I. LATAR BELAKANG Naskah atau dokumen merupakan salah satu produk yang dihasilkan dalam sebuah tatanan organisasi, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, laporan dan evaluasi hampir seluruhnya menghasilkan dokumen. Selain itu rapat, presentasi, kebijakan, kajian maupun penelitian juga menghasilkan dokumen. Dengan banyaknya dokumen yang dihasilkan tersebut, maka manajemen dokumen menjadi peranan yang sangat penting. Kementerian Agama sebagai salah satu instansi pemerintah, dapat dipastikan menghasilkan dokumen dalam setiap proses administrasi maupun kebijakan. Dalam hal ini, manajemen dokumen akan memberikan solusi yang baik agar setiap dokumen dapat diakses dan dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna yang berkepentingan. Manajemen dokumen yang kurang baik menyebabkan sulitnya mencari dokumen pada saat diperlukan. Dalam kenyataan yang ada, tidak jarang dokumen sangat sulit diakses karena hanya disimpan oleh orang-orang tertentu dengan berbagai alasan. Sementara dokumen tersebut merupakan hak publik yang seharusnya dapat diakses oleh banyak orang. Terlebih setelah diberlakukannya UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, untuk menekankan kemungkinan terjadinya sengketa publik, maka berbagi pakai dokumen merupakan keniscayaan yang harus dilakukan. Dengan kondisi demikian, kita harapkan dokumen tersebut disimpan dalam sebuah aplikasi berbasis web, sehingga memungkinkan semua pihak dapat dengan mudah mengakses dokumen yang tersimpan didalamnya. A. Tujuan Pengembangan dan penerapan aplikasi e-dokumen di lingkungan Kementerian Agama bertujuan untuk menjadi salah satu pendukung penyebaran informasi yang berbasis dokumen. 1
B. Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan dengan e-dokumen ini antara lain: 1. Menyimpan dokumen atau file agar berguna bagi penyelenggaraan tugas dan fungsi Kementerian Agama. 2. Dapat berbagi pakai dokumen antar unit kerja di lingkungan Kementerian Agama. Sehingga dapat meningkatkan saling pemahaman terhadap tugas dan fungsi. 3. Mensosialisasikan kebijakan yang bersentuhan langsung dengan kepentingan publik. II. SPESIFIKASI SISTEM Guna memudahkan dalam mengembangkan sistem, perlu diatur spesifikasi dari sistem tersebut. Infomasi yang terkandung dalam spefisikasi ini diharapkan berguna bagi para perancang, pembangun, pengembang dan code developer yang terlibat langsung dengan pengembangan dan implementasi e-dokumen. Aplikasi e-dokumen merupakan aplikasi yang berbasis web yang memungkinkan semua orang dapat mengakses dengan fasilitas internet. Dalam aplikasi tersebut pengguna dapat mengakses dokumen-dokumen yang telah disimpan serta dapat menjadi anggota sehingga dapat menyimpan dokumen mereka sendiri dalam aplikasi. Aplikasi menampilkan fitur antara lain upload dokumen, hak akses pada setiap level pengguna dan komentar terhadap dokumen. Dokumen dalam aplikasi ini disajikan dengan menggunakan teknologi flex paper. Dengan teknologi ini dokumen yang ada didalam aplikasi sudah di konversi menjadi file flash dengan keunggulan kemudahan diakses. A. Platfrom Sistem Sistem e-dokumen dibangun dengan menggunakan bahasa php dan didukung dengan database mysql. Sistem ini dapat berjalan dengan baik pada semua komputer baik yang berbasis sistem operasi windows maupun linux. 2
B. Sifat Dokumen Dalam rangka memudahkan pengelolaan dokumen dalam sistem, maka dokumen yang diupload oleh pengguna dalam aplikasi e-dokumen Kementerian Agama dibedakan menjadi 3 jenis, sebagai berikut: 1. Dokumen Publik yakni dokumen yang dapat dilihat oleh pengguna internet dalam bentuk preview (web based document viewer). Dokumen ini dapat dicari berdasarkan kriteria tertentu namun hanya dapat dillihat dan tidak dapat di download. 2. Dokumen Register yakni dokumen yang dapat dilihat oleh anggota yang sedang login masuk dalam sistem e-dokumen Kementerian Agama. Dokumen tersebut dapat dicari berdasarkan kriteria tertentu, dapat di baca dan di download. 3. Dokumen Pribadi yakni dokumen yang hanya dapat di akses oleh pemiliknya. C. Hak Akses Pengguna Pengguna dalam sistem e-dokumen Kementerian Agama akan dibedakan menjadi 4 tingkatan sesuai dengan hak akses yang dimilikinya, sebagai berikut: 1. Administrator, yaitu orang yang diberi kepercayaan untuk mengelola sistem secara keseluruhan dan memiliki hak akses paling tinggi dalam sistem e-dokumen. Seorang administrator selain memiliki akses terhadap seluruh dokumen yang disimpan dalam sistem oleh semua anggota, juga memiliki hak untuk menghapus file atau dokumen yang mengandung unsur SARA atau pornografi. 2. Moderator, merupakan orang yang dipilih dari anggota yang dipercaya untuk membantu mengelola sistem yang bertugas antara lain melakukan seleksi terhadap dokumen yang diupload peserta, serta memberikan laporan kepada administrator terkait dengan keamanan sistem dan etika antar anggota. 3. Anggota, merupakan pengguna yang telah mendaftarkan diri serta mendapatkan persetujuan menjadi anggota untuk menggunakan sistem sebagai media penyimpanan file atau dokumen. 3
4. Pengguna Umum, adalah pengguna umum yang dapat mengakses aplikasi e-dokumen. D. Jenis File Seorang anggota dapat menyimpan file atau dokumen dalam sistem dengan berbagai tipe yang telah ditentukan. Untuk dokumen yang bersifat publik dan grup, maka file harus dalam bentuk Protable Document Format (PDF). No. Hak Akses Sifat Dokumen Publik Grup Private 1. Pengguna S, R - - 2. Anggota S, R, D S, R, D S, R, D, T 3. Moderator S, R, D S, R, D S, R, D 4. Administrator S, R, D, T S, R, D, T S, R, D, T 5. Jenis File PDF PDF PDF S: Search, R: Read, D: Download, T: Delete E. Interface Sistem Interface sistem harus disusun dengan menggunakan prinsip sederhana dan tertata dengan rapi sesuai dengan informasi yang hendak disajikan. Beberapa hal yang perlu tampil dalam tampilan utama sistem antara lain: 1. Pencarian File, fitur ini berguna bagi pengguna untuk mencari file atau dokumen berdasarkan kriteria tertentu. 2. File-file terbaru, fitur ini menampilkan daftar file atau dokumen yang terupdate atau terbaru diupload. 3. File-file populer, fitur ini menampilkan daftar file atau dokumen yang sering di lihat atau di download oleh pengguna. 4. Serba-serbi, fitur ini menampilkan kesan dan pesan pengguna yang mengakses sistem. F. Keamanan Sistem e-dokumen Kementerian Agama merupakan sistem yang berbasis web, sehingga memungkinkan semua orang dapat membuka dan melihat dokumen yang tersimpan dalam sistem tersebut. Dalam hal ini sangat penting bahwa adanya jaminan keamanan terhadap dokumen 4
elektronik disimpan dalam sistem. Sistem ini harus menjamin keamanan dokumen yang disimpan sehingga terhindar dari tangan-tangan yang tidak berhak. Selain itu sistem juga harus menjaga keamanan data setiap anggota serta dokumen pribadi yang disimpan dalam sistem. Aplikasi e-dokumen sudah diintegrasikan dengan web resmi Kementerian Agama dan mendapatkan subdomain http://edokumen.kemenag.go.id. Sehingga seluruh pengamanan sistem sudah terintegrasi bersama web induknya. Hal ini menjadi jaminan bahwa aplikasi tersebut relatif lebih aman dari serangan virus dan hacker. G. Nilai Input Dalam melakukan upload sebuah file dokumen, pengguna akan diminta untuk mengisi beberapa variabel dalam interface sebagai nilai input. Nilai input yang harus diisi tersebut adalah: 1. Judul Dokumen, harus dapat menjelaskan dengan baik isi dari dokumen tersebut. 2. Kategori Dokumen, dibedakan menjadi 5 kelompok yakni: agama, pendidikan, tata kelola pemerintah, penyelenggaraan ibadah haji dan teknologi informasi dan komunikasi. 3. Sifat Dokumen, menunjukan sifat dari dokumen terhadap pemanfaatan secara publik. III. RANCANG BANGUN DAN TAMPILAN SISTEM Elektronik dokumen atau yang biasa disebut dengan e-dokumen dalam hal ini dirancang untuk menjadi media penyimpanan dokumen yang dihasilkan dalam tatanan organisasi Kementerian Agama. 5
Gambar 1. Tampilan aplikasi berbasis web dari e-dokumen Kementerian Agama RI. Konsep yang dihadirkan oleh aplikasi e-dokumen ini agak sedikit berbeda dengan konsep e-dokumen pada umumnya, dimana aplikasi ini hanya digunakan untuk menyimpan dan berbagi pakai terhadap dokumen yang disimpan didalamnya. Tidak ada fasilitas untuk melakukan perubahan terhadap dokumen secara bersama-sama. Dalam pengembangan selanjutnya, e-dokumen akan dikemas menjadi sebuah storage application dimana setiap anggota dapat menyimpan seluruh file dalam aplikasi dan dapat diakses kapan saja. IV. PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI Aplikasi e-dokumen Kementerian Agama dapat diakses melalui internet pada http://e-dokumen.kemenag.go.id. Sebagai anggota ada dua hal kegiatan pokok yang dilakukan, yakni mendaftar sebagai anggota dan melakukan upload dokumen. A. Registrasi Anggota Untuk dapat menjadi anggota, Anda harus mendaftar dengan cara klik pada tombol Register pada halaman tersebut. 6
Gambar 2. Tampilan halaman depan e-dokumen Kementerian Agama Kemudian Anda diharuskan mengisi beberapa data diri, antara lain Nomor Induk Pegawai (NIP), Nama Lengkap, Email dan Kode sebagimana terlihat pada Gambar 3. NIP harus lengkap dan benar, karena akan digunakan sebagai bahan verifikasi bahwa yang bersangkutan adalah PNS Kementerian Agama. Anda pun harus mengisi email yang benar dan aktif, karena akan digunakan sebagai konfirmasi atas keanggotaan Anda. Gambar 3. Tampilan untuk mengisi data pada saat pendaftaran. Setelah proses diatas selesai, Pendaftaran Anda akan diverifikasi oleh Administrator. Jika diterima maka Anda akan menerima email dari Administrator secara otomatis sebagai konfirmasi atas pendaftaran 7
tersebut. Buka email tersebut dan Anda harus melengkapi data-data yang dibutuhkan agar menjadi anggota secara penuh. B. Upload Dokumen Anda yang sudah berstatus sebagai anggota dari e-dokumen, dapat melakukan upload dokumen yang Anda miliki dan berbagi guna dengan anggota maupun pengguna yang lain. Sebelum melakukan upload dokumen, hal yang pertama dilakukan adalah login dalam aplikasi e-dokumen. Login menggunakan email yang digunakan pada saat mendaftar sebagai tampilan pada Gambar 4 dibawah ini. Gambar 4. Tampilan login Setelah Anda berhasil login, akan muncul tampilan seperti pada Gambar 5 berikut: Gambar 5. Tampilan untuk anggota Pada bagian atas, terdapat beberapa menu yang diberikan kepada setiap anggota yang telah terdaftar dalam sistem, yaitu: 8
1. Beranda, menampilkan dokumen-dokumen popular yang sering dilihat pengguna dan dokumen baru. 2. Dokumen, menampilkan seluruh dokumen yang dapat kita akses termasuk dokumen dari pengguna lain. 3. My Files, menampilkan dokumen yang telah kita upload. Pada bagian ini kita dapat melakukan merubah atau menghapus file tersebut. 4. Upload File, dimana kita dapat melakukan upload file yang telah dibentuk dalam format Portable Document Format (PDF). 5. Account, memuat identitas pengguna, termasuk fasilitas merubah password. 6. Files, menampilkan file-file yang belum mendapat persetujuan oleh Admin. C. Syarat dan Ketentuan Sebagaimana halnya dengan aplikasi yang diperuntukkan dan terbuka secara publik, maka aplikasi ini juga harus dilengkapi dengan syarat-syarat menggunakan aplikasi agar aplikasi dapat bermanfaat secara maksimal. Adapun syarat-syarat tersebut adalah sebagai berikut: 1. e-dokumen Kementerian Agama merupakan media yang digunakan sebagai sarana bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) Kementerian Agama Republik Indonesia untuk menyimpan dokumen secara online. 2. Setiap anggota bertanggungjawab penuh terhadap dokumen yang disimpan dalam media ini. 3. Dilarang keras memuat dokumen yang berhubungan dengan SARA, saling menghujat, pornografi atau pornoaksi. Jika terdapat dokumen yang memuat hal-hal seperti itu maka Administrator akan segera menghapus dokumen tersebut tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pemiliknya. 4. Dokumen yang disimpan dalam media ini akan dikelompokkan menjadi tiga jenis, yakni dokumen publik, dokumen internal dan dokumen pribadi. 9
5. Dokumen publik merupakan dokumen yang terbuka bagi semua pengguna internet yang mengakses media ini, dimana mereka dapat mencari dan membaca dokumen tersebut. 6. Untuk menjadi anggota, setiap pendaftar harus berstatus sebagai PNS Kementerian Agama dan wajib mengisi data yang benar, jujur dan jelas. Jika dikemudian hari ditemukan hal-hal yang tidak benar maka account akan dihapus secara sepihak. 7. Wajib menuliskan judul dengan baik dan sesuai dengan isi dari dokumen tersebut serta mudah dipahami oleh pengguna lainnya. V. PENUTUP Demikian dengan adanya aplikasi e-dokumen yang berbasis web ini diharapkan kepada semua pejabat dan karyawan dilingkungan Kementerian Agama dapat memanfaatkan secara optimal dengan memulai menyimpan dokumen yang terkait dengan tugas dan fungsi Kementerian Agama dalam aplikasi ini. Dengan demikian isu strategis maupun sosialisasi dapat berjalan lebih luas dan cepat. 10