BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ketersediaan barang baik bahan baku, bahan setengah jadi, maupun produk akhir dari suatu perusahaan seringkali menjadi isu penting dalam sebuah perusahaan. Ketersediaan barang menentukan produktivitas dari suatu perusahaan. Tanpa barang perusahaan tidak dapat melakukan aktivitas produksi. Ketersediaan barang yang melebihi kapasitas produksi dapat menyebabkan kerugian bagi suatu perusahaan. Sebaliknya, kurangnya persediaan barang dapat membuat perusahaan kehilangan banyak peluang. Hal ini berlaku baik untuk perusahaan dagang maupun jasa. Pengelolaan ketersediaan barang ini biasa disebut dengan Supply chain management (SCM). Supply chain management menangani aliran barang mulai dari pemasok melalui manufaktur dan distribusinya ke end user (Oliver&Weber:1982). Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa terdapat pihak lain yang terlibat dalam pengelolaan ketersediaan barang selain pengelola perusahaan. Pihak tersebut adalah pemasok dan end user (konsumen). Dalam SCM terdapat berbagai macam proses, salah satu proses yang penting adalah pengadaan barang. Pengadaan barang ini berbeda-beda untuk setiap perusahaan. Strategi pengadaan barang bergantung pada kebutuhan akan barang tersebut dan bisnis dari perusahaan. Pengadaan barang dipengaruhi oleh jumlah dan waktu permintaan (demand), daur hidup produk (product life cycle), variasi produk, dan pasar dari produk itu sendiri. Untuk itu, cara dan waktu pengadaan suatu barang akan berbeda-beda untuk setiap barang, hal ini ditentukan dengan melihat sifat dari barang tersebut. Rumah sakit merupakan salah satu contoh perusahaan jasa. Ketersediaan barang di rumah sakit adalah untuk memberikan jasa perawatan. Jasa perawatan itu sangat bervariasi terutama untuk rumah sakit umum, merupakan rumah sakit yang memiliki jenis layanan kesehatan lebih dari satu. Akibatnya, jenis permintaan terhadap jasa I-1
I-2 tersebut pun bervariasi baik dari segi jumlah, variasi barang, waktu, kondisi (kritis atau tidak kritis), dan lain-lain. Selain itu, dari segi teknologi pengelolaan yang digunakan, belum ada best practise dan masih menggunakan telepon sebagai alat komunikasi. Dari sisi bisnis, rumah sakit sebagai perusahaan, persaingan telah bergeser ke bagaimana mengelola jaringan yang ada agar proses-proses di dalamnya lebih efektif dan efisien sehingga dapat menekan harga jual jasa yang diproduksinya namun pelayanan yang diberikan tetap optimal. Oleh karena itu, perancangan tentang cara pengadaan barang yang tepat untuk SCM pada rumah sakit ini menarik untuk dikaji lebih lanjut. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diungkapkan, permasalahan utama yang akan dikaji dalam tugas akhir ini adalah bagaimana bentuk model proses pengadaan barang pada SCM rumah sakit dengan kasus pembelian pada RS Advent Bandung dengan penentuan strategi berdasarkan sifat barang dan waktu kebutuhan datang. Berikut ini adalah rincian masalah yang akan dikaji dalam tugas akhir ini: 1. Bagaimana analisis dan bentuk model dari aliran proses pengadaan barang pada SCM RS Advent. 2. Apa saja dasar penentuan pengelolaan proses pengadaan barang pada SCM RS Advent. 3. Bagaimana cara mengelompokan variasi barang yang dibutuhkan RS Advent berdasarkan sifat barang dan waktu kebutuhan datang. 4. Bagaimana bentuk strategi proses pengadaan barang pada SCM RS Advent untuk setiap kelompok barang. 5. Bagaimana bentuk aplikasi yang dapat membantu proses pengadaan barang di RS Advent.
I-3 1.3 Tujuan Berdasarkan rumusan masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, tujuan umum yang diharapkan dapat tercapai dalam tugas akhir ini adalah dapat memodelkan proses bisnis SCM di RS Advent terutama proses pengadaan barang berdasarkan sifat barang dan waktu kebutuhan datang. Berikut ini adalah rincian tujuan berdasarkan rumusan masalah yang telah didefinisikan sebelumnya: 1. Memahami, mengetahui, menganalisis, dan dapat memodelkan aliran proses pengadaan barang di RS Advent sesuai dengan prinsip-prinsip SCM. 2. Mengetahui dan membentuk dasar penentuan pengelolaan proses pengadaan barang dalam SCM di RS Advent. 3. Memahami, mengetahui, dan dapat melakukan pengelompokan jenis barang yang dibutuhkan di RS Advent berdasarkan sifat barang dan waktu kebutuhan datang. 4. Mengetahui bentuk strategi pengadaan barang di RS Advent untuk setiap kelompok barang. 5. Merancang dan mengimplementasikan prototipe aplikasi yang sesuai untuk proses pengadaan barang di RS Advent. 1.4 Batasan Masalah Batasan masalah yang perlu diperhatikan dalam tugas akhir ini adalah: 1. End user atau customer dalam proses pengadaan barang adalah unit-unit perawatan yang ada di rumah sakit. 2. Barang-barang yang dianalisis hanya meliputi obat-obatan, alat kesehatan (medis), dan bahan dasar makanan. 3. Barang-barang akan dikelompokkan berdasarkan tipe-tipe tertentu bergantung dari hasil observasi di RS Advent Bandung.
I-4 1.5 Metodologi Tahapan yang akan dilakukan dalam pengerjaan tugas akhir ini di antaranya: 1. Studi Literatur Studi literatur dilakukan terhadap berbagai macam jenis buku, papers, dan situs internet. Hal yang dikaji dalam studi literatur ini di antaranya: a. Kajian mengenai konsep Supply chain management b. Analisis dan pemodelan proses bisnis SCM dan aplikasi sistem informasi 2. Studi Kasus Studi kasus yang akan dilakukan akan berbentuk tanya jawab (wawancara) dan observasi dari proses bisnis SCM di RS Advent. 3. Analisis proses pengadaan barang dalam supply chain management Pada tahap ini akan dilakukan analisis proses bisnis SCM di RS Advent dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Hasil dari analisis diharapkan berupa strategi SCM yang cocok untuk proses pengadaan barang di RS Advent. 4. Perancangan proses pengadaan barang dalam supply chain management Pada tahap perancangan akan dilakukan proses pemodelan SCM dengan menggunakan prinsip dari Supply Chain Operations Reference (SCOR) model yang selanjutnya disebut dengan SCOR Framework. Perancangan dilanjutkan dengan perancangan aplikasi yang sesuai dengan proses pengadaan barang di RS Advent dengan menggunakan metodologi RUP. 5. Implementasi dan Pengujian Pada tahap implementasi dilakukan pembangunan prototipe aplikasi yang dapat membantu proses pengadaan barang di RS Advent, berdasarkan rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Setelah itu, dilanjutkan dengan pengujian terhadap prototipe dan proses baru yang dirancang. 1.6 Sistematika Pembahasan Sistematika pembahasan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. BAB I Pendahuluan Bab Pendahuluan membahas mengenai latar belakang penulisan tugas akhir, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, metodologi yang digunakan serta sistematika pembahasan dari laporan tugas akhir.
I-5 2. BAB II Tinjauan Pustaka Bab Tinjauan Pustaka memuat berbagai pengetahuan yang didapat melalui studi literatur. Pengetahuan yang dibahas meliputi konsep proses bisnis Supply chain management, konsep SCOR Framework, dan konsep Unified Process untuk perancangan aplikasi yang akan dibangun. 3. BAB III Analisis Bab analisis akan membahas analisis proses bisnis Supply chain management berdasarkan hasil survei di rumah sakit umum, proses detil dari pengadaan barang/pembelian, dan analisis efektivitas proses pengadaan serta identifikasi kebutuhan setiap pelaku dalam proses pembelian. 4. BAB IV Perancangan Pada bab perancangan akan dilakukan pemodelan proses bisnis SCM terutama pengadaan barang dan pemodelan aplikasi pendukung proses pengadaan barang. 5. Bab V Implementasi dan Pengujian Pada bab ini dijabarkan implementasi dari prototipe dan dilakukan pengujian terhadap proses bisnis baru hasil dari pemodelan berdasarkan metrik yang telah didefinisikan. 6. Bab VI - Kesimpulan dan Saran Bagian ini akan membahas kesimpulan dan saran terhadap hasil pelaksanaan tugas akhir.