RPOPOSAL SISTEM SISTEM APLIKASI PENERBITAN ANGKA PENGENAL IMPORTIR PRODUSEN (API-P) BKPM BADAN KOORDINASI PENANAMAN MODAL 1
Contents 1 TENTANG ORGANISASI DAN LATAR BELAKANG... 3 2 PERMASALAHAN... 4 3 RUMUSAN MASALAH... 4 4 TUJUAN & MANFAAT... 4 5 KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN... 5 5.1 KONDISI SISTEM SAAT INI... 5 5.2 RUANG LINGKUP KEGIATAN... 6 5.3 SPESIFIKASI SISTEM YANG AKAN DIKEMBANGKAN... 7 5.3.1 Diagram Blok Aplikasi... 7 5.3.2 Spesifikasi Lingkungan Pengembangan & Operasi... 8 5.3.3 Arsitektur Sistem... 9 5.4 BATASAN KEGIATAN... 9 6 INDIKATOR KELUARAN DAN KELUARAN... 9 7 CARA PELAKSANAAN KEGIATAN... 10 8 SASARAN... 10 9 HASIL PEKERJAAN... 11 10 SUMBER DAYA PELAKSANA... 12 10.1 TIM PELAKSANA... 12 11 PEMILIK DAN PENANGGUNG JAWAB... 13 12 PERALATAN DAN FASILITAS... 14 13 TEMPAT PELAKSANAAN KEGIATAN... 14 14 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN... 14 2
1 TENTANG ORGANISASI DAN LATAR BELAKANG BKPM adalah... Tugas BKPM adalah... Fungsi BKPM adalah... Dalam menjalankan fungsinya, BKPM menerbitkan Angka Pengenal Importir Produsen... Angka Pengenal Impor merupakan sarana dan mekanisme bagi Direktorat Impor dan BKPM dalam memfasilitasi, mengelola dan memonitor kegiatan perusahaan importir. Sejak dikeluarkannya keputusan Menteri Perdagangan Nomor 45/M.DAG/ PER/9/2009 tanggal 16 September 2009, BKPM diberikan kewenangan untuk menerbitkan Angka Pengenal Impor Produsen (API-P) dan wajib memberikan data dan informasi yang menyeluruh mengenai Angka Pengenal Impor yang diterbitkan oleh BKPM kepada Menteri Perdagangan sesuai dengan SK Permendag 45/DAGLU/2009 tentang Angka Pengenal Impor Departemen Perdagangan. Untuk mempercepat kegiatan penerbitan API-P, Departemen Perdagangan telah membangun aplikasi yang dapat digunakan oleh BKPM. Namun aplikasi tersebut hanya dapat digunakan oleh 1 (satu) unit komputer sementara untuk meningkatkan pelayanan kepada pemohon API-P diperlukan lebih dari 1 (satu) komputer. Aplikasi tersebut didesign dengan system terdistribusi dimana database dan aplikasi digabung ke dalam satu PC, hal ini akan menyulitkan dalam hal pemeliharaan system, integritas dan konsolidasi data apabila digunakan di lokasi yang berbeda seperti di Batam dan daerah lainnya. Adapun spesifikasi aplikasi saat ini menggunakan platform client-server dengan system operasi berbasis Microsoft Windows XP dan database MySQL. Untuk modul yang terbangun adalah Manajemen Data Master API P seperti Informasi umum instansi (BKPM), informasi pejabat yang berwenang, dan manajemen pengguna, Manajemen Data Umum Perusahaan pengaju API P, Manajemen pemberian nomor API P yang unik dan sesuai dengan peraturan Menteri Perdagangan, Pencetakan Sertifikat API P dengan formulir dan kertas standard Departemen Perdagangan seperti Pencetakan di layar, Pencetakan draft, dan Pencetakan Final, Modul penanganan proses perubahan status Sertifikat API P yang dipegang oleh perusahaan sesuai dengan peraturan Menteri Perdagangan, Modul penanganan realisasi impor, Modul pengiriman 3
data online ke server Departemen Perdagangan, Modul indikator status dan jumlah API P, Modul Rekap dan Laporan terkait API P. 2 PERMASALAHAN Tuntutan peningkatan kualitas layanan penerbitan API P Aplikasi API P saat ini tidak dapat diakses oleh banyak user, mengurangi kecepatan Aplikasi API P saat ini belum terintegrasi dengan aplikasi layanan satu atap yang lain, double entry, human error 3 RUMUSAN MASALAH Bagaimana menyediakan sistem yang mengakomodasi kebutuhan akses oleh banyak pengguna pada saat bersamaan Bagaimana menyediakan sistem yang terintegrasi dengan layanan satu atap Bagaimana mengatasi / mengeliminir human erro & dobel entry Bagaimana menyediakan aplikasi yang dapat diakses oleh pengguna secara remote 4 TUJUAN & MANFAAT Adapun maksud dan tujuan diselenggarakannya kegiatan ini adalah TUJUAN 1. Menghasilkan aplikasi / sistem yang dapat diakses oleh banyak pengguna dengan mudah 2. Menghasilkan aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi layanan satu atap 3. Menghasilkan aplikasi yang memudahkan untuk tracking dan pelaporan MANFAAT 1. Meningkatkan kecepatan layanan perijinan API P 2. Meningkatkan volume perusahaan yang terlayani 3. Memudahkan transfer data / informasi dengan institusi yang lain 4. Mengurangi human error dalam pemakaian aplikasi 5. Memudahkan penyediaan laporan sebagai dukungan pengambilan keputusan oleh manajemen 6. Kemudahan dan kenyamanan interaksi antara Direktorat Impor dengan BKPM dan Perusahaan Importir PMA. Kemudahan dan kenyamanan interaksi ini diharapkan 4
dapat terwujud dengan implementasi sistem IT yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan pengetahuan stake holder serta internal BKPM. 7. Kemudahan pemantauan, pengawasan, dan pengelolaan informasi perusahaan importir produsen PMA. 8. Terwujudnya interaksi yang mudah efisian dan berbiaya murah antara pengusaha / importir dengan BKPM dalam rangka pengajuan dan penanganan pemantauan perijinan Angka Pengenal Impor Produsen melalui satu pintu SPISE 9. Terwujudnya suatu sistem dan basis data yang memadai sehingga memberikan kemudahan dan efisiensi bagi BKPM dalam rangka menjalankan fungsi penerbitan, pengawasan dan pengaturan kegiatan Investasi. 10. Dukungan pengambilan keputusan baik kebijaksanaan maupun strategi secara cepat, tepat dan efisien, dengan mewujudkan suatu sistem pendukung pengambilan keputusan di investasi. 11. Terwujudnya suatu sistem yang juga berfungsi sebagai media pengenalan diri baik tugas, fungsi, pelayanan yang diemban, serta peran Direktorat Impor dalam perekonomian Nasional. 5 KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN 5.1 KONDISI SISTEM SAAT INI Saat ini telah diimplementasikan aplikasi Penerbitan API P dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Platform Desktop Client Server b. Sistem Operasi : MS Windows XP c. DBMS : MySQL for Windows Adapun modul/fungsionalitas aplikasi yang dioperasikan saat ini adalah : a. Manajemen Data Master API P seperti Informasi umum instansi (BKPM), informasi pejabat yang berwenang, dan manajemen pengguna. b. Manajemen Data Umum Perusahaan pengaju API P c. Manajemen pemberian nomor API P yang unik dan sesuai dengan peraturan Menteri Perdagangan d. Pencetakan Sertifikat API P dengan formulir dan kertas standard Departemen Perdagangan 5
i. Pencetakan di layar ii. Pencetakan draft iii. Pencetakan Final e. Modul penanganan proses perubahan status Sertifikat API P yang dipegang oleh perusahaan, sesuai dengan peraturan Menteri Perdagangan f. Modul penanganan realisasi impor g. Modul pengiriman data online ke server Departemen Perdagangan h. Modul indikator status dan jumlah API P i. Modul Rekap dan Laporan terkait API P 5.2 RUANG LINGKUP KEGIATAN Untuk mengakomodasi kebutuhan terkini terkait kebutuhan fungsi penerbitan API P di BKPM dan integrasi dengan sistem BKPM secara keseluruhan, maka aplikasi yang telah ada saat ini akan dikembangkan. Pengembangan aplikasi tersebut meliputi pekerjan pekerjaan sebagai berikut : a. Melakukan pendefinisian fungsionalitas dan fitur Sistem Penerbitan Angka Pengenal Impor Produsen di BKPM b. Pengembangan modul aplikasi berbasis web untuk menerbitkan Angka Pengenal Impor Produsen di BKPM dengan fitur/fungsi sebagai berikut: a. Manajemen Data Angka Pengenal Impor Produsen BKPM b. Manajemen penanganan penggunaan aplikasi API P oleh lebih dari satu pengguna. c. Manajemen penanganan dan pemberian nomor API P sehingga dipastikan bahwa nomor API P yang diberikan kepada satu perusahaan pengaju tidak tunpang tindih dengan perusahaan yang lain serta memastikan pemenuhan pemberian nomor sesuai dengan peraturan Menteri Perdagangan d. Pencetakan Sertifikat Angka Pengenal Impor Produsen BKPM dengan catatan data API P yang sudah dicetak tidak diperbolehkan untuk dicetak lagi dengan nomor yang sama. Sistem harus memastikan 6
bahwa pengguna tidak dapat mencetak lebih dari satu kali untuk nomor API P yang sama. e. Implementasi Peraturan Menteri Perdagangan SK Permendag 45/DAGLU/2009 untuk proses proses : Permohonan, Peringatan, Pembekuan, Pencabutan. f. Implementasi kebijakan internal BKPM terkait penerbitan API-P seperti : Nomor IMTA dan pendelegasian pejabat yang berwenang. g. Komunikasi data Angka Pengenal Impor Produsen BKPM dengan Server di Direktorat Impor, Departemen Perdagangan h. Integrasi dengan eksisting sistem SPIPISE di BKPM untuk data data umum perusahaan pemohon API i. Pelaporan dan pemantauan data Angka Pengenal Impor Produsen BKPM c. Uji coba fungsi dan performansi modul aplikasi hasil pengembangan d. Migrasi Data dari Eksisting Sistem Seperti telah dijelaskan di atas saat ini telah dioperasikan aplikasi Penerbitan API P. Data data yang telah ada saat ini harus dimigrasi ke dalam aplikasi baru hasil pengembangan. Konsultan harus menjamin migrasi data tersebut berhasil dengan benar baik dari sisi kuantitas maupun kualitas data. e. Melakukan pelatihan dan sosialisasi bagi pengguna internal f. Membuat dokumentasi baik teknis terkait pengembangan aplikasi (perangkat lunak) maupun administrasi terkait pelaksanaan pekerjaan (proyek) g. Melaksanakan perawatan dan pemeliharaan sistem / aplikasi hasil pengembangan untuk jangka waktu minimal 3 bulan. 5.3 SPESIFIKASI SISTEM YANG AKAN DIKEMBANGKAN 5.3.1 Diagram Blok Aplikasi Secara global arsitektur Aplikasi API-P dalam hubungannya dengan eksisting sistem dan environment saat ini, digambarkan dalam diagram berikut. 7
Gambar 1 Diogram Blok Aplikasi Keterangan : API P : Aplikasi Angka Pengenal Impor Produsen, yang akan diimplementasikan SPIPISE : Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi Secara Elektronik 5.3.2 Spesifikasi Lingkungan Pengembangan & Operasi Untuk spesifikasi teknis aplikasi,harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Dibangun dengan platform teknologi Web Based 2. Lingkungan Pengembangan dan Operasi Sistem Operasi : Linux dengan rekomendasi Distro Ubuntu DBMS : MySQL 3. Dibangun dengan menggunakan platform developer Tools berbasis Java, PHP, atau ASP Calon konsultan pelaksana harus menguraikan kemampuan pemenuhan kebutuhan tersebut diatas secara rinci dengan disertai case study. Mengingat keterbatasan waktu pembangunan dan implementasi serta urgensi dari sistem ini, maka pada saat pembangunan aplikasi tidak dilakukan lagi eksplorasi terhadap proses bisnis dan teknologi melainkan langsung kepada penerapannya untuk pengembangan sistem & aplikasi. 8
5.3.3 Arsitektur Sistem Untuk menjaga kontinuitas operasionalisasi aplikasi API-P, disyaratkan untuk diimplementasikan teknologi Load Balancing dengan kombinasi failover dan backup seperti diagram di bawah. Gambar 2 Arsitektur Sistem Load Balancing 5.4 BATASAN KEGIATAN Kegiatan pengembangan modul aplikasi Penerbitan Angka Pengenal Impor ini dibatasi untuk lingkup pengguna di Direktorat Impor dan pengguna di BKPM Pusat Jakarta dan Batam. Instalasi aplikasi dilakukan di Jakarta. Implementasi, pelatihan dan sosialisasi dilakukan untuk di Jakarta dan Batam 6 INDIKATOR KELUARAN DAN KELUARAN Keluaran kegiatan berupa perangkat lunak aplikasi API P BKPM adalah: 1. Perangkat lunak aplikasi Penerbitan Angka Pengenal Impor Produsen di BKPM terdiri dari modul -2 : i. Modul Pengguna 9
1. Operator BKPM 2. Pengguna Luar yeng teregister di SPIPISE ii. Modul Monitoring/administrator 1. Administrator aplikasi 2. Monitoring/laporan iii. Modul pengiriman data dari server BKPM ke Server Dit Impor Departemen Perdagangan 2. Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Pendukung i. Sistem Operasi Server di BKPM ii. Web Server di server BKPM iii. DBMS di Server 3. Dokumentasi dan Pelaporan Kegiatan Berupa semua dokumentasi yang terkait dengan semua kegiatan baik dokumentasi teknis pengembangan perangkat lunak maupun dokumentasi kegiatan pelaksanaan pekerjaan. 7 CARA PELAKSANAAN KEGIATAN Cara pelaksanaan/metode yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah sebagai berikut: 1. Definisi kebutuhan bisnis (Business requirements) 2. Disain dan spesifikasi solusi yang diusulkan (Solutions Specification & Design) 3. Pengembangan dan uji coba (Solutions development & testing) 4. Identifikasi dan migrasi data dari eksisting sistem ke sistem baru hasil pengembangan 5. Pembuatan dokumentasi baik dokumentasi teknis pekerjaan (perancangan, pengembangan, hasil uji coba, dll) maupun dokumentasi pelaksanaan pekerjaan/dokumentasi proyek. 8 SASARAN Sasaran dari kegiatan ini adalah kesiapan implementasi suatu sistem dan prosedur pengelolaan Penerbitan Angka Pengenal Impor Produsen di BKPM secara online. Modul tersebut minimum (namun tidak terbatas) harus mencakup fungsi fungsi sebagai berikut: 10
1. Fungsi pencatatan data perusahan importir pemohon Angka Pengenal Impor Produsen di BKPM 2. Fungsi pengecekan data perusahaan importir pemohon Angka Pengenal Impor Produsen di BKPM 3. Fungsi penanganan dan pengamanan pencetakan dan penerbitan Angka Pengenal Impor Produsen di BKPM secara online 4. Fungsi laporan dan monitoring 5. Harus mempertimbangkan faktor faktor keamanan data dan kerahasiaan data/ informasi 6. Harus menghindari terjadinya doble entry untuk satu satuan data tertentu. 9 HASIL PEKERJAAN Pada akhir pekerjaan sesuai jadwal yang disepakati dengan BKPM, pelaksana pekerjaan harus menyerahkan semua pekerjaan diantaranya sebagai berikut: a. Aplikasi hasil pengembangan. Harus dalam kondisi terpasang pada server dan atau client yang diperlukan, dalam kondisi baik dan siap untuk dioperasikan. Selain itu perangkat lunak tersebut harus juga diserahkan dalam media CD (Compact Disc) yang mudah diidentifikasi sehingga mudah didapatkan sewaktu-waktu diperlukan. Pada akhir pelaksanaan pekerjaan, konsultan harus menyerahkan semua source code aplikasi beserta dokumentasinya yang mencukupi dalam media CD. b. Perangkat Lunak, Perangkat Keras, dan Infratruktur Jaringan Pendukung Harus dalam kondisi terpasang dan siap untuk digunakan. Pada akhir pelaksanaan pekerjaan, pelaksana harus menyerahkan semua dokumentasi yang terkait yang mencukupi dalam media CD. c. Dokumentasi Teknis dan Pelaporan Kegiatan Pengembangan Konsultan harus menyampaikan semua dokumentasi yang terkait dengan pengembangan perangkat lunak sesuai standard umum rekayasa perangkat lunak serta pengambilan dan pemasukan data. Juga harus disampaikan semua dokumentasi terkait dengan manajemen pelaksanaan kegiatan 11
10 SUMBER DAYA PELAKSANA 10.1 TIM PELAKSANA Konsultan tenaga ahli yang harus disediakan oleh konsultan pelaksana adalah sebagai berikut: 1. Team Leader / Project Manager Tenaga ahli bidang Sistem Informasi Manajemen yang memiliki latar belakang pendidikan strata-2 (S2) di bidang Teknologi Informasi dan memiliki pengalaman kerja di bidang teknologi informasi minimum 15 (lima belash) tahun. Team Leader bertanggungjawab penuh terhadap seluruh kualitas pekerjaan serta memiliki kemampuan kepemimpinan untuk bertanggungjawab penuh terhadap seluruh pekerjaan. 2. Software Designer Tenaga ahli bidang Rekayasa Perangkat Lunak yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) di bidang Teknologi Komputer Manajemen/Manajemen Informatika dan memiliki pengalaman kerja dibidang software engineering serta memiliki kemampuan analisis dan praktis 8 (delapan) tahun. 3. Basis Data Administrator Tenaga ahli bidang perancangan basis data yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman minimum 7 (tujuh) tahun dalam bidang pengembangan database dengan aplikasi berbasis Web atau mendesain rancangan basis data berdasarkan kebutuhan dengan platform aplikasi berbasis server. 4. Software Quality Assurance Tenaga ahli bidang Uji Kualitas Perangkat Lunak yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja dibidang Uji Kualitas Perangkat Lunak minimum 7 (tujuh) tahun. Tenaga ahli ini memiliki kemampuan dan pemahaman Quality Assurance terhadap aplikasi yang dikembangkan. 12
5. Programmer Tenaga ahli bidang Pemograman Komputer yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja di bidang Bahasa Pemrogaman minimum 5 (lima) tahun. 6. \Web Designer Tenaga ahli bidang Web Designer yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Design dan memiliki pengalaman kerja dibidang desain Web minimum 5 (lima) tahun. Tenaga Ahli juga memiliki pengalaman kerja di bidang perancangan user interface berbasis teknologi Web serta memiliki kemampuan pembuatan desain web sesuai kebutuhan. 7. Documentator Tenaga ahli bidang Arsip & Dokumentasi yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Manajemen Informatika/Desain Komunikasi Visual dan memiliki pengalaman kerja dibidang dokumentasi teknis dibidang pengembangan aplikasi berbasis teknologi informasi minimum 5 (lima) tahun. Tenaga Ahli ini dibutuhkan untuk mendokumentasikan pengembangan sistem dan sistem bantuan (helpdesk) yang membantu pengguna awam dalam pengoperasian aplikasi. Selain itu harus disediakan: tenaga yang bertanggungjawab terhadap manajemen seluruh kegiatan, tenaga teknis pengambilan data sekunder, dan tenaga teknis pendukung dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Penyedia jasa harus dapat mengorganisasikan semua tenaga ahli dan tenaga teknis maupun tenaga pendukung dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memberikan hasil yang optimal. 11 PEMILIK DAN PENANGGUNG JAWAB Semua hasil pekerjaan pengembangan ini menjadi milik ekslusif Badan Koordinasi Penanaman Modal. Konsultan pelaksana harus menjaga kerahasiaan data dan informasi internal BKPM dan tidak diperkenankan untuk digunakan di luar kepentingan pekerjaan ini. 13
12 PERALATAN DAN FASILITAS Penyedia barang/jasa harus mengusulkan peralatan dan fasilitas pendukung yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan dengan konfigurasi dan spesifikasi yang sebaikbaiknya sehingga dapat mendukung hasil yang optimal. 13 TEMPAT PELAKSANAAN KEGIATAN Tempat kegiatan berlokasi di Gedung Pusat BKPM Jl. Gatot Subroto, Jakarta Selatan atau di kantor/workshop konsultan pelaksana. 14 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Untuk menyelesaikan semua kegiatan dan akitvitas dalam lingkup pekerjaan dialokasikan waktu maksimal selama 5 (lima) bulan kalender terhitung sejak diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) oleh Pejabat Pembuat Komitmen. Jadwal pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan kurang lebih sebagai berikut: No Uraian Kegiatan Bulan 1 2 3 4 5 1 Kajian Eksisting Sistem 2 Pengembangan Sistem a. User Requirement b. Analisa & Perancangan c. Pembangunan (Coding) d. Uji Coba e. Implementasi f. Training & Sosialisai 3 Rekomendasi & Laporan a. Lap Awal b. Lap Antara c. Lap Akhir 14