SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DAERAH BERBASIS WEB (Intranet) Karyo Budi Utomo (Staf Pengajar Jurusan Tteknologi Informasi Politeknik Negeri Samarinda) Abstrak Sistem Informasi Manajemen Aset daerah (SIMBADA) adalah sistem informasi berbasis intranet yang bertujuan menatausahakan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan pemerintah daerah (Kabupaten/Kota, Propinsi). Dengan sistem informasi ini lebih memudahkan pegawai dalam mencapai tujuan dan fungsi dari penatausahaan barang. Sistem berbasis web (intranet) memungkinkan pengecekan dan pengawasan secara langsung melalui jaringan komputer dari organisasi penatausahaan paling atas ke yang paling bawah. Pembuatan sistem informasi ini berpedoman pada buku dari Badan Akuntansi Negara. SIMBADA menyediakan bermacam-macam fasilitas untuk proses penatausahaan barang, meliputi pengkodean barang inventaris, pembuatan buku inventaris, pencarian data barang, mutasi dan pemutihan barang, opname fisik dan pembuatan laporan. SIMBADA dibangun dengan perangkat lunak open source yang menggunakan bahasa pemograman PHP dan manajemen basis data dengan MySql 5, serta menggunakan komputer server berbasis LINUX Kata kunci: Sistem informasi, manajemen, aset, web, intranet, PHP, MySql. PENDAHULUAN Teknologi komputasi client-server khususnya yang menggunakan teknologi internet/intranet dan teknologi basis data semakin berkembang pesat, sejalan dengan itu kebutuhan akan aplikasi sistem informasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu juga semakin meningkat. Fasilitas internet dengan perangkat teknologi penunjangnya memungkinkan dikembangkannya sistem informasi manajemen aset daerah yang memiliki beberapa kelebihan, diantaranya kemudahan dalam mendistribusikan program aplikasi, mudah dan praktis karena dapat diakses dari manapun dan kapanpun, memiliki akses informasi yang lebih cepat, murah dan lebih baik serta mampu menurunkan biaya atas kebutuhan penyampaian dan penyebaran informasi. Manajemen aset adalah bagian atau komponen dari Lembaga/Departemen yang memberdayakan aset-aset tetap yang dimiliki sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Sistem Informasi Manajemen Aset Daerah (SIMBADA) adalah sebuah sistem informasi berbasis web/intranet untuk mengelola data-data seluruh aset tetap yang dimiliki oleh setiap bagian / unit di lingkungan Daerah. Dari sistem ini diharapkan pemeliharaan terhadap asetaset penting yang diperlukan untuk menunjang kegiatan penelitian menjadi lebih terkontrol, dan semua potensi yang dimiliki bagian/unit khususnya aset tetap dapat dikelola dan dimanfaatkan secara optimal untuk menunjang kegiatan administrasi. Sistem Kerja Teknologi Web Teknologi yang digunakan dalam pemrograman web dibagi menjadi dua yaitu server side dan client side. Pada server side, perintahperintah program dijalankan di server dan dikirimkan ke browser sudah dalam bentuk HTML. Sedangkan client side, proses akan dilakukan di web browser. Biasanya client side digunakan untuk hal-hal yang membutuhkan interaksi user tetapi data yang ditampilkan tetap dan seragam. Aplikasi web berjalan pada protokol HTTP, dan semua protokol di internet selalu melibatkan antara server dan client. Ketika seseorang mengetikkan Riset / 1509 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 1605
suatu alamat di browser, maka browser akan mengirimkan perintah tersebut ke web server. Jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung perintah server side maka server web akan menjalankan dahulu program tersebut lalu mengirimkannya kembali ke browser dalam bentuk HTML sehingga dapat diterjemahkan oleh browser. Sedangkan jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung file client side maka oleh server file tersebut akan langsung dikirimkan ke browser. PHP PHP merupakan salah satu jenis scripting language yang dieksekusi pada sisi server, atau biasa disebut server-side scripting merupakan salah satu bahasa pemrograman yang paling populer yang dapat dijumpai di Internet. Fasilitas PHP yang paling kuat dan pasti adalah integrasinya dengan mesin database yang membuat halaman dengan dukungan database dengan mudah. PHP termasuk dalam HTML-embedded, artinya code php dapat kita sisipkan pada sebuah halaman HTML. Untuk mengetahui bahwa baris - baris HTML merupakan suatu script php maka digunakan pasangan tag. Tag yang dapat digunakan untuk menyatakan script php adalah : <?...?> <%... %> <?php...?> Diantara ketiga ini tag ketiga merupakan tag yang paling aman karena memberikan tanda yang lebih jelas dan pada umumnya dimengerti oleh web server artinya semua versi PHP akan akan mengenali perintah tersebut (mulai PHP versi 3.x.x sampai PHP versi 5.x.x). sedangkan untuk tag pertama Cuma bisa dikenali oleh web server yang menggunakan PHP versi 3.x.x dan PHP versi 4.x.x. Beberapa hal yang terkait dengan penulisan file PHP yaitu: a. File PHP merupakan file teks biasa sehingga dapat dituliskan dengan editor teks biasa seperti Notepad, namun akan lebih baik jika anda menggunakan editor PHP khusus seperti PHPEd, Alaire Homsite atau PHP Coder. b. Seluruh blok skrip PHP harus berada di antara tag pengapit <?php?> atau tag <??>. Tag ini dapat juga diganti dengan tag < 'script'>, ditambah dengan atribut language yang diberi value PHP. Serta dapat dituliskan pula dengan tag pengapit (delimiter) ASP < % %>. c. Setiap statement harus dipisahkan dengan tanda titik koma ( ; ) d. Semua file yang mengandung skrip PHP harus disimpan dalam format PHP File (*.php, *.phtml atau *.php3) Arsitektur SIMBADA SIMBADA menerapkan arsitektur clientserver three-tiers, dimana Application web Server akan bertindak sebagai middle-tier yang menyediakan seluruh aplikasi yang diperlukan client sebagai front-end untuk berinteraksi dengan database server sebagai back-end. SIMBADA dibangun dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Pada sisi application server akan menggunakan PHP (Scripting) dan Apache (Web Server). Sedangkan sisi database server menggunakan Database MySql 5 yang berjalan dibawah sistem operasi Linux. Diagram Alur Data Diagram alur data merupakan model fungsional SIMBADA. Diagram ini menggambarkan Sistem Informasi Manajamen Aset Daerah yang artinya hanya menggambarkan proses-proses yang berlangsung di perangkat lunak SIMBADA untuk lingkungan unit pengurus barang. Secara keseluruhan diagram terdiri dari 3 proses sebagai berikut : a. Stok Opname Fisik Barang Inventaris Petugas inventaris melakukan opname fisik barang inventaris ke setiap ruangan. Hasil dari operasi fisik ini berupa data-data barang inventaris (alat dan bahan) mengenai keberadaan barang, kondisi barang, dan perubahan data barang, data buku perpustakaan. b. Pencatatan Data Barang Berdasarkan hasil dari stok opname fisik barang inventaris, perubahan-perubahan yang terjadi (barang masuk/keluar, atau perubahan data barang) akan dicatat ke buku inventaris peralatan dan bahan, daftar inventaris lain (DIL), daftar Inventaris Ruangan (DIR) dan kartu inventaris barang (KIB Tanah, Gedung dan Alat Kendaraan Bermotor. Jika terjadi mutasi barang dari hasil opname fisik maka akan dicatat ke buku mutasi barang. c. Pembuatan Laporan-laporan Berdasarkan data buku inventaris yang telah diupdate dari hasil stok opname fisik, akan dihasilkan laporan hasil opname fisik barang inventaris, laporan Buku Inventaris, Laporan Posisi Awal dan Laporan tahunan inventaris. Dari buku mutasi dan buku inventaris juga akan dihasilkan laporan mutasi barang triwulan atau bisa juga per semester. JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 1605 Riset / 1510
Diagram Entity Relationship (Entity Relationship Diagram / ERD) Database disimpan pada server UMPER dengan nama database SIMBADA, terdiri dari 23 tabel yang disusun secara relasional dengan proses normalisasi. Diagram Entity-Relationship (D-ER) merupakan model objek/statis yang menggambarkan struktur hubungan antar tabel untuk memudahkan menganalisa relasionalitas tabel-tabel tersebut. Detail entity (tabel) dengan atribut (field) dari SIMBADA. SIMBADA memiliki 5 kelompk pengguna yang disusun berdasarkan tingkatan hak akses terhadap feature-feature yang ada pada sistem informasi, yaitu : Admin Administrator Sistem Memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) pada tabel-tabel kelompok referensi Operator Petugas Inventaris Memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) untuk tabel-tabel kelompok inventarisasi barang. Eselon, Kabag dan Kabid Memiliki hak akses untuk melihat data referensi dan data inventarisasi barang, serta melihat dan mencetak laporan-laporan. PPBI PPBI wilayah dimana UPB berada Memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi serta melihat dan mencetak data inventaris yang perlu dilaporkan oleh UPB (Unit Pengurus Barang) ke PPBI (Pembantu penguasa Barang Inventaris). Guest Pengguna Biasa Memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi dan beberapa data inventaris barang. Implementasi Program Aplikasi SIMBADA Aplikasi SIMBADA diawali dengan login ke sistem untuk menjamin keamanan data serta pengaturan akses database sesuai dengan kelompok pengguna. Modul dan Kelompok Pengguna SIMBADA SIMBADA terdiri dari tiga modul utama, yaitu referensi, inventarisasi barang dan pelaporan. Masing-masing modul memiliki sub-sub modul seperti yang diperlihatkan pada gambar 3. Gambar 4 merupakan halaman awal yang tampil pada saat pemakai berhasil login ke SIMBADA. Pada bagian atas terdapat menumenu utama. Pada bagian kanan atas terdiri dari tombol petunjuk (Help!) yang digunakan untuk mendapatkan informasi mengoperasikan SIMBADA, kontak administrator lewat e-mail. Di kanan bawah terdapat tombol untuk logout dari SIMBADA. Pada tengah halaman merupakan halaman display untuk menampilkan form-form yang diperlukan jika menu-menu tersebut di klick. Riset / 1511 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 1605
Struktur Menu Operasional SIMBADA melalui menu-menu utama yang masing-masing memiliki sub-sub menu pilihan. Menu-menu utama ini dibuat dengan model menu bar yang berbentuk tombol-tombol, sedangkan sub-sub menu dibuat dengan model link. Menu utama SIMBADA terdiri dari 6 menu untuk operasional sistem dan 1 menu petunjuk/manual. Setiap kelompok pengguna memiliki sub-sub menu yang tidak sama tergantung dari hak akses mereka terhadap tabel-tabel dalam database. Menu Lihat Data Menu lihat data digunakan untuk melihat data secara langsung tanpa perlu terjadi seleksi atau filter data. Diagram berikut menunjukkan subsub menu yang terdapat pada menu Lihat Data. Menu Tambah Data Menu Tambah data digunakan untuk mengisi dan menambah data. Diagram berikut menjelaskan sub-sub menu yang terdapat pada menu Tambah Data. Menu Laporan Menu Laporan digunakan untuk melihat dan mencetak laporan-laporan. Diagram berikut menunjukkan sub-sub menu laporan yang dapat dilihat dan dicetak dalam format PDF. Menu Seleksi Data Menu Seleksi data digunakan untuk melihat data dengan harus melakukan seleksi atau filter data. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Seleksi Data. Gambar 6. Struktur Menu Seleksi Data Menu Cari Data Menu Cari data digunakan untuk melakukan pencarian. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Cari Data. Administrasi User Menu Administrsi User digunakan untuk mengatur pengguna SIMBADA. Tipe admin memiliki otoritas tertinggi dalam mengatur pengguna sistem, antara lain dapat melakukan penambahan dan penghapusan data pengguna, mengganti tipe kelompok serta mengganti password pengguna. Sedangkan bagi pengguna hanya memiliki otoritas untuk mengganti passwordnya saja. PENUTUP Dengan dibangunnya suatu Sistem Informasi Manajemen Aset Daerah secara online di intranet, maka beberapa proses dalam kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dapat diintegerasikan menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi, dengan bentuk tampilan yang mudah digunakan oleh beberapa tipe pengguna. Bagi pengguna yang bertindak sebagai operator (tim inventaris ), sistem memberikan kemudahan dalam beberapa hal seperti : pencatatan data, pendataulangan (sebagai hasil dari kegiatan opname fisik, mutasi,pemutihan), penghitungan jumlah dan nilai barang untuk keperluan manajemen aset Daerah selanjutnya secara keseluruhan serta pembuatan laporan. Untuk pengguna pada level guest (tamu), sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang, dengan memberikan beberapa model kriteria pencarian. Sementara untuk tipe pengguna eselon, JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 1605 Riset / 1512
sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang dan akses untuk melihat laporan. Kemudahan yang diberikan oleh sistem ini, diharapkan sedikit demi sedikit dapat menghilangkan kekurangan yang didapat saat kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dilakukan secara manual sebelum ini, meski tidak dapat dipungkiri bahwa masih ada beberapa proses manual yag harus tetap diberlakukan. Penggunaan perangkat lunak berbasis open sources ( PHP, MySql dan Linux Server ) dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset Daerah ini, memungkinkan untuk meminimasikan biaya pembangunan sistem, meski dari sisi lain perlu ada peningkatan sumber daya manusia baik bagi pengguna operator maupun pengguna yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem secara keseluruhan. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, Dasar Pemrograman WEB dinamis menggunakan PHP, Penerbit ANDI Yogyakarta 2002. D. Mahyuzir Tauri, Analisa Perancangan Sistem : Pengolahan Data, Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta 1989. Jogiyanto HM, Analisis & Desain, Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta 1995. J.R McLeod, Sistem Informasi Manajemen : Studi Sistem Informasi berbasis Komputer, Bhuana Ilmu Komputer, Jakarta 1995. M. Fakri Husein dan A.Wibowo, Sistem Informasi Komputer, Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta 2000. Yudhi Purwanto, Pemrograman Web dengan PHP, Penerbit PT. Elexmedia Komputindo, Jakarta 2000. Riset / 1513 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: 1440 1605