BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertin Prosedur Menurut Badridwan (2009:1), prosedur adalah urutan-urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun` untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi. Selanjutnya menurut Mulyadi (2008), Prosedur adalah suatu urutan kegiatan krerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Dari beberapa pengertian diatas dapat dikatakan bahwa prosedur merupakan urutan-urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian yang dibuat untuk menjamin adanya keseragaman penanganan transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. 2.1.2 Karakteristik Prosedur Dalam melaksanakan suatu rangkaian kegiatan yang berurutan dan teratur secara berulang-ulang, haruslah dilaksanakan dengan karakteristik yang mampu menjelaskan dan mempermudah pengaplikasiannya. Apabila suatu rangkaian kegiatan atau prosedur tidak mempunyai karakteristik maka akan mendapatkan kesulitan untuk menjalankan prosedur tersebut. Berikut ini beberapa karakteristik prosedur yaitu : 6
1) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi. 2) Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan 3) Prosedur menunjukan urutan yang logis dan sederhana. 4) Prosedur menunjukan adanya keputusan dan tanggung jawab. 5) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya seminimal mungkin. 6) Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota organisasi. 7) Menunjukkan tidak adanya keterlambatan atau hambatan 8) Mencegah terjadinya penyimpangan. 2.1.3 Manfaat Prosedur Beberapa manfaat jika dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan memakai prosedur kerja yaitu : 1) Memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan untuk masa yang akan datang. 2) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas agar pekerjaan tidak dilaksanakan secara berulang-ulang. 3) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan, bila terjadinya penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing. 4) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien. 7
2.1.4 Pengertian Gaji Menurut Soemanto (2005:307), gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara bulan atau tahunan. Disamping gaji, pegawai mungkin memperoleh manfaat yang diberikan dalam bentuk tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan, dan lainlain. Selanjutnya menurut Handoko (2002:218), gaji adalah pemberian pembayaran financial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksaan kegiatan diwaktu yang akan datang. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan salah satu unsur yang dapat mempengaruhi kinerja pegawai yang berguna untuk memenuhi kebutuhan hidup pegawai sehingga membuat pegawai termotivasi untuk lebih bertanggung jawab dan bekerja dengan giat. 2.1.5 Peranan Gaji Menurut Poerwono (2004:124), peranan gaji dapat ditinjau dari dua pihak,yaitu: 1) Aspek pemberi kerja (majikan) Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan gaji terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan bila gaji yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga kerja. 8
2) Aspek penerima kerja Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu-satunya motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi, sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja dan kesetiaan karyawan. 2.1.6 Fungsi Penggajian Menurut Komarudin (2007:164) fungsi gaji bukan hanya membantu manager personalia dalam menentukan penghasilan yang adil dan layak saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu : 1) Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke organisasi. 2) Untuk Mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi. 3) Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang. 2.1.7 Tujuan Penggajian Menurut Hasibuan (2002:85) tujuan penggajian, antara lain : 1) Ikatan Kerjasama Dengan pemberian gaji maka akan terjalin kerjasama formal antara pemilik perusahaan dengan pegawainya. Pegawai harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemilik perusahaan atau pengusaha wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama 9
2) Kepuasan Kerja Dengan balas jasa, pegawai dapat memenuhi kebutuhan fisik dan status sosial sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. 3) Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, atasan akan mudah memotivasi bawahannya. 4) Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin pegawai semakin baik. Pegawai akan menyadari serta mentaati peraturanperaturan yang berlaku. 5) Pengaruh Pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku (sesuai batas gaji minimum / UMR), maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan. Dari beberapa definisi gaji diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa gaji merupakan bentuk balas jasa yang diberikan oleh pemberi kerja kepada pegawainya atas jasa yang diberikan pegawai kepada perusahaan yang berguna untuk memenuhi segala kebutuhan hidup pegawai sehingga pegawai termotivasi untuk bekerja dengan giat demi meningkatkan produktivitas perusahaan. 10
2.1.8 Dokumen yang di gunakan Dalam Prosedur Penggajian Secara umum dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:374) adalah : 1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2) Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu jam hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3) Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan kefungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 4) Daftar Gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, lain sebagainya. 11
5) Surat Pernyataan Gaji dan Upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 6) Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan ini yang berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 2.1.9 Prosedur Penggajian Prosedur Penggajian menurut Mulyadi (2001) sebagai berikut : 1) Karyawan Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD. Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD. 2) PSDM/HCD Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi kartu jam hadir dan kartu jam kerja, rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan. PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang. 12
3) Bagian Keuangan Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yang dirangkap 2. Slip gaji lembar pertama sebagai arsip di bagian keuangan, dan Slip gaji lembar kedua diserahkan ke manager untuk divalidasi dan diserahkan ke karyawan. 4) Pimpinan Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Penjelasan diatas dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut: 13
Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi Karyawan PSDM/HDC Bagian Keuangan Pimpinan Mulai 1 2 Rekap Presentasi 3 Slip Gaji 3 Menyiapkan data karyawan Data Karyawan Data Karyawan Membu at slip gaji Memvalida si slip gaji Data Karyawan 2 Data Karyawan 1 Melakuk an persenta 1 Merekap Persentasi kartu jam hadir dan jam kerja 4 Rekap presentasi Slip gaji 1 Slip Gaji 2 1 3 Slip gaji 1 Yang divalidasi 2 2 4 Hasil persentasi 2 Slip Gaji yang telah divalidasi BERSERTA UANG Slip Gaji yang telah divalidasi Selesai Sumber : Prosedur Penggajian Mulyadi, 2001 14
2.1.10 Pengertian Pegawai Menurut Musanef (2006:113) Pegawai adalah orang-orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari pemerintah atau badan swasta. Selanjutnya menurut pendapat A.W. Widjaja (2007:113) Pegawai adalah orang-orang yang dikerjakan dalam suatu badan tertentu, baik di lembaga-lembaga pemerintah maupun dalam badan-badan usaha. Dari beberapa definisi pegawai yang telah dikemukakan para ahli tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pegawai mengandung pengertian sebagai berikut : 1) Menjadi anggota suatu usaha kerja sama (organisasi) dengan maksud memperoleh balas jasa atau imbalan kompensasi atas jasa yang telah diberikan. 2) Berkedudukan sebagai penerima kerja dan berhadapan dengan pemberi kerja (majikan). 3) Kedudukan sebagai penerima kerja itu diperoleh setelah melakukan proses penerimaan. Berdasarkan Peraturan Dirjen Pajak nomor 31/PJ/2009, pengertian: Pegawai tetap adalah pegawai yang menerima atau memperoleh penghasilan dalam jumlah tertentu secara teratur, termasuk anggota dewan komisaris dan anggota dewan pengawas yang secara teratur terus menerus ikut mengelola kegiatan perusahaan secara langsung, serta pegawai yang bekerja berdasarkan kontrak untuk suatu jangka waktu tertentu sepanjang pegawai yang bersangkutan bekerja penuh (full time) dalam pekerjaan tersebut. Selanjutnya ada dua pengertian pegawai negeri menurut Undang-Undang Pokok 15
Kepegawaian No.43 Tahun 1999 Tentang Perubahan UU No.8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yaitu: 1) Pegawai negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi masyarakat yang dengan kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945, negara dan pemerintah, menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan. 2) Pegawai negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. 16
2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Penelitian mengenai Sistem Informasi Penggajian pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali yang telah dilakukan oleh Sri Dewi Anggadini, yang menjadi pokok penelitian ini adalah Bagaimanakah Sistem Informasi Penggajian pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali?. Teknik Analisis yang digunakan yaitu deskriptif komparatif yaitu metode analisa dengan membandingkan teori yang ada dengan praktek yang berlangsung pada perusahaan. Kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian ini adalah PT. PLN (Persero) Distribusi Bali mengenai sistem informasi penggajian ditetapkan dengan Prosedur yaitu Sistem Aplication Product in Data Processing (SAP) merupakan suatu aplikasi yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam merencanakan dan menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian penelitian sebelumnya adalah pada penelitian ini membahas prosedur penggajian pegawai tetap sedangkan penelitian sebelumnya membahas tentang sistem informasi dalam penggajian pegawai. 17