Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG (SIMPeL) VERSI 3.0.0 UNTUK ADMIN AGENCY Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710 Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219
1. Pendahuluan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012, batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200 juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, Pembangunan sistem ini, diharapkan dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung. Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia untuk pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan aparat pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan langsung. Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan langsung. 1.1 Admin Agency-PL Admin Agency-PL memiliki kewenangan untuk memberikan user id/persetujuan user id admin satker dan verifikasi penyedia. 2. Memulai Aplikasi 2.1 Registrasi dan Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL Admin Agency-PL mendapatkan kode akses (user id dan password) dari admin system, selanjutnya dapat dilakukan perubahan. Admin Agency-PL ditetapkan berdasarkan Surat Penunjukan dari Kepala Pusat LPSE 2
PENDAFTARAN ADMIN AGENCY ADMIN AGENCY ADMIN SYSTEM Mulai Menyerahkan Keputusan Penunjukan Admin Agency 2. Login 3. Membuat User ID dan Kata Sandi (Password) Admin Agency Admin Agency dapat Menggunakan User ID dan Kata Sandi (Password) 4. Mengisi formulir registrasi elektronik Selesai Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol. 3. Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi me nu yang dapat digunakan oleh oleh admin agency untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL 3
3.1 User Management Role yang dapat dilakukan oleh seorang admin agency adalah membuatkan user Admin Satker. Untuk dapat membuatkan user Admin Satker, Admin Agency melakukan klik tombol user management kemudian klik tombol user list. Pemberian user id /persetujuan user id ke Admin Satker : Untuk menambahkan user id klik tombol Add New. Keterangan Status : a. Active : User ID dan Password admin satker dinyatakan aktif b. Inactive : User ID dan Password admin satker dinyatakan tidak aktif c. Banned : User ID dan Password admin satker dinyatakan banned, dikarenakan user terkendala kasus. Update User Admin Satker : Setelah Admin Satker melakukan pendaftaran online, Admin Agency dapat mengaktifkan user Admin Satker. Cara mengaktifkan user ID dan Password Admin Satker oleh Admin Agency : a. Klik tombol b. Melihat Surat Permohonan hasil upload Admin Satker. c. Merubah status inactive menjadi active d. Klik tombol save Catatan : User id subadmin satker hanya diperuntukkan bagi kantor pusat, seperti Setjen, Setditjen, dan Sekretariat Badan 4
3.2 Mengaktifkan Penyedia Kewenangan Admin Satker yang lain adalah mengaktifkan dan menonaktifkan penyedia. Admin satker mengecek kesesuaian antara dokumen asli yang dibawa dengan softcopy dokumen yang di upload pada aplikasi SIMPeL. Cara yang dilakukan oleh admin satker : a. Klik tab penyedia b. Memilih penyedia pada daftar penyedia List Penyedia c. Klik tombol mata untuk view penyedia View Detil Penyedia Untuk dapat melihat detail penyedia admin satker dapat melakukan klik pada tombol 5
List Penyedia d. Cek kesesuaian Syarat Pendaftaran (dokumen kualifikasi) : Admin satker melakukan cek kesesuaian dokumen yang di upload penyedia dengan dokumen aslinya. Setelah itu admin satker memverifikasi penyedia. Untuk melakukan verifikasi penyedia, langkah awal yang dilakukan seorang admin satker yaitu melakukan klik tombol 6
Setelah Melakukan klik, akan terdapat 4 status : -Pending : Menyatakan dokumen belum dilakukan verifikasi oleh penyedia -Waiting : Menyatakan dokumen sudah dilakukan verifikasi, namun belum dinyatakan terverifikasi, dikarenakan ada dokumen dinyatakan belum sesuai. -Verified : Menyatakan dokumen telah lengkap dan sesuai -Expired : Menyatakan dokumen telah berakhir masa berlakunya e. Cek Syarat Pendaftaran Lainnya (Syarat Kualifikasi Lainnya) Admin satker mengecek data kualifikasi lainnya. Wajar atau tidaknya data yang dimasukan pada tenaga ahli, peralatan, dan pengalaman dalam bidang pengadaan barang/jasa. f. Mengaktifkan dan menonaktifkan penyedia Setelah data dinyatakan sesuai oleh admin satker., maka penyedia dapat mengaktivasi penyedia. 7
Untuk mengaktifkan penyedia, admin satker klik tombol Apabila penyedia yang terdaftar terdapat permasalahan seperti terkena daftar hitam, sehingga menyebabkan user diharuskan untuk di non aktifkan, maka admin satker dapat melakukan klik g. Admin Satker mengirimkan dokumen registrasi offline penyedia kepada Admin Agency untuk di arsipkan. 3.3 Ubah NPWP dan email kepada penyedia yang belum aktif. (Fitur Baru) Ubah NPWP dan email dapat dilakukan oleh Admin Agency ketika terdapat penyedia baru yang mengalami permasalahan, seperti NPWP salah terdaftar namun user belum dapat aktif, atau alamat email yang salah. Cara merubahnya Klik tombol pensil pada penyedia yang belum aktif. Setelah itu tampilan akan menjadi seperti ini. Pilih yang ingin di edit. Kemudian klik tombol save. 8
3.4 Menu Ganti Password Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 Admin Agency Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat. 4. Mengakhiri Aplikasi 9
5. Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat mengikuti versi aplikasi SIMPeL yang dirilis. Untuk update aplikasi SIMPeL terbaru, petunjuk pengoperasiannya akan diupload di halaman utama aplikasi SIMPeL. Apabila mendapat kesulitan dalam pengoperasian aplikasi SIMPeL, dapat menghubungi alamat dan nomor telepon unit layanan helpdesk yang terdapat di website aplikasi SIMPeL (halaman Kontak Kami ). 1