BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Persediaan (Inventory) Persediaan (inventory) merupakan salah satu komponen yang mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan biasanya memiliki persediaan untuk dapat melangsungkan kegiatan perusahaannya. Keberadaan persediaan dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan, sehingga untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan dengan kata lain persediaan digunakan untuk menghadapi ketidakpastian. Untuk memahami arti persediaan, maka akan dijelaskan beberapa definisi persediaan sebagai berikut: 1. Assauri (1993) menjelaskan bahwa persediaan adalah Suatu aset yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal. 2. Freddy Rangkutti (2004) menjelaskan bahwa persediaan adalah Bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. 3. Mulyono (2002) menjelaskan bahwa persediaan adalah Sumber daya yang disimpan untuk memenuhi permintaan saat ini dan mendatang. Berdasarkan pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi ataupun barang jadi yang akan ditindak lanjuti guna kelancaran usaha suatu perusahaan yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan, antara lain: 5

2 1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi, semakin banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku. 2. Kontinuitas produksi atau distribusi tidak terhenti Hal ini mengakibatkan diperlukan tingkat persediaan yang tinggi, begitu juga sebaliknya. 3. Sifat barang/penolong Apakah barang cepat rusak (durable good), atau barang lama (undurable good). Barang yang tidak tahan lama tidak dapat disimpan lama, oleh karena itu bila barang yang diperlukan tergolong barang yang tidak tahan lama maka tidak perlu disimpan terlalu banyak Pentingnya Persediaan Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi suatu perusahaan dalam menjalankan usahanya. Adapun alasan diperlukannya persediaan suatu perusahaan adalah: 1. Dibutuhkannya waktu untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya. 2. Alasan organisasi, untuk memungkinkan satu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya. Persediaan menurut Barry dan Haizer (2001) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, yaitu: 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu atau pengiriman yang tidak tepat. 6

3 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan barang dalam proses dalam persediaannya. Buchan dan Koenigsberg (1997) dalam Simatupang (2012) memaparkan bahwa fungsi persediaan yaitu: 1. Transaction Motive Persediaan untuk menjamin kelancaran proses pemenuhan (secara ekonomis) permintaan barang sesuai dengan kebutuhan pemakai. Motif transaksi merupakan motif utama mengapa keberadaan inventori diperlukan, yaitu motif untuk menjamin pemenuhan permintaan barang, oleh sebab itu ada tidaknya barang merupakan indikator utama dari dipenuhi tidaknya motif ini. Besar minimum inventori yang diperlukan untuk menjamin kelancaran proses pemenuhan permintaan pemakai disebut sebagai inventori/stock operasi (operating stock). Besarnya stock operasi ini pada prinsipnya tergantung pada besarnya waktu ancang-ancang dan banyaknya kebutuhan barang persatuan waktu, dengan perkataan lain besarnya stock operasi ini adalah minimal sebesar kebutuhan barang selama waktu ancang-ancangnya. Timbulnya inventori dalam suatu sistem usaha merupakan akibat dari mekanisme pemenuhan atas permintaan pemakai yang tidak dapat dilakukan segera. Permintaan akan suatu barang yang akan datang pada suatu sistem tidak dapat dipenuhi dengan segera pada saat permintaan itu tiba, bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya, di sisi lain untuk mengadakan barang dibutuhkan waktu baik untuk proses pemesanan, proses pembuatan barang tersebut maupun untuk mengirimnya. Proses pemenuhan kebutuhan barang perlu disediakan inventori sebesar kebutuhan selama waktu ancang-ancangnya untuk menjamin kelancaran proses pemenuhan kebutuhan itu sendiri. Hal ini berarti bahwa adanya inventori untuk keperluan operasi dalam suatu sistem merupakan suatu keharusan dan suatu hal yang sulit untuk dihindarkan. 7

4 2. Precatuianary Motive Persediaan dapat meredam fluktuasi permintaan atau pasokan yang tidak beraturan selain akibat mekanisme atas permintaan, timbulnya inventori dapat pula disebabkan oleh adanya keinginan untuk meredam ketidakpastian. Motif berjaga-jaga (Precatuianary Motive) timbulnya bila adanya ketidakpastian dari sisi pemakai barang (user). Besarnya inventori yang ditujukan untuk meredam ketidakpastian ini disebut inventori pengaman. Ada dua jenis inventori pengaman, yaitu cadangan pengaman (safety stock), bila ketidakpastian tersebut datangnya dari pemakai, dan cadangan penyangga (buffer stock), bila ketidakpastian tersebut berasal dari pemasok, dengan demikian semakin besar ketidakpastian maka semakin besar pula inventori pengaman yang dibutuhkan. 3. Speculation Motive Persediaan merupakan alat spekulasi untuk mendapatkan keuntungan berlipat dikemudian hari, atau dapat disebut persediaan dapat bersifat speculator, berlainan dengan kedua motif diatas, pada motif ini keberadaan inventori timbul karena adanya keinginan untuk melakukan spekulasi (speculation motive) dengan tujuan mendapatkan keuntungan yang berlipat ganda dari kenaikan harga barang di masa mendatang. Faktor speskulasi ini biasanya terjadi pada barang-barang yang langka di pasaran dengan sistem monopolistik, dalam hal ini dipelukan pengawasan pemerintah dan masyarakat terhadap pelaku bisnis atas jenis barang tertentu yang dapat dispekulasikan, hal ini disebakan keadaan ini pada gilirannya kelak akan membawa dampak kerugian yang besar terhadap masyarakat dan sistem usaha itu sendiri Jenis Jenis Persediaan Persediaan dapat dibedakan atau dikelompokkan dalam tiga bentuk sesuai dengan keberadaannya menurut Bahagia (2006) yaitu sebagai berikut: 1. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock) Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, yang mana barang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam 8

5 ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan barang setengah jadi (work in process/progress stock) Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. 3. Persediaan barang jadi (finished goods stock) Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain, maka barang jadi ini merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual. Persediaan menurut Buchan dan Koenigsberg (1997) dalam Simatupang (2012) dapat dikelompokkan berdasarkan fungsinya yaitu: 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory Batch Stock atau Lot Size Inventory adalah dimana pembelian atau pembuatan yang dilakukan untuk jumlah besar, sedangkan penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil. Persediaan terjadi karena pengadaan bahan/barang yang dilakukan lebih banyak dari pada yang dibutuhkan. 2. Fluctuation Stock Permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan, dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan tidak tetap atau fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Fluktuasi permintaan yang sangat besar diantisipasi dengan persediaan ini (fluctuation stock) sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. 3. Anticipation Stock Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. 9

6 2.1.3 Aspek Struktural Sistem Inventori Aspek structural sistem persediaan menurut Bahagia (2006) dimana sistem inventori memiliki tiga komponen dasar, yaitu pengelola (management), pemasok (supplier), dan pemakai (user). Pengelola adalah penentu kebijakan yang memilki perangkat berupa gudang untuk menyimpan barang dan fasilitas pelayanan untuk memberikan pelayanan kepada pemakai. Kedua perangkat tersebut sepenuhnya berada dibawah kendali pengelola. Pemasok adalah penyedia barang untuk memenuhi keperluan pengelola dan bekerja berdasarkan pemesanan dari pengelola, sedangkan pemakai adalah komponen yang memerlukan barang. Pemasok dan pemakai adalah komponen sistem inventori yang biasanya berada di luar kendali pengelola meskipun pada kenyataannya dapat dipengaruhi oleh pengelola. Bentuk keterkaitan dan hubungan interaksi terjadi antara ketiga komponen dasar ini akan menentukan jenis dan intensitas permasalahan serta kinerja sistem inventori. Berdasarkan ketiga komponen ini menurut Bahagia (2006), sistem inventori dapat dibedakan atas inventori tunggal (single inventori system) dan sistem invemtori berjenjang (multiechelon inventori system). 1. Sistem Inventori Tunggal Sistem inventori tunggal dicirikan dengan terdapatnya hanya satu pengelola (satu gudang dan satu fasilitas pelayanan), satu atau beberapa pemasok (supplier), dan satu atau beberapa pemakai (user). Sistem seperti ini banyak dijumpai misalnya pada sistem inventori bahan baku di pabrik, sistem inventori obat-obatan di apotek, sistem inventori makanan di pasar swalayan, dan sebagainya. Sistem inventori tunggal merupakan sistem inventori yang paling sederhana, walaupun demikian ditinjau dari teori inventori mempunyai arti yang sangat penting, hal ini disebabkan penguasaan terhadap sistem inventori tunggal ini merupakan modal dasar utama untuk dapat memahami sistem inventori yang lebih kompleks (sistem inventori berjejang). 2. Sistem Inventori Berjenjang Sistem inventori berjenjang (multiechelon inventori system) terdiri atas beberapa gudang dan fasilitas pelayanan, beberapa pemasok, dan beberapa pemakai dengan suatu tatanan dan mekanisme interaksi tertentu. Keterkaitan 10

7 suatu fasilitas pelayanan satu dengan fasilitas pelayanan yang lainnya, maka sistem ini dapat dibedakan atas beberapa bentuk sebagai berikut: a. Sistem seri (serial system) Sistem ini terdiri atas beberapa buah fasilitas pelayanan di mana setiap fasilitas mempunyai satu pemasok (successor) dan satu pemakai (predecessor). Sistem seri ini pemasok berperan ganda, yaitu di satu sisi sebagai pemasok barang bagi struktur di bawahnya, tetapi di sisi lain sekaligus berfungsi pula sebagai pemakai struktur di atasnya. Sistem semacam ini dapat dijumpai misalnya pada sistem inventori barang setengah jadi di suatu lini produksi. Salah satu permasalahan yang timbul adalah menentukan besarnya inventori cadangan antar tahap (buffer stage inventory), agar produksi berjalan lancar. b. Sistem memusat (centralized system) Sistem ini terdiri atas beberapa buah fasilitas pelayanan dimana setiap fasilitas pelayanan hanya memiliki satu pemakai (successor), tetapi dapat memiliki beberapa pemasok (predecessor). Sistem semacam ini dapat dijumpai pada pabrik perakitan atau sistem pasokan dari pedagang eceran. c. Sistem memencar (arborescent system) Sistem ini terdiri atas beberapa buah fasilitas di mana setiap fasilitas pelayanan hanya mempunyai satu pemasok (predecessor), tetapi dapat memiliki beberapa pemakai (successor). Sistem inventori seperti ini sering dijumpai pada sistem distribusi barang dari produsen ke konsumen. d. Sistem campuran (mixed system) Sistem ini terdiri dari beberapa faslitas pelayanan menurut tatanan yang tidak beraturan. Sistem ini biasanya merupakan campuran dari ketiga bentuk sistem di atas. Karakteristik penting yang perlu diperhatikan dalam sistem inventori berjenjang adalah adanya interaksi yang kompleks di antara ketiga komponen dasar atau antara satu fasilitas dengan fasilitas pelayanan lain, sehingga kinerja (performance) dari suatu fasilitas pelayanan tidak hanya ditentukan oleh kemampuan pengelolaan dari fasilitas pelayanan itu sendiri, tetapi akan bergantung pula pada fasilitas-fasilitas pelayanan lain, oleh sebab 11

8 itu untuk menyelesaikan permasalahan dalam sistem inventori berjenjang selain diperlukan dasar-dasar pengelolaan sistem inventori tunggal perlu dibekali juga pendekatan yang bersifat sistematik, terutama yang berkaitan dengan persoalan integrasi dan koordinasi Biaya-Biaya dalam Persediaan Tujuan yang ingin dicapai dalam penyelesaian masalah persediaan adalah meminimumkan biaya total persediaan. Biaya persediaan adalah semua pengeluaran atau kerugian yang timbul akibat persediaan. Komponen biaya dalam persediaan menurut Bahagia (2006): 1. Biaya Pembelian (Purchasing Cost) Biaya pembelian adalah harga pembelian setiap unit item jika item tersebut berasal dari sumber-sumber eksternal atau biaya produksi per unit bila item tersebut berasal dari internal perusahaan. Biaya pembelian item-item selama satu periode pengendalian persediaan dapat dirumuskan sebagai berikut: O b = p x D... (1) di mana: O b = Biaya pembelian selama satu periode p = Harga barang per unit D = Jumlah barang yang dibeli 2. Biaya Pengadaan (Procurement Cost) Bahagia (2006) dalam bukunya mengelompokkan biaya pengadaan menjadi 3 jenis biaya berdasarkan asal-usul barang, yaitu: a. Biaya Pemesanan (Order Cost) Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari pihak lain (supplier). Biaya ini pada umumnya meliputi: - Biaya untuk menentukan pemasok. - Biaya untuk pemeriksaan inventori sebelum melakukan pemesanan. - Pemprosesan pesanan. 12

9 - Biaya ekspedisi. - Biaya telepon dan keperluan komunikasi lainnya. - Pengeluaran surat-menyurat dan perlengkapan administrasi lainnya. - Biaya pengepakan dan penimbangan. - Biaya pemeriksaan penerimaan. - Biaya pengiriman ke gudang. Biaya pemesanan tidak tergantung pada jumlah per item barangyang dipesan tiap kali pemesanan. Biaya pemesanan dipengaruhi frekuensi pemesanan perperiode kegiatan, semakin sering dilakukan pemesanan, maka semakin besar pula total biaya pemesanannya. Total biaya pemesanan selama satu periode dirumuskan sebagai berikut: O p =... (2) Di mana: O p A D = Biaya pemesanan selama satu periode = Biaya setiap kali pemesanan = Jumlah barang yang dibeli = Ukuran lot pemesanan b. Biaya Persiapan (Setup Cost) Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan memproduksi barang. Ongkos ini biasanya timbul di dalam pabrik, yang meliputi ongkos menyetel mesin, ongkos mempersiapkan gambar benda kerja, dan sebagainya. 3. Biaya Penyimpanan (Holding Cost) Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang pada periode waktu tertentu. 13

10 Jika barang yang disimpan merupakan barang jadi yang diterima dari pihak lain, maka biaya penyimpanannya meliputi: a. Biaya Sumber Daya Manusia (SDM). b. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan. c. Biaya modal. d. Biaya resiko kerusakan, kecurian. e. Biaya keusangan. f. Biaya asuransi persediaan. g. Biaya pajak persediaan. h. Biaya pengelolaan/administrasi penyimpanan. Biaya penyimpanan menurut Bahagia (2006), dapat dinyatakan dalam dua bentuk, yaitu sebagai persentase dari nilai rata-rata persediaan per-periode dan dalam bentuk rupiah per periode per unit barang. Pada perusahaan yang memiliki produk yang lebih dari satu (multi item), terdapat biaya penyimpanan untuk setiap item selain dari biaya penyimpanan untuk gudang. Biaya penyimpanan persediaan selama satu periode dirumuskan sebagai berikut: O s = x (I x p)... (3) = x h... (3) Di mana: O s h I p = Biaya penyimpanan selama satu periode = Ukuran lot pemesanan = Biaya simpan per unit per periode = Ongkos modal atau suku bunga pinjaman untuk membeli barang = Harga barang per unit 4. Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost) Biaya kekurangan persediaan adalah biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu yang diperlukan. Biaya kekurangan persediaan 14

11 pada dasarnya bukan biaya nyata, melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan. Termasuk dalam biaya ini, antara lain: a. Biaya administrasi tambahan. b. Biaya tertundanya penerimaan keuntungan. c. Biaya kehilangan pelanggan. d. Terganggunya proses produksi atau distribusi. e. Tambahan pengeluaran dan sebagainya. Komponen biaya di atas terdapat hubungan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan (total biaya persediaan) dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut: Annual Cost Ongkos Pesan (O p ) Ongkos Total (O t ) Ongkos Simpan (O s ) Order Quantity Gambar 2. 1 Grafik Total Biaya Persediaan (Ristono, 2009) Gambar 2.1 di atas menunjukkan bahwa semakin besar jumlah barang yang dipesan (order quantity), maka biaya penyimpanan semakin bertambah tinggi sedangkan biaya pemesanan semakin kecil, sebaliknya semakin kecil jumlah barang yang dipesan, maka biaya pemesanan semakin besar sehingga biaya penyimpanan semakin kecil. Jumlah pemesanan optimum dan kapan dilakukan pemesanan diperoleh dengan dicari keseimbangan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan Total Cost (Biaya Total) Persediaan Total cost menurut Bahagia (2006) adalah total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan dapat menjadi lebih efisien jika perusahaan 15

12 dapat mengetahui berapa jumlah barang yang tepat untuk dipesan kepada supplier, sehingga persediaan yang dipesan tidak kurang dan tidak melebihi yang dibutuhkan untuk proses produksi atau distribusi, jika perusahaan dapat mengetahui berapa jumlah barang yang tepat untuk dipesan, hal ini juga dapat mengefisiensikan biaya pemesanan. Biaya yang tadinya dikeluarkan akibat pemesanan barang yang berlebih dapat diefisiensikan dengan memesan barang yang sesuai dengan kebutuhan. Jumlah barang yang harus dipesan dapat diketahui dengan menggunakan rumus perhitungan EOQ. Biaya total persediaan dapat dicari dengan rumus: Total Cost (O T ) = Biaya Beli + Biaya Pesan + Biaya Simpan... (4) 2.2 Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan masalah utama yang sering dihadapi oleh perusahaan dimana pengendalian persediaan sangat berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan itu sendiri. Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan investasi yang sangat besar pada pos aktiva lancar. Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh bagian yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produk dan penggunaan sumber daya dapat maksimal. Kegiatan pengawasan persediaan tidak terbatas pada penentuan atas tingkat dan komposisi persediaan, tetapi juga termasuk pengaturan dan pengawasan atau pelaksanaan pengadaan bahan-bahan yang diperlukan sesuai dengan jumlah dan waktu yang dibutuhkan dengan biaya yang serendahrendahnya. Pengendalian merupakan proses memastikan bahwa hasil-hasil yang dicapai sesuai dengan rencana-rencana semula (Simamora, 1999). Pengendalian berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan dan pengevaluasian keseluruh bagian manajemen agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Salah satu cara pengendalian persediaan adalah menetapkan titik maksimum dan minimum. Titik maksimum adalah batas tertinggi dari persediaan yang 16

13 diperlukan dan biasanya menggambarkan kuantitas minimum ditambah kuantitas pemesanan standar. Titik minimum adalah batas terendah dari persediaan sesuatu barang atau bahan yang diperlukan. Penetapan titik maksimum dan minimum faktor-faktor yang harus dipertimbangkan adalah: 1. Waktu yang diperlukan untuk membeli. 2. Kuantitas pesanan yang ekonomis. 3. Fasilitas pergudangan yang tesedia. 4. Kemungkinan bahan-bahan yang disimpan mengalami kerusakan. 5. Kondisi-kondisi pasar secara umum dan luasnya spekulasi. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan merupakan serangkaian kebijakan yang menentukan ukuran dan mengwasi tingkat persediaan, kapan persediaan harus disiapkan dan berapa jumlah yang harus disediakan. Sistem ini bertujuan untuk menjamin tersedianya barang sesuai dengan permintaan dari konsumen. Persediaan juga dapat memenuhi permintaan yang bertambah sewaktu-waktu. Tujuan khusus pengendalian persediaan bagi perusahaan, yaitu: 1. Menjaga supaya perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi ataupun distribusi. 2. Menjaga agar pembelian dalam jumlah relatif sedikit dan frekuensinya yang besar dapat dihindarkan sehingga total biaya pemesanan besar. 3. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih, sehingga biaya yang timbul akibat persediaan tidak terlalu besar. 4. Mencapai penggunaan peralatan yang optimal. 5. Membuat pengadaan tidak perlu sesuai dengan penggunaan ataupun penjualannya. 2.3 Fungsi Pengendalian Persediaan Menurut Tersine (1994) dalam Bahagia (2006), pengendalian persediaan terdapat beberapa fungsi antara lain: 17

14 a. Siklus Persediaan (Inventory Cycle) Siklus persediaan berkaitan dengan membeli atau menyediakan dalam jumlah lebih besar dari yang dibutuhkan. Faktor ekonomis menjadi alasannya, dengan jumlah yang besar akan mendapatkan diskon besar serta hambatan-hambatan berupa faktor teknologi, transportasi dan lain-lain. b. Persediaan Pengaman (Safety Stock) Persediaan pengaman dapat mencegah terhadap ketidaktentuan persediaan. Artinya sebelum persediaan habis kita harus mempersiapkan sejumlah persediaan, jika suatu saat terdapat perubahan permintaan menjadi lebih besar, perusahaan dapat memenuhi permintaan tanpa menunggu pemesanan ulang yang mungkin memakan waktu yang cukup lama dan memerlukan biaya yang tidak sedikit. c. Pipe Line (Transit inventories) Fungsi pipe line inventories adalah fungsi penghubung antara produsen barang dengan pemasok ataupun konsumen yang dipisahkan oleh geografis yang berjarak jauh dan memerlukan waktu lama untuk masa penyerahan barang. d. Decoupling Inventories / In Procces Inventory Fungsi ini merupakan persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. e. Economic order quantity Fungsi ini merupakan fungsi yang digunakan untuk menetapkan jumlah produk yang akan dipesan tiap kali pemesanan. Kuantitas produk yang telah ditetapkan diharapkan mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Tujuan utama yang ingin dicapai dalam pengendalian persediaan adalah meminimumkan total biaya operasional khususnya biaya persediaan. Mengoptimalkan kuantitas dalam pemesanan barang merupakan langkah yang baik dalam meminimumkan biaya persediaan. Suatu perusahaan sangat perlu untuk menemukan model matematika untuk menentukan metode pengendalian persediaan yang cocok untuk dapat meminimumkan biaya persediaan tersebut. 18

15 2.4 Model Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan terdapat berbagai jenis model yang dapat digunakan untuk perencanaan dan pengawasan (Pardede, 2005). Pembentukan model persediaan yang sesuai bagi suatu perusahaan, sebaiknya manajer persediaan mempelajari keadaan yang berlaku yang berkaitan dengan persediaan dan kemudian merumuskan sifat-sifat atau ciri-ciri keadaan tersebut mengikuti langkah-langkah berikut: a. Merumuskan asumsi-asumsi yang dibutuhkan. b. Membuat rumus atau persamaan biaya persediaan. c. Menggunakan rumus atau persamaan tersebut untuk menentukan titik atau waktu pemesanan serta jumlah pesanan. Penyederhanaan masalah model persediaan akan menjawab dua hal penting, yaitu berapa banyak harus dipesan dan kapan (berapa kali) memesan sehingga persediaan dapat diminimumkan. Model persediaan secara umum menurut Bahagia (2006) dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu: 1. Model Deterministik Model deterministik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan yang dapat diketahui secara pasti sebelumnya. 2. Model Probabilistik Model probabilistik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan pesanan yang tidak dapat diketahui secara pasti sebelumnya, sehingga perlu didekati dengan distribusi probabilitas. Model persediaan probabilistik dan model deterministik pada dasarnya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk mengendalikan persediaan dengan cara menentukan jumlah optimum pemesanan dan titik pemesanan kembali. Kedua model ini juga sama dalam hal fungsi persediaan dan komponen biaya persediaan. 19

16 2.5 Metode Pengendalian Persediaan Metode pengendalian persediaan adalah berbeda-beda, terutama dalam hal kehati-hatian dan biaya yang akan dikeluarkan. Beberapa metode pengendalian persediaan menurut Ristono (2009) antara lain: 1. Metode Order Cycling Metode Metode ini dilakukan dengan memeriksa secara periodik keadaan kuantitas setiap jenis atau golongan persediaan yang ada. Jenis bahan yang bernilai tinggi dan jenis bahan yang merupkan unsur utama dalam operasi yang normal, biasanya memerlukan siklus peninjauan dalam jangka pendek, sedangkan untuk jenis bahan yang bernilai rendah dan bersifat tidak rawan, umumnya siklus peninjauan lebih panjang, karena bahan-bahan ini akan dipesan dalam jumlah besar dan kekurangan bahan tidak akan menimbulkan banyak biaya. 2. Metode Min-Max Metode ini kuantitas maksimum dan minimum untuk setiap jenis bahan baku sudah ditentukan. Tingkatan minimum merupakan marjin pengaman yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kekurangan bahan baku, dan tingkat minimum ini sekaligus merupakan titik untuk melakukan pemesanan kembali, dimana kuantitas bahan baku yang dipesan adalah sebesar kebutuhan untuk menjadikan persediaan pada tingkat yang maksimum. Pelaksanaan metode Min-Max ini didasarkan pada observasi fisik atau melalui pencatatan dalam sistem akuntansi. 3. Metode Two-Bin Metode Two-Bin persediaan bahan baku dipisahkan ke dalam dua tempat penyimpanan. Prosedur pelaksanaan metode ini adalah apabila tempat penyimpanan kuantititas bahan baku yang pertama sudah habis, maka tempat penyimpanan yang kedua baru dibuka, pada saat tempat penyimpanan yang kedua ini digunakan perusahaan harus segera melakukan pemesanan barang kembali. 20

17 4. Metode Just-In-Time Metode Just In Time menekankan penghematan investasi pada persediaan bahan baku dan penghematan biaya penyimpanan, yang dilakukan dengan meminimumkan persediaan bahan baku atau bahkan yang paling ekstrim adalah tanpa persediaan bahan baku sama sekali, apabila hendak melakukan produksi baru melakukan pemesanan. Prosedur ini memerlukan koordinasi yang baik dengan pemasok sehingga bahan baku dapat tiba pada waktunya. 5. Metode ABC Plan Metode ABC ini semua jenis bahan baku dikelompokkan kedalam 3 kelas atau kelompok, yaitu kelompok A yang merupakan bahan baku yang penting dan nilainya cukup tinggi, kelompok B merupakan jenis bahan baku yang tidak terlalu penting, dan nilainya cukup tinggi, serta kelompok C yang merupakan bahan baku yang tidak penting dan tidak bernilai tinggi. 6. Metode Economic order quantity (EOQ) Metode EOQ menurut Heizer dan Render (2011) adalah jumlah pesanan yang dapat meminimumkan total biaya persediaan. Pembelian yang optimal dilakukan untuk mencari berapa total bahan yang tetap untuk dibeli dalam setiap kali pembelian untuk menutup kebutuhan selama satu periode. Model EOQ biasa digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan. Kebijakan-kebijakan EOQ adalah menjamin ketersediaan bahan baku yang tersedia untuk kelancaran proses produksi sehingga tidak terjadi kelebihan persediaan atau kekurangan persediaan, dan meminimalkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan proses produksi tersebut, maka tindakan yang perlu dilakukan adalah menentukan Economic order quantity (EOQ), Safety Stock, Reorder Point (ROP). Asal mula metode EOQ adalah berdasarkan pola asumsi sebagai berikut: 1. Tingkat permintaan (demand rate) adalah konstan, berulang, dan diketahui. 21

18 2. Waktu tunggu (lead time) konstan diketahui. Waktu tunggu dari penempatan pesanan sampai penyerahan pesanan selalu merupakan bilangan hari yang tepat. 3. Tidak diperbolehkan terjadi kehabisan stock, karena permintaan dan waktu tunggu konstan, maka dapat ditentukan dengan pasti kapan harus memesan bahan untuk mencegah kekurangan stock. 4. Bahan dipesan atau diproduksi dalam lot atau tumpukan (lots or batch), dan lot itu ditempatkan dalam invntori seluruhnya pada suatu waktu. 5. Dipakai suatu struktur biaya spesifik sebagai berikut, biaya barang per unit konstan, dan tidak ada potongan harga diberikan untuk pembelian dalam jumlah besar. Keunggulan dan Kelemahan EOQ 1. Keunggulan EOQ a. Metode EOQ memperhitungkan safety stock sehingga persediaan bahan baku untuk proses produksi tetap terjamin. b. Penggunaan metode EOQ akan memperkecil jumlah pemesanan yang diamati, sehingga biaya pemesanan atau biaya penyiapan menjadi lebih kecil. c. Mudah diaplikasikan pada proses produksi yang output-nya telah memiliki standar tertentu. 2. Kelemahan EOQ a. Pada metode EOQ biaya penyimpanan bahan baku akan lebih besar, karena ada sejumlah bahan baku yang harus disimpan selama beberapa periode, sebelum bahan baku tersebut digunakan untuk proses produksi. b. Penjualan dapat ditentukan. c. Pemakaian bahan baku terjadi sepanjang tahun. d. Persediaan dapat segera diperoleh. 2.6 Economic order quantity Peminimuman biaya diperlukan pengetahuan tentang jumlah pemesanan yang paling ekonomis. Adapun usaha ini dengan cara menentukan jumlah pemesanan 22

19 yang paling ekonomis, dimana terdapat dua biaya utama yaitu biaya pemesanan (ordering cost) dan biaya penyimpanan (carrying cost) yang memiliki sifat berbanding terbalik, apabila barang yang dipesan dalam jumlah yang banyak, biaya pemesanan sedikit namun akan terkendala pada biaya penyimpanan yang cenderung besar, namun apabila frekuensi pemesanan sering dilakukan, maka biaya pemesanan akan tinggi walaupun bisa meminumkan biaya penyimpanan. Keseimbangan antara kedua biaya diperlukan, dengan kata lain jumlah pemesanan yang paling ekonomis merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang memiliki biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang minimum. Metode yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan yang paling ekonomis adalah dengan menggunakan model EOQ. Metode EOQ dapat digunakan apabila kebutuhan-kebutuhan permintaan pada masa yang akan datang memiliki jumlah yang konstan dan relatif memiliki fluktuasi perubahan yang sangat kecil, apabila jumlah permintaan dan masa tenggang diketahui, maka dapat diasumsikan bahwa jumlah permintaan dan masa tenggang merupakan bilangan yang konstan dan diketahui. EOQ dihitung dengan menganalisis total biaya. Total Biaya pada satu periode merupakan jumlah dari biaya pemesanan ditambah biaya penyimpanan selama periode tertentu. Bahagia (2006) menyatakan bahwa kebijakan persediaan dapat menentukan jumlah pesanan ekonomis yang bertalian dengan penentuan berapa banyak dipesan dan titik pemesanan kembali yang bertalian dengan kapan mengadakan pesanan. Model persediaan EOQ memakai asumsi-asumsi sebagai berikut: a. Hanya satu barang yang diperhitungkan. b. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui, relatif tetap dan terus menerus. c. Barang yang dipesan diasumsikan langsung dapat tersedia atau berlimpah. d. Waktu tenggang (lead time) bersifat konstan. e. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung dapat digunakan. f. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan. g. Tidak ada quantity discount. 23

20 Model persediaan EOQ secara grafik dapat digambarkan sesuai Gambar 2.2 sebagai berikut: Tingkat Persediaan Q Titik di saat pesanan diterima (reorder point) Q - Dt Rata-rata persediaan = Q/2 T = Q D Gambar 2.2 Grafik Model Persediaan EOQ (Sumber: Ristono, 2009) Merujuk pada buku karangan Bahagia (2006), cara untuk memperoleh EOQ adalah sebagai berikut: Biaya Pembelian = Permintaan x Harga barang = D x p Biaya pemesanan per-tahun = Biaya pesan x Frekuensi pesanan = A x f = A x Biaya Penyimpanan = Biaya penyimpanan x Persediaan rata-rata = h x 24

21 Biaya Total per Tahun = Biaya beli + Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan O T = Dp + + h... (5) di mana: O T = Biaya total selama satu periode (rupiah/tahun) D = Jumlah barang yang dibeli (unit/tahun) p = Harga barang (rupiah/unit) A = Biaya setiap kali pemesanan (rupiah/pesan) f = Frekuensi pemesanan (kali) = Ukuran lot pemesanan (unit/pesanan) h = Biaya simpan (rupiah/unit/periode) Biaya total persediaan akan naik jika semakin banyak unit ( ) yang dipesan maupun unit ( ) yang disimpan. Kondisi minimum pada biaya total persediaan akan tercapai apabila biaya pesan sama dengan biaya simpan. Secara matematik dapat dijabarkan sebagai berikut: O p = O s = h = 2 = = = EOQ... (6) 25

22 Berdasarkan asumsi dan mekanisme pemesanan ulang (reorder point) terjadi di saat inventori sebesar nol (r = 0). Waktu pemesanan (T) yang optimal dapat diperoleh dengan cara sebagai: T = =... (7) Total ongkos inventori optimal (O T ) dapat dihitung dengan mendistribusikan persamaan ke dalam persamaan sebagai berikut: O T =Dp + + = Dp + + = + Dp... (8) Uraian secara matematik di atas menjelaskan bahwa kondisi minimum biaya total persediaan dapat tercapai dengan memesan unit dengan metode EOQ. 2.7 Reorder Point (ROP) Reorder Point (ROP) atau biasa disebut dengan batas/titik jumlah pemesanan kembali termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang, misalnya suatu tambahan/ekstra stok. ROP menurut Fredi Rangkuti (2004), terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat di dalam stok berkurang terus, dengan demikian kita harus menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang, selain itu dapat pula ditambahkan dengan safety stock yang biasanya mengacu kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stok selama masa tenggang. 26

23 Faktor yang mempengaruhi pemesanan ulang (reorder point): a. Waktu yang diperlukan dari saat pemesanan sampai dengan barang datang di perusahaan (Lead Time). b. Tingkat pemakaian barang rata-rata / hari atau satuan waktu lainnya. c. Persediaan bersih/safety stock (jumlah persediaan barang yang minimum harus ada untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya barang yang dibeli agar perusahaan tidak mengalami stock out /gangguan kelancaran kegiatan produksi karena kehabisan barang. Rumus: ROP = ƌ x LT x SS... (9) di mana: ROP = Reorder point (titik pemesanan ulang) ƌ = Rata-rata jumlah kebutuhan (unit/bulan) LT = Lead time / waktu tunggu (bulan) SS = Safety Stock (persediaan pengaman) Hubungan EOQ, safety stock dan ROP secaar grafik dapat dilihat pada Gambar 2.3 berikut: Unit Persediaan EOQ Safety Stock Lead Time Lead Time Waktu Persediaan Minimum Gambar 2. 3 Grafik Hubungan EOQ, Safety Stock dan ROP (Sumber: Zamit, Yulian 2003) 27

24 2.8 Persediaan Maksimal (Maximum Inventory) Maximum Inventory (MI) diperlukan untuk menghindari jumlah persediaan yang berlebihan di gudang, sehingga tidak menimbulkan biaya yang lebih besar untuk penyimpanan persediaan tersebut. Zamit, Yulian (2003) memaparkan besarnya persediaan maksimal yang ada di gudang dapat dihitung dengan menjumlahkan kuantitas persediaan menurut EOQ dengan jumlah persediaan pengaman (safety stock). Rumus menghitung persediaan maksimal (maximum inventory): M I = SS + EOQ... (10) di mana: MI = Maximum Inventory SS = Safety stock / persediaan pengaman EOQ = Economic order quantity (jumlah pemesanan ekonomis) 2.9 EOQ Multi item Suatu usaha sering dijumpai tidak hanya mengelola satu jenis barang, tapi banyak barang yang harus dikelola, apabila antara satu item jenis barang dengan barang lainnya saling tidak bebas dan ada ketergantungan, salah satu ketergantungan tersebut adalah kesamaan sumber untuk mendapatkan barang (pemasok) sehingga pada saat melakukan pembelian barang ke pemasok tersebut sekumpulan barang yang dibeli dari pemasok akan dipesan secara bersamaan satu kali pemesanan maka jenis barang yang akan dipesan banyak. Ukuran kuantitas ekonomis yang optimal untuk multi item dengan memberikan biaya total persediaan minimum menurut Bahagia (2006) dapat dinyatakan dengan rumus sebagai berikut: 28

25 O T = O b + O p + O s = + A + = + A + = (11) Persamaan di atas ada 2 jenis variable keputusan yang akan dicari, yaitu T dan. Kedua variable ini bukanlah dua variable yang bersifat independent sebab: T = = T... (12) Persamaan tersebut dapat dirubah menjadi persamaan sebagai berikut: O T = (13) Syarat minimal O T minimal adalah: - + = 0 T 2 = T =... (14) Subtitusi T ke dalam pada persamaan akan menghasilkan ukuran kuantitas pemesanan optimal sebagai berikut: = D... (15) 29