ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO SUN CELLULAR YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Fransisca Budiningtyas 07.12.2627 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND ACT OF PLANNING FOR SALES INFORMATION SYSTEM AT SUN CELLULAR STORE YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO SUN CELLULAR YOGYAKARTA Fransisca Budiningtyas Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In line with the development of today's business world, every company is required to develop a service system as closely as possible, to support the company's performance. One is the system of accounting services, the sales information system. Sales information system has benefits to support the flow of financial information that is purchasing, sales, inventory stock, and other documentation. With reference to this, the authors consider important the existence of accounting services to manage the flow of sales information systems at Sun Cellular Shop. Stores Sun Cellular is a private company founded by Mr. Suntoro located in Plaza Ambarukmo Yogyakarta. Stores Sun Cellular is a medium commercial enterprises engaged in the sale Phone Seluluar. Conditions of use of system sales at Sun Cellular Stores still use manual system and not using technology that is more competent and computerized, where trade competition has always appeared in the business world. To the authors propose the Sun Cellular Stores have built a software system based on sales information relevant and accurate data in facilitating the processing of sales transaction data that will generate sales of company information reports are correct and can save time and effort in its formulation. Keywords : information system, system, sales system
1. Pendahuluan Di era modern ini, informasi telah menjadi sangat penting. Informasi yang cepat, tepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap bersaing dalam dunia usaha. Toko Sun Cellular adalah sebuah perusahaan perorangan yang didirikan oleh Bapak Sundadi yang berlokasi di Ambarukmo Plaza Yogyakarta.Toko Sun Cellular merupakan usaha dagang menengah yang bergerak dalam penjualan Telepon Selular (Handphone).Sistem penjualan pada Toko Sun Cellular masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang lebih berkompetensi dan berkomputerisasi.hal tersebut mengakibatkan kerja karyawan kurang efisien dan pelayanan terhadap costumer sedikit terhambat.laporan pun tidak bisa tepat waktu sehingga pengambilan keputusan sedikit terhambat. Sistem transaksi penjualan dan pembelian Handphone yang dikerjakan secara manual perlu adanya pendataan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam pendataan persediaan Handphone. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan dan hasil laporan yang diperoleh dapat lebih cepat, tepat akurat, dan rapi terutama mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Data transaksi pembelian Handphone dapat dimasukkan kedalam komputer dan secara otomatis akan mempengaruhi data yang ada yaitu barangnya akan bertambah. Begitu juga apabila ada penjualan Handphone, data dimasukkan kedalam komputer secara otomatis pula barang akan berkurang, sehingga akan dapat diketahui persedian Handphonesecara cepat, tepat dan akurat. Toko Sun Cellular belum menggunakan komputer dalam menyimpan data transaksi sehari hari. Data tersebut hanya tersimpan dalam bentuk nota dan buku laporan sehingga dirasa kurang aman dan efisien. Dalam permasalahan di atas diperlukan Sistem Informasi Penjualan pada Toko Sun Cellular. Sistem Informasi Penjualan pada Toko Sun Cellular adalah aplikasi komputer yang dikembangkan khusus untuk bidang Penjualan pada Toko Sun Cellular. Dengan adanya sistem ini akan mempermudah dalam mencatat semua transaksi sekaligus mengetahui stok yang tersedia, didukung pelaporan lengkap. 2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya. Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah : suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 Definisi sistem yg lebih menekankan pada komponen/elemen adalah : kumpulan dari elemen elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2 Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur - unsur atau variabel - variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan. berarti 2.2. Pengertian informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. Menurut Davis (1995), data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Unsur unsur yang harus ada dalam informasi antara lain: 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat Waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya 1 Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal. 1. 2 Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal. 2
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda, misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan unuk akuntan. 2.3. Pengertian Database Database merupakan kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, dan lain lain. Data dinyatakan dengan nilai 3. 3. Analisis 3.1. Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah tersebut, maka dibutuhkan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency end Service), agar bisa mendapatkan masalah utama yang terjadi pada Toko Sun Cellular Yogyakarta. 3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari analisis ini adalah memahami kebutuhan dari sistem baru dan apakah sistem baru yang akan diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. 3.2.1. Kebutuhan Fungsional 3 Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan perkembangan diwaktu yang akan datang, Toko Sun Cellular memerlukan peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan datanya. Informasi sangatlah penting untuk kelangsungan hidup sebuah organisasi. Saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai sarana informasi merupakan cara yang sangat efektif dalam proses penanganan data. Toko Sun Cellular membutuhkan sistem baru untuk membantu kegiatan pelayanan simpan pinjam yang handal, cepat dan akurat. Yang dibutuhkan ini adalah sistem pengolahan data yang sudah terkomputerisasi. Dengan ini dapat diusulkan rancangan sistem baru yang diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi serta bisa meningkatkan pelayanan dan produktifitas kerja Toko Sun Cellular untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut : 1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status di Toko. Admin : a. Menghapus user yang ada. b. Menambah user. c. Melakukan transaksi, seperti pembelian dan pembayaran hutang. d. Menginputkan data barang dan data pemasok. e. Menampilkan dan mencetak laporan laporan yang ada. f. Mengubah data user jika ada perubahan pada user. g. Melakukan transaksi penjualan 2. Sistem harus bisa melakukan entri data. Barang a. User dapat menambah data barang baru ke tabel barang. b. User dapat mengubah data barang bila ada perubahan. c. User dapat menghapus data barang yang sudah ada. d. User dapat mencari dan menampilkan data barang. e. User dapat membatalkan inputan data barang. Pemasok a. User dapat menambah data pemasok baru ke tabel pemasok. b. User dapat mengubah data pemasok bila ada perubahan. c. User dapat menghapus data pemasok yang sudah ada. d. User dapat mencari dan menampilkan data pemasok. e. User dapat membatalkan inputan data pemasok.
3. Sistem dapat melakukan transaksi yang berkaitan dengan penjualan. a. User dapat menginputkan data transaksi penjualan yang terjadi. b. User dapat mencetak nota penjualan. c. User dapat menampilkan laporan transaksi penjualan yang terjadi. 4. Sistem dapat melakukan transaksi yang berkaitan dengan pembelian. a. User dapat menginputkan transaksi pembelian yang terjadi baik pembelian tunai maupun kredit. b. User dapat menampilkan laporan transaksi pembelian yang terjadi baik secara tunai atau kredit. c. User dapat melakukan transaksi pembayaran hutang yang terjadi karena pembelian dilakukan secara kredit. 5. Sistem dapat melakukan analisis laporan. a. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak semua laporan penjualan dan laporan penjualan per tanggal. b. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan pembelian tunai maupun kredit baik laporan semua transaksi maupun laporan pembelian (tunai dan kredit) per tanggal.. c. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan data barang. d. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan data pemasok. e. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan pembayaran hutang. User dapat menampilkan, membuat, dan mencetak laporan stok menipis. 3.2.2. Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan non fungsional meliputi kebutuhan kebutuhan pendukung untuk menjalankan aplikasi tersebut, diantaranya : 1. Operasional a. Software Sistem Operasi windows XP MySql b. Hardware Processor Intel Pentium 4 2.80 GHz
Mainboard ZX-I945LM4 RAM 2 GB VGA 128 MB HDD 160 GB Printer c. Brainware Sebagai pelaksana dari sistem yang diusulkan adalah : Admin : User ini memiliki hak akses untuk semua pengolahan data. Admin memiliki hak penuh dalam pengaturan sistem.bertugas menangani transaksi Penjualan. 2. Keamanan Aplikasi ini dilengkapi dengan password sehingga hanya user yang berhak saja yang dapat mengakses aplikasi ini. 3. Informasi a. Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan salah. b. Digunakan untuk menginformasikan jika terdapat data yang belum diisi. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Pembuatan Sistem Setelah semua perancangan selesei, tahap terakhir adalah pembuatan aplikasi, pembuatan database serta pembuatan tampilan yang User Interface. 4.1.1. Pembahasan Database Dalam program ini terdapat database yang terdiri dari 13 tabel yang berfungsi untuk menyimpan data data. Antara lain tabel barang, penjualan, pembelelian, penjualan, pemasok, akun, pelanggan, jurnal, akun serta tabel user. Dimana semua direlasikan seperti gambar dibawah.
Relasi Antar Tabel Bayar_piutang Kd_jual ** Jml_bayar Tgl_bayar cicilan Penjualan Kd_jual * Tgl_jual Kd_pelanggan * Jml_bayar Cara_bayar Uang_muka Jml_noncash Pembelian Kd_beli * No_invoice Tgl Kd_pemasok ** Cara_bayar Jth_tempo Uang_muka Jml_hutang Bayar_Hutang Kd_beli ** Jml_bayar Tgl_bayar cicilan Detail Pembelian Kd_beli ** Kd_brg ** Harga_beli Jml_brg Discount_beli Detail Penjualan Kd_jual ** Kd_brg ** Jml_brg Harga_jual Pelanggan Kd_pelanggan * Nama_pelanggan Alamat_Pelanggan No_tlp Jurnal No_jurnal * Tanggal No_bukti Uraian Barang Kd_brg * Type Imei Warna Harga_Beli Harga_Jual Stok Akun Kd_akun * Nama_akun Detail Jurnal no_jurnal ** Kd_akun ** debit kredit Pemasok Kd_pemasok * Nama_pemasok Alamat_pemasok C_Person Telepon Detail Akun Kd_akun ** Periode Saldo_awal 4.1.2 Pembahasan Program Tampilan Form Login
Tampilan Form Penjualan Tampilan Form Pembelian
Tampilan Form Hutang Penjualan Tampilan Form Laporan Penjualan Tampilan Form Laporan Pembelian
4.2. Pengetesan Sistem Setelah melakukan perancangan, programmer melakukan pemrograman yang merupakan aktivitas membuat program atau sederetan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud instruksi yang diketik. Sebelum program diterapkan, maka perlu dilakukan testing terlebih dahulu agar terhindar dari kesalahan. Konsep pengujian program ada 2 yaitu : 1. Pengujian White box 2. Pengujian Black box 5. Kesimpulan Dari uraian penjelasan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya, sistem informasi penjualan Toko Sun Cellular mempermudah pencatatan data petugas, anggota dan kelompok serta data transaksi simpan pinjam baik simpanan, tabungan maupun pinjaman dengan penyimpanan data berbasis komputerisasi. Dengan adanya database yang ada pada sistem, keamanan data menjadi lebih terjamin keamanannya dan memudahkan dalam proses pengolahan data laporan dari yang sebelumnya menggunakan sistem secara manual yang dalam prakteknya di lapangan menemui banyak kendala, baik itu hilang, rusak maupun kesulitan dalam pembuatan laporan. Secara lebih rinci maka penyusun dapat mengambil kesimpulan-kesimpulan pokok sebagai berikut : 1. Penyimpanan data transaksi menjadi lebih rapi dan memudahkan dalam pencarian. 2. Proses pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih cepat karena semua data sudah tersimpan dengan rapi dalam database. Proses penyusunan laporan menjadi lebih cepat, akuran dan relevan