ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMPN 213 JAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh ALIEF 05.12.1210 kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKAN DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMPN 213 JAKARTA ANALYSIS AND DESIGN OF LIBRARY IMFORMATION SYSTEM ON SMPN 213 JAKARTA ALIEF Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The school library is a facility supporting the process of teaching and learning activities are very useful to develop the knowledge and insight for the students. By maximizing the function of the school library is expected to boost knowledge and insights that have students in the school environment. School library functions can be maximized by utilizing computer technology to build a system of computerized library information more effectively and efisian in the process of service to the students and library staff as well as for those who have an interest and related to the school library. In this thesis the author will conduct an analysis of the library system that has owned (library information system used previously) by the SMPN 213 JAKARTA. Then from the results of the analysis has been done then the author will develop a system of computerized library information with the aim of providing services to members of the library and library facilities for the conduct staff recording process data library book circulation. Keywords : Information System, Library Information System, Computerized
1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah atau meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid di sekolah. Dengan meningkatkan fungsi perpustakaan secara maksimal maka diharapkan juga akan memberikan pendidikan yang maksimal bagi para murid. Salah satu langkah yang bisa diterapkan untuk meningkatkan fungsi perpustakaan sekolah adalah dengan penggunaan sistem pengolahan data yang tepat dan cepat. Sistem informasi pengolahan data perpustakaan yang dibutuhkan oleh sekolah nantinya dipergunakan untuk tujuan pencatatan, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali dan juga untuk menyalurkan informasi itu sendiri. Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi pada saat ini yang hampir mencakup semua bidang dalam kehidupan manusia. Maka hal ini bisa dimanfaatkan untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputerisasi. Komputer merupakan salah satu cara atau saranan yang bisa digunakan untuk membantu dalam mewujudkan sistem informasi perpustakaan yang berbasisi komputerisasi tersebut. Sehingga sistem informasi tersebut akan mempunyai nilai lebih daripada sebuah sistem informasi perpustakaan yang diolah secara manual dan juga akan meghasilakan suatu sistem informasi yang efisien dan mempunyai produktifitas yang tinggi. Penulis bertujuan untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputerisasi pada SMPN 213 Jakarta yang nantinya diharapkan mampu untuk meningkatkan pelayanan bagi para murid disekolah tersebut, serta mampu meningkatkan kinerja dari sistem perpustakaan itu sendiri. Baik dalam hal pendataan buku, proses peminjaman dan pengembalian buku, serta pemberian informasi yang akurat guna dalam hal pengambilan keputusan oleh pihak perpustakaan maupun sekolah. 1.2 Metode Penelitian Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Adapun metode yang digunakan adalah: 1. Metode Observasi Observasi merupakan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap semua aktivitas objek penelitian.
2. Metode Wawancara Metode pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan sumber sumber yang terkait. 3. Metode Kearsipan Merupakan metode pengumpulan data berdasarkan arsip atau dokumen yang berhubungan dengan permasalahan yang menjadi bahan penelitian. 2 LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Dalam mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua buah metode pendekatan yang sering digunakan. Yang pertama adalah pengertian sistem berdasarkan komponen atau elemen-elemen yang menyusun sistem tersebut, dan yang kedua adalah pengertian sistem berdasarkan prosedurnya. Pengertian sistem berdasarkan komponen atau elemen yang menyusunnya dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen elemen yang saling terkait satu sama lainnya dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau tujuan yang sudah direncanakan. Sedangkan pengertian sistem berdasarkan prosedurnya menurut Tata Sutabri adalah: suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk menyelsekan suatu sasaran tertentu 1. Tujuan umum dari pengembangan sebuah sistem adalah menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama atau untuk memperbaiki sistem yang lama baik secara keseluruhan maupun sebagian. Sistem yang lama perlu diperbaiki karena beberapa faktor, antara lain: 1. Munculnya masalah pada sistem yang lama Permasalahan yang biasanya timbul adalah ketidak beresan pada sistem yang lama sehingga menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan harapan, dan kebutuhan sebuah organisasi terhadap informasi semakin meningkat sehingga menyebabkan jumlah pengolahan data yang dibutuhkan juga semakin meningkat. Hal seperti ini akan menyebabkan sebuah sistem baru harus dibangun. 2. Untuk meraih kesempatan Melihat teknologi komputer dan informasi yang semakin berkembang dengan baik sehingga sebuah organisasi dapat memanfaatkan keadaan ini untuk meningkatkan kualitas dan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan dengan tepat. Karena 1 Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi (Yogyakarta, Penerbit Andi, 2004) hal 50
dengan pengambilan keputusan serta tindakan tindakan yang cepat dan tepat, sebuah organisasi dapat meraih peluang untuk meningkatkan pendapatan atau pelanggan, bahkan meraih peluang bisnis yang baru. 3. Adanya instruksi Instruksi penggunaan sistem yang baru biasanya berasal dari pemimpin ataupun kekuatan dari luar organisasi misalnya seperti peraturan pemerintah. 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Analisis sistem adalah sebuah tahapan yang dilakukan untuk menganalisis permasalahan atau mencari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang lama. Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahapan perencanaan dan sebelum tahapan desain sistem. Tahapan analisis sistem merupakan sebuah tahapan yang sangatlah penting, hal ini dikarenakan apabila terjadi kesalahan dalam melakukan analisis sistem maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat pada sistem lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada sistem lama merupakan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga harus dicarikan pemecahan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan keinginan pengguna. 3.2 Analisis PIECES Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance, information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi karena dalam analisis ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama. 1. Performance ( Kinerja Sistem) Analisis kinerja ditujukankan untuk mengetahui tingkat kinerja dari sebuah sistem apakah kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau sudah mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja dari sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi dan tanggap waktu. Jumlah produksi merupakan jumlah perkerjaan yang bisa diselesaikan dalam jangka
waktu tertentu. Sedangkan tanggap waktu adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi berikutnya. Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan SMPN 213 Jakarta dirasakan kurang efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Throughput dan Respon time yang diberikan oleh sistem pengolah data perpustakaan tersebut. Misalkan saja dalam pencarian data buku dan pembuatan laporan, kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penyelesaiannya. Hal ini terjadi dikarenakan proses yang dilakukan masih bersifat manual sehingga proses penyelesaian kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu yang lama. 2. Information (Informasi) Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat, relevan dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan terbebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan, sedangkan relevan berarti informasi tersebut memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi harus ada ketika dibutuhkan. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah informasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan dijadikan sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Pada sistem informasi perpustakaan yang ada di SMPN 213 Jakarta, hasil pengolahan informasinya masih memiliki beberapa kelemahan. Seperti kelambatan dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak perpustakaan sendiri maupun pihak-pihak yang terkait. 3. Economy (Ekonomi) Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat dikurangi semaksimal mungkin, khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta. 4. Control (Pengendalian) Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau
organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalamai kendala dapat diperbaiki. 5. Eficiency (Efisiensi) Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga. 6. Service (Pelayanan) Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah satu alasan diandakannya pengembangan sistem. 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan fungsional: 1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tingkat validasi data yang baik 2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan dengan tingkat validasi data yang baik 3. Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan, baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, maupun laporan denda. 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 4.1 Perancangan Desain Sistem Desain sistem dapat dibagi menjadi dua bagian, yakni desain sistem secara umum dan desain sistem secara terinci. Desain sistem secara umum dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada user secara umum mengenai sistem yang akan dibangun atau dikembangkan. Desain sistem secara umum akan mengidentifikasi komponenkomponen yang menyusun sistem tersebut. Langkan ini baru dilakukan setelah analisis sistem dilakukan dan hasil ananlisisnya telah diterima oleh manajemen (Pimpinan pihak sekolah SMPN 213 Jakarta). Pada tahapan ini komponen yang terkait dengan sistem
informasi akan dirancang kemudian diajukan kepada user (bukan kepada programmer). Komponen sistem yang didesain adalah model, output, input, teknologi dan control. Sedangkan desain sistem secara terinci adalah desain sistem yang diajukan kepada programmer (perancangan sistem secara fisik) 4.2 Implementasi Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan dan pengoperasian sistem yang baru. Bentuk penerapan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pemilihan dan Pelatihan Personil 2. Pengetesan Program 3. Instalasi Program 4. Pengetesan Sistem 5. Konversi Sistem 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan terhadap sistem informasi perpustakaan pada SMPN 213 Jakarta dapat disimpulkan bahwa sistem yang digunakan tidak bekerja secara efektif. Hal ini terlihat dalam proses penyelesaian tugas-tugas yang diberikan kepada sistem seperti, proses pencatatan (buku, anggota, peminjaman dan pengembalian), pembuatan laporan serta pelayanan yang diberikan kepada anggota. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan baru yang berbasiskan komputer maka sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah pada sistem yang lama, serta mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat membantu pihakpihak yang terkait dalam mengambil keputusan. Dengan penggunaan sistem informasi perpustakaan yang baru maka pihak sekolah bisa memperoleh beberapa keuntungan antara lain adalah: 1. sistem dapat menyajikan informasi perpustakaan secara cepat, tepat dan akurat 2. dapat menghemat waktu dalam proses penginputan (penyimpanan) data 3. memudahkan dalam proses pencarian data-data yang dibutuhkan 4. hasil laporan data buku yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan tepat waktu 5. dengan menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasiskan komputer maka beban kerja user menjadi lebih ringan.
6. sistem baru yang diusulkan nantinya diharapkan mampu menggantikan sistem yang lama sehingga dapat mengerjakan tugas-tugas dengan efekif. 5.1 Saran Berdasarkan analisis dari kesimpulan di atas, maka sebagai pertimbangan bagi SMPN 213 Jakarta dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan penulis adalah: 1. melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan diharapkan untuk digunakan dalam proses pengolahan data buku perpustakaan 2. rancangan sistem yang diusulkan layak untuk digunakan dan diharapkan sistem ini mampu mengatasi permasalahan yang muncul pada sistem sebelumnya, walaupun penulis menyadari bahwa sistem ini masih belum benar-benar sempurna dan pada dasarnya tidak ada sistem yang sempurna 3. penerapan sistem yang baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem ini 4. sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah sistem masih layak atau tidak untuk digunakan, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya dilakukan pengembangan atau pergantian sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan informasi SMPN 213 Jakarta. Demikian kesimpulan dan saran yang disampaikan, penulis sangat berharap sistem baru yang diusulkan tersebut dapat membantu mengatasai msalah-masalah yang timbul pada sistem lama dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan mempertimbangkan saran tersebut diatas penulis mengharapkan sistem baru yang diusulkan dapat diterapkan pada sekolah dan bermanfaat bagi pihak sekolah.
DAFTAR PUSTAKA HM Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. 1990. Sutabri Tata. Analisis sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta Sudaryatno Bambang. Modul Sistem Informasi Manajemen. STMIK Amikom. 04- November-2006 Taufiq Muhamad. Modul Analisis dan Perancangan. STMIK Amikom.