Tugas Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Dosen: DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC (CS) Disusun oleh: IKA MEYLASARI (P056101161.45) PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sebuah sistem informasi manajemen atau SIM adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Sistem informasi juga sangat berpengaruh kepada pemimpin karena pimpinan di hadapkan kepada perubahanperubahan tertentu. SIM mencakup semua sistem manajemen yang ada di perusahaan, termasuk Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi 1 antara lain adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis. 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. 4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. 7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem. 8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Lingkungan bisnis telah mengalami perubahan secara fundamental. Perubahan-perubahan tersebut menuntut perubahan peran Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yang lebih kompleks dan lebih baik dari sebelumnya Meningkatnya isu-isu bisnis yang terkait dengan SDM memiliki pengaruh kuat 1 http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html 2
pada manajer sumber daya manusia. Pengelolaan SDM dituntut lebih proaktif dan responsif. Manajemen sumber daya manusia (MSDM) telah berubah dari fungsi spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh fungsi-fungsi lain dalam organisasi, untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Berubahnya fungsi dan pusat perhatian MSDM memerlukan perubahan kualifikasi pengelola MSDM agar dapat mengikuti perkembangan dan memberikan tanggapan yang sesuai 2. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen sangat penting dibangun dalam aplikasi MSDM agar terintegrasi dengan manajemen lainnya. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human resourches Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitasaktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Walaupun demikian, belum semua perusahaan menerapkan sistem ini. Salah satu alasan mereka adalah kurangnya pengetahuan mereka mengenai pembangunan dan pengembangan sistem ini. Oleh karena itu, pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia penting untuk dijelaskan. 1.2. Tujuan Penulisan Tulisan ini bertujuan untuk menganalisis urgensi penerapan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia dalam perusahaan. Setelah itu, pada tulisan ini akan digambarkan dan dijelaskan mengenai pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. 2 http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/index.php/man/article/viewfile/15623/15615 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan oleh Sutanta (2003) sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama, dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu. Sistem ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data, menerima masukan (input), kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang. Manfaat yang diperoleh antara lain mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia guna mencapai tujuan. Agar sistem informasi manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara efektif, Sutana (2003) mengungkapkan bahwa perlunya diperhatikan tentang sembilan unsur penting berikut: 1. Data yang dibutuhkan 2. Kapan data dibutuhkan 3. Siapa yang membutuhkan 4. Di mana data dibutuhkan 5. Dalam bentuk apa data dibutuhkan 6. Prioritas yang diberikan dari bermacam data 7. Prosedur atau mekanisme yang digunakan untuk memproses data 8. Bagaimana pengaturan umpan balik 9. Mekanisme evaluasi yang digunakan Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada. Ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan 4
keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen. Dengan demikian, suatu SIM yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses perencanaan dan pengendalian (Sutanta, 2003). 2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia Aset penting yang harus dimiliki oleh organisasi atau perusahaan dan harus diperhatikan dalam manajemen adalah tenaga kerja atau sumber daya manusia. Samsudin (2006) mendefinisikan sumber daya manusia (SDM) sebagai orang-orang yang bekerja di dalam organisasi. SDM adalah orang-orang yang merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan produk, mengalokasikan sumber daya finansial, serta merumuskan seluruh strategi dan tujuan organisasi. SDM inilah yang membuat sumber daya lainnya dapat berjalan. Hasibuan (2006) berpendapat bahwa manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Fungsi-fungsi MSDM terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian. Tujuannya ialah agar perusahaan mendapatkan rentabilitas laba yang lebih besar dari persentase tingkat bunga bank. Karyawan bertujuan mendapatkan kepuasan dari pekerjaannya. Menurut Panggabean (2004), kegiatan-kegiatan di bidang SDM dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu dari sisi pekerjaan dan dari sisi pekerja. Dari sisi pekerjaan, kegiatan-kegiatan itu terdiri atas analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Di sisi lain, dari sisi pekerja, kegiatan-kegiatan itu terdiri atas pengadaan tenaga kerja, penilaian prestasi kerja, pelatihan dan pengembangan, promosi, kompensasi, dan pemutusan hubungan kerja. MSDM mengatur dan menetapkan program kepegawaian (Hasibuan, 2006) yang mencakup: 1. Menetapkan jumlah, kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 5
2. Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan. 3. Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi, dan pemberhentian. 4. Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa yang akan datang. 5. Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya. 6. Memonitor undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan sejenis. 7. Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh. 8. Melaksanakan pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi karyawan. 9. Mengatur mutasi karyawan. 10. Mengatur pensiun, pemberhentian, dan pesangonnya. 6
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi berikut ini diperoleh (Hasibuan, 2006): 1. Job analysis Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-alat yang digunakan. 2. Organisasi Organisasi memberikan informasi tentang: a. Tujuan yang ingin dicapai b. Jenis organisasi c. Dasar dan struktur organisasi d. Rentang kendali setiap departemen e. Pola kepemimpinan f. Jumlah perincian serta perincian manajerial dan operasional g. Jenis-jenis authority yang didelegasikan dalam organisasi h. Tingkat-tingkat posisi pejabat 3. Situasi persediaan tenaga kerja Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang: a. Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM b. Jenis-jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja c. Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah d. Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM Informasi-informasi di atas mengandung resiko yang tidak kecil apabila tidak dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi secara manual dapat mengakibatkan beberapa kesalahan seperti duplikasi dan kehilangan data. Oleh karena itu, paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM 7
melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih terstruktur dan terorganisasi. Maka dari itu, muncullah konsep Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM). Menurut Marimin, Tanjung, dan Prabowo (2006), Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SI-SDM) adalah suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai. Aplikasi SI-SDM mempunyai peranan penting dalam menyiapkan sumber daya manusia secara efektif dan efisien melalui tersedianya informasi sumber daya manusia yang cepat, lengkap, dan akurat. SI-SDM dapat memberikan beberapa keuntungan, di antaranya: 1. Sistem Teknologi Informasi (TI) memungkinkan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan strategis organisasi. 2. Departemen SDM dapat mengambil perspektif global terhadap persediaan dan kebutuhan pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan cara yang lebih efektif. 3. Departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses langsung ke sumber data eksternal yang berisi informasi penting bagi penyusunan strategi SDM. 4. Perencanaan dan pengelolaan SDM akan lebih terarah, lebih proporsional, dan lebih obyektif. Marimin, Tanjung, dan Prabowo (2006) juga berpendapat bahwa Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik unit organisasi. Penggunaan SIM- SDM dapat mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan pencatatan atau pendataan pegawai suatu organisasi dan dapat mempermudah kinerja pegawai di departemen SDM. Dengan sistem yang terintegrasi, SIM-SDM dapat mengurangi duplikasi dan kesalahan dalam menyajikan informasi pegawai. Tujuan SIM-SDM adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan dan berhubungan dengan perencanaan SDM. SIM-SDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegiatan benefit. Dengan SIM-SDM, 8
pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam sistem, dan dimodifikasi sesuai setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SIM-SDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja. SIM SDM dapat memberikan tiga keuntungan 3, antara lain: 1. Sistem TI memungkinkan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan strategis perusahaan. 2. TI mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu database nasional, yang sebelumnya tersimpan di beberapa lokasi fisik yang terpisah. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan, departemen SDM dapat mengambil perspektif global terhadap persediaan dan kebutuhan pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan cara yang lebih efektif. 3. SIM SDM memfasilitasi penyimpanan dan akses ke catatan kepegawaian yang vital bagi perusahaan. Sebagai tambahan terhadap data internal, dengan fasilitas internet, departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses langsung ke sumber data eksternal yang berisi informasi penting bagi penyusunan strategi SDM, seperti literatur, data kependudukan, informasi praktek-praktek SDM yang dilakukan perusahaan lain, dan aturan-aturan ketenagakerjaan. Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang didasarkan pada informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan keputusan yang hanya berdasarkan intuisi saja. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah 4 : 1. Timely (tepat waktu) 2. Accurate (akurat) 3. Concise (ringkas) 4. Relevant (relevan) 5. Complete (lengkap) 3 http://bluemagisteragribisnis.blogspot.com/2009/03/tiga-keuntungan-sim-sdmsetidaknyasim.html 4 http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan 9
Perancangan, pembangunan, dan pengembangan SIM memerlukan sumber daya yang relatif tidak sedikit. Oleh karena itu, pembangunan dan pengembangan SIM harus dirancang secara tepat dan akurat. Untuk merancang SIM-SDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan 5 seperti: 1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orangorang dalam organisasi? 2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan? 3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain? 4. Siapa yang membutuhkan informasi? 5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan? 3.2. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat memanusiakan karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Sebelum mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006). Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod (1995) menyatakan bahwa dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara lain: 1. Sistem informasi akuntansi 5 http://www.scribd.com/doc/56431475/an-sumber-daya-manusia 10
Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan. 2. Subsistem penelitian sumber daya manusia Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM- SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan. 3. Subsistem intelijen sumber daya manusia Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan melalui sistem informal. 4. Database SIM-SDM Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dbase. 5. Output SIM-SDM Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi. 6. Subsistem perencanaan angkatan kerja Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. 11
Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan kerja. 7. Subsistem perekrutan Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan. 8. Subsistem manajemen angkatan kerja Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan. Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut karena subsistem ini cukup sulit diterapkan. 9. Subsistem kompensasi Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang paling sering diterapkan oleh perusahaan. Aplikasi yang sering dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran. 10. Subsistem benefit Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai end-user computing. 11. Subsistem pelaporan lingkungan Aplikasi yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal Employment Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini 12
ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen. Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC). Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan SIM-SDM (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006) sebagai berikut: 1. Investigasi sistem a. Pengumpulan informasi Informasi yang dibutuhkan berupa data primer dan data sekunder. Data-data yang telah diperoleh dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi dari sistem informasi yang ada dan digunakan di bagian kepegawaian. Setelah itu, datadata tersebut dijadikan bahan pertimbangan perencangan SIM-SDM yang akan dikembangkan. b. Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada Proses ini bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu diperbaiki dan disempurnakan. Di sisi lain, kelebihan sistem yang ada perlu dipertahankan dan dimunculkan kembali dalam sistem baru. c. Identifikasi kebutuhan pengguna Pembangunan atau pengembangan solusi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. Tidak ada satu pun aplikasi atau user interface yang dapat cocok untuk seluruh pengguna. Oleh karena itu, tenaga teknologi informasi lokal memiliki kesempatan untuk berperan dalam menyediakan solusi bagi pengguna. d. Studi kelayakan Tujuan utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam pengembangan. Studi kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi (manajerial), aspek teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Keempat aspek tersebut saling berkaitan. 2. Analisis sistem 13
Tahap ini memerlukan keterlibatan manajemen eksekutif, analis sistem, dan pengguna untuk menentukan sistem informasi yang diperlukan secara spesifik. Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan jenis informasi yang dibutuhkan. Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan kapabilitas proses informasi untuk masing-masing aktivitas sistem. 3. Laporan hasil investigasi dan analisis Setelah melakukan investigasi dan analisis, maka diperoleh gambaran secara detail tentang sistem yang ada. Hasil dari investigasi dan analisis sistem tersebut dilaporkan kepada organisasi yang menginginkan perubahan sistem. Laporan tersebut berisi: a. Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis b. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya c. Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem d. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi masalah e. Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis f. Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain awal g. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya 4. Desain sistem Desain sistem didefinisikan sebagai proses di mana kebutuhan-kebutuhan telah diuraikan pada tahap analisis, kemudian diterjemahkan ke dalam model presentasi perangkat lunak. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu desain user interface, desain data, dan desain proses. Langkah-langkah dasar yang dilakukan dalam proses desain antara lain: a. Mendefinisikan tujuan sistem b. Membangun sebuah model konseptual c. Menerapkan kendala-kendala organisasi d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data 5. Implementasi sistem Program komputerisasi yang tersusun perlu diuji coba dalam waktu yang memadai, sampai semua bagian di dalam organisasi tidak lagi menemukan kesalahan pada program tersebut. Tahapan ini dilanjutkan hingga sistem 14
tersebut dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan keinginan pengguna. Beberapa hal yang terdapat dalam tahap ini sebagai berikut: a. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan b. Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak c. Pelatihan bagi user d. Dokumentasi sistem e. Konversi sistem 6. Pemeliharaan dan evaluasi sistem Setelah sistem berjalan, selanjutnya sistem tersebut akan terus dimonitor untuebk terus mengetahui apakah sistem tersebut masih sesuai dengan kebutuhan pengguna atau organisasi. Dalam tahap ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya guna) sistem tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan akan dicari solusinya secara bersama-sama. 15
BAB IV KESIMPULAN Paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih terstruktur dan terorganisasi. Aplikasi SI-SDM mempunyai berbagai peranan penting, antara lain: 1. Menyiapkan sumber daya manusia secara efektif dan efisien melalui tersedianya informasi sumber daya manusia yang cepat, lengkap, dan akurat. 2. Mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan pencatatan atau pendataan pegawai suatu organisasi dan dapat mempermudah kinerja pegawai di departemen SDM. 3. Mengurangi duplikasi dan kesalahan dalam menyajikan informasi pegawai. 4. Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan dan berhubungan dengan perencanaan SDM. 5. Mengambil suatu keputusan. Ada beberapa subsistem yang terlibat di dalam SIM-SDM, diantaranya: 1. Sistem informasi akuntansi 2. Subsistem penelitian sumber daya manusia 3. Subsistem intelijen sumber daya manusia 4. Database SIM-SDM 5. Output SIM-SDM 6. Subsistem perencanaan angkatan kerja 7. Subsistem perekrutan 8. Subsistem manajemen angkatan kerja 9. Subsistem kompensasi 10. Subsistem benefit 11. Subsistem pelaporan lingkungan Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC). 16
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan SIM-SDM sebagai berikut: 1. Investigasi sistem a. Pengumpulan informasi b. Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada c. Identifikasi kebutuhan pengguna d. Studi kelayakan 2. Analisis sistem 3. Laporan hasil investigasi dan analisis a. Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis b. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya c. Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem d. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi masalah e. Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis f. Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain awal g. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya 4. Desain sistem a. Mendefinisikan tujuan sistem b. Membangun sebuah model konseptual c. Menerapkan kendala-kendala organisasi d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data 5. Implementasi sistem a. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan b. Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak c. Pelatihan bagi user d. Dokumentasi sistem e. Konversi sistem 6. Pemeliharaan dan evaluasi sistem 17
DAFTAR PUSTAKA Hasibuan, Malayu S. P. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. Marimin, Hendri Tanjung, dan Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo. McLeod, Raymond, Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer Jilid II. Alih bahasa: Hendra Teguh. Jakarta: Prenhallindo. Panggabean, Mutiara Sibarani. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bogor: Ghalia Indonesia. Samsudin, Sadili. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka Setia. Sutanta, Edhy S. T. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu. 18