PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM MEMPERLANCAR ARUS KERJA KARYAWAN PADA PT SHARP ELECTRONICS INDONESIA TUGAS AKHRI Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh : Lastiur Siregar NPM : 095301018 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN POLITEKNIK MANDIRI BINA PRESTASI MEDAN 2012
ABSTRAK Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Pada PT Sharp Electronics Indonesia, mempengaruhi kekurangan-kekurangan di dalam pengelolaannya, seperti apabila tidak ada tempat untuk menaruh surat-surat dan buku yang diperlukan, penerangan tidak cukup, pegawaipegawai yang duduk pada posisi yang kurang nyaman dan produktivitas akan menurun. Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis yaitu wawancara, observasi, library riset, dan studi dokumentasi. Data yang sudah terkumpul kemudian dianalisis untuk mengambil kesimpulan secara umum. Pada tata ruang kantor pada PT Sharp Electronics Indonesia sangat penting, dimana kantor yang belum memenuhi standar baik segi penerangannya maupun udara padahal dapat merugikan perusahaan misalnya kesehatan karyawan yang terganggu karena tidak disediakan ruangan khusus untuk merokok sehingga asap rokok tersebut dapat memuat polusi udara yang membahayakan paru-paru. Kata Kunci : Tata Ruang Kantor, Arus Kerja
ABSTACK Office layout is the arrangement and preparation room equipment and officer furniture according to the floor area and office space avalible to provide a means for employees. At PT Sharp Electronics Indonesia, affecting the deficiencies in the management is, as if there is no place to put papers and books are needed, not enough lighting, employees who sit in uncomfortable positions and productivity will decline. Data collection techniques used by the author of the interview, observation, library research, and study documentation. The data have been collected and analyzed to infer general. Role of office layout on PT Sharp Electronics Indonesia is very important, where the office who do no meet standards both in terms of lighting and air but could hurt the company as employee health imparied because they do not provide special rooms for smoking that cigarette smoke can create air pollution that harm lungs lung. Keywords : Layout Planning Office, Workflow
KATA PENGANTAR Dengan segenap keikhlasan hati penulis ucapkan segala hormat dan puji syukur kehadirat Tuhan atas kasih dan karunianya yang begitu bersar yang memberikan kekuatan dan kesabaran, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan waktu yang ditentukan, semua dapat terlaksana karena kasih dan anugerahnya. Tugas Akhri ini merupakan salah satu syarat yang wajib penulis susun untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik MBP Medan. Judul Tugas Akhir yang penulis angkat adalah Peranan Tata Ruang Kantor dalam Memperlancar Arus Kerja Karyawan pada PT. Sharp Electronics Indonesia. Penulis juga menyadari masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan dalam penulisan Tugas Akhir, oleh sebab itu penulis dengan rendah hati mengharapkan dan menghargai kritik dan saran dari pembaca yang bersifat positif dan membangun. Doa penulis, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak. Medan, 31 Agustus 2012 Penulis, Lastiur Siregar NPM : 095301018
UCAPAN TERIMA KASIH Dalam penyusunan laporan ini pastinya tidak lepas dengan bimbingan dan dorongan dari semua pihak oleh kerena itu pada kesempatan ini dengan hati yang tulus dan ikhlas Penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya pada : 1. Bapak Drs. Tenang Malem Tarigan, M.Si, Ak. selaku Direktur Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan 2. Ibu Afridayanti Surbakti, S.E., M. Si. selaku Kepala Program Studi Jurusan Admistrasi Bisnis Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan dan sekaligus Dosen Wali. 3. Ibu T. Nurhaida, S.E., M. Si., selaku dosen pembimbing tugas akhir 4. Ibu Elperida J. Sinurat, S.E., M.Si selaku dosen penguji 5. Ibu Lenti Susanna, S.Pd selaku dosen penguji 6. Seluruh staf pengajar jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan yang telah membantu penulis, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam menyelesaikan pendidikan Program Studi Administrasi Bisnis Diploma Tiga (D3) 7. Bapak Hariawansyah selaku Chief Technisi pada PT Sharp Electronics Indonesia Medan 8. Seluruh Pegawai / Staff PT Sharp Electronics Indonesia yang memberikan motivasi kepada penulis 9. Dengan hati yang tulus dan ikhlas Penulis menyampaikan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orangtua penulis Bapak K. Siregar dan Ibu L. Br Simbolon yang telah memberikan semangat, doa, bantuan moril dan material bagi penulis
10. Penulis juga tidak lupa mengucapkan terimakasih kepada orang yang penulis sayangi B. Tamba. Yang telah mendukung penulis dalam menyusun tugas akhir ini 11. Kepada kakak penulis serta seluruh keluarga terimakasih atas doa dan semangat yang telah penulis dapatkan 12. Teman-temanku Mesra Pandiangan, Eni Riska Ginting, Umi Gajah, Ester Sembiring, Tetty Girsang Dan Rimhot B. Purba seluruh teman-teman angkatan 2009 yang telah menjalani perkuliahan bersama-sama, khususnya Jurusan Administrasi Bisnis Terima kasih buat semua dukungan, motivasi, didikan moral dan doa-doa yang membuat penulis mampu menyelesaikan pendidikan Diploma tiga (D3) tepat pada waktu yang disediakan. Akhir kata Penulis ucapkan terimakasih.
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJI ABSTRAK. ABSTRACT.. KATA PENGANTAR.. UCAPAN TERIMA KASIH. DAFTAR ISI. DAFTAR GAMBAR. i ii iii iv v vi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang.. 1 1.2. Perumusan Masalah 2 1.3. Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir 3 1.3.1 Tujuan Tugas Akhir. 3 1.3.2 Manfaat Tugas Akhir. 3 BAB 2 LANDASAN TEORITIS 2.1 Tata Ruang Kantor 4 2.1.1 Pengertian Tata Ruang Kantor.. 4 2.1.2 Pengertian dan Manfaat Tata Ruang Kantor... 5 2.1.3 Peranan Tata Ruang Kantor 6 2.1.4 Teknik Perencanaan Tata Ruang Kantor.. 7 2.1.5 Azas-azas Tata Ruang Kantor.. 8 2.1.6 Prinsip Layout Yang Efektif 9 2.1.7 Efisiensi Tata Ruang Kantor. 10
2.1.8 Pedoman Tata Ruang Kantor 12 2.1.10 Penyusunan Perabot Kantor 13 2.1.11 Lingkungan Kondisi Fisik Kantor 14 2.1.12 Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor.. 20 2.1.13 Arus Kerja.. 21 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Subjek dan Objek Penelitian.. 23 3.2 Tempat dan Lokasi. 23 3.3 Jenis dan Sumber Data.. 23 3.4 Teknik Pengumpulan Data 24 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran umum PT Sharp Electronics Indonesia 25 4.1.1 Sejarah berdirinya PT Sharp Electronics Indonesia 25 4.1.2 Visi dan Misi... 27 4.1.3 Logo dan Makna Logo PT Sharp Electronics Indonesia 28 4.1.4 Struktur Organisasi PT Sharp Electronics Indonesia.. 28 4.1.5 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab. 29 4.2 Hasil. 31 4.2.1 Peranan Tata Ruang Kantor 31 4.2.2 Azas-Azas Tata Ruang Kantor 32 4.3 Pembahasan 33 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 35 5.2 Saran.. 35 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Logo PT Sharp Electronics Indonesia.. 27 Gambaran 2.2 Struktur Organisasi pada PT Sharp Electronics Indonesia 28
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Dalam melaksanakan pekerjaan tata ruang kantor, factor penting yang patut menentukan kelancarannya ialah penyusun tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya, karena tata ruang kantor merupakan suatu pertimbangan yang sangat penting bagi seluruh pegawai. Suatu kantor yang direncanakan dengan baik dapat membantu arus kerja pegawai dengan baik. dengan adanya ruang kerja yang ditata dengan baik dan nyaman akan meningkatkan gairah dan semangat kerja pegawai dan tidak menyebabkan penghamburan tenaga dan waktu. Dengan demikian pengawasan terhadap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien. Meskipun tata ruang kantor merupakan salah satu hal mendukung dalam meningkatkan arus kerja. Namun tidak semua instansi menganggap pengaturan tata ruang kantor itu penting, bahkan sering kali keadaan seperti ini terlihat di suatu instansi dimana mereka menganggap kantor itu hanyalah tempat sementara waktu bekerja, sehingga syarat-syarat tata ruang kantor yang baik tidak menjadi perhatian. Hal ini dapat mengakibatkan rangkaian aktivitas kantor dapat berjalan kurang lancer dan tidak nyaman, karena pengawasna terhadap pekerjaan tidak dapat dilaksanakan dengan mudah. Dengan adanya pengaturan tata ruang kantor yang baik maka akan berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai. Pegawai yang merasa senang bekerja dalam ruangan kerja secara otomatis akan lebih giat serta tidak merasa tertekan. Tata ruang kantor PT Sharp Electronics Indonesia Medan, menggunakan tata ruang terbuka, sehingga suasana kantor menjad rebut dan bising. Sebagai contoh apabila tidak ada tempat untuk menaruh surat-surat atau dokumen-dokumen yang tidak
diperlukan, penerangan yang kurang cukup, air conditioner yang kurang, pegawaipegawai yang harus dudu pada possi yang kurang nyaman, maka produktitas akan menurun. Tata ruang kantor juga akan mempengaruhi kesehatan para pegawai, dimana tata ruang kantor yang belum memenuhi standar baik segi penerangannya maupun udara dapat merugikan perusahaan misalnya kesehatan para pegawa yang terganggu karena tidak disediakan ruangan khusus merokok sehingga asap rokok tersebut dapat membuat polusi udara yang membahayakan paru-paru. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik dalam membahasnya dalam bentuk T.A dengan judul Peranan Tata Ruang Kantor dalam Memperlancar Arus Kerja Karyawan pada PT Sharp Electronics Indonesia Medan 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan pengamatan penulis pada PT Sharp Electonics Indonesia maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu Bagaimana Peranan Tata Ruang Kantor dalam Memperlancar Arus Kerja Karyawan pada Pt Sharp Electronics Indonesia Medan? 1.3 Tujuan Dan Manfaat Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui peranan tata ruang kantor dalam memperlancar arus kerja karyawan pada PT SEI. Manfaat penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Bagi PT Electronics Indonesia Medan Sebagai bahan pertimbangan dalam proses kerja pegawai bagi Pt Sharp Electronics Indonesia Medan dalam memperlancar arus-arus kerja karyawan.
2. Bagi Politeknik MBP Sebagai bahan masukan bagi politeknik MBP kedepannya dalam membimbing dan mengarahkan mahasiswanya agar mempunyai potensi dan mampu bekerja keras untuk meraih prestasi 3. Bagi Penulis Menambah serta memperluas pengetahuan, wawasan dan pemikiran khususnya dalam peranan tata ruang kantor dalam memperlancar arus kerja karyawan. 4. Penulis Berikutnya Sebagai referensi para penulis yang lain khususnya yang berkaitan dengan peranan tata ruang kantor dalam memperlancar arus kerja karyawan.