6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Persediaan (Iventory) Persedian (Iventory) merupakan salah satu komponen yang mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan biasanya memiliki persediaan untuk dapat melangsungkan kegiatan perusahaannya. Keberadaan persediaan dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Dengan kata lain, persediaan digunakan untuk menghadapi ketidakpastian. Untuk memahami arti persediaan, maka akan dijelaskan beberapa definisi persediaan sebagai berikut: 1. Sofjan Assauri (1993), menjelaskan bahwa persediaan adalah Suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal. 2. Freddy Rangkutti (1996), menjelaskan bahwa persediaan adalah Bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.
7 3. Sri Mulyono (2002), menjelaskan bahwa persediaan adalah Sumber daya yang disimpan untuk memenuhi permintaan saat ini dan mendatang. 4. Maulle Sasieni, Athur Yaspen dan Lawrence Friedmen, menjelaskan bahwa Inventory is the physical stock of goods that a business keeps on hand in order to promote the smooth and efficient running of its affairs. It may be held before the production cycle, in the form of raw material inventory; at an intermediate stage in the production cycle, in the form of raw material. Dari pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi ataupun barang jadi yang akan ditindak lanjuti guna kelancaran usaha suatu perusahaan. Yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan, antara lain: 1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku. 2. Kontinuitas produksi atau distribusi tidak terhenti Hal ini mengakibatkan diperlukan tingkat persediaan yang tinggi, begitu juga sebaliknya. 3. Sifat barang/penolong Apakah barang cepat rusak (durable good), atau barang lama (undurable good). Barang yang tidak tahan lama tidak dapat disimpan lama, oleh karena itu bila barang yang diperlukan tergolong barang yang tidak tahan lama maka tidak perlu disimpan terlalau banyak.
8 2.1.1 Pentingnya Persediaan Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi suatu perusahaan dalam menjalankan usahanya. Adapun alasan diperlukannya persediaan suatu perusahaan adalah: a. Dibutuhkannya waktu untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya. b. Alasan organisasi, untuk memungkinkan satu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya. Menurut Render Barry dan Jay Haizer (2001), persediaan dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, yaitu: 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu atau pengiriman yang tidak tepat. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan barang dalam proses dalam persediaannya. Rosnani Ginting (2007), memaparkan bahwa fungsi persediaan yaitu: 1. Transation Motive Dalam hal ini persediaan menjamin kelancaran proses pemenuhan (secara ekonomis) permintaan barang sesuai dengan kebutuhan pemakai.
9 2. Precatuianary Motive Persediaan dapat meredam fluktuasi permintaan atau pasokan yang tidak beraturan. 3. Speculation Motive Persediaan merupakan alat spekulasi untuk mendapatkan keuntungan berlipat dikemudian hari, atau dapt disebut persediaan dapat bersifat speculator. 2.1.2 Jenis Jenis Persediaan Persediaan dapat dibedakan atau dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk, yaitu: 1. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock) Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, yang mana barang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchased parts) Persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan barang-barang perlengkapan (supplies stock) Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi atau yang digunakan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.
10 4. Persediaan barang setengah jadi (work in process/progress stock) Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (finished goods stock) Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi ini merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual. Disamping itu persediaan dapat dikelompokkan berdasarkan fungsinya, yaitu: 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory Dalam Batch Stock atau Lot Size Inventory, pembelian atau pembuatan yang dilakukan untuk jumlah besar, sedangkan penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil. Terjadinya persediaan karena pengadaan bahan/barang yang dilakukan lebih banyak dari pada yang dibutuhkan. 2. Fluctuation Stock Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini (fluctuation stock) dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. 3. Anticipation Stock Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat
11 2.1.3 Biaya-Biaya dalam Persediaan Tujuan yang ingin dicapai dalam penyelesaian masalah persediaan adalah meminimumkan biaya total persediaan. Biaya persediaan adalah semua pengeluaran atau kerugian yang timbul akibat persediaan. Berikut akan diuraikan komponen biaya dalam persediaan: 1. Biaya Pembelian (Purchasing Cost) Biaya pembelian adalah harga pembelian setiap unit item jika item tersebut berasal dari sumber-sumber eksternal, atau biaya produksi per unit bila item tersebut berasal dari internal perusahaan. Biaya pembelian item-item selama satu periode pengendalian persediaan dapat dirumuskan sebagai berikut: CP = C. Q... (1) Di mana: CP C Q = Biaya pembelian selama satu periode = Biaya pembelian per unit = Jumlah pemesanan 2. Biaya Pengadaan (Procurement Cost) Ginting, Rosnani (2007) dalam bukunya mengelompokkan biaya pengadaan menjadi 2 jenis biaya berdasarkan asal-usul barang, yaitu: a. Biaya Pemesanan (Order Cost) Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari pihak lain (supplier). Biaya ini pada umumnya meliputi:
12 a. Pemrosesan pesanan b. Biaya ekspedisi c. Biaya telepon dan keperluan komunikasi lainnya d. Pengeluaran surat-menyurat dan perlengkapan administrasi lainnya. e. Biaya pengepakan dan penimbangan f. Biaya pemeriksaan penerimaan g. Biaya pengiriman ke gudang Biaya pemesanan tidak tergantung pada jumlah per item barangyang dipesan tiap kali pemesanan. Biaya pemesanan dipengaruhi frekuensi pemesanan per-periode kegiatan. Semakin sering dilakukan pemesanan, maka semakin besar pula total biaya pemesanannya. Total biaya pemesanan selama satu periode dirumuskan sebagai berikut: T CO = S. n D i i=1... (2) Di mana : T CO S D i = Total biaya pemesanan selama satu periode = Biaya setiap kali pesan = Jumlah unit item i setiap kali pesan (optimal) = Permintaan barang ke-i b. Biaya Pembuatan (Setup Cost) Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan memproduksi barang. Ongkos ini biasanya timbul di dalam pabrik, yang meliputi ongkos menyetel mesin, ongkos mempersiapkan gambar benda kerja, dan sebagainya.
13 3. Biaya Penyimpanan (Holding Cost or Carring Cost) Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang pada periode waktu tertentu. Jika barang yang disimpan merupakan barang jadi yang diterima dari pihak lain, maka biaya penyimpanannya meliputi: a. Biaya Sumber Daya Manusia (SDM) b. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan c. Biaya modal d. Biaya resiko kerusakan, kecurian e. Biaya keusangan f. Biaya asuransi persediaan g. Biaya pajak persediaan h. Biaya pengelolaan/administrasi penyimpanan Biaya penyimpanan dapat dinyatakan dalam dua bentuk, yaitu sebagai persentase dari nilai rata-rata persediaan per-periode dan dalam bentuk rupiah per periode per unit barang. Pada perusahaan yang memiliki produk yang lebih dari satu (multi item), terdapat biaya penyimpanan untuk setiap item selain dari biaya penyimpanan untuk gudang. Biaya penyimpanan persediaan selama satu periode dirumuskan sebagai berikut: T CH = H. n.c i 2 i=1... (3) Di mana: T CH = Total biaya penyimpanan selama satu periode H = Biaya penyimpanan dalam % dari nilai rata-rata persediaan = Jumlah unit item i setiap kali pesan (optimal) C i = Harga item i per-unit
Annual Cost 14 4. Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost) Biaya kekurangan persediaan adalah biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu yang diperlukan. Biaya kekurangan persediaan pada dasarnya bukan biaya nyata, melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan. Termasuk dalam biaya ini, antara lain: a. Biaya administrasi tambahan b. Biaya tertundanya penerimaan keuntungan c. Biaya kehilangan pelanggan. d. Terganggunya proses produksi atau distribusi. e. Tambahan pengeluaran dan sebagainya. Dari komponen biaya di atas, terdapat hubungan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan (total biaya persediaan) dapat dilihat pada Gambar 2.1. TC = D Q S + Q 2 H Order Quantity Gambar 2.1 Grafik Total Biaya Persediaan (Ristono, Agus. 2009) Dari gambar di atas, dapat diketahui bahwa semakin besar jumlah barang yang dipesan (order quantity), maka biaya penyimpanan semakin bertambah tinggi sedangkan biaya pemesanan semakin kecil. Sebaliknya semakin kecil jumlah barang yang dipesan, maka biaya pemesanan semakin besar sehingga biaya penyimpanan semakin kecil. Dengan demikian untuk memperoleh jumlah pemesanan optimum dan kapan dilakukan pemesanan haruslah dicari keseimbangan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.
15 2.2 Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan masalah utama yang sering dihadapi oleh perusahaan dimana pengendalian persediaan sangat berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan itu sendiri. Berdasarkan pengertian persediaan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan merupakan serangkaian kebijakan yang menentukan ukuran dan mengwasi tingkat persediaan, kapan persediaan harus disiapkan dan berapa jumlah yang harus disediakan. Dengan demikian sistem ini bertujuan untuk menjamin tersedianya barang sesuai dengan permintaan dari konsumen. Persediaan juga dapat memenuhi permintaan yang bertambah sewaktu-waktu. Adapun tujuan khusus pengendalian persediaan bagi perusahaan, yaitu: 1. Menjaga supaya perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi ataupun distribusi. 2. Menjaga agar pembelian dalam jumlah relatif sedikit dan frekuensinya yang besar dapat dihindarkan sehingga total biaya pemesanan besar. 3. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih, sehingga biaya yang timbul akibat persediaan tidak terlalu besar. 4. Mencapai penggunaan peralatan yang optimal 5. Membuat pengadaan tidak perlu sesuai dengan penggunaan ataupun penjualannya. 2.3 Fungsi Pengendalian Persediaan Dalam pengendalian persediaan terdapat beberapa fungsi antara lain: a. Siklus Persediaan (Inventory Cycle) Siklus persediaan berkaitan dengan membeli atau menyediakan dalam jumlah lebih besar dari yang dibutuhkan. Alasannya karena faktor ekonomis, dengan jumlah yang besar akan mendapatkan diskon besar pula.
16 Di samping itu hambatan-hambatan berupa faktor teknologi, transportasi dan lain-lain. b. Persediaan Pengaman (Safety Stock) Persediaan pengaman dapat mencegah terhadap ketidaktentuan persediaan. Artinya sebelum persediaan habis kita harus mempersiapkan sejumlah persediaan. Jika suatu saat terdapat perubahan permintaan menjadi lebih besar, perusahaan dapat memenuhi permintaan tanpa menunggu pemesanan ulang yang mungkin memakan waktu yang cukup lama dan memerlukan biaya yang tidak sedikit. c. Pipe Line (Transit inventories) Fungsi pipe line inventories adalah fungsi penghubung antara produsen barang dengan pemasok ataupun konsumen yang dipisahkan oleh geografis yang berjarak jauh dan memerlukan waktu lama untuk masa penyerahan barang. d. Decoupling Inventories / In Procces Inventory (Persediaan dalam Proses) Fungsi ini merupakan persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. e. Economic Order Quantity Fungsi ini merupakan fungsi yang digunakan untuk menetapkan jumlah produk yang akan dipesan tiap kali pemesanan. Kuantitas produk yang telah ditetapkan diharapkan mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Tujuan utama yang ingin dicapai dalam pengendalian persediaan adalah meminimumkan total biaya operasional khususnya biaya persediaan. Mengoptimalkan kuantitas dalam pemesanan barang merupakan langkah yang baik dalam meminimumkan biaya persediaan. Oleh karena itu, sangat perlu untuk suatu perusahaan menemukan model matematika untuk menentukan metode pengendalian persediaan yang cocok.
17 2.4 Model Pengendalian Persediaan Menurut Pontas M Pardede (2005), di dalam pengendalian persediaan terdapat berbagai jenis model yang dapat digunakan untuk perencanaan dan pengawasan. Untuk membangun atau membentuk model persediaan yang sesuai bagi suatu perusahaan, sebaiknya manajer persediaan mengikuti langkah-langkah berikut: a. Mempelajari keadaan yang berlaku yang berkaitan dengan persediaan dan kemudian merumuskan sifat-sifat atau ciri-ciri keadaan tersebut. b. Merumuskan asumsi-asumsi yang dibutuhkan. c. Membuat rumus atau persamaan biaya persediaan d. Menggunakan rumus atau persamaan tersebut untuk menentukan titik atau waktu pemesanan serta jumlah pesanan. Melalui model persediaan, penyederhanaan masalah persediaan akan menjawab dua hal penting, yaitu berapa banyak harus dipesan dan kapan (berapa kali) memesan sehingga persediaan dapat diminimumkan. Secara Umum, model persediaan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu: a. Model Deterministik Model deterministik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan yang dapat diketahui secara pasti sebelumnya. b. Model Probabilistik Model probabilistik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan pesanan yang tidak dapat diketahui secara pasti sebelumnya, sehingga perlu didekati dengan distribusi probabilitas. Pada dasarnya, model persediaan probabilistik dan model deterministik memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk mengendalikan persediaan dengan car menentukan jumlah optimum pemesanan dan titik pemesanan kembali. Selain itu, kedua model ini juga sama dalam hal fungsi persediaan dan komponen biaya persediaan.
18 2.5 Analisis ABC Analisis ABC merupakan teknik klasifikasi persediaan yang berguna dalam penentuan jenis barang yang paling penting (diprioritaskan) dalam sistem persediaan yang sifatnya multi-item, termasuk dalam hal pengendalian obat. Karena banyaknya jenis dan jumlah obat pada PT. Indofarma Global Medika Medan, maka untuk mendapatkan prioritas obat yang memerlukan pengendalian yang ketat, perlu dilakukan pengelompokkan. Salah satu metode dalam pengelompokkan adalah dengan analisis ABC. Analisis ABC dikenal dengan Hukum Pareto, yang menekankan arti penting dari nilai investasi dana yang ditanamkan pada barang persediaan, dan dapat mengklasifikasikan seluruh jenis barang berdasarkan tingkat kepentingannya. Berdasarkan Hukum Pereto tersebut, terdapat pembagian jenis barang dalam tiga kategori, yaitu: a. Kelompok A : Kelompok barang persediaan yang memiliki jumlah unit 10% - 20% dari jumlah seluruh persediaan tetapi nilai investasinya 30% - 70% dari total nilai investasi. b. Kelompok B : Kelompok barang persediaan yang memiliki jumlah unit 20% - 30% dari jumlah seluruh persediaan tetapi nilai investasinya 20% - 30% dari total nilai investasi. c. Kelompok C : Kelompok barang persediaan yang memiliki jumlah unit 30% - 70% dari jumlah seluruh persediaan tetapi nilai investasinya 10% - 20% dari total nilai investasi. Penyajian hasil pengelompokkan berdasarkan analisis ABC ini dalam grafik adalah sebagai berikut:
19 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 A B C Jumlah persediaan 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Nilai investasi (%) Gambar 2.1 Diagram Persentase Analisis ABC Berdasarkan pengelompokkan ini, dapat diketahui bahwa barang-barang yang termasuk dalam kelompok A menjadi fokus utama dalam pengendalian persediaan. 2.6 Economic Order Quantity (EOQ) Dalam meminimumkan biaya, diperlukan pengetahuan tentang jumlah pemesanan yang paling ekonomis. Dalam usaha menentukan jumlah pemesanan yang paling ekonomis tersebut, terdapat dua biaya utama yaitu biaya pemesanan (ordering cost) dan biaya penyimpanan (carrying cost) yang memiliki sifat berbanding terbalik. Apabila barang yang dipesan dalam jumlah yang banyak, biaya pemesanan sedikit namun akan terkendala pada biaya penyimpanan yang cenderung besar. Namun apabila frekuensi pemesanan sering dilakukan, maka biaya pemesanan akan tinggi walaupun bisa meminumkan biaya penyimpanan. Untuk itu diperlukan keseimbangan antara kedua biaya. Dengan kata lain, jumlah pemesanan yang paling ekonomis merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang memiliki biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang minimum. Metode yang dapat digunakan untuk menentukan
20 jumlah pemesanan yang paling ekonomis adalah dengan menggunakan model Economic Order Quantity (EOQ). Metode EOQ dapat digunakan apabila kebutuhan-kebutuhan permintaan pada masa yang akan datang memiliki jumlah yang konstan dan relatif memiliki fluktuasi perubahan yang sangat kecil. Apabila jumlah permintaan dan masa tenggang diketahui, maka dapat diasumsikan bahwa jumlah permintaan dan masa tenggang merupakan bilangan yang konstan dan diketahui. EOQ dihitung dengan menganalisis total biaya (TC). Total Biaya pada satu periode merupakan jumlah dari biaya pemesanan ditambah biaya penyimpanan selama periode tertentu. Sukanto (2003) menyatakan bahwa kebijakan persediaan dapat menentukan jumlah pesanan ekonomis yang bertalian dengan penentuan berapa banyak dipesan dan titik pemesanan kembali yang bertalian dengan kapan mengadakan pesanan. Model persediaan EOQ memakai asumsi-asumsi sebagai berikut: a. Hanya satu barang yang diperhitungkan b. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui, relatif tetap dan terus menerus c. Barang yang dipesan diasumsikan langsung dapat tersedia atau berlimpah d. Waktu tenggang (lead time) bersifat konstan e. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung dapat digunakan f. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan g. Tidak ada quantity discount. Secara grafik, model persediaan EOQ dapat digambarkan sebagai berikut:
21 Tingkat Persediaan Q Titik di saat pesanan diterima (reorder point) Q - D t Rata-rata Persediaan = Q/2 t = Q D Gambar 2.2 Grafik Model Persediaan EOQ (Ristono, Agus. 2009) Dalam metode EOQ digunakan beberapa notasi sebagai berikut: D i = Jumlah kebutuhan barang (unit/tahun) S = Biaya pemesanan (rupiah/pesan) h = Biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang) C i = Harga barang (rupiah/unit) H i = h x C = Biaya penyimpanan (rupiah/unit/periode) = Jumlah pemesanan (unit/pesanan) T = Jarak waktu antar pesan (tahun,hari,bulan) F i = Frekuensi pemesanan TC = Biaya total persediaan (rupiah/tahun) Merujuk pada Herjanto, Eddy (1999), cara untuk memperoleh EOQ adalah sebagai berikut: Biaya pemesanan per-tahun = Frekuensi pesanan x Biaya pesan = D i S Biaya Penyimpanan = Persediaan rata-rata x Biaya penyimpanan = 2 H i
22 Biaya Total per Tahun = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan TC = D i S + 2 H i... (4) Biaya total persediaan akan naik jika semakin banyak unit (Q) yang dipesan maupun unit (Q) yang disimpan. Kondisi minimum pada biaya total persediaan akan tercapai apabila biaya pesan sama dengan biaya simpan, Secara matematik, T Co = T CH D i S = 2 H i D i S 2 = H i 2 = 2D is H i = 2D is H i = EO... (5) Atau, TC = D i S + 2 H i TC = D is + H i 2 d(tc) d( ) = d d( ) d(tc) d( ) = D is 2 D i S + d d( ) + H i 2 H i 2 syarat minimum, d(tc) d( ) = 0
23 maka, D i S 2 + H i 2 = 0 H i 2 = D is 2 2. H i = 2. D i 2 = 2D is H i = 2D is H i = EO... (6) Dari uraian secara matematik di atas, jelas bahwa kondisi minimum Biaya total persediaan dapat tercapai dengan memesan unit dengan metode EOQ. 2.7 Safety Stock (Persediaan Pengaman) Masalah kekurangan persediaan obat generik, misalnya karena permintaan obat generik yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan obat yang dipesan pasti dialami oleh setiap perusahaan. Untuk mengatasi hal ini maka dibutuhkan Safety Stock. Dengan adanya persediaan pengaman, perusahaan dapat mengatasi ketidakpastian permintaan dengan segera. Dalam hal ini, PT Indofarma Global Medika Medan menggunakan batas toleransi (α) = 5% di atas perkiraan dan 5% bawah perkiraan. Dengan batas toleransi tersebut pada Tabel Standar Deviasi Normal, maka nilai Standar Normal Deviasi (Z) yang digunakan adalah 1,65. Rumus menghitung nilai Safety Stock (SS): SS = Z σ... (7) Di mana: SS = Safety Stock (persediaan pengaman) Z σ = Standar normal deviasi = Standar deviasi
24 σ = n n (X i X) 2 i n = Banyak data 2.8 Reorder Point (ROP) Reorder Point ROP atau biasa disebut dengan batas/titik jumlah pemesanan kembali termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang, misalnya suatu tambahan/ekstra stok. Menurut Fredi Rangkuti (2004), reorder point terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat di dalam stok berkurang terus. Dengan demikian kita harus menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang. Selain itu dapat pula ditambahkan dengan safety stock yang biasanya mengacu kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stok selama masa tenggang. Faktor yang mempengaruhi pemesanan ulang (reorder point): a. Waktu yang diperlukan dari saat pemesanan sampai dengan barang datang di perusahaan (Lead Time) b. Tingkat pemakaian barang rata-rata / hari atau satuan waktu lainnya c. Persediaan besi/safety stock (jumlah persediaan barang yang minimum harus ada untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya barang yang dibeli agar perushaaan tidak mengalami stock out /gangguan kelancaran kegiatan produksi karena kehabisan barang. Rumus: ROP = d LT + SS... (8)
25 Di mana: ROP = Reorder point (titik pemesanan ulang) d = Rata-rata jumlah kebutuhan (unit/bulan) LT = Lead time / waktu tunggu (bulan) SS = Safety Stock (persediaan pengaman) Secara grafik, hubungan EOQ, safety stock dan ROP dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2.3 Grafik Hubungan EOQ, Safety Stock dan ROP (Zamit, Yulian. 2003) 2.9 Persediaan Maksimal (Maximum Inventory) Maximum Inventory (MI) diperlukan untuk menghindari jumlah persediaan yang berlebihan di gudang, sehingga tidak menimbulkan biaya yang lebih besar untuk penyimpanan persediaan tersebut. Besarnya persediaan maksimal yang ada di gudang dapat dihitung dengan menjumlahkan kuantitas persediaan menurut EOQ dengan jumlah persediaan pengaman (safety stock). Rumus menghitung persediaan maksimal (maximum inventory): MI = SS + EOQ... (8)
26 Di mana: MI = Maximum Inventory SS = Safetry stock / persediaan pengaman EOQ = Economic order quantity (jumlah pemesanan ekonomis) 2.10 Total Cost (Biaya Total) Persediaan Total cost adalah total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan dapat menjadi lebih efisien jika perusahaan dapat mengetahui berapa jumlah barang yang tepat untuk dipesan kepada supplier, sehingga persediaan yang dipesan tidak kurang dan tidak melebihi yang dibutuhkan untuk proses produksi atau distribusi. Jika perusahaan dapat mengetahui berapa jumlah barang yang tepat untuk dipesan, hal ini juga dapat mengefisiensikan biaya pemesanan. Biaya yang tadinya dikeluarkan akibat pemesanan barang yang berlebih dapat diefisiensikan dengan memesan barang yang sesuai dengan kebutuhan. Jumlah barang yang harus dipesan dapat diketahui dengan menggunakan rumus perhitungan EOQ. Biaya total persediaan dapat dicari dengan rumus: Total Cost (TC) = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan TC = D i EO S + EO 2 H i... (9)