal yang unik karena terdapat beberapa istilah kunci. Kunci dapat berupa sebuah atribut atau gabungan dari beberapa atribut. Berikut ini adalah penjelasan jenis-jenis kunci yang digunakan dalam perancangan: i. Simple key Kunci sederhana merupakan kunci yang dibentuk oleh sebuah elemen data (atribut). ii. Composite key Kunci komposit adalah kunci yang tersusun atas lebih dari satu atribut. iii. Candidate key Kunci kandidat adalah kunci yang secara unik (tidak ada kembarannya) dapat dipakai sebagai pengenal unik untuk mengidentifikasikan suatu baris dalam tabel.
25 iv. Primary key Kunci primer adalah kunci yang dipilih di antara kunci kandidat untuk menjadi kunci utama untuk mengidentifikasikan baris dalam tabel. v. Alternate key Kunci alternatif adalah semua kunci kandidat yang tidak bertindak sebagai kunci primer. vi. Foreign key Kunci tamu adalah sembarang atribut pada suatu tabel yang menjadi kunci primer pada tabel lainnya. 2. Perancangan basis data logikal Perancangan basis data secara logikal merupakan proses pembuatan model informasi yang digunakan perusahaan berdasarkan pada model data khusus, tapi bebas dari DBMS tertentu dan masalah fisik lainnya. Tahap ini memetakan model konseptual pada sebuah model logikal yang dipengaruhi oleh data model untuk database tujuan. Model data logikal merupakan sumber informasi untuk tahap perancangan fisikal, menyediakan suatu kendaraan bagi perancang physical database untuk melakukan pertukaran yang sangat penting untuk perancangan basis data yang efisien. 3. Perancangan basis data fisikal Perancangan basis data secara fisik merupakan proses pembuatan deskripsi dari implementasi database pada secondary storage yang menjelaskan
26 basis relasi, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk memperoleh akses pada data yang efisien, dan masalah integritas lainnya yang berkaitan, dan menentukan mekanisme security. Tahap ini memungkinkan perancang untuk menentukan bagaimana basis data diimplementasikan. Oleh karena itu, rancangan fisikal dirancang untuk DBMS yang khusus. Antara rancangan logikal dan fisikal terdapat keterkaitan, hal ini disebabkan karena keputusan yang diambil selama perancangan fisikal untuk meningkatan kinerja bisa mempengaruhi logical data model. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan, antara lain: a. Mendefinisikan seluruh kolom untuk semua tabel. b. Mendefinisikan kebutuhan referential integrity. c. Mendefinisikan view. d. Mendefinisikan indeks. 2.1.5 Normalisasi 2.1.5.1 Pengertian Normalisasi Menurut Connolly and Begg (2002, p376) normalisasi adalah sebuah teknik untuk membuat sebuah set relasi dengan properti yang diinginkan, dengan kebutuhan data perusahaan. Sebuah tabel yang belum dinormalisasi disebut dengan Unnormalize form (UNF). UNF adalah sebuah tabel yang memiliki satu atau lebih repeating groups. 1. Bentuk normal pertama (First Normal Form / 1NF) Aturan bentuk normal pertama (1NF) menurut Connolly and Begg (2002, p388), Sebuah relasi di mana tiap baris dan kolom hanya berisi satu nilai. Bentuk normal pertama dicapai bila tiap nilai
27 atribut adalah tunggal. Kondisi ini dapat diperoleh dengan melakukan eliminasi terjadinya data ganda (repeating groups). Pada kondisi normal pertama ini kemungkinan masih terjadi adanya data rangkap. 2. Bentuk normal kedua (Second Normal Form / 2NF) Aturan bentuk normal kedua (2NF) menurut Connolly and Begg (2002, p392), Sebuah relasi dalam bentuk normal pertama dan setiap atribut bukan primary key yang bergantung secara fungsional kepada primary key. Bentuk normal kedua adalah berdasarkan konsep ketergantungan fungsional penuh (full functional dependency). 3. Bentuk normal ketiga (Third Normal Form / 3NF) Aturan bentuk normal ketiga (3NF) menurut Connolly and Begg (2002, p394), Sebuah relasi dalam bentuk normal pertama dan kedua serta setiap atribut bukan primary key yang bergantung secara transitif kepada primary key. Bentuk normal ketiga adalah berdasarkan pada konsep peralihan ketergantungan (transitive dependency). 4. Bentuk normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF) Aturan bentuk normal Boyce-Codd (BCNF) menurut Connolly and Begg (2002, p398), Sebuah relasi disebut BCNF, jika dan hanya jika setiap determinannya adalah sebuah candidate key. Untuk menguji apakah suatu relasi sudah dalam BCNF, dilakukan identifikasi semua determinan dan memastikan bahwa determinan
28 tersebut adalah candidate key. Determinan adalah sebuah atribut, atau kumpulan atribut, di mana beberapa atribut yang lain masih bergantung secara fungsional penuh (fully functionally dependent). 5. Bentuk normal keempat (Fourth Normal Form / 4NF) Aturan bentuk normal ke-empat (4NF) menurut Connolly and Begg (2002, p407-408), Sebuah relasi di BCNF dan tidak mengandung ketergantungan multi-valued nontrivial (nontrivial multi-valued dependency). Bentuk normal ke-empat (4NF) merupakan bentuk yang lebih kuat dari BCNF di mana 4NF mencegah relasi dari nontrivial multi-valued dependency dan data redundancy. Normalisasi dari BCNF ke 4NF meliputi pemindahan multi-valued dependency dari relasi dengan menempatkan atribut dalam sebuah relasi baru bersama dengan determinan. Multi-valued dependency menggambarkan ketergantungan antara atribut-atribut dalam suatu relasi. 6. Bentuk normal kelima (Fifth Normal Form / 5NF) Aturan bentuk normal kelima (5NF) menurut Connolly and Begg (2002, p410), Sebuah relasi yang tidak mempunyai ketergantungan gabungan (join dependency). Join dependency menggambarkan sebuah tipe ketergantungan. 2.1.6 Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System / DBMS) 2.1.6.1 Pengertian DBMS Connolly and Begg (2002, p16) mendefinisikan DBMS sebagai sebuah sistem software yang memungkinkan pemakai untuk
29 mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol akses ke basis data. Ridley and Eaglestone (1998) menjelaskan sebuah Sistem Manajemen Basis Data (Data Base Management System / DBMS) adalah tipe partikuler dari program komputer yang digunakan oleh program aplikasi untuk mengatur dan menyediakan akses untuk data yang telah disimpan. 2.1.6.2 Fungsi DBMS Connolly and Begg (2002, p48-52) menjelaskan fungsi-fungsi dari DBMS, yaitu: 1. Data storage, retrieval, dan update DBMS harus melengkapi pengguna dengan kemampuan yang menyimpan, menelusuri, dan meng-update data dalam basis data. 2. A users-accessible catalog DBMS harus menyediakan sebuah katalog di mana deskripsi dari data item disimpan dan dapat diakses pengguna. 3. Transaction support DBMS harus menyediakan suatu mekanisme yang akan menjamin bahwa semua kegiatan update maupun tidak, sesuai dengan transaksi yang dilakukan. 4. Concurrency control services DBMS harus menyediakan mekanisme yang menjamin bahwa basis data di-update dengan benar ketika lebih dari suatu pemakai mengupdate basis data secara bersamaan.
30 5. Recovery services DBMS harus menyediakan mekanisme untuk memperbaiki basis data yang dalam suatu kesempatan rusak karena suatu hal. 6. Authorization services DBMS harus menyediakan mekanisme untuk menjamin bahwa hanya pengguna yang mempunyai hak yang dapat mengakses basis data. 7. Support for data communication DBMS harus mampu berintegrasi dengan software komunikasi. 8. Integrity services DBMS harus menyediakan cara untuk menjamin bahwa data dalam basis data dan perubahan pada data mengikuti aturan yang telah ditetapkan sebelumnya. 9. Services to promote data independence DBMS harus mencakup fasilitas yang mendukung independensi program dari struktur aktual basis data. 10. Utility services DBMS harus menyediakan satu set fasilitas pelayanan. 2.1.7 Integritas Date (2000, p249), mengemukakan bahwa integritas menunjukkan pada keakuratan atau kebenaran data dalam basis data. 1. Entity Integrity Menurut Connolly and Begg (2002, p458), integritas diterapkan pada primary key pada relasi dasar. Relasi dasar adalah relasi yang menyatakan
31 entity pada skema konseptual. Penerapan entity integrity adalah bahwa pada relasi dasar primary key tidak boleh null. 2. Referential Integrity Menurut Connolly and Begg (2002, p458), integritas ini diterapkan pada foreign key. Jika sebuah foreign key terdapat pada suatu relasi, maka foreign key tersebut harus menunjuk ke candidate key pada relasi yang lain. Jika candidate key yang ditunjuk tidak ada, maka foreign key tersebut harus bernilai null. 3. Enterprise Constraint Menurut Connolly and Begg (2002, p483), enterprise constraint merupakan aturan tambahan yang dibuat oleh user atau database administrator. Enterprise constraint pada umumnya merupakan kebijakan-kebijakan yang diterapkan pada perusahaan. 2.2 Teori-Teori Khusus 2.2.1 Sistem Penjualan Penjualan menurut Mulyadi (1993,p202) adalah terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa. Maka menurut kami sistem penjualan adalah suatu sistem yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang yang dijual kepada pelanggan. Jadi pengertian sistem informasi penjualan secara umum adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan
32 memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. 2.2.2 Sistem Pembelian Menurut Mulyadi (1993, p301), sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi pembelian pada sistem pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 2.2.3 Sistem Persediaan Barang Menurut Mulyadi (1993, p39) persediaan adalah jumlah barang yang diinginkan oleh pemilik ataupun pengusaha pabrik untuk dijual pada harga yang berbeda pada waktu tertentu. Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode tertentu, barang-barang tersebut disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. Persediaan barang digunakan untuk: 1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang. 2. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan. 3. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen.