DASHBOARD IKAD SISTEM SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING DAN EVALUASI KINERJA DOSEN DALAM MELAKSANAKAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI Giat Karyono, M. Kom Program Studi Teknik Informatika STMIK AMIKOM Purwokerto, Jl. Letjend. Pol. Sumarto Watumas Purwanegara Purwokerto giant_mercy@yahoo.co.id Abstrak Pada dasarnya setiap satuan pendidikan memiliki sistem untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas. Sistem pendidikan tinggi dilihat sebagai sebuah proses akan memiliki empat tahapan pokok yaitu (1) Masukan; (2) Proses; (3) Luaran; dan (4) hasil ikutan (outcome). Yang masuk dalam kategori proses adalah proses pembelajaran, proses penelitian, proses manajemen [1]. Sistem pembelajaran dibangun berdasarkan perencanaan yang relevan dengan tujuan, ranah belajar dan hierarkinya. Pembelajaran dilaksanakan menggunakan berbagai strategi dan teknik yang menantang, mendorong mahasiswa untuk berpikir kritis bereksplorasi, berkreasi dan bereksperimen dengan memanfaatkan aneka sumber. Pelaksanaan pembelajaran memiliki mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki secara periodik kegiatan perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa), penyusunan materi perkuliahan, serta penilaian hasil belajar [2]. Mekanisme tersebut dapat digunakan untuk pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja merupakan hal penting dalam suatu perusahaan karena hasilnya dapat menjadi tolok ukur dalam meningkatkan kinerja perusahaan melalui aktivitas yang sesuai dengan strategi organisasi untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Perusahaan yang dapat menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam sistem pengukuran akan jauh lebih baik dalam pelaksanaan strategi mereka sebab mereka dapat berkomunikasi mengenai tujuan dan target mereka. Dengan demikian pengukuran kinerja dapat dianggap sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan strategi-strategi yang diterapkan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran, dan tujuan yang telah ditetapkan [3]. STMIK AMIKOM Purwokerto telah melakukan monitoring dan pengukuran kinerja secara kontinyu dengan menerapkan indeks kinerja akademik dosen dalam melakukan penilaian kinerja dosen dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Namun, pelaporan hasil monitoring dan evaluasi masih menggunakan metode yang sederhana yaitu hanya memanfaatkan kertas kerja yang tersimpan di bagian pengajaran. Padahal idealnya sistem pengukuran kinerja yang telah terstruktur dengan baik perlu didukung dengan penerapan sistem informasi monitoring dan evaluasi yang terkomputerisasi pula. Belum diterapkannya sistem informasi monitoring dan evaluasi yang terkomputerisasi, dapat memicu ketidakpedulian staf terhadap perkembangan bisnis organisasi. Penelitian ini merancang dan membangun sistem informasi dashboard ikad system yang dapat digunakan untuk monitoring dan evaluasi kinerja dosen. Tahap perancangan tampilan antar muka ini diawali dengan mengidentifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna berdasarkan data yang diperoleh dari perguruan tinggi. Setelah itu, dilakukan pula identifikasi kebutuhan pengguna, sehingga dapat direncanakan fungsionalitas rancangan dashboard. Langkah selanjutnya adalah merencanakan dashboard ikad sistem yang digunakan sebagai media rekapitulasi dan penyimpanan data yang ditampilkan pada dashboard. Perencanaan dashboard ikad system ini juga dilakukan dilakukan agar dashboard system dapat terintegrasi dengan sistem informasi akademik yang sudah ada. Hasil perancangan dan pembangungan sistem informasi dashboard ini berfungsi sebagai alat bantu kontrol monitoring dan evaluasi kinerja kinerja dosen dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi. Kata kunci : Sistem Pembelajaran, Monitoring dan Evaluasi Kinerja, Dashboard
Latar Belakang Dewasa ini, di jaman yang disebut sebagai era globalisasi, teknologi informasi dan telekomunikasi memegang peranan yang sangat besar dalam setiap aspek kehidupan. Hal ini pun berdampak pada Perguruan tinggi, dimana Perguruan tinggi dalam memasuki era globalisasi, dihadapkan pada pelbagai peluang dan tantangan yang bersifat global dengan lingkungan yang tatanannya senantiasa berubah dengan sangat cepat dan penuh dinamika. Perubahan dimaksud dipicu oleh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya teknologi informasi dan komunikasi yang pesat. Kedepan ilmu pengetahuan akan menjadi penggerak utama produktivitas dan pertumbuhan ekonomi menuju ke satu fokus di mana informasi, teknologi dan pembelajaran memegang peranan penting dalam peningkatan kinerja ekonomi. Misi perguruan tinggi yang paling utama adalah menyelenggarakan pendidikan dan karena kendala yang harus dihadapi dalam menyelenggarakan fungsi pendidikan ini, maka misi lainnya yaitu menyelenggarakan penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Ketiga misi utama tersebut mengacu pada tiga aspek pengetahuan, yaitu penggalian (acquisiton), pemindahan (transmision), dan penerapan (aplication). Pengetahuan diperoleh atau digali melalui proses penelitian, pengetahuan yang diperoleh tersebut kemudian dialihkan dari satu generasi ke generasi berikutnyasupaya dapat dipelihara kelangsungan hidupnya (survive). Pada dasarnya setiap satuan pendidikan memiliki sistem untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas. Sistem pendidikan tinggi dilihat sebagai sebuah proses akan memiliki empat tahapan pokok yaitu (1) Masukan; (2) Proses; (3) Luaran; dan (4) hasil ikutan (outcome). Yang masuk dalam kategori proses adalah proses pembelajaran, proses penelitian, proses manajemen [1]. Sistem pembelajaran dibangun berdasarkan perencanaan yang relevan dengan tujuan, ranah belajar dan hierarkinya. Pembelajaran dilaksanakan menggunakan berbagai strategi dan teknik yang menantang, mendorong mahasiswa untuk berpikir kritis bereksplorasi, berkreasi dan bereksperimen dengan memanfaatkan aneka sumber. Pelaksanaan pembelajaran memiliki mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki secara periodik kegiatan perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa), penyusunan materi perkuliahan, serta penilaian hasil belajar [2]. Mekanisme tersebut dapat digunakan untuk pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja merupakan hal penting dalam suatu perusahaan karena hasilnya dapat menjadi tolok ukur dalam meningkatkan kinerja perusahaan melalui aktivitas yang sesuai dengan strategi organisasi untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Perusahaan yang dapat menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam sistem pengukuran akan jauh lebih baik dalam pelaksanaan strategi mereka sebab mereka dapat berkomunikasi mengenai tujuan dan target mereka. Dengan demikian pengukuran kinerja dapat dianggap sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan strategi-strategi yang diterapkan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran, dan tujuan yang telah ditetapkan [3]. Penilaian kinerja mengacu pada suatu system formal dan terstruktur yang digunakan untuk mengukur, menilai dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil. Dengan dimikian, penilaian prestasi adalah merupakan hasil kerja personil dalam lingkup tanggung jawabnya. Kinerja dosen pada suatu perguruan tinggi merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap dosen sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh dosen tersebut sesuai dengan peranannya. Kinerja dosen merupakan suatu hal yang sangat penting dalam upaya lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuanya. Di dalam dunia yang kompetitip dan mengglobal, setiap perguruan tinggi memerlukan kinerja dosen yang tinggi. Pada saat yang bersamaan, dosen sebagai ujung tombak suatu perguruan tinggi memerlukan umpan balik dari lembaga atas hasil kerja mereka sebagai panduan bagi perilaku mereka di masa yang akan datang. Umpan balik terhadap kinerja dosen dapat dilakukan melalui monitoring dan evaluasi kinerja. Penilaian kinerja dosen merupakan suatu proses dimana lembaga melakukan evaluasi atau menilai kinerja dosen atau mengevaluasi hasil pekerjaan dosen. Penilaian yang dilakukan terhadap dosen dilaksanakan melalui monitoring/pengawasan, artinya penilaian yang dilakukan terhadap dosen tidak saja ditujukan untuk menilai kinerja, juga sekaligus berpungsi untuk mengawasi dosen dalam melaksanakan tugas pokoknya, yaitu kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat oleh karena itu kriteria yang dijadikan untuk mengevaluasi, sekaligus berfungsi sebagai alat bantu untuk mengawasi kinerja dosen. STMIK AMIKOM Purwokerto sebagai salah satu perguruan tinggi komputer di Indonesia melakukan hal yang serupa. Untuk memonitoring dan evaluasi kinerja dosen dalam kegiatan pengajaran dilakukan melalui instrument monitoring dan evaluasi kinerja dosen berupa lembaran kertas yang akan di isikan oleh dosen setiap setelah selesai mengajar yang nantinya akan dicocokan dengan Satuan Acara Perkuliahan (SAP) apakah materi yang di ajarkan telah sesuai dengan yang ditentukan. Hal ini tentunya sangat merepotkan bagian pengajaran khususnya jika dilakukan secara manual. Beberapa hal lain lagi yang berkaitan dengan pengajaran yaitu merekap kegiatan perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa), hal ini dilakukan pula secara manual. Belum lagi kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen ini pun perlu di monitoring dan evaluasi. Hasil evaluasi tersebut digunakan sebagai Indeks Kinerja Akademik Dosen (IKAD) yang akan menentukan penilaian kinerja dosen. Sebenarnya beberapa sistem informasi telah digunakan oleh STMIK AMIKOM Purwokerto seperti sistem informasi akademik, presensi secara elektronik, penerimaan mahasiswa baru, perpustakaan, kepegawaian, perpustakaan, keuangan, inventarisasi, LP2M dan beberapa sistem informasi lainnya. Sistem-sistem tersebut dirasakan sangat membantu di dalam perguruan tinggi STMIK AMIKOM Purwokerto. Atas dasar tersebut diatas dirasakan perlu untuk dilakukan pengembangan sistem baru yang dapat digunakan untuk mempermudah kegiatan monitoring dan evaluasi dosen sehingga pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat yang dilakukan oleh dosen dapat terus di pantau dan di evaluasi.
Tujuan Tujuan penelitian ini yaitu merancang dan membangun Dashboard IKAD Sistem sebagai sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja dosen dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi yang terintegrasi dengan sistem informasi yang sudah berjalan di STMIK AMIKOM Purwokerto. Identifikasi Masalah Dari uraian latar belakang diatas permasalahan yang telah di identifikasi sebagai berikut: a. Monitoring dan evaluasi kinerja dosen dalam bidang pengajaran berkaitan dengan kesesuaian antara Satuan Acara Perkuliahan (SAP) dengan materi yang diajarkan (pokok bahasan) oleh setiap dosen yang diisikan setiap mengisi perkuliahan dalam lembaran instrument monitoring dan kehadiran dosen dilakukan secara manual sehingga yang sering terjadi dilapangan lembaran tersebut tidak diisi oleh dosen. Walaupun ada beberapa yang mengisikan pun terkadang tidak sesuai dengan SAP, sehingga dikhawatirkan dalam jangka panjang mutu lulusan dapat menurun. Sistem informasi yang berkaitan dengan pengisian materi yang akan diajarkan(pokok bahasan) sebenarnya sudah disediakan melalui program presensi elektronik. b. Rekap kehadiran mahasiswa dan dosen pun masih secara manual berdasarkan isian lembaran instrument monitoring dan kehadiran dosen sehingga sering terjadi data yang tidak konsisten dan tidak valid. Terkadang dosen pun sekedar tanda tangan presensi mengajar tapi kenyataan tidak mengajar dikelas begitu juga sebaliknya dengan mahasiswa. c. Berkaitan dengan penelitian dan pengabdian masyarakat sebenarnya memang sudah terkomputerisasi melalui sistem informasi yang diperuntukan bagi Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M) namun berkaitan dengan monitoring dan evaluasi pun masih dilakukan secara manual. Metode Penelitian Dashboard IKAD System dibuat dengan tahapan (1) Analisis sistem yang sedang berjalan (2) Membuat desain tampilan, database dan program yang akan digunakan, (3) Membuat desain awal dalam bentuk prototipe dari desain yang diajukan sebenarnya, (4) Implementasi prototipe kedalam kasus sebenarnya. Landasan Teori 1. Tridharma Perguruan Tinggi Menurut undang-undang No.12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Nasional menyebutkan bahwa Tridharma Perguruan Tinggi adalah kewajiban Perguruan Tinggi untuk menyelenggarakan Pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Penelitian adalah kegiatan yang dilakukan menurut kaidah dan metode ilmiah secara sistematis untuk memperoleh informasi, data, dan keterangan yang berkaitan dengan pemahaman dan/atau pengujian suatu cabang ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengabdian kepada Masyarakat adalah kegiatan sivitas akademika yang memanfaatkan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi untuk memajukan kesejahteraan masyarakat dan mencerdaskan kehidupan bangsa. Pembelajaran adalah proses interaksi mahasiswa dengan dosen dan sumber belajar pada suatu lingkungan belajar [4]. 2. Decision Support System (DSS) Decision Support Ssystem adalah suatu sistem informasi (berbasis komputer) yang mampu menyediakan informasi pemecahan maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstrukstur. Informasi yang dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus, dan output dari model matematika dan sistem pakar[5]. 3. Dashboard Dashboard merupakan papan penunjuk instrumen. Menurut Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan Dashboard ditulis dengan dasbor, yang berarti papan penunjuk [6]. 4. Pengukuran Kinerja Pengukuran (measurement) kinerja adalah suatu cara memantau dan menelusuri kemajuan tujuan-tujuan stategis [7]. Sementara menurut Zaini Hisyam, pengukuran adalah pemberian angka kepada suatu atribut atau karakteristik tertentu yang dimiliki oleh orang, hal, atau objek tertentu menurut aturan atau formulasi yang jelas [8]. 5. Evaluasi Evaluasi adalah menginterprestasi skor sebagai hasil pengukuran dengan menggunakan standar tertentu untuk menentukan nilai dalam suatu kerangka maksud tertentu atau atas dasar beberapa pertimbangan lain untuk membuat penilaian [9].
Hasil dan Pembahasan Analisis Sistem yang sedang berjalan Mekanisme Kehadiran Dosen dilakukan melalui penyediaan daftar hadir mengajar yang tersedia di ruang pengajaran. Setiap akan dimulai suatu perkuliahan, dosen mengambil lembar instrument monitoring kehadiran mahasiswa dan dosen, daftar hadir kuliah, serta Monitoring kesesuaian Materi yang diajarkan dengan SAP dari petugas bagian pengajaran dan mengembalikannya setelah selesai perkuliahan. Instrument monitoring tersebut akan diverifikasi/ditandatangani oleh salah satu perwakilan mahasiswa kemudian oleh dosen yang bersangkutan, dan bagian pengajaran. Monitoring kehadiran dan isi materi perkuliahan dilakukan setiap minggu oleh ketua program studi. Untuk setiap presensi yang dibawa oleh dosen ketika mengajar, telah dilengkapi dengan SAP dan kolom uraian tentang pokok bahasan yang diberikan pada setiap pertemuan. Proses monitoring dilakukan meliputi : - Kesesuaian materi yang diajarkan dengan SAP yang dibuat oleh dosen dengan mengacu ke silabus kurikulum yang dikeluarkan oleh prodi - Alokasi waktu mengajar, yaitu jam masuk dan jam selesai mengajar untuk setiap pertemuan - Kehadiran mengajar dengan merekap secara manual. - Selain itu dosen melakukan presensi secara elektronis melalui program epresensi di awal perkuliahan. Dimana dosen wajib untuk mengisikan pokok bahasan dan uraian materi yang akan disampaikan ke dalam program epresensi tersebut. Dari program tersebut dosen akan mengetahui secara historikal materi yang sudah diajarkan. Mekanisme Monitoring Materi perkuliahan direncanakan dalam bentuk silabus matakuliah yang dijabarkan dalam bentuk Satuan Acara Perkuliahan (SAP), serta dilengkapi juga oleh buku ajar atau hand out yang dievaluasi dan direvisi setiap tahun. Di setiap awal semester dosen yang akan mengampu suatu mata kuliah diwajibkan terlebih dahulu untuk menyerahkan SAP. Kemudian mengupload SAP, bahan ajar/hand out, materi perkuliahan melalui web dosen. Penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh Dosen STMIK AMIKOM Purwokerto terbagi menjadi dua, yakni internal dan eksternal. Penelitian dan pengabdian masyarakat yang berasal dari internal dalam bentuk pendanaan yang bersumber dari sumber pembiayaaan STMIK AMIKOM Purwokerto sedangkan eksternal merupakan bentuk pendanaan yang bersumber dari hibah-hibah institusi luar STMIK AMIKOM Purwokerto. Semua penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen STMIK AMIKOM Purwokerto telah didata secara elektronis melalui sistem informasi yang diperuntukan di bagian Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M). Namun pelaksanaan untuk memonitoring kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat meliputi proposal penelitian dan pengabdian masyarakat, pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat, dan laporan penelitian dan pengabdian masyarakat. Berikut ini merupakan gambaran arsitektur sistem informasi yang sedang berjalan di STMIK AMIKOM Purwokerto Mesin Server Local dan Database Local 1. Web Dosen 2. Web LP2M Mesin Server Database Public Database Local Database public epresensi Mesin Server Public 1. Web Dosen 2. Web LP2M Gambar 1 Mekanisme Sistem Informasi yang sedang berjalan
Membuat Desain Use case diagram Gambar 2 use case diagram Dashboard IKAD System Class Diagram Gambar 3 Class Diagram
Desain Awal Prototipe Halaman Prototipe Monitoring Kehadiran Dosen Gambar 4 Halaman Prototipe Monitoring Kehadiran Dosen Gambar 5 Halaman Prototipe Monitoring Kehadiran Mahasiswa Gambar 6 Halaman Prototipe Monitoring Kesiapan Materi Bahan Ajar dan Materi Gambar 7 Halaman Prototipe Monitoring dan Evaluasi Kesiapan Materi Perkuliahan
Gambar 8 Halaman Prototipe Monitoring Rekap Hasil Penelitian Gambar 9 Halaman Prototipe Monitoring Rekap Hasil Pengabdian Masyarakat Kesimpulan dan Saran Telah dibuat dashboard IKAD System yang dapat digunakan untuk monitoring dan evaluasi kinerja dosen dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi. Dashboard system ini terintegrasi dengan system informasi lainnya yang sedang berjalan di STMIK AMIKOM Purwokerto. Dengan adanya system ini diharapkan mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki secara periodik kegiatan perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa), penyusunan materi perkuliahan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen dapat lebih terpantau.
Daftar Pustaka [1] dikti, 2008, Buku Panduan Pengembangan Kurikulum Berbasis Kompetensi Pendidikan Tinggi (Sebuah Alternatif Penyusunan Kurikulum), jakarta. [2] banpt, 2008, Buku 3A Borang Program Studi, jakarta. [4] Undang-undang No.12 Tahun 2012 [5] McLeod Raymod, Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jilid II Edisi Bahasa Indonesia by Prentice-Hall, Inc. [7] Gaspersz Vincent, 2003. Balanced Scoecad dengan Six Sigma, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta [8] Zaini Hisyam, dkk. 2002. Desain Pembelajaran di Perguruan Tinggi, Center for Tecahing Staff Development (CTSD) and IAIN Sunan Kalijaga Yoyakarta, Yogyakarta [9] Adams G.S. & Togerson, T.L. 1964. Measurement and Evaluation in Wducation, Psuchonogy, and Guidande, N.Y.: Holt Renehart and Winston.