1 PANDUAN PELAKSANAAN TAKING OWNERSHIP (BREAKTHROUGH II) Diklatpim I Lembaga Administrasi Negara RI 2014
2 PANDUAN PELAKSANAAN TAKING OWNERSHIP (BREAKTHROUGH 1) DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II A. PENDAHULUAN Sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 11 Tahun 2013 bahwa Diklat Kepemimpinan Tingkat II di arahkan untuk menghasilkan Pemimpin Perubahan, yaitu pemimpin yang berhasil membawa perubahan pada unit organisasi (eselon II) yang dipimpinnya. Selama pembelajaran Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi, peserta Diklat telah dibekali dengan kompetensi untuk mendiagnosa unit organisasi yang dimpimpinnya dan telah menerapkan kompetensi tersebut selama proses pembelajaran pada Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi tersebut. Hasilnya adalah identifikasi area dari organisasi (scoping) yang akan diubah oleh peserta Diklat. Hasil identifikasi ini tentunya masih bersifat sementara dan masih bersifat individual atau personal. Untuk menjadi pemimpin perubahan, scoping tersebut perlu menjadi milik bersama (taking ownership), agar mendapat dukungan dari berbagai pihak. Panduan pelaksanaan Taking Ownership ini membantu peserta Diklat, mentor/atasan langsung peserta, dan coach pembimbing dalam pelaksanaan Tahap Taking Ownership ini. B. TUJUAN TAKING OWNERSHIP Seperti nama tahapan ini yaitu Taking Ownership, tujuan utamanya adalah bagaimana meningkatkan kepemilikan rencana perubahan yang akan dilaksanakan oleh peserta. Pada Tahap Identifikasi Perubahan Organisasi, rencana perubahan tersebut tentunya masih bersifat personal atau individual. Artinya, rencana perubahan tersebut adalah keinginan dari peserta Diklat, yang mungkin baru dikomunikasikan dengan widyaiswara/tenaga pengajar pada waktu pembelajaran di Tahap Identifikasi Kebutuhan Organisasi. Agar rencana proyek perubahan tersebut mendapat dukungan dari organisasi, maka rencana proyek perubahan perlu dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh jajaran organisasi. Inilah yang menjadi tujuan utama dari tahap Taking Ownership ini. Namun secara spesifik tujuan taking ownership ini adalah: 1. Menetapkan area perubahan yang akan menjadi rencana proyek perubahan; 2. Memastikan bahwa rencana perubahan diterima/disetujui oleh mentor/atasan langsung peserta Diklat. C. TUGAS TENAGA KEDIKLATAN Untuk mencapai kedua tujuan di atas, peranan tenaga kediklatan dalam hal ini coach/pembimbing dan mentor/atasan langsung peserta Diklat sangat menentukan. Berikut ini adalah detail tugas masing-masing tenaga kediklatan tersebut: 1. Coach/Pembimbing Dalam menjalankan tugasnya, Coach/Pembimbing melakukan pembimbingan kepada peserta Diklat yang menjadi tanggungjawabnya secara jarak jauh dengan menggunakan teknologi informasi (mailing list, telepon, sms, facebook, whatssapp, dan lain-lain). Dalam pembimbingan tersebut, Coach/Pembimbing: a. Memperkenalkan diri kepada peserta Diklat sebagai coach/pembimbing; b. Memastikan kemampuan peserta Diklat dalam mengaplikasikan esensi setiap mata Diklat pada Tahap Identifikasi Perubahan Organisasi;
3 c. Memastikan peserta telah menetapkan area perubahan yang akan menjadi rencana proyek perubahan; d. Melakukan monitoring terhadap peserta dalam mengkomunikasikan rencana proyek perubahannya kepada atasan langsungnya; e. Melakukan monitoring terhgadap peserta dalam mengkomunikasi rencana proyek perubahannya kepada stakeholder lainnya; f. Melakukan monitoring terhadap peserta dalam mengkomunikasi rencana proyek perubahannya kepada bawahannya; g. Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai kegiatan peserta Diklat selama tahap taking ownership; h. Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai progress penerimaan rencana proyek perubahan. i. Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan selama tahap Taking Ownership. 2. Mentor/Atasan Langung Berbeda dengan coach/pembimbing, mentor/atasan langsung melakukan pembimbingan langsung dengan peserta Diklat di tempat kerja. Dalam melaksanakan tugasnya selaku mentor, atasan langsung: a. Memberikan otorisasi kepada peserta untuk menyusun rencana proyek perubahan; b. Mempelajari dan mendalami rencana proyek perubahan peserta Diklat; c. Memberi masukan penyempurnaan terhadap rencana proyek perubahan peserta Diklat; d. Memastikan rencana perubahan tersebut membantu peningkatan kinerja organisasi; e. Menjadi sumber inspirasi bagi peserta Diklat dalam membuat rencana proyek perubahan; f. Memonitor progress pelaksanaan tahap Taking Ownership; g. Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan selama tahap Taking Ownership; h. Menyetujui rencana proyek perubahan. D. TUGAS PESERTA DIKLAT Untuk menjadi pemimpin perubahan di tingkat eselon II, tugas utama peserta Diklat adalah menentukan area perubahan. Berdasarkan area perubahan itu, peserta Diklat membuat rencana perubahan yang menjadi tujuannya, kemudian bergerak mempengaruhi orang lain untuk mendukung rencana proyek perubahan tersebut. Adapun detail tugas peserta Diklat adalahl 1. Menetapkan area perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya; 2. Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang area perubahan; 3. Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang area perubahan; 4. Mempengaruhi atasan langsung untuk menerima area perubahan; 5. Mempengaruhi stakeholder langsung untuk menerima area perubahan; 6. Mempengaruhi bawahan untuk menerima area perubahan. E. PENUTUP Pemimpin perubahan perlu mengkomunikasikan rencana perubahan yang akan dilakukan kepada seluruh stakeholder agar mendapat dukungan yang optimsl. Tahap Taking Ownership ini merupakan tahap yang mewadahi peserta Diklat menerapkan salah satu dari kompetensi pemimpoin perubahan. Untuk berhasil dalam tahap ini, peserta dibantu oleh mentor/atasan langsung dan coach/pembimbing. Semoga kehadiran Panduan Pelaksanaan Taking Ownership ini dapat membantu semua pihak khususnya peserta Diklat, Coach/Pembimbing, Mentor/Atasan Langsung peserta Diklat dalam melaksanakan Tahap Taking Ownrship ini. Lampiran-Lampiran: Lampiran 1: Formulir Kesepakan Area Perubahan
4 KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN PESERTA DIKLATPIM TINGKAT II 1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja... 2. Area Organisasi Yang Bermasalah 3. Area Organisasi Yang Menjadi Area Perubahan...201... PESERTA DIKLAT ATASAN LANGSUNG PESERTA DIKLAT (...) (...)
5 Lampiran 2: FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP 1. Nama Peserta :... 2. Instansi :... 3. Rencana Area :... Perubahan......... No Hari/Tgl Kegiatan Output Dinfokan ke Coach Tanggal Paraf Mentor...201... PESERTA DIKLATPIM TK. II (...)