Fungsi dari perencanaan tersebut adalah Menjelaskan berbagai masalah. Menentukan prioritas masalah Menentukan tujuan dan indicator keberhasilan Mengkaji hambatan dan kendala Menyusun rencana kerja operasioanal
Menurut Stoner James, AF (4(empat ) langkah dasar Perencanaan 1. Menetepkan Tujuan dan seperangkat tujuan 2. Mendefinisikan situasi saat ini(sekarang) 3. Menentukan bantuan dan rintangan 4. Mengembangkan seperangkat tindakan
HIERARKI RENCANA DALAM ORGANISASI 1. Rencana strategi yg dirancang utk mencapai tujuan yg luas, menggambarkan hakekat eksistensi perusahaan 2. Rencana operasional yg memberi rincian ttg bagaimana rencana dilaksanakan. Rencana Operasioanal terbagi 2 (dua) 1. Rencana sekali pakai (single-use plans) - program, proyek, anggaran 2. Rencana tetap(standing plan) - Kebijakan, - prosedur dan metode standar, peraturan
manfaat perencanaan tersebut adalah sebagai berikut a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang. b. Dimungkinkan melakukan pilihan dari berbagai alternatif tindakan. c. Mengarahkan perhatian pada tujuan. d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan. e. Memudahkan melakukan koordinasi diantara berbagai organisasi f. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga menghemat waktu, usaha dan dana.
Perencanaan adalah suatu putusan yang menyeluruh, dan lazimnya merupakan gambaran yang memuat berbagai ketegasan mengenai: a. What, apa yang akan dikerjakan (materinya). b. Why, mengapa justru itu yang dikerjakan (dasar pertimbangannya). c. Who, siapa yang akan mengerjakannya(pelaksananya) d. Where, dimana akan dikerjakan (tempat/lokasinya) e. When, kapan akan dikerjakan (waktunya) f. How, bagaimana mengerjakannya (tata kerja serta peralatannya)
Perencanaan sebagai suatu proses, karena qerencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik/menguntungkan dari berbagai alternatif dqlam usaha pencapaian tujuan yang sifatnya berkesinambungan, dan tidak ada rencana yang bersifat final, tetapi selalu merupakan bahan untuk diadakan perbaikan.
Wilson Saragih (1982) manfaat dari peren-canaan ini sebagai berikut: Perencanaan itu penting karena didalamnya digariskan secara jelas dan tepat tujuan-tujuan baik yang berjangka panjang maupun yang berjangka pendek Perencanaan itu merupakan petunjuk jalan (guide) bagi seluruh anggota organisasi yang ikut serta dalam pelaksanaan perencanaan itu Perencanaan bukan suatu karya yang sekaligus saja selesai tetapi suatu proses yang terus menerus,inovative
Perencanaan itu merupakan alat pengendalian (= means of control) untuk mengendalikan/mengawasi pelaksanaannya. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan berbagai sumber yang tersedia (manusia, keuangan, alat dan lain-lain) secara teratur, efektif dan ekonomis serta dapat menghindarkan pemborosan yang tidak perlu. Dengan perencanaan kita melihat perencanaan dapat mengetahui hakikat organisasi yang bersangkutan.
Unsur-unsur Perencanaan Unsur tujuan (objectives goals), yaitu perumusan yang lebih jelas dan lebih terperinci tentang apa yang ingin dicapai oleh sesuatu usaha kerja sama Unsur kebijaksanaan (policy), adalah suatu metode atau cara/jalan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. untuk dicapai.sikap, pendirian, pandangan. Kebijaksanaan ini ditentukan oleh top manajer
Unsur tata cara pengelolaan (prosedure). Unsur ini termasuk pemba-gian tugas serta hubungannya (vertikal dan horizontal) antara setiap anggota kelompok secara terperinci. Unsur kemajuan (progress), yaitu untuk mengukur suatu kemajuan diperlukan standar. Dalam perencanaan sangat dibutuhkan standar. Standar ini digunakan untuk ukuran kemajuan sesuatu usaha sebagai-mana yang direncanakan
Unsur program (programme). ialah menyusun berbagai-bagai rencana secara menyeluruh dan merupakan kesatuan di mana satu dengan lainnya saling berhubungan, dan secara uruturutan (sequence).
Arti unsur sebagai jenis/pola perencanaan dari beberapa Tokoh Goerge.Terry dengan klasifikasi objective, policy, procedure, method, programs, dan budget. Koontz dan O Donnel dengan klasifikasi objective, policies, procedures, rules, programs, budget, dan strategic. The Liang Gie dengan klasifikasi sasaran, haluan, kebijaksanaan, program kerja, prosedur, peraturan, anggaran keuangan, formasi, dan strategi
Prinsip-prinsip Perencanaan(Principles of Planning Koontz dan O Donnel dalam Sukarna (ibid) dan Hasibuan (1990) menyebutkan prinsip-prinsip/asas perencanaan sebagai berikut: Prinsip membantu tercapainya tujuan (Princples of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan Prinsip efisiensi dari perencanaan (Principles of effeciency of plans). Suatu perencanaan adalah efisien apabila perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya yang sekecil-kecilnya
Prinsip pengutamaan perencanaan (Principles of primacy of planning). Perencanaan merupakan keperluan utama dari manager Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi-fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya Prinsip patokan perencanaan (Principle of planning premise). Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, karena premise-premise planning dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan terjadi pada masa yang akan datang
Prinsip kebijaksanaan pola kerja (Principle of policy frame work). Kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja. Dalam pola kerja itulah prosedur-prosedur kerja dan program tersusun Prinsip waktu (principle of timing). Perencanaan yang efektif dan efisien memerlukan waktu yang cukup dalam penyusunannya baik horizontal maupun vertikal Prinsip tata hubungan perencanaan (Principle of planning commu-nication). Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasi dengan baik
Prinsip alternatif (Principle of alternatives). Alternatif itu ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan Prinsip pembatasan faktor (Principle of limiting factor) Dalam pemilihan di antara alternatif-alternatif Prinsip keterikatan (The commitment principle). Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan
Prinsip flexibilitas (The principle of flexibility). Perencanaan yang efektif memerlukan flexibilitas, tetapi tidak berarti merubah tujuan Prinsip ketetapan arah (The principle of navigational change). Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadiankejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan Prinsip Perencanaan strategi (Principle of strategic planning). Dalam suatu kondisi di mana terdapat persaingan yaitu di mana pihak lain berusaha untuk mencapai tujuan yang sama, maka manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksa-naan perencanaan tetap efektif
Berdasarkan uraian prinsip tersebut di atas, Sukarna (opcit) menyimpulkan sebagai berikut: a. Perencanaan merupakan fungsi utama dari pada manajer. Pelaksanaan pekerjaan tergantung kepada baik-buruknya suatu perencanaan b. Perencanaan harus diarahkan terhadap tercapainya tujuan. Oleh karena itu apabila tujuan tidak tercapai mungkin disebabkan oleh kurang sempurnanya perencanaan. c. Perencanaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif d. Perencanaan harus mengandung atau dapat memproyeksi kejadiankejadian pada masa yang akan datang. e. Perencanaan harus memikirkan dengan matang tentang budget, program, policy, procedure, methode dan standar, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.