APLIKASI RESERVASI RUANGAN KELAS

APLIKASI RESERVASI RUANGAN KELAS Yuli Astuti 1, Erni Seniwati 2 1 Manajemen Informatika, 2 Sistem Informasi, STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl. Ring Road Utara Condong Catur Depok Sleman Yogyakarta Telp.(0274) 884201-204 Fax. (0274)884208 E-mail: yuli_dev@yahoo.com, erni.s@amikom.ac.id ABSTRAK Pada proses belajar mengajar ruang kelas sangatlah penting untuk mendukung kelancaran dalam proses perkuliahan, dan perkuliahan juga sering mengalami jam kosong jika dosen berhalangan hadir. Pada saat dosen berhalangan hadir maka pertemuan harus diganti pada hari yang lain sesuai kesepakatan antara dosen dan mahasiswa. Untuk mengganti jam kosong tersebut, biasanya dosen harus melakukan reservasi ruang kelas terlebih dahulu ke bagian pengajaran untuk mendapatkan ruang kelas yang tidak dipakai. Pada penelitian ini, peneliti akan membuat sebuah sistem informasi yang dapat digunakan sebagai aplikasi reservasi kelas. Peneliti akan membuat sistem dengan menggunakan metode waterfall. Aplikasi reservasi yang berbasis desktopdengan harapan proses reservasi ruangankelas menjadi lebih efisien karena staf di bagian pengajaran tidak harus melakukan pemeriksaan satu per satu data dalam buku reservasi. Kata Kunci : aplikasi, reservasi, desktop. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada proses belajar mengajar di perguruan tinggi sering sekali terjadi perkuliahan kosong, dan perkuliahan yang kosong tersebut haruslah diganti pada waktu yang berdeda dengan kesepakatan antara dosen dengan mahasiswa. Dalam mengganti jam perkuliahan yang kosong sering mengalami hambatan yaitu pada proses reservasi ruang kelas yang akan digunakan sebagai pengganti perkuliahan yang kosong. Hambatan tersebut salah satunya seringnya benturan atau bentrokan jadwal antar dosen. Hambatan ini terjadi karena kebanyakan proses reservasi masih menggunakan cara manual sehingga petugas pengajaran sering mengalami lupa untuk mencatat ruangan yang sudah dipesan oleh dosen dan nantinya akan kembali dipesan oleh dosen lain. Dari latar belakang masalah tersebut peneliti akan membuat sistem informasi reservasi ruangan kelas yang diharapkan akan mempercepat proses reservasi dan tidak ada lagi kasus benturan atau bentrokan antar dosen dalam reservasi ruangan kelas. 1.2 Rumusan Masalah Pada penelitian ini akan dibuat aplikasi yang berbasis desktop untuk melakukan reservasi ruang kelas pada perkuliahan pengganti, sehingga pada saat dosen melakukan login, dosen langsung dapat melihat daftar ruang kelas yang kosong (dapat digunakan untuk melakukan perkuliahan pengganti). Pada saat dosen melakukan proses pemesanan maka secara otomatis ruang kelas yang sudah mengalami reservasi tidak akan muncul lagi di daftar ruang kosong pada dosen lain yang melihat informasi ruang kelas yang kosong. 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini yaitu untuk mempermudah dosen dalam mencari ruang kelas untuk perkuliahan pengganti dan membantu mempermudah karyawan bagian pengajaran. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini yaitu : 1. Tidak akan terjadi bentrokan ruangan atau pemesanan ganda pada ruang dan jam yang sama. 2. Ruang kelas bisa terpakai secara maksimal, karena ruang yang kosong bisa terlihat semua. 1.5 Batasan Masalah Batasan masalah pada penelitian ini yaitu: 1. Aplikasi reservasi ruang kelas hanya digunakan untuk reservasi perkuliahan teori 2. Pengguna aplikasi reservasi ruang kelas hanya dosen yang mengajar di kelas pada semester yang sedang berjalan dan bagian staf pengajaran/petugas. 3. Aplikasi reservasi ruang kelas hanya tersedia di ruang pengajaran. 4. Penelitian ini adalah hasil pengembangan penelitian sebelumnya yang telah dilakukan oleh yuli astuti pada prosiding seminar nasional teknologi informasi dan multimedia di STMIK AMIKOM Yogyakarta pada 19 Januari 2013. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Reservasi Reservasi berasal dari bahasasa inggris Reservation yang artinya pesanan tempat. Sehingga reservasi bisa diartikan suatu proses permintaan pemesanan tempat dan fasilitas lain yang diinginkan oleh orang sebagai pemesan untuk periode tertentu. Reservasi ruang kelas yaitu proses 197

permintaan pemesanan ruang kelas yang free oleh dosen yang digunakan untuk mengganti jam perkuliahan yang kosong. Dengan adanya reservasi ruang kelas maka dosen akan sangat terbantu jika sewaktu-waktu dosen membutuhkan ruang kelas untuk mengganti jam perkuliahan. 2.2 Referensi Menurut pendapat Saribu et al (2011) pada penelitiannya membahas sistem informasi reservasi ruang kelas yang digunakan untuk kepentingan proses belajar mengajar pada politeknik telkom bandung dengan membuat aplikasi reservasi kelas berbasis web. Aplikasi resrevasi kelas dapat digunakan oleh dosen, mahasiswa, dan admin. Sedangkan menurut Mubdiani, pada penelitiannya membahas tentang pembuatan sistem reservasi ruang rawat inap berbasis web di rumah sakit TNI AD Guntur Garut yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai ketersediaan ruangan rawat inap berbasis web yang berbasis internal. Sedangkan menurut Christianti et al(2010) pada penelitian tentang aplikasi pemesanan kamar serta pengelolaan data kamar secara mobile pada hotel Le Beringin yang bertujuan untuk memberikan informasi pemesanan kamar melalui mobile device, pengecekan pemesanan kamar, pemberian nilai feedback oleh konsumen dan pengolahan data pengguna, data transaksi dan booking oleh manajer. Dan menurut Astuti (2013) pada penelitian tentang perancangan aplikasi ruangan kelas di pengajaran STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2.3 Flowchart Flowchat yaitu penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur suatu program yang akan sangat membantu dalam memecahkan masalah. Simbol-simbol flowchart standar yang sering digunakan yaitu: Tabel 1 Simbol-Simbol Flowchart (Jogiyanto, 2000) Tabel 2 Lanjutan (Jogiyanto, 2000) 2.4 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan asal data dan tujuan data yang keluar dari sistem, tempat penyimpanan data, proses apa yang menghasilkan data tersebut serta interaksiantara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kusrini, 2007). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankana bagaimana mereka akan melakukan, sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya (Hanif Al Fatta, 2007). Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu (Hanif Al Fatta, 2007): 1. Proses Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, biasa berupa manual maupun terkomputerisasi. 2. Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses. 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data diupdate atau ditambahkan ke data store. 4. External Entity Orang, organisasi atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. Ada beberapa metode untuk menggambarkan elemen-elemen tersebut yaitu: 198

Tabel 3 Elemen-Elemen DFD dan Lambangnya (Kusrini, 2007) ruang, kelas, waktu dan tanggal yang sudah dipesan atau dibooking oleh dosen. Dari pemesanan ruang kelas tersebut akan didapatkan laporan jadwal mengajar pengganti yang akan diterima oleh dosen dan staf pengjaran. Gambar flowchart sistem reservasi ruang kelas dapat dilihat pada gambar 1 sebagai berikut: 2.1 Entitas Relasional Diagram (ERD) Menurut Hanif Al Fatta dalam bukunya yang berjudul Analisis dan perancangan sistem informasi, ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggamarkan jenis informasi yang sama. Elemenelemen yang ada pada ERD yaitu : Tabel 4 Elemen-Elemen DFD dan Lambangnya (Hanif Al Fatta, 2007) Gambar 1. Flowchat Sistem Aplikasi Reservasi Ruangan Kelas 3.2 Data Flow Diagram 1. Diagram Konteks Pada konteks diagram terdapat tiga ekstenal entity yaitu admin, dosen dan staf pengajaran/petugas. Admin bisa melakukan login, input data dosen, input data staf pengajaran/petugas, input data ruang, input data kelas, input data waktu dan tanggal kedalam sistem reservasi ruang kelas. Sedangkan dari sistem reservasi ruang kelas admin bisa memperoleh semua laporan reservase ruang kelas. Gambar konteks diagram dapat dilihat pada gambar 2 sebagai berikut: Gambar 2. Data Flow Diagram Konteks Diagram 3. PERANCANGAN 3.1 Flowchar Sistem Flowchart sistem reservasi ruang kelas menjelaskan proses penginputan data dosen, data kelas, data ruang, data waktu, data tanggal dan data sfat pengajaaran. Dosen bisa melihat kelas, ruang dan waktu jika ada ruang yang free maka dosen akan memesan atau membooking ruang kelas tersebut dengan menyertakan tanggalnya. Pada bagian staf pengajaran/petugas bisa melihat kelas, ruang, waktu dan tanggal yang masih free serta bisa melihat kelas, 2. Data Flow Diagram Level 0 Pada data flow diagram level 0 menjelaskan semua proses yang ada pada sistem reservasi ruang kelas dari proses input login sampai laporan penjadwalan reservasi ruang kelas. Gambar data flow diagram level 0 terdapat pada gambar 3 berikut: 199

tabel vdaftarreservasi, tabel vdaftarreservasi merupakan tabel untuk menampilkan laporan data ruang yang sudah mengalami reservasi oleh para dosen. Tabel vdaftarreservasi merupakan tabel yang mendapatkan foreign key dari tabel alokasi_waktu, matkul, dosen, dan ruang. Gambar 3. Data Flow Diagram Level 0 3.3 Perancangan Database 1. Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram) Pada perancangan ERD ini memiliki aturan bisnis sebagai berikut : a. Seorang dosen bisa memilih lebih dari satu alokasi waktu dan satu alokasi waktu hanya bisa dipilih oleh satu dosen karena untuk kondisi alokasi waktu yang disediakan oleh bagian pengajaran cuma satu. b. Seorang dosen bisa mengampu lebih dari satu matakuliah dan satu matakuliah dapat diampu oleh lebih dari satu dosen. c. Satu matakuliah bisa menempati banyak ruang dan satu ruang bisa ditempati oleh banyak matakuliah pada waktu yang berbeda. d. Seorang dosen bisa hanya dapat memilih satu ruang dalam satu waktu dan satu ruang hanya dapat dipilih oleh satu dosen dalam satu waktu.aturan bisnis yang terdapat pada 4 point diatas dapat direpresentasikan pada gambar berikut ini. Gambar 5. Relasi Antar Tabel 4. IMPLEMENTASI Setelah melakukan perancangan sistem tahap selanjutnya adalah implementasi sistem, pada implementasi sistem peneliti akan melakukan kegiatan-kegiatan yang mendukung dalam pembuatan sistem yang telah dirancang sebelumnya. 1. Form Menu Utama Pada form menu utama terdapat tiga tombol yaitu tombol admin, tombol petugas dan tombol dosen. Tombol admin digunakan untuk admin yang memiliki hak akses penuh terhadap aplikasi reservasi ruang kelas. Tombol petugas digunakan oleh petugas/staf pengajaran yang memiliki semua hak akses kecuali pada menu data. Gambar 6. Form Menu Utama 2. Form Login Pada form login digunakan untuk login ke aplikasi dengan hak akses masing-masing yaitu sebagai admin, petugas/staf pengajaran atau dosen. Gambar 4. Entity Relationship Diagram 2. Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel pada gambar dibawah ini menunjukkan keterhubungan antara 7 tabel. Pada gambar relasi antar tabel terdapat tabel baru yaitu Gambar 7. Form Login 200

3. Menu Jadwal Kosong Pada menu jadwal kosong digunakan untuk melihat jadwal kosong yang terdiri dari ruangan, matakuliah, dosen, waktu dan tanggal. Gambar 11. Form Sub Menu Matakuliah Gambar 8. Menu Jadwal Kosong 4. Form Sub Menu Alokasi Waktu Pada form sub menu alokasi waktu digunakan untuk menginputkan, mengubah dan menghapus data alokasi waktu yang terdiri dari kode waktu, waktu, jam mulai dan jam selesai. 7. Form Sub Menu Ruang Pada form sub menu ruang digunakan untuk meninputkan, mengubah dan menghapus data ruang yang terdiri dari nomer, unit, lantai dan ruang. Gambar 12. Form Sub Menu Ruang Gambar 9. Form Sub Menu Alokasi Waktu 5. Form Sub Menu Dosen Pada form sub menu dosen digunakan untuk menginputkan, mengubah dan menghapus data dosen yang terdiri dari NIDN, nama dosen, gelar dan statur. 8. Form Sub Menu User/Pengguna Pada form sub menu user/pengguna digunakan untuk menginputkan, mengubah, menghapus dan membatalkan data user/pengguna yang terdiri dari inputan NIDN/NUPN, kata kunci dan hak akses. Gambar 13. Form Sub Menu User/Pengguna 9. Form Sub Menu Informasi Jadwal Kosong Pada form ini digunakan untuk melihat jadwal kosong, mengubah data reservasi dan daftar reservasi kelas yang terdiri dari ruang, waktu dan tanggal. Gambar 10. Form Sub Menu Dosen 6. Form Sub Menu Matakuliah Pada form sub menu matakuliah digunakan untuk menginputkan, mengubah dan menghapus data matakuliah yang terdiri dari kode matakuliah, matakuliah, semester dan\ SKS. Gambar 14. Form Sub Menu Informasi Jadwal Kosong 201

10. Form Sub Menu Informasi Jadwal yang Dipesan Pada form ini digunakan untuk melihat informasi jadwal yang sudah dipesan yang terdiri dari ruangan, matakuliah, NIDN, dosen, waktu dan kelas. Gambar 15. Form Sub Menu Informasi Jadwal yang Dipesan 11. Laporan Informasi Jadwal Kelas Kosong Laporan informasi jadwal kelas kosong digunakan untuk melihat informasi kelas yang kosong dan bisa digunakan untuk jam penggati perkuliahan. Gambar 16. Laporan Informasi Jadwal Kelas Kosong 12. Laporan Informasi Jadwal Kelas Terisi Laporan informasi jadwal kelas terisi digunakan untuk melihat informasi kelas yang sudah direservasi atau sudah dipesan oleh dosen untuk mengganti perkuliahan. PUSTAKA Al Fatta,H., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, ANDI Offset, Yogyakarta, 2007. Astuti,Y., Perancangan Aplikasi Reservasi Ruangan Kelas di Pengajaran STMIK AMIKOM Yogyakarta, Prosiding Seminar Nasional Teknologi Informasi dan multimedia, STMIK AMIKOM Yogyakarta, ISSN:2302-3805, 19 Januari 20113:17-83-17-86 Christian, M. et al, Aplikasi Pemesanan Kamar serta Pengolahan Data Kamar Secara Mobile pada Hotel Le Beringin, Jurnal Sistem Informasi, Vol. 5, No. 2, September 2010:123-140. Harpiandi, Pemrograman Database dengan ADO Menggunakan Visual Basic 6.0, Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003. Hersen et al, Sistem Informasi Reservasi Ruangan Kelas, Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom Bandung, 2011. http://lp3ajogja.blogspot.com/2011/02/pengertianreservasi.html diakses tanggal 10 januari 2013 pada pukul 12.00 wib. Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Cetakan Pertama, Andi Offset, Yogyakarta, 1990. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, ANDI Offset, Yogyakarta, 2000. Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. ANDI Offset, Yogyakarta, 2007. Mubdiani, P. et al, Pembuatan Sistem Reservasi Ruangan Rawat Inap Berbasis WEB di Rumah Sakit TNI AD Guntur Garut, Program Studi Manajemen, Politeknik Telkom Bandung. Gambar 17. Laporan Informasi Jadwal Kelas Terisi 5. KESIMPULAN Aplikasi reservasi ruang kelas sangat membantu dosen dalam memesan ruang kelas untuk mengganti perkuliahan yang kosong serta sangat membantu bagi petugas atau staf pengajaran dalam melayani dosen yang berhubungan dengan pemesanan ruang kelas pengganti. Dengan adanya aplikasi ini tidak ada lagi benturan antar kelas dalam artian jika ruang kelas sudah dipesan oleh dosen pada waktu tertentu maka tidak akan bisa lagi dipesan oleh dosen lain dalam waktu yang bersamaan untuk menggantikan perkuliahan. 202