Faktor-Faktor yang mempengaruhi efektifnya sebuah Organisasi Virtual (Metode dan Perbandingan) Literature Review Vebri Naldo Madawara (912014051) Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga April 2015
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Organisasi Virtual adalah suatu jaringan organisasi yang independen yang dihubungkan melalui tehnologi informasi dengan tujuan untuk mengekploitasi peluang pasar dengan berbagai keterampilan, biaya, dan akses pasar. Organisasi seperti ini biasa beroprasi berdasarakan proyek, namun ada juga yang beroprasi secara permanen. Umumnya organisasi seperti ini memiliki sedikit sekali pegawai tetap dan fasilitas administrasi secukupnya saja. Ketika mendapat proyek baru, organisasi akan menghimpun berbagai daya dari organisasi-organisasi mitra kerjanya. Organisasi virtual juga dapat diartikan sebagai sekelompok grup, orang, atau institusi dengan beberapa tujuan yang sama, mereka melakukan sharing sumber daya untuk memenuhi kebutuhan bersama. Karakteristik dari organisasi virtual adalah melintas batas, berbagi sumber daya, wilayah tersebar dan memiliki anggota yang tidak tetap. Keberadaan E-businnes telah mendorong organisasi tradisional menjadi organisasi virtual. Banyak pertanyaan yang akan timbul ketika membahas sebuah organisasi virtual yaitu mengenai teknologi, efisiensi, gaya kepemimpinan serta budaya organisasi yang diterapkan pada organisasi virtual tersebut sehingga menjadi pertimbangan dalam membangun organisasi virtual (organisasi maya). Dengan adanya sistem yang sudah diterapkan maupun yang belum diterapkan pada penelitian yang menjadi perbandingan, bagaimana penulis ingin memberikan tanggapan mengenai organisasi virtual yang akan dibentuk, telah dibentuk dan telah dijalankan sehingga menjadi infromasi yang dapat menjadi kekuatan dalam membangun organisasi virual.
1.2. Permasalahan Kurang memperhatikan dan menilai respon organisasi lain ketika menjalankan proses bisnis. Disisi lain, kompleksitas dan pengunaan akan teknologi tidak dibahas secara terperinci sehingga teknologi yang digunakan dapat mempengaruhi kinerja dari organisasi virtual. 1.3. Tujuan Adapun tujuan dari penyusunan laporan ini adalah : 1. Mempelajari serta memberi ulasan terhadap paper yang ditulis oleh para peneliti, khususnya dalam topik Organisasi Vitual. 2. Menganalisis paper-paper tersebut, ditinjau dari segi isi / materi maupun penulisan paper itu sendiri. 3. Melakukan perbandingan terhadap paper-paper tersebut, terkait dengan persamaan dan perbedaannya terutama dari segi isi / materi dan penerapan metode maupun teknik-teknik yang digunakan / dilakukan.
BAB II PEMBAHASAN 2.1. Paper Review Paper I : Artificial Intelligence (AI) dan Organisasi Virtual Kehadiran pasar global atau perusahaan yang berada pada kancah internasional sebagian besar memiliki tim kerja yang berada pada tempat atau negara yang berbeda dalam mempromosikan suatu produk, sehingga tim virtual harus diciptakan dalam memudahkan kerjasama tim pada tempat yang berbeda sehingga perlu diperhatikan bahwa pada biaya produktivitas tidak terbuang akibat perjalanan atau relokasi. Pada lingkungan yang dinamis pengalokasian karyawan dalam suatu proyek dinilai berdasarkan keahlian sehingga organisasi dapat berjalan secara efektif. Meskipun ide organisasi virtual bukan hal baru, pengembangan kemampuan teknologi informasi masa kini, seperti World Wide Web (WWW) dan artificial intelligence (AI), memungkinkan pengembangan implementasi baru dari organisasi virtual yang menggali kemampuan dari teknologi-teknologi baru tersebut. Teknologi informasi dapat digunakan secara agresif, untuk menggantikan atau mendukung kerja manusia. Infrastruktur informasi, seperti WWW, memfasilitasi komunikasi antara dan dengan organisasi virtual, memungkinkan pengembangan organisasi virtual yang terdispersi luas. Dalam pembahasan paper ini, pertama adalah membahas tentang survei dan analisis WWW dan AI serta hubungannya dengan organisasi virtual. WWW merupakan kumpulan layanan web dari seluruh dunia yang mempunyai kegunaan untuk menyediakan data dan informasi untuk dapat digunakan bersama. WWW adalah bagian yang paling menarik dari Internet. Melalui web, para pengguna dapat mengakses informasi-informasi yang tidak hanya berupa teks tetapi bisa
juga berupa gambar, suara, video dan animasi serta hubungan AI atau kecerdasan buatan dengan organisasi virtual telah terjadi dalam sejumlah bagian yang termasuk didalamnya yaitu terjadi pada : 1. Laboratorium virtual Laboratorium virtual atau bisa disebut dengan istilah Virtual Labs adalah serangkaian alat-alat laboratorium yang berbentuk perangkat lunak (software) komputer berbasis multimedia interaktif, yang dioperasikan dengan komputer dan dapat mensimulasikan kegiatan di laboratorium seakan-akan pengguna berada pada laboratorium sebenarnya. Laboratorium virtual potensial untuk memberikan peningkatan secara signifikan dan pengalaman belajar yang lebih efektif. Pengembangan laboratorium virtual ini diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan belajar yang dialami oleh peserta didik dan mengatasi permasalahan biaya dalam pengadaan alat dan bahan yang digunakan untuk melakukan kegiatan praktikum bagi sekolah-sekolah yang kurang mampu. Contoh virtual lab adalah National Virtual Laboratory (NVL) dan Virtual Lab Notebook (VILAN). 2. Sistem kantor virtual Dalam dunia Virtual ini juga ada kantornya atau lokasinya. Kantor maya merupakan suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti layanan telepon, layanan faks, dan layanan web hosting. Kantor virtual juga merupakan istilah umum untuk suatu lingkungan yang memungkinkan jaringan rekan kerja untuk menjalankan usaha secara efisien dengan menggunakan teknologi komunikasi online. Pengguna dapat mengakses data dari perangkat apapun (PC, Laptop, PDA, smartphone, dll) yang dilengkapi web dan internet. 3. Kelas virtual dan pembelajaran individu ARPA s Computer Assisted Education and Training Initiative (CAETI) memberi perhatian pada ekspansi dan kustomisasi akses inteligen dan integrasi sumber-sumber digital. Hal tersebut mendukung individualized learning dengan menghiraukan ketersediaan sumber lokal, sebaik yang dicapai oleh grup pelatihan dan pendidikan melalui lingkungan dan simulasi yang multipengguna. 4. Virtual Environments for Training (Vets)
adalah satu jenis lain dari aktivitas organisasi virtual. Virtual environment mengintegrasi realita virtual dan tutorial inteligen. Siswa dapat melihat atau berpartisipasi dalam simulasi. VETs telah digunakan dalam domain sebagai orbital mechanics dan fighter pilot training. Sebagai inti dalam VETs adalah intelligent agent otonomi. Secara khusus, agen digunakan untuk merepresentasi atau mensimulasi aktor atau pilot lainnya. 5. Kesimpulan Dari hasil pembahasan diatas terdapat kesimpulan yaitu kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI) merupakan sebuah studi tentang bagaimana membuat komputer melakukan hal-hal yang pada saat ini dapat dilakukan lebih baik oleh manusia. Sebagaimana yang telah disebutkan diatas, bahwa penelitian ini memberikan fungsi dari AI dalam menjalankan tugas sebagai intelligent aggent dalam membantu pekerjaan manusia untuk memfasilitasi organisasi virtual. Paper II : Knowledge Management Strategy for Virtual Organizations to Gain Competitive Advantage E-business dilakukan menggunakan jasa internet. Internet juga dapat membuat produk (barang dan jasa) dalam organisasi virtual menjadi lebih besar untuk dipasarkan oleh penjual. Pembeli dan penjual berkomunikasi melalui internet dan membicarakan produk yang akan dibeli dan dijual melalui jaringan komputer. Faktor yang mendorong bangkitnya Internet adalah mengurangi biaya panggilan telepon, penyebaran komputer PC, penjualan secara nyata atau bertemu langsung serta pengembangan layanan online. Organisasi harus memikirkan pemahaman pembuatan dan utilitas knowledge serta mempertimbangkan kedua faktor yang tak dapat dipisahkan tersebut sebagai infrastruktur organisasi untuk memaksimalkan unjuk kerja organisasi. Knowledge management adalah sebuah cara untuk meningkatkan kapabilitas organisasi dalam mendayagunakan informasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Agar dapat memahami dan mengeksplorasi lebih jauh cara knowledge management membantu organisasi virtual. 1. Implementasi knowledge managemnet
Dalam sebuah organisai, suatu pemanfaatan dan penciptaan pengetahuan harus selalu diperhatikan sebagai infrastruktur organisasi dalam memaksimalkan kinerja organisasi. Untuk memperoleh pengetahuan, organisasi harus siap dalam membuat keseimbangan unsur-unsur manajemen seperti melihat pada orang (budaya), proses, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut harus diperhitungkan dan telah membentuk filosofi dari knowledge manajemen. 2. Keuunggulan knowledge management Peran knowledge manajemen menawarkan sejumlah manfaat bagi organisasi di negara-negara maju atau berkembang. mengidentifikasi banyak manfaat besar yang menawarkan knowledge manajemen, termasuk pencegahan hilangnya pengetahuan, pengambilan keputusan yang kuat, adaptasi dan fleksibilitas, keunggulan kompetitif, pengembangan aset, pengembangan produk, orientasi pelanggan dan memanfaatkan investasi pada sumber daya manusia / modal. 3. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Perkembangan TIK telah menghasilkan peluang dan tantangan. Pengunaan TIK memungkinkan kerja virtual hampir mirip dengan organisasi yang bekerja seperti nyata, akan tetapi memfasilitasi kerja secara virtual perlu hati-hati dalam memimpin yang akan berdampak pada terhambatnya suatu pekerjaan dan kepercayaan dalam tim. Hal ini membutuhkan keterampilan pola pikir yang baru dan lebih fokus dalam melihat hambatan. Integrasi teknologi informasi dan komunikasi memperkenalkan peluang untuk beroperasi dalam pasar yang baru, mengubah cara kerja, menampilkan produk yang berbeda dan lebih menghubungkan bisnis dengan berbagai pemasok lainnya. 4. Orang, Proses dan Teknologi Tiga elemen yang tak terpisahkan dari knowledge manajemen yaitu orang, proses dan teknologi yang memainkan peran penting bagi keberhasilan organisasi virtual. Pertama, pengetahuan teknologi harus dapat menghasilkan banyak manfaat bagi pengguna (kemudahan, kepraktisan dan fungsi) sehingga dapat dibedakan dengan produk lain saat ini yang kompetitif. Kedua, pengetahuan orang, orang-orang dalam suatu organisasi dianggap sebagai aset yang paling berharga karena orang bertindak sebagai motivator dalam menciptakan ide inovatif dan menghasilkan proses kerja. Ketiga, pengetahuan dalam proses dapat digambarkan sebagai struktur vertikal atau horizontal organisasi, cara karyawan
bekerja sama dalam situasi yang kompleks, dan jika organisasi memiliki manajemen yang fleksibel maka dapat disesuaikan dengan perubahan yang dinamis sehingga tidak peduli terhadap perubahan apa yang akan terjadi. 5. Sukses dalam Organisasi Virtual Lingkungan bisnis saat ini menuntut sebuah filosofi baru untuk mencapai tugas yang diberikan. Keberhasilan organisasi virtual terutama berada pada staf (tim) yang menjalankan pekerjaan. Manajer harus selalu memotivasi tim dalam menghasilkan ide-ide atau proses baru dalam mempercepat pekerjaan. Tim virtual yang sukses melibatkan kombinasi yang kuat dari orang-orang, proses, dan teknologi. Bagi orang-orang yang bekerja secara efektif dalam melintasi batasbatas seperti jarak, waktu dan peralatan maka, layanan harus dikolaborasikan dalam produktivitas teknologi yang tersedia. Eksekutif TI harus mengevaluasi alat yang digunakan sehingga menghasilkan audio dan video dalam teknologi streaming yang dapat mendukung kegiatan tim virtual. 6. Tantangan dan Solusi dalam Knowledge Manajemen Meskipun knowledge manajemen dapat menjadi strategi yang baik dalam banyak organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam bersaing dengan kompetitor, hal tersebut juga menyajikan tantangan yang signifikan terhadap organisasi terutama untuk manajer dan profesional TI. Kompleksitas dalam mendefinisikan model manajemen pengetahuan yang sesuai, penyajian informasi, memilih teknologi yang paling tepat adalah contoh masalah yang dihadapi oleh organisasi. Namun meskipun masalah yang banyak, bukan berarti semua organisasi menghadapi masalah yang sama. Masalah ini akan tergantung pada organisasi itu sendiri, apa saja yang merupakan bisnis inti dan bagaimana organisasi menjalankan kegiatan tersebut. 7. Mendistribusikan Informasi Mendistribusikan informasi adalah cara dimana agar organisasi dapat berkembang dan saling melengkapi dalam berbagi pengetahuan pada lingkungan antara karyawan dan organisasi. Sebelum mempertimbangkan cara bagaimana mendistribusikan informasi, organisasi harus memahami dengan jelas informasi yang ada pada organisasi tersebut. Dalam organisasi terdapat tiga jenis informasi yaitu :
- Explicit Knowledge : pengetahuan yang dapat diambil dari buku, dokumen dan database yang tersedia atau didapat dari individu lainnya. - Embedded Knowledge : pengetahuan yang didapat dari sebuah pengalaman sebelumnya dalam tugas berorganisasi. - Tacit Knowledge : pengetahuan yang dimiliki seseorang atau kebiasaan yang ada atas pengalaman atau mempunyai pengetahuan yang luas yang didapat secara pribadi. Ada dua ruang lingkup dalam penyebaran informasi yaitu informasi yang didistribusikan melalui para pekerja dalam sebuah organisasi nyata yang berfokus pada setiap individu atau perorangan dan yang kedua adalah informasi yang didistribusikan dalam organisasi virtual yang berfokus pada teknologi yang digunakan dimana teknologi yang digunakan tersebut dapat berbagi informasi di dunia maya bahkan mencangkup dunia. 8. Kesimpulan E-Business adalah suatu cara yang menarik dalam bisnis untuk mendapatkan keuntungan lebih dan efisien. Meskipun ada banyak manfaat yang dapat diperoleh dari E-Business akan tetapi hambatan juga pasti akan banyak ditemui sehingga bagaimana organisasi atau perusahaan berperan dalam menyikapi hal-hal tersebut dengan positif dan cara menghadapinya. Knowledge management adalah metode yang digunakan dalam organisasi sehingga dapat membuat strategi dalam menghadapi konsumen, pasar, produk (barang dan jasa) dan proses internal. metode Knowledge management juga dapat membantu sesorang, organisasi atau perusahaan untuk mencapai keunggulan yang kompetitif dalam bersaing dengan kompetitor. Penerapan knowledge management berhasil mendorong banyak organisasi dalam mencapai tujuan. Ciri-ciri organisasi yang sukses yang menerapkan knowledge management adalah melihat pada pembiayaan, kepekaan terhadap lingkungan, rasa kohesi dan identitas organisasi atau perusahaan yaitu antara karyawan, menghargai ide-ide baru dan melihat situasi dan perubahan yang terjadi. Meskipun knowledge manajemen membawa banyak manfaat, pada waktu yang sama juga dapat membawa masalah. Masalah tergantung pada setiap organisasi, inti dari setiap bisnis yang dijalankan seperti apa dan cara organisasi menjalankannya. Pada dasarnya masalah yang terjadi dalam menggunakan metode
knowledge management yaitu bagaimana organisasi mendistribusikan informasi dan bagaimana mengklasifikasikan informasi dalam menggunakan metode knowledge management. 2.2. Paper Analisis Paper I : Artificial Intelligence (AI) dan Organisasi Virtual Dalam paper yang ditulis oleh Fakhruddin Rizal Batubara terdapat beberapa hal yang belum dibahas secara jelas. Hal tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Didakatakan dalam paper ini bahwa World Wide Web (WWW) dan artificial intelligence (AI), memungkinkan pengembangan implementasi baru dari organisasi virtual, akan tetapi WWW dan AI itu seperti apa dan tidak adanya penjelasan proses dari WWW dan AI itu seperti apa sehingga berhubungan dengan virtual organisasi. 2. Kurang dijelaskan secara rinci mengenai organisasi virtual yang ada didalam bagian-bagian atau point-point yang dijelaskan seperti pada laboratorium virtual, yang dijelaskan adalah VILAN akan tetapi proses cara kerja yang kurang jelas dan alat apa yang digunakan dalam VILAN tersebut. 3. Siapakah yang mengendalikan dan memimpin setiap bagian dalam contoh organisasi yang disebutkan dalam paper dan apakah organisasi-organisasi tersebut bekerja secara manual atau dikerjakan secara otomatis oleh sistem komputer, mengingat paper tersebut menjelaskan hubungan antara teknologi dalam organisasi virtual. Paper II : Knowledge Management Strategy for Virtual Organizations to Gain Competitive Advantage Dalam paper yang ditulis oleh Yefta dan Gamayanto terdapat beberapa hal yang belum dibahas secara jelas. Hal tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Dalam paper dijelaskan bahwa memfasilitasi kerja secara virtual perlu hati-hati dalam memimpin yang akan berdampak pada terhambatnya suatu pekerjaan dan kepercayaan dalam tim sehingga bisa lebih dijelaskan lagi kepemimpinan seperti apa yang baik dalam memimpin tim atau organisasi virtual. BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan
Virtual Organization atau organisasi maya adalah sekelompok grup, orang, atau institusi dengan beberapa tujuan yang sama mereka melakukan sharing sumber daya (komputer) untuk memenuhi kebutuhan mereka. Organisasi virtual yaitu organisasi yang menyebar secara geografis dan proses kerja dari organisasi virtual adalah menggunakan komunikasi secara elektronik, keuntungan secara spesifik dari organisasi virtual ini adalah memberikan akses kepada sumber informasi yang tidak terjangkau dengan kata lain dalam menghemat biaya dan waktu dan kemudahan dalam membentuk kembali perubahan struktur organisasi yang berdasarkan pada usulan atau tuntutan sebuah tugas atau proyek. Sehubungan dengan faktor-faktor pendukung dan teknologi yang digunakan dalam membangun organisasi virtual, banyak penelitian yang belum jelas dalam menyampaikan teori-teori terhadap teknologi yang digunakan dan seperti apa contoh teknologi tersebut serta bagaimana pengunaannya, sehingga dapat diketahui proses tersebut merupakan proses kerja manual atau otomatis. Untuk itu, pada tahap awal, sangat penting untuk membahas terlebih dahulu secara jelas mengenai teori pada teknologi yang digunakan dan dampaknya pada organisasi virtual. Dengan demikian diharapkan penjelasan secara jelas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi efektifnya sebuah organisasi virtual dengan berfokus pada apa yang telah dijelaskan maka sebuah organisasi atau perusahaan yang sedang membangun virtual organisasi dalam lingkungan yang kompetitif dapat mengacu pada sumber dari penelitian yang telah dilakukan secara jelas. 3.2. Saran 1. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifnya sebuah organisasi virtual harus lebih terperinci lagi dalam menjelaskan teori-teorinya. 2. Penjelasan mengenai teknologi dapat berupa gambar dan keterangan yang jelas. 3. Proses hubungan antara teknologi, orang dan organisasi virtual dapat digambarkan serta dijelaskan secara jelas.
DAFTAR PUSTAKA Fakhruddin, Rizal, B, Tanpa Tahun, Artificial Intelligence dan Organisasi Virtual, Medan : Universitas Sumatra Utara. Yefta, Saron, K., Gamayanto, Indra, Tanpa Tahun, Knowledge Management Strategy for Virtual Organizations to Gain Competitive Advantage, Univeritas Kristen Marantha, Institut Teknologi Harapan Bangsa.