Pertemuan 6 Desain Sistem Donny Yulianto, S.Kom 1
Pendahuluan Setelah tahap analisis sistem dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analisis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem. Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum dan desain sistem terinci. Desain sistem secara umum disebut juga dengan desain sistem konseptual atau desain logikal atau desain secara makro. Desain sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik atau desain internal. 2
Pengertian Desain Sistem dapat diartikan sebagai berikut : a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem; b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional; c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi; d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk; e. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi; f. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. 3
Tujuan Tahap desain sistem mempunyai maksud dan tujuan utama, yaitu sebagai berikut: a. untuk memenuhi kebutuhan dari pemakai sistem. b. untuk memberikan gambaran yang jelas rancang dan bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. 4
Tujuan Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran sebagai berikut ini: 1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan, ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama organisasi sesuai yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem. 5
Tujuan 3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. 4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras dan perangkat lunak. 6
Personil yang terlibat Desain sistem dilakukan oleh: Analis sistem Personil lain seperti: spesialis pengendalian, personil penjamin kualitas, spesialis komunikasi data Pemakai sistem (user) Mengkaji ulang komponen-komponen sistem informasi yang didesain. Misal: mengkaji letak layout dari semua laporan-laporan dan bentuk tampilan layar terminal. 7
Tekanan Desain (Design Forces) Adalah tekanan-tekanan yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena pada sasarannya. 8
Tekanan Desain (Design Forces) Desain forces yang mempengaruhi kerja, yaitu: 1. Integrasi (Integration) 2. Jalur pemakai/sistem (user/system Interface) 3. Tekanan persaingan (competitive forces) 4. Kualitas informasi dan kegunaan (information quality and usability) 5. Kebutuhan sistem (systems requirements) 6. Kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) 7. Faktor organisasi (organizational factors) 8. Kebutuhan biaya dan efektivitas (cost-effectiveness requirements) 9. Faktor manusia (human factors) 10. Kebutuhan kelayakan feasibility requirements) 9
Integrasi (Integration) Sistem informasi harus didesain secara terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi sehingga antara unit-unit tersebut dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Integrasi akan meningkatkan kebutuhan dari koordinasi dan sinkronisasi dari operasi di dalam organisasi. Integrasi ini perlu karena organisasi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit yang utuh. 10
Jalur pemakai/sistem (user/system Interface) Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin Elemen yang kritis adalah jalur pemakai Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lainnya agar user dapat bertukar input dan output dengan mesin 11
Tekanan persaingan (competitive forces) Saat ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang sangat ketat sehingga organisasi yang ingin bertahan dan berkembang harus memikirkan persaingan ini Desain sistem informasi harus juga mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan tersebut Lingkungan persaingan dapat berupa manajemen, aneka ragam produk dan jasa, dan produktivitas. Sehingga sistem informasi harus dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk melakukan kegiatannya Contohnya organisasi bank, desain sistem informasi harus memikirkan aneka ragam jasa yang diterapkan, misal apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik untuk para nasabah guna memenangkan persaingan 12
Kualitas informasi dan kegunaan (information quality and usability) Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkwalitas, yaitu tepat pada waktunya, tepat nilainya, dan relevan 13
Kebutuhan sistem (systems requirements) Kebutuhan sistem yang harus dipertimbangkan adalah: 1. Keandalan sistem harus dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibuthkan 2. Ketersediaan sistem mudah diakses oelh user 3. Keluwesan sistem mudah beradaptasi dengan baik sesuai kebutuhan user 4. Skedul instalasi terdiri dari periode waktu antara saat organisasi sadar untuk membutuhkan dan saat sistem informasi diterapkan 14
Kebutuhan sistem (systems requirements) 5. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan beberapa sistem tidak mempunyai umur yang diperkirakan karena pada saat diterapkan sistem sudah usang, seringkali juga sistem telah berhasil diinstalasi dan dijalankan dengan baik tetapi sistem tidak mempunyai potensi untuk bertumbuh maka sistem lekas usang juga. Sistem harus didesain sesuai keinginan dan dikehendaki pemakai sistem 6. Kemudahan pemeliharaan sistem yang telah dijalankan harus mudah untuk dirawat. Untuk mudah dirawat desain harus menggunakan nama data dan bahasa pemrograman yang standart dan dokumentasi yang lengkap 15
Kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) Kebutuhan pengolahan data terkait dengan pekerjaan sistem secara terinci dan terdiri dari sbb: 1. Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data 2. Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan 3. Permintaan perhitungan merupakan model matematik yang harus diterapkan sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan keinginan pemakai 16
Faktor organisasi (organizational factors) Ada 5 faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu: 1. Sifat organisasi kebutuhan informasi setiap organisasi pasti berbeda. 2. Tipe organisasi dibagi menjadi 3 yaitu organisasi fungsional, organisasi divisional dan organisasi matrik. Setiap tipe ini mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda-beda 3. Ukuran organisasi semakin besar organisasi semakin banyak juga informasi yang dibutuhkan 4. Struktur organisasi kebutuhan informasi tergantung dari unit mana informasi tersebut dibutuhkan 5. Gaya manajemen kebutuhan informasi untuk setiap gaya/style manajemen pasti berbeda 17
Kebutuhan biaya dan efektivitas (cost-effectiveness requirements) Sistem informasi dikembangkan dengan biaya yang tidak sedikit, sehingga suatu organisasi mengembangkan sistem informasi bukan hanya menginginkan mendapat fisik dari sistem itu saja tetapi juga informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut. Sehingga desain sistem juga perlu mempertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan. 18
Faktor manusia (human factors) Analis sistem harus dapat mendesain sistem informasi yang dapat diterima oleh semua pemakai bukan hanya satu atau dua orang pemakai saja 19
Kebutuhan kelayakan feasibility requirements) Ada 5 kelayakan yang harus dipertimbangkan, yaitu kelayakan teknik, ekonomi, hukum, operasi dan skedul. Walau kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencaaan sistem, dalam tahap ini perlu dipertimbangkan kembali karena kemungkinan apa yang direncanakan mungkin mengalami perubahan-perubahan 20
Desain Sistem Secara Umum 21
Pendahuluan Tujuan desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru Merupakan persiapan untuk menuju desain sistem terinci Mengidentifikasikan komponen-komponen sistem yang akan didesain secara rinci Dilakukan setelah tahap analisis sistem dan hasil analisis telah disetujui user/manajemen 22
Desain Komponen Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang di desain adalah 1. Model 2. Output 3. Input 4. Database 5. Teknologi 6. Kontrol 23
1. Model Mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical sistem dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system. Sketsa dari physical system menunjukkan pada user bagaimana sistem secara fisik akan diterapkan. Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram alir data (DAD atau DFD). Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. 24
1. Model Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur- prosedur. Metode-metode dan prosedurprosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada. Metode adalah suatu cara untuk melakukan kegiatan. Prosedur adalah rencana tahap demi tahap untuk menerapkan suatu metode 25
2. Output Output adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan disuatu media. Ada 2 tipe output yaitu : Output intern Output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini berupa arsip. Output ekstern Output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkan. Output ini berupa faktur, check, tanda terima pembayaran 26
2. Output Langkah-langkah desain output secara umum adalah 1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru output yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya. 2. Menetukan parameter dari output parameter ini meliputi tipe dari output, formatnya, media yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusinya dan periode output 27
2. Output 28
3. Input Proses input melibatkan 3 tahapan utama yaitu: Penangkapan data (data capture) yaitu proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi kedalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi Penyiapan data (data preparation) yaitu mengubah data yang telah ditangkap kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, misalnya disk magnetic Pemasukan data (data entry) merupakan proses membaca atau memasukan data kedalam komputer. 29
3. Input Input dapat dikelompokkan ke dalam 2 tipe, yaitu: Input ekstern Input yang berasal dari luar organisasi seperti faktur pembelian, kwitansi. Input intern Input yang berasal dari organisasi, misal : faktur penjualan, order penjualan. 30
3. Input Langkah-langkah desain input secara umum yaitu: 1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses 2. Menentukan parameter dari input parameter ini meliputi bentuk dari input (dokumen dasar atau bentuk isian di alat input spt dialog layar), sumber input, jumlah tembusan, alat input yang digunakan, volume input, periode input 31
4. Database Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan menggunakan media penyimpanan tertentu dan menggunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan komponen penting di sistem informasi karena sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam dalam sistem informasi disebut dengan Database System. Sistem basis data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuat tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam didalam suatu organisasi. 32
4. Database Database dibentuk dari kumpulan file. File dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe, yaitu: 1. File induk (master file) 2. File transaksi (transaction file) 3. File laporan (report file) 4. File sejarah (history file) 5. File pelindung (backup file) 6. File kerja (working / temporary file) 33
4. Database Langkah-langkah pada tahap desain database secara umum yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh suatu sistem informasi. Langkah-langkah tersebut adalah sbb 1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem yang baru 2. Menentukan parameter dari file database, meliputi tipe file database, media penyimpanan file dan field kunci dari file ERD Model biasa digunakan untuk mengembangkan inisial dari desain basisdata. 34
35
5. Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu: Perangkat keras (Hardware) Perangkat lunak (Software) Teknisi (humanware dan brainware) dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi, misalnya operator komputer, pemrogram, sistem analis 36
6. Kontrol/pengendali Kontrol yang diterapkan dalam sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah dan menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diiinginkan spt kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 2 macam, yaitu: 1. Pengendalian secara umum (general control) 2. Pengendalian aplikasi (application control) 37
6.1 Pengendalian secara umum (general control) Terdiri dari 6 macam, yaitu: 1. Pengendalian organisasi dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab sehingga kemungkinan kecurangan dan kesalahan dapat diperkecil karena adanya saling pengecekan 2. Pengendalian dokumentasi dokumentasi ini penting untuk a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem b. Bahan training c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut d. Dasar untuk memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian hari e. Materi acuan bagi pemeriksa sistem 38
6.1 Pengendalian secara umum (general control) 3. Pengendalian perangkat keras merupakan pengendalian yang sudah terpasang di dalam komputer tersebut oleh pabrik pembuatnya 4. Pengendalian keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia. Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa pengawasan terhadap pengaksesan, pengaturan lokasi fisik dan pengunaan alat-alat pengaman 39
6.1 Pengendalian secara umum (general control) 5. Pengendalian keamanan data merupakan pencegahan terhadap data supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. 6. Pengendalian komunikasi jika sistem menggunakan suatu network untuk mentransmisikan data maka perlu pengendalian untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk keamanan data selama pengiriman data tersebut. 40
6.2 Pengendalian aplikasi (application control) Terdiri dari 3 macam, yaitu: 1. Pengendalian masukkan (Input control) bertujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya. Pengendalian ini penting karena input yang salah pasti menghasilkan output yang salah. 2. Pengendalian pengolahan (processing control) bertujuan untuk mencegah kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data masuk kedalam komputer. Pengendalian pada tahap ini dapat berupa pengecekan-pengecekan. 41
6.2 Pengendalian aplikasi (application control) 3. Pengendalian keluaran merupakan produk dari pengolahan data yang dapat disajikan kedalam 2 bentuk utama, yaitu hardcopy dan softcopy. 42
Laporan Setelah komponen-komponen dalam sistem informasi telah didesain secara umum maka perlu dibuat laporan dan diberikan kepada user untuk meminta persetujuan. User dapat menyampaikan pendapat dan usulan perbaikan dari desain tersebut. Melalui laporan ini analis sistem mengkonfirmasikan kepada user apakah benar sistem informasi seperti ini yang dibutuhkan. Setelah desain sistem secara umum ini disetujui user maka analis sistem melanjutkan ke tahap desain secara rinci yang ditujukan untuk pemrogram dari sistem informasi tersebut. 43
To be continue 44