PT. Barata Indonesia merupakan perusahaan manufaktur dengan salah satu proyek dengan tipe job order, yaitu pembuatan High Pressure Heater (HPH) dengan pengerjaan pada minggu ke 35 yang seharusnya sudah mencapai 82,18%, namun pengerjaan aktual masih mencapai 68,65% dengan sisa waktu 169 hari dari waktu yang dijanjikan PT. Barata Indonesia dengan pihak customer Setiap bagian dari siklus produk membutuhkan pengelolaan yang memadai agar proses produksi dapat berjalan dengan baik dan selesai tepat pada waktu yang direncanakan.
Permasalahan yang akan dijadikan objek penelitian ini adalah keterlambatan pengerjan proyek pembuatan High Pressure Heater (HPH) di PT. Barata Indonesia, Gresik. Proyek yang sedang berjalan tidak sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan oleh pihak manajemen PT. Barata Indonesia.
Memetakan situasi dan kondisi yang terjadi pada pelaksanaan proyek pembuatan High Pressure Heater (HPH) di PT. Barata Indonesia, Gresik saat ini, mulai dari perencanaan, pengadaan material, proses pengerjaan, hingga barang siap dikirim untuk pemesan. Mengidentifikasikan faktor-faktor penghambat yang menjadi keterlambatan proyek. Menghasilkan upaya-upaya perbaikan bagi pihak perusahaan untuk meminimalkan keterlambatan pengerjaan proyek.
Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan proyek dan usaha perbaikannya sehingga diharapkan pengerjaan High Pressure Heater (HPH) dapat berjalan sesuai jadwal. Hasil penelitian ini nantinya juga dapat dijadikan evaluasi agar pengerjaan proyek-proyek lain di PT. Barata Indonesia selanjutnya dapat berjalan tanpa adanya keterlambatan
Fokus penelitian ini dilakukan terhadap sebuah proyek yang mengalami keterlambatan, yaitu proyek pembuatan High Pressure Heater (HPH) di PT. Barata Indonesia, Gresik dengan periode proyek 28 Juni 2011-14 Agutus 2012. Penelitian dilakukan dengan mengindentifikasi seluruh aliran proses produksi yang digambarkan dengan Big Picutre Mapping. Selanjutnya adalah mengaplikasikan Value Stream Analysis Tool (VALSAT) untuk mengidentifikasi tujuh waste yang terjadi. Tujuh waste yang digunakan acuan peneliti dalam penelitian ini merupakan tujuh waste menurut Shigeo Shingo (Hines & Taylor, 2000). Biaya-biaya, baik biaya produksi dan distribusi dianggap tidak mengalami perubahan yang signifikan selama periode penelitian serta kondisi persusahaan dan proses produksi tidak mengalami perubahan selama penelitian dilaksanakan
A Review of Lean Assessment in Organizations: An Exploratory Study of Lean Practices by Electronics Manufacturers (Toni L. Doolen, 2005) Anilisis tentang bagaimana mengeliminasi non-value-added waste pada industri manufaktur barang elektronik. Pada penelitian ini penulis mengugakan metode lean thinking yang diaplikasikan pada proses manufaktur yang bersifat series order dengan fokus penelitian pada penghematan biaya operasi. Tujuannya adalah untuk meminimalisir biaya pada process line. Implementasi lean thinking ini dilakukan dengan menggunakan value stream mapping sebagai tool untuk menganalisa dan memberikan rekomendasi perbaikan.
Pengurangan Waste di Lantai Produksi dengan Penerapan Lean Manufacturing Guna Meningkatkan Produktifitas Kerja Perusahaan (Ucok Marpaung, 2007) Penelitian ini berfokus pada peningkatan produktifitas perusahaan pada proyek pembuatan pressure vessel di PT Boma Bisma Indra dengan meminimalisir waste akibat unnecessary inventory Penulis menggunakan value stream analysis tool sebagai alat untuk menganalisa waste dan memperhitungkan efisiensi dari rekomendasi perbaikan.
Aktivitas dalam perusahaan Jenis Aktivitas Deskripsi 1. Value adding activity Segala aktivitas perusahan dalam upaya menghasilkan produk atau jasa yang dapat memberikan nilai tambah di mata konsumen 2. Non-value adding activity Segala aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah di mata konsumen pada produk atau jasa dan aktivitas yang tidak diperlukan saat proses produksi. 3. Necessary but non-value adding activity Segala aktivitas perusahaan dalam menghasilkan produk atau jasa yang tidak memberikan nilai tambah di mata konsumen tetapi aktivitas ini diperlukan untuk menjamin ekspektasi nilai tambah
Waste menurut Shigeo Shingo (Hines & Taylor, 2000) Waste Deskripsi 1. Overproduction Produksi produk yang terlalu cepat atau melebihi permintaan sehingga dapat menyebabkan inventori yang berlebih dan terganggunya aliran informasi perusahaan. 2. Defects Kesalahan yang terjadi pada proses pegerjaan atau permasalahan pada kualitas produk. 3. Waiting Panjang periode tidak aktif untuk pekerja, informasi, atau barang sehingga memperpanjang lead time. 4. Unnecessary Motion Timbul karena kondisi lingkungan kerja dan peralatan yang tidak ergonomis. Dapat menyebabkan rendahnya produktivitas pekerja dan terganggunya lead time 5. Inappropriate Processing Proses produksi yang tidak tepat karena prosedur yang salah, penggunaan peralatan atau mesin yang tidak sesuai dengan kapasitas dan kemampuan dalam suatu operasi kerja. 6. Excessive Transportation Pergerakan pekerja, barang, atau informasi yang berlebihan yang mengakibatkan terbuangnya tenaga, waktu dan biaya 7. Unnecessary Inventory Penyimpanan yang berlebihan dan keterlambatan barang atau informasi, sehingga mengakibatkan biaya yang berlebihan dan layanan pelanggan yang buruk.
Big Picture Mapping adalah suatu tool yang dapat digunakan untuk menggambarkan suatu sistem secara keseluruhan beserta aliran nilai (value stream) yang terdapat dalam perusahaan.
Value Stream Mapping (VSM) Tujuh tools yang digunakan dalam detail mapping value stream: 1. Process Activity Mapping 2. Supply Chain Response Matrix 3. Product Variety Funnel 4. Quality Filter Mapping 5. Demand Amplification Mapping 6. Decission Point Analysis 7. Physical Structure
VALSAT (Value Stream Analysis Tool) Catatan: H (High correlation and usefulness) > Faktor pengali = 9 M (Medium correlation and usefulness) > Faktor pengali = 3 L (Low correlation and usefulness) > Faktor pengali = 1
Start A Finish A
Pembobotan waste yang sering terjadi dalam value stream produksi Untuk melakukan pembobotan maka peneliti menyebarkan kuisioner dan berdiskusi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek yang difokuskan pada divisi manajemen. Contoh tabel rekapitulasi kuisioner
Setelah mendapatkan nilai dari tiap waste yang ada kemudian dilakukan pemilihan tool yang tepat dengan menggunakan Value Stream Analysis Tool (VALSAT)
1. Analisis Big Picture Mapping. Potensi waste dalam BPM Potensi keterlambatan. Kegiatan pengadaan memakan waktu yang cukup lama (pencarian sumber pasok, penawaran, evaluasi jawaban supplier, dan pembuatan dokumen) Kendala dalam pengadaan material adalah variasi jenis material yang dipesan banyak namun dalam jumlah relatif sedikit. pengadaan material untuk produksi bertipe project order lebih sulit mengingat lebih banyak supplier yang lebih suka memenuhi pesanan dalam jumlah banyak Proses pengiriman barang yang memakan waktu lama (terutama barang yang didatangkan dari luar negeri (dengan jalur laut)
Kuisioner Berikut ini adalah rekap kuisioner identifikasi waste No. Waste Skor 1 Overproduction 0 2 Defects 3 3 Excessive Transportation 1 4 Inappropriate processing 2 5 Unnecessary inventory 2 6 Unnecessary motion 1 7 Waiting 4 Total nilai 13 Overproduction = tidak terjadi Defect = defect yang terjadi membutuhkan proses rework atau berpotensi menimbulkan reschedule Excessive Transportation = terjadi transportasi berlebih namun belum menggaggu proses produksi Inappropriate processing = terdapat pengerjaan yang dilakukan tidak sesuai spesifikasi sehingga menimbukan efek pada hasil processing Unnecessary motion = terdapat pergerakan yang tidak perlu namun belum mengganggu proses produksi Waiting = menyebabkan poor workflow dan material flow dan berpotensi timbulnya keterlambatan pengiriman
Analisis tujuh pemborosan 1. Waiting Pada jenis pemborosan menunggu ini menduduki peringkat tertinggi dalam perusahaan. Material terlambat datang - pencarian pemasok yang memakan waktu lama - Tertahannya material di pelabuhan karena proses pengurusan dokumen - Lama menunggu konfirmasi dari pihak pemasok. Waiting dalam proses produksi dibutuhkan waktu untuk men-set up mesin sebelum digunakan dibutuhkan waktu pemanasan bagi mesin ketika mesin tersebut baru akan dipakai untuk pertama kali setelah dimatikan. Banyak ditemukan pekerja atau karyawan yang melakukan kegiatan tidak produktif terlalu lama seperti merokok, istirahat, atau mengobrol terlalu lama dengan karyawan lainnya.
2. Defect Dalam proses produksi High Pressure Heater terdapat beberapa aktivitas rework (pengerjaan ulang) akibat defect Beberapa contoh defect yang ditemui penulis adalah Lubang tube support yang terlalu besar sehingga tube support tube support tersebut harus dikerjakan ulang. Defect pada saat pengelasan juga terjadi dalam pengerjaan proyek ini. Pengelasan head dan shell yang terlalu cepat menyebabkan cracking pada sambungan sehingga head dan shell harus dibongkar, diperbaiki, dan dilas ulang. Terdapat pengerjaan yang salah pada shell juga terjadi dalam proses produksi. 3. Excessive Transportation Terjadi ketika material yang telah selesai melalui satu proses dipindahkan ke tempat penyimpanan sementara untuk menunggu material lain selesai sebelum menjadi bagian-bagian yang akan diproses bersamaan.
4. Inappropriate Processing Operator tidak dibekali standar prosedur operasi yang dibukukan. Perusahaan tidak terlalu memperhatikan prosedur operasional proses produksi, namun yang dilihat hanya hasil dai pengerjaannya saja. Sehingga tidak memperhatikan perbedaan metode kerja antar operator atau area produksi. 5. Unecessary Inventory Tidak terdapat penumpukan inventory dalam waktu lama karena material yang datang segera diproses untuk difabrikasi mengingat material datang lebih lambat dari jadwal. Inventory in process. terjadi karena barang yang sudah diproses harus menunggu komponen lainnya untuk kemudian difabrikasi bersama. 6. Unecessary Motion Dalam melakukan aktivitas pengerjaanya selama ini operator dapat dikatakan sudah berada dalam lingkungan kerja yang cukup nyaman. 7. Overproduction Proyek pembuatan HPH adalah proses produksi yang membuat produk sesuai dengan order dari pelanggan. Tidak mungkin terjadi overproduction
Perhitungan pemilihan tool
Rekap perhitungan pemilihan tool No. Value Stream Mapping Skor Total 1 Process Activity Mapping 81 2 Supply Chain Response Matrix 55 3 Production Variety Funnel 16 4 Quality Filter Mapping 29 5 Demand Amplification Mapping 30 6 Decision Point Analysis 20 7 Physical Structure Mapping 2 Tool yang dipilih : Proses Activity Mapping dengan skor 81
gambaran aliran fisik dan informasi, waktu yang diperlukan untuk setiap aktivitas.
Jenis Aktivitas Jumlah Persentase (%) Operation 1033 74.42 Transportation 163 11.74 Inspection 185 13.33 Storage 5 0.36 Delay 2 0.14 Total 1388 100 Jenis Aktivitas Waktu (hari) Persentase (%) Operation 4645 93.54 Transportation 90,1 1.81 Inspection 174 3.50 Storage 2.5 0.05 Delay 54 1.09 Total 4965,6 100
Prosedur pengadaan material dan proses pencarian sumber pasok yang berlangsung lama Lamanya material tertahan di pelabuhan Beberapa proses fabrikasi yang menyebabkan cacat dan harus dilakukan rework untuk memperbaiki cacat pada material.
Usulan perbaikan untuk pemborosan tipe waiting yang dapat dilakukan adalah dengan pembuatan database pemasok yang diupdate secara berkala dan kontinyu Pembuatan panduan prosedur administrasi pengambilan barang di pelabuhan Usulan perbaikan untuk pemborosan tipe defect adalah dengan memperbaiki kualitas SDM yang dapat dilakukan perusahaan dengan mengadakan pelatihan untuk pekerja tentang prosedur fabrikasi yang benar, pemeliharaan mesin dan tool, serta proses pemilihan material yang sesuai dengan desain HPH
Process Activity Mapping Jenis Aktivitas Jumlah Persentase (%) Operation 1034 74.50 Transportation 163 11.74 Inspection 185 13.33 Storage 5 0.36 Delay 1 0.07 Total 1388 100 Jenis Aktivitas Waktu (hari) Persentase (%) Operation 4648 93.6 Transportation 90,1 1.83 Inspection 174 3.54 Storage 2.5 0.04 Delay 2 1.09 Total 4916,6 100
Process Activity Mapping Pada perhitungan usulan perbaikan untuk tool Process Activity Mapping (PAM) dalah jumlah aktivitas pada operation naik dari 1033 aktivitas menjadi 1034 aktivitas dengan waktu yang juga bertambah dari 4645 hari menjadi 4648 hari. Sedangkan jumlah aktivitas delay yang terjadi turun dari 2 aktivitas menjadi 1 aktivitas dengan waktu yang juga turun dari 54 hari menjadi 2 hari atau lebih singkat 52 hari.
1. Faktor penyebab keterlambatan proyek berdasarkan tujuh pemborosan dengan nilai tertinggi adalah waiting (menunggu). Banyak kegiatan yang tertunda karena harus menunggu proses pencarian pemasok dan konfirmasi dari supplier yang berhubungan dengan pengadaan material. 2. Waste tertinggi seteah waiting adalah defect dimana beberapa komponen HPH yang telah difabrikasi mengalami cacat dan harus dilakukan proses rework. Hal ini menyebabkan lead time produksi yang semakin besar. 3. Dalam Process Activity Mapping pembuatan High Pressure Heater (HPH), terdapat 1388 aktivitas terdapat 1033 (74,42%) proses operasi, 163 (11,74%) proses transportasi, 185 (13,33%) proses inspeksi. 5 (0,036%) proses storage, dan 2 (0,14 %) proses delay. 4. Dari PAM terdapat total waktu sebesar 4965,6 hari dan menunjukkan waktu operasi yang termasuk value adding activity memilikijumlah sebesar 4645 hari ( 93,54%), sedangkan aktivitas lainnya yaitu transportation sebesar 90,1 hari (1,81%), inspection sebesar 174 hari (3,5%), storage sebesar 2.5 hari (0,05%) dan delay sebesar hari (1,09%).
5. Penyebab waste bertipe waiting adalah lamanya proses pencarian sumber pasok dan lamanya material tertahan di pelabuhan, sedangkan waste bertipe defect terjadi karena kesalahan prosedur pengerjaan, ketidaktelitian operator, atau kesalahan pembacaan gambar. 6. Usulan perbaikan untuk pemborosan tipe waiting yang dapat dilakukan adalah dengan pembuatan database pemasok yang diupdate secara berkala dan kontinyu sehingga akan memudahkan dan mempercepat proses pencarian pemasok. 7. Untuk mencegah lamanya material tertahan di pelabuhan, bagian pengadaan hendaknya memiliki panduan prosedur administrasi pengambilan barang di pelabuhan yang hasrus disosialisasikan dan dipahami oleh karyawan bagian pengadaan. 8. Usulan perbaikan untuk pemborosan tipe defect adalah dengan memperbaiki kualitas SDM yang dapat dilakukan perusahaan dengan mengadakan pelatihan untuk pekerja tentang prosedur fabrikasi yang benar, pemeliharaan mesin dan tool, serta proses pemilihan material yang sesuai dengan desain HPH
5. Pada perhitungan usulan perbaikan untuk tool Process Activity Mapping (PAM) dalah jumlah aktivitas pada operation naik dari 1033 aktivitas menjadi 1034 aktivitas dengan waktu yang juga bertambah dari 4645 hari menjadi 4648 hari. Sedangkan jumlah aktivitas delay yang terjadi turun dari 2 aktivitas menjadi 1 aktivitas dengan waktu yang juga turun dari 54 hari menjadi 2 hari atau lebih singkat 52 hari.