BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian system Definisi system dan prosedur menurut jerry Gerald, Ardra F. Fitz geral, Warren D stalling, Jr yaitu : Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk meyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Suatu prosedur adalah urut- urutan yang tepat dari tahapan- tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakanya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Prosedur ( Procedure ) didefinisikan oleh Richard F. Neusshel sebagai berikut : Suatu prosedur adalah suatu urutan- urutan operasi klerikal ( tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi transaksi bisnis yang terjadi. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya jadi pengertian sistem yaitu : Sistemadalah kumpulan dari elemen_- elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.d. edisi II, 90 ) Karakteristik sistem : Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat- sifat tertentu yaitu : 1. Komponen sistem Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen- komponen system atau elemen- elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian- bagian dari system 5
6 2. Batas Sistem. Batas system ( boundary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system menunjukan ruang lingkup dari system tersebut. 3 Linkungan Luar Sistem. Linkungan liar dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi system. Linkungan luar system dapat bersifat mengunrtunkan dan dapat juga bersifat merugikan system tersebut. 4. Penghubung system Penghubung ( interface ) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber sumber daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainya dengan melalui penghubung. 5. Masukan sistem Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroprasi. Sinyal adalah energi yang diproses untuk dapatkan keluaran. 6. Keluaran sistem. Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lainnya. 7. Pengolah sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian yang akan merubah masukan menjadi keluaran, dan didalam pengolahan sistem data data akan diolah menjadi suatu sistem yang lainnya.
7 a). Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. 2.2 Pengertian Flow of Document ( FOD ) Flow of document identik dengan perancangan sistem, maksudnya hamper setiap pengebang sistem memanfaatkan Flow of Document sebagai salah satu alat perancangan sistem untuk menggambarkan sistem lama pada tahap analisis atau menggambarkan sistem yang baru pada tahap perancangan Flow of Document adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai satu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lainya dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi. Bagian alir ini disebut juga bagian alir formulir yang menunjukan prosedur dari sistem secara logika yang utama dan arus laporan. Berikut ini symbol symbol yang digunakan dalam Flow of Document: a) Gambar 2.1 Simbol Proses b) Gambar 2.2 Simbol Display Monitor
8 c) Gambar 2.3: Simbol Document. d) Gambar 2.4 : Simbol Document e) Gambar 2.5 : Simbol Input f) Gambar 2.6 : Simbol Arsip
9 g) Gambar 2.7 : Simbol Penghubung 2.3 Pengertian Data Flow Diagram ( DFD ) DFD adalah Diagram yang menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan linkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. Simbol Simbol yang digunakan DFD: a) Gambar 2.8: Simbol kesatuan Luar Kesatuan luar yaitu kesatuan diluar linkungan luar sistem yang berada dilingkungan luarnya, yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem b) Gambar 2.9: Simbol arus data Menunjukan arus data, yang dapat berupa masukan untuk sistem, atau hasil dari proses sistem
10 c) Gambar 2.10: symbol proses Suatu proses adalah kegaiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses d) Gambar 2.11: Simbol simpan data Yaitu digunakan sebagai sasaran untuk mengumpulkan data, penyimpanan data ini direpresikan dengan dua garis parallel, penyimpanan data ini biasanya dihubungkan dengan penyimpanan file file data base 2.4 Pengertian Entity Relationship Diagram ( ERD ) ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem acak. Digunakan untuk menunjukan objekdata dan hubungan- hubunganhubungan yang ada pada objek tersebut dengan menggunakan entity dan relationship yang diperkenalkan pertama kali oleh Chen pada tahun 1976. Selain mudah disajikan oleh perancangan data base, entity relationship diagram juga menggambarkan hubungan antara entity dengan jelas beserta batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, serta mudah dimengerti oleh pemakai.
11 Simbol Simbolyang digunakan ERD: a) Gambar 2.12: symbol entitas / objek data Entitas adalah gambar suatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata, dimana informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. b) Gambar 2.13: Simbol relationship Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity c) Gambar 2.14: Simbol attribute Attribute adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail atau relationship tersebut. d) Cardinatily dalam Relationship Cardinatily digunakan untuk menjelaskan batasan pada jumlah entity yang berhubungan melalui suatu relationship.
12 1. One to one ( 1: 1 ) Hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah satu berbanding satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran untuk menunjukan table dan relasi antara keduanya dan diwakili dengan tanda anak panah tunggal. 2. One to many ( 1: M ) Hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah satu berbanding banyak. 3. Many to Many ( M: M ) Hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah banyak berbanding banyak. e). Derajat Relationship Derajat relationship adalah jumlah entity yang berpartisipasi dalam suatu relationship. Ada tiga derajat relationship dalam ERD, yaitu: 1. Unary ( derajat satu) Yaitu satu relationship yang dihubungkan dengan satu entity, dimana penghubungnya ada dua. Gambar 2.15. symbol Unary
13 2. Binary ( Derajat dua ) Yaitu satu relationship dihubungkan dengan dua entity yang berbeda. Gambar 2.16: Simbol Binary 3. Teranary ( Derajat tiga ) Yaitu satu relationship menghubungkan tiga entity yang berbeda satu sama lain. Gambar 2.17 : Simbol ternary 2.5 Pengertian Normalisasi Metode normalisasi adalah suatu proses rancangan database untuk mendapatkan bentuk normal. Normalisasi berkaitan dengan suatu proses, sedangkan normal form berkaitan dengan output proses. Jika suatu relasi berada dalam bentuk normal, maka dia juga termasuk dalam bentuk normal tersebut didalamnya atau dibawahnya.
14 Suatu relasi dikatakan sudah berada dalam bentuk normalisasi tertentu bila memenuhi beberapa yang lebih tinggi dianggap lebih baik dari tinkat dibawahnya. Normalisasi yang akan digunakan pada sisitem ini hanya sampai dengan tinkat 3 NF ( Third Normal Form ). Tingkatan- tingkatan normalisasi: 1. Fisrt Normal Form ( 1NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kesatu ( 1 NF ) bila setiap data bersifat atomic yaitu tiap atribut hanya mempunyai satu nilai dan tidak ada set atribut yang berulang- ulang 2. Second Normal Form ( 2NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kedua ( 2 NF ) bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kesatu, dan atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap keynya. 3. Third Normal Form ( 3 NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk Normal ketiga ( 3 NF ) bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kedua dan atribut yang bukan key tidak tergantung transitif terhadap keynya. 2.7 Sekilas Tentang Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang mendukung teknik pemograman event driven yang bebasiskan pada objek. Berbeda dengan linkungan teknik pemrograman. Tradisional, diman user haris memasukan informasi dalam urutan yang telah ditentukan dalam suatu program aplikasi yang dibentuk Microsoft Visual Basic merupakan program yang mengendalikan keinteraksian antar user dan program setiap aksi yang dilakukan oleh user akan mengakibatkan program, melakukan reaksi, dimana reaksi ini telah ditentukan sebelumnya oleh pembuat program teknik pemograman ini disebut dengan teknik pemograman Event driven Programming. Sehingga dengan teknik pemrograman tersebut, user diperbolehkan untuk mrngontrol bagaimana akan memasukan informasi
15 2.1 Pengenalan Windows Visual Basic Menjalankan program visual basic sama dengan menjalankan program windows pada umumnya, yaitu dengan membuka dahulu program visual basic Berikurt langkah pembukaanya 1. Klik tombol start 2. Klik program 3. Klik Microsoft Visual Basic 4. Klik Microsoft Visual Basic Gambar 2.1.8 Membuka program windows exporer
16 5. Pilih Standar Exe 6. Lalu Klik Open Gambar 2.19 : Tampilan Jendela New Project Gambar 2.20 Tampilan Keseluruhan Window Visual Basic
17 Interface Visual Basic berisi element element sebagai berikut : a. Form adalah jendela atau kotak dialog yang dapat dibentuk dalam visual basic. Fungsi dari form sebagai tempat untuk menampung control control yang lain. b. Toolbar Menyediakan akses cepat untuk menggunakan perintah perintah yang biasa digunakan perintah perintah yang biasa digunakan dalam lingkunagn permograman. c. Toolbox berisi tools dapat digunakan pada saat design tampilan aplikasi untuk menempatkan control dalam form. d. Menu Bar berisi perintah perintah yang dapat digunakan pada saat membangn sebuah aplikasi. e. Project Window Menampilkan daftar form, kode modules dan file file control yang membangun project yang aktif. Project adalah kumpulan dari file yang digunakan dalam membangun suatu aplikasi. f. Properties Window menampilkan setting property untuk suatu form atau control yang aktif. Properties adalah nilai dari suatu object. 2.2 Window Utama Pada bagian judul ( Palang judul ) window ini tertulis Microsoft Visual Basic ( Design ). Dari semua window ini, semua kegiatan program dilakukan. Menu menu yang terdapat pada window ini digunakan selama perancangan program. Dibawah menu terdapat toolbar yang digunakan sebagai pemercepat ( shortcut )dalam pengaksesan beberapa menu yang sering digunakan. 2.2 memperlihatkan window utama visual Basic Gambar 2.21: window utama visual basic
18 2.3 Windows toolbar Toolbar adalah tombol tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari visual basic. Setiap symbol tersebut dapat langsung di klik untuk melakukan perintah tertentu. Biasanya perintah yang diwakili tombol- tombol ini juga terdapat pada menu visual basic. Gambar. 2.22 : windows toolbar 2.4 Windos tollbox Tollbox adalah kumpulan control kepada Microsoft visual basic 6.0 yang dibutuhkan untuk membentuk sesuatu program aplikasi control adalah sesuatu objek yang akan menjadi interface ( penghubung ) antara program aplikasi dan usernya, dan kesemuanya harus diletakan pada candela form. Digunakan untuk pilihan control- control yang akan digunakan oleh program yang akan dirancang. Tollbox pada gambar 2.23 dibawah ini merupakanmerupakan tollbox standart, tollbox tersebut tambahan sesuai dengan kebutuhan program. Untik menampilkan tollbox tambahan sesuai dengan kebutuhan dari tooltool yang diingatkan yaitu dengan mengklik project > component, lalu beri tanda chek pada nama tool tersebut. Gambar 2.23: window tollbox
19 Berikut adalah control- control yang digunakan balam penulisan ini ilmiah ini adalah sebaginya. Label yang digunakan untuk menampilkan angka, huruf atau symbol pada program Command Button merupakan control yang mempunyai fungsi yang mirip dengan keybord, tetapi command Button Dikendalikan oleh mouse. Ole merupakan cara yang praktis dan paling cepat dalam pembuatan data base. Frame digunakan untuk membatasi satu atau beberapakotroldaro kontor control lainnya Data digunakan untuk menampilakan record data base. Text box digunakan untuk menampilkan text pada form atau untuk menerima input dari pemakai pada saat program di jalankan. Line digunakan untuk membuat garis lurus horizontal, Vertikal maupun Diagonal. Option Button untuk mengumpulkan input dan pemakai hanya dapat memilih salah satu item pada data yang ada. 2.5 Windows Propeties Jendela properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi mirosoft Visual basic 6.0 Window ini digunakanutuk mengatur sifat ( Properti ) dari form atau control control. Isi dari window property dapat berubah ubah sesuai dengan form atau control yang dipilih. Karena masing masing form atau control memiliki property yang berbeda.
20 Gambar 2.24 Windows Untuk pengaturan property 2.6 Form Layout windows Form layout windows adalah jendela yang menggambarkan posisi dari form yang ditampilkan pada layar monitor posisi form layout windows ini merupakan petunjuk dimana aplikasi akan ditampilkan pada layer monitor pada saat dijalankan nanti. Form yang ter lihat pada form layout windows ini dapat diatur sesuai keinginan kita. Gambar 2.25 Form layout windows 2.7 Windows Project Jendela project explorer adalah jendela yang mengandung semua file di dalam aplikasi visual Basi. setiap aplikasi dalam visual basic disebut dengan istilah project ( Proyek ), dan setiap proyek bias mengandung lebih dari satu file. Pada project explorer ditampilkan semua file yang terdapat pada aplikasi ( proyek ).
21 Gambar 2.26 Windows Project 2.8 Windows Form Form merupakan windows yang digunakan utuk pembuatan program. Pada form ini dapat diletakan control, dank ode yang akan dibuat program. Form ini akan banyak dalam perancangan sebuah program. Pada form yang merupakan bidang kerja yang akan diletakan kontrol kontrol atau object untuk tujuan menghubungkan pemakai. Peletakan control ini dikerajakan dengan memilih control dari windows tollbox, dan langkah selanjutnya adalah menggambarkan kontrol tersebut pada form. Gambar 2.27 Windows Form yang masih kosong 2.9 Windows Code Jendela code adalah salah satu jendela yang penting di dalam Visual Basic. Jendela ini berisi kode kode program yang merupakan intruksi intruksi untuk aplikasi visual basic. Setiap object pada visual basic dapat ditandai dengan kode kode program tertentu untuk melakukan tugas tugas tertentu. Misalnya menutup aplikasi, membatalkan perintah dan sebagainya.
22 2.8 Sekilas Tentang Microsoft Access Microsoft access merupakan software berbasis data base yang mempunyai beberapa komponen yang membentuk satu yang membentuk suatu kesatuan sistem. Komponen komponen tersebut adalh : Tabel, Query, Form, Report, Macro, Dan Module. Susunan komponen berikut relasinya bias dilihat pada gambar berikut ini. Tabel Form Query Report macro Modul Gambar 2.8.1 Data base dengan beserta lainnya
23 2.8.1 Pengenalan Microsoft Access Menjalankan Microsoft sama dengan menjalankan program windows pada umumnya yaitu dengan membuka dahulu Microsoft office. Berikut langkah membukanya : 1. Klik Tombol Start 2. Klik Program 3. Klik Microsoft Office 4. Lalu pilih Microsoft Access Gambar 2.8.2 membuka Windows Exporer
24 5. Pilih Blank data Base 6. Create Data Base. Ok.. 2.8.2 Tabel Table adalah saran penyimpanan data, jadi merupakan utama. Dari table bias dibentuk komponenlain seperti query, form atau pun report contoh table adalah sebagai berikut : Gambar 2.8.1 Tabel Design View
25 Gambar 2.8.2 Data Sheet View 2.8.3 Query Query adalah table lain yang menggunakan turunan dari beberapa Tabel dengan maksud penyaringan untuk menampilkan data tertentu saja sesuai dengan keperluan berikut contoh Query : Gambar 2.8.3 Gambar Query data 1 2.8.4 Form Form adalah sarana lain untuk menampilkan data, dimana ditampilkannya hanya satu record data saja dalam sebuah form. Gambar berikut adalah contoh sebuah form Gambar 2.8.4 Contoh Form
26 2.8.5 Report Report adalah saran untuk menampilkan data yang akan dilakukan, komponen ini mapu membentuk format khusus karena sifatnya sebagai perancang laporan. Gambar 2.8.5 Contoh Report 2.8.6 Macro Macro adalah fasilitas untuk mempermudah operasi dengan cara membentuk proses otomatis tanpa harus melakukan penulisan kode program, berikut adalah design sebuah macro. Gambar 2.8.6 Contoh Macro