BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1 Prosedur 1. Prosedur yang Diusulkan Dibawah ini adalah usulan prosedur kliring penyerahan sebagai berikut : 1. Nasabah menyerahkan warkat kepada Teller. Teller mengecek warkat tersebut. Jika tidak lengkap, warkat di kembalikan kepada nasabah, jika lengkap maka warkat di serahkan ke Back Office.. Bagian Back Office mengecek warkat. Jika tidak lengkap, warkat di kembalikan kepada Teller, jika lengkap maka melakukan penginputan ke database dan mencetak tanda terima penyerahan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Kemudian Bank Peserta menandatangi tanda terima penerimaan. Tanda terima penyerahan rangkap pertama dan warkat di serahkan kepada Bank Peserta dan diarsip, rangkap kedua dikembalikan ke Back Office, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. 3. Di Bank Mandiri, tanda terima penyerahan yang dikumpul di gunakan untuk proses penggabungan warkat, dari proses tersebut menghasilkan laporan kliring penyerahan sebanyak (dua) rangkap. 4. Bank Peserta untuk mengecek apakah warkat tersebut di tolak atau tidak. Jika ditolak maka di buat tanda terima tolakan sebanyak 3 (tiga) 44
45 rangkap. Tanda terima tolakan diserahkan ke Back Office untuk tanda tangan. Tanda terima tolakan rangkap pertama diserahkan Back Office kemudian di input kedalam database, dan warkat dikembalikan ke Back Office kemudian di serahkan ke Teller untuk kembalikan ke nasabah, rangkap kedua diserahkan dan diarsip Bank Peserta, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. Jika tidak ada tolakan maka membuat laporan nihil. Dari tanda terima tolakan dan laporan nihil dilakukan proses gabungan sehingga menghasilkan laporan akhir kliring penyerahan sebanyak (dua) rangkap. 5. Back Office mengarsip laporan akhir kliring penyerahan dan mencetak voucher kredit dan neraca kliring dan di serahkan kepada Supervisor untuk melalukan pengecekan. Jika salah maka voucher kredit dan neraca kliring di kembalikan ke Back Office. Jika benar neraca kliring di kembalikan ke Back Office untuk diarsip dan voucher kredit di serahkan ke Teller untuk melakukan proses pengkreditan pada rekening nasabah.
46 Flowmap Usulan Nasabah Teller Back Office Supervisor Bank Mandiri Bank Peserta Cek T Cek TT 3 TT 1 3 T Lengkap Y Lengkap Y Input Cetak Database Proses Penggabungan Lap kliring 1 Ttd TT TT 1 Cek 3 TT 1 3 Y Tolak T TT Lap kliring 1 TT Tolakan 1 3 Buat Tanda Terima Tolakan 3 Buat Lap Nihil Lap Nihil Ttd TT Tolakan TT Tolakan 1 TT Tolakan TT Tolakan 1 3 TT Tolakan 3 Lap Nihil Lap Akhir kliring 1 Input Tolakan Voucher Kredit Neraca Proses Penggabungan Lap Akhir kliring 1 Cetak Voucher Kredit & Neraca Cek Voucher & Neraca Kredit Rekening Voucher Kredit Proses Pengkreditan Kredit Rekening Voucher Kredit Neraca Benar Y Ttd Voucher & Neraca Neraca Voucher Kredit Neraca Gambar 4.1 Flowmap yang diusulkan Keterangan : TT : Tanda Terima TT Tolakan : Tanda Terima Tolakan
47 4. Prosedur Penerimaan. Prosedur yang Diusulkan Dibawah ini adalah usulan prosedur kliring penerimaan sebagai berikut : 1. Bank Peserta menyerahkan 3 (tiga) rangkap tanda terima penyerahan beserta warkat di serahkan kepada Back Office, kemudian Back Office menandatangi tanda terima penerimaan dan tanda terima penyerahan rangkap pertama di kembalikan Bank Peserta dan diarsip, rangkap kedua diarsip Back Office, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri..llTanda terima penyerahan yang dikumpul digunakan untuk proses penggabungan warkat, dari proses tersebut menghasilkan laporan kliring penerimaan sebanyak (dua) rangkap. 3. Back Office mengecek apakah warkat tersebut sesuai dengan laporan kliring penerimaan dan warkat memenuhi syarat formal. Kemudian dilakukan penginputan kliring. Jika ada tolakan maka di buat tanda terima tolakan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Tanda terima tolakan diserahkan ke Bank Peserta untuk tanda tangan. Tanda terima tolakan rangkap pertama dan warkat dikembalikan ke Bank Peserta, rangkap kedua diarsip Back Office, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. Jika tidak ada tolakan maka membuat laporan nihil. Dari tanda terima tolakan dan laporan nihil dilakukan proses gabungan sehingga menghasilkan laporan akhir kliring penerimaan sebanyak (dua) rangkap.
48 4. Back Office mengarsip laporan akhir kliring penerimaan dan mencetak voucher debit dan neraca kliring dan di serahkan kepada Supervisor untuk melalukan pengecekan. Jika salah maka voucher debit dan neraca kliring di kembalikan ke Back Office. Jika benar neraca kliring di kembalikan ke Back Office untuk diarsip dan voucher debit di serahkan ke Teller untuk melakukan proses pengdebitan pada rekening nasabah.
49 Flowmap Usulan Penerimaan Bank Peserta 3 TT 1 Bank Mandiri Back Office Supervisor Teller Nasabah 3 TT 1 TT 1 TT 3 Ttd TT Penerimaan Lap kliring Penerimaan 1 3 TT 1 Proses Penggabungan Sesuai Y Cek Database Lap kliring Penerimaan 1 T Input TT Tolakan 1 3 Input Tolakan Penerimaan Cetak Lap. Nihil Cetak Tanda Terima Tolakan Ttd TT Tolakan Lap Nihil TT Tolakan 1 3 3 TT Tolakan 1 TT Tolakan 3 Proses Penggabungan Lap Akhir kliring Penerimaan 1 Lap Nihil Lap Akhir kliring Penerimaan 1 Cetak Voucher Debit & Neraca Voucher Debit Neraca TT Tolakan T Voucher Debit Neraca Cek Voucher & Neraca Benar Neraca Y Ttd Voucher & Neraca Voucher Debit Neraca Voucher Debit Proses Pengdebitan Debit Rekening Debit Rekening Gambar 4. Flowmap Penerimaan yang diusulkan Keterangan : TT : Tanda Terima TT Tolakan : Tanda Terima Tolakan
50 4.3 Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses didalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. Bank Mandiri Tanda Terima, Tanda Terima Tolakan, Laporan Nihil Voucher Debit Voucher Kredit Tanda Terima, Tanda Terima Tolakan Nasabah Data Nasabah Sistem Pelaporan Neraca Dengan Metode Skontro PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan Data Bank, Data Penerimaan, Tanda Terima Tolakan Bank Peserta Gambar 4.3 Diagram Konteks 4.3.1 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempetimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan. Disamping itu Data Flow Diagram (DFD) juga dapat menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan pengeluarannya.
51 Arus data pada Data Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari sistem, sehingga akan menghasilkan sebuah keluaran yang disampaikan pada pengguna atau penerima sistem. Voucher Debit Voucher Kredit Nasabah Bank Peserta Data Penerimaan Data Nasabah Data Bank 1.0 Input.0* Penerimaan 3.0* Data Nasabah Data Bank Tanda Terima, Tanda Terima Tolakan Data Penerimaan Tabel Nasabah Tabel Bank Tabel Penerimaan/ Data Data Penerimaan/ Tolakan Data Tolakan Bank Mandiri Data Bank Tanda Terima, Tanda Terima Tolakan, Laporan Nihil 4.0* Neraca + Laporan Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Pelaporan Neraca Dengan Metode Skontro PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan
5 Dari DFD level 0 di atas terdapat empat proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses 1.0 adalah proses penginputan data nasabah yang langsung dihubungkan dengan Tabel Nasabah dan data bank dihubungkan dengan Tabel Bank.. Proses.0 adalah proses penginputan data penerimaan yang langsung dihubungkan dengan Tabel Penerimaan. 3. Proses 3.0 adalah proses pengimputan data penyerahan yang langsung dihubungkan dengan Tabel penyerahan. 4. Proses 4.0 adalah proses yang mencetak neraca kliring dan laporan kepada pihak yang membutuhkan. 4.3. Level 1 Proses.0 Penerimaan Merupakan pengembangan proses 1 dari DFD level 0. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
53 Data Penerimaan Bank Data Penerimaan Data Penerimaan Data Penerimaan.1 Simpan. Ubah.3 Hapus.4 Cari Data Penerimaan Data Penerimaan Data Penerimaan Tabel Penerimaan/ Data Penerimaan Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses.0 Penerimaan DFD Level 1 proses.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Proses.1 Input Data Penerimaan yaitu proses penyimpanan inputan data Penerimaan ke dalam tabel Penerimaan.. Proses. Ubah Data Penerimaan yaitu proses pengubahan inputan data Penerimaan ke dalam tabel Penerimaan. 3. Proses.3 Hapus Data Penerimaan yaitu proses penghapusan inputan data Penerimaan ke dalam tabel Penerimaan. 4. Proses.4 Cari Data Penerimaan yaitu proses pencarian inputan data Penerimaan ke dalam tabel Penerimaan.
54 4.3.3 Level 1 Proses 3.0 Merupakan pengembangan proses 1 dari DFD level 0. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini: Data Peyerahan Bank Data Peyerahan Data Peyerahan Data Peyerahan 3.1 Simpan 3. Ubah 3.3 Hapus 3.4 Cari Data Peyerahan Data Peyerahan Data Peyerahan Tabel Penerimaan/ Data Peyerahan Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses 3.0 DFD Level 1 proses 3.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Proses 3.1 Input Data yaitu proses penyimpanan inputan data ke dalam tabel.. Proses 3. Ubah Data yaitu proses pengubahan inputan data ke dalam tabel.
55 3. Proses 3.3 Hapus Data yaitu proses penghapusan inputan data ke dalam tabel. 4. Proses 3.4 Cari Data yaitu proses pencarian inputan data ke dalam tabel. 4.3.4 Level 1 Proses 4.0 Neraca Merupakan pengembangan proses 1 dari DFD level 0. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini: Data Bank Data Penerimaan/ Tolakan Data Bank 4.1 Neraca Data Penerimaan/ Data Tolakan Data Data Tolakan Data Nihil 4. Laporan Tanda Terima Tanda Terima Tolakan Tanda Terima, Tanda Terima Tolakan, Laporan Nihil Bank Peserta Bank Mandiri Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses 4.0 Neraca dan Laporan DFD Level 1 proses 4.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Proses 4.1 adalah proses input data Bank, data Penerimaan /, data Tolakan.
56. Proses 4. adalah proses dari Data, Data Tolakan, Data Nihil yang mencetak laporan kepada Bank Mandiri dan Bank Peserta. 4.4 Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem computer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrograman, yang dapat dilihat dari table-tabel berikut ini : Nama Tabel : Table_Bank Primary Key : IdBank Tabel 4.1 Struktur File Tabel Bank No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 IdBank Varchar 50 Id Bank NamaBank Varchar 50 Nama Bank 3 StatusKantor Varchar 50 Status Kantor Nama Tabel : Table_Header_Trans Primary Key : - Tabel 4. Struktur File Tabel Header_Trans No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 id Integer Long Integer Id tanggaltransaksi Date Time - Tanggal Transaksi 3 JmlTerima Number 18 Jumlah Penerimaan 4 Jml Number 18 Jumlah
57 No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 5 Saldo Number 18 Saldo 6 jumlahpenerimaan Number 18 Jumlah Penerimaan 7 Jumlah Number 18 Jumlah 8 Keterangan Varchar 50 Keteranagn Tabel 4.3 Struktur File Tabel Jenis Transaksi Nama Tabel : Table_Jenis_Transaksi Primary Key : KodeTransaksi No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 KodeTransaksi Varchar 50 Kode Transaksi NamaTransaksi Varchar 50 Nama Transaksi Tabel 4.4 Struktur File Tabel Jenis Nama Tabel : Table_Jenis_warkat Primary Key : Kode No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Kode Varchar 50 Kode Nama Varchar 50 Nama Tabel 4.5 Struktur File Tabel Nasabah Nama Tabel : Table_Nasabah Primary Key : NoCIF No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 NoCIF Varchar 50 No Customer Information File NamaNasabah Varchar 50 Nama Nasabah 3 NoRek Varchar 50 No Rekening
58 Tabel 4.6 Struktur File Tabel Penerimaan Nama Tabel : Table_Penerimaan Primary Key : tempterima Foreign Key : KodeTransaksi No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 tempterima Integer Long Integer Penomoran Otomatis TanggalTerima Date Time - Tanggal Terima 3 idbank Varchar 50 Id Bank 4 kodetransaksi Varchar 50 Kode Transaksi 5 No Varchar 50 No 6 Nominal Numeric 18 Nominal 7 NoCIF Varchar 50 No Customer Information File 8 kode Varchar 50 Kode 9 NoRek Varchar 50 Nomor Rekening 10 Status Varchar 50 Status Tabel 4.7 Struktur File Tabel Pengguna Nama Tabel : Table_Pengguna Primary Key : no No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 no integer Long Integer Nomor Username Varchar 50 Username 3 Password Varchar 50 Password 4 Nama Varchar 50 Nama Tabel 4.8 Struktur File Tabel Tolakan Nama Tabel : Table_Tolakan Primary Key : idtolakan Foreign Key : KodeTransaksi
59 No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 idtolakan integer Long Integer Id Tolakan tanggaltolakan Date Time - Tanggal Tolakan 3 KodeTransaksi Varchar 50 Kode Transaksi 4 Jumlah Numeric 18 Jumlah 4.4.1 Entity RelationShip Diagram ( ERD ) Entity RelationShip Diagram ( ERD ) atau diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual. Objek Data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan datadata. Atribut yang berhubungan dengan Sistem Pelaporan Neraca Dengan Metode Skontro PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan dapat digambarkan sebagai berikut :
60 IdBank NamaBank StatusKantor tempterima idbank TanggalTerima Bank 1 N Memiliki / Penerimaan N Memiliki 1 Neraca id tanggaltransaksi JmlTerima Gambar 4.8 Entity RelationShip Diagram ( ERD ) 4.5 Perancangan Antar Muka (Interface) Perancangan Interface adalah tahap dimana desain sistem yang telah dipersiapkan dan selesai ditampilkan menjadi interaksi antarmuka user atau pengguna dalam program itu sendiri. Pada tahap perancangan antarmuka diusahakan untuk mengurangi kesulitan pengunaan program agar user lebih mudah untuk memakainya. 4.5.1 Perancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input.
61 Menu Utama File Tools Transaksi Login Tutup Exit Bank Nasabah Neraca Ganti Password Tambah Pengguna Penolakan Penerimaan Gambar 4.9 Form Menu Utama Username Password OK Cancel Gambar 4.10 Form Login
6 BANK PESERTA KLIRING Sandi Bank : Nama Bank : Pencarian Data Cari berdasarkan Sandi Bank Nama Bank Status Kantor : Cari Refresh Sandi Bank Nama Bank Status Kantor Baru Simpan Ubah Hapus Keluar Gambar 4.11 Form Bank NASABAH Pencarian Data No. CIF No. Rekening No. CIF : Cari Refresh No. CIF : No. Rekening : Nama Nasabah : No. CIF No. Rekening Nama Nasabah Baru Simpan Ubah Hapus Keluar Penerimaan Gambar 4.1 Form Nasabah
63 PENYERAHAN Tanggal Terima : Transaksi Pertanggal Cek Bilyet Giro Semua (Cek dan Bilyet Giro) dd/mm/yyyy Tampilkan No. Rekening / NO. CIF : No. : Nominal : Jenis : Nama Bank : No. CIF : Nama Nasabah : No. Rekening : Nasabah Baru Simpan Ubah Hapus Keluar Cetak Voucher Kredit Tanggal Nomor Nama No. CIF No. Rekening Nama Nasabah Nama Bank Nominal Total : Gambar 4.13 Form PENERIMAAN Tanggal Terima : Transaksi Pertanggal Cek Bilyet Giro Semua (Cek dan Bilyet Giro) dd/mm/yyyy Tampilkan No. Rekening / NO. CIF : No. : Nominal : Jenis : Nama Bank : No. CIF : Nama Nasabah : No. Rekening : Nasabah Baru Simpan Ubah Hapus Keluar Cetak Voucher Debit Tanggal Nomor Nama No. CIF No. Rekening Nama Nasabah Nama Bank Nominal Total Penerimaan : Gambar 4.14 Form Penerimaan
64 Tanggal Terima : Cari Nomor No : Nama Nasabah : No. : Cari No. Rek : Nama Bank : Transaksi Pertanggal Pilih Tanggal No. CIF : Nama Transaksi : Nama : Nominal : dd/mm/yyyy Tampilkan Kode Transaksi : Cetak Penolakan Nasabah Baru Simpan Ubah Keluar Cetak Nihil Cetak Penolakan Tanggal Terima Nomor No. CIF Nama Transaksi Nama Nasabah No. Rek Nama Bank Nama Status Nominal Gambar 4.15 Form Penolakan Neraca DKE Penerimaan DKE Sandi Pengirim Nama Bank Nominal Sandi Penerima Nama Bank Nominal DKE PENERIMAAN DKE PENYERAHAN SALDO JUMLAH NOMINAL JUMLAH NOMINAL 0 0 0 0 0 0 0 0 dd/mm/yyyy Keterangan : - Tampilkan Neraca Rekapitulasi Gambar 4.16 Form Neraca
65 Change Password Password Lama: Password Baru : OK Gambar 4.17 Form GantiPass New User 0 of{0} Nama : Username : Password : Nama Username Password Gambar 4.18 Form Pengguna 4.5. Perancangan Output Rancangan output adalah rancangan dalam bentuk laporan dari hasil pemrosesan input yang diterima dari sistem pengolahan data tersebut. Untuk menentukan rancangan keluaran diperlukan kecermatan, ketelitian dan kesabaran
66 dengan harapan keluaran yang dihasilkan merupakan laporan-laporan yang akurat dan releven serta dapat dimengertikan oleh pemakaiannya. Tanggal cetak: dd/mm/yyyy Waktu Cetak : hh:mm:ss PT. BANK UOB INDONESIA KCP BINTAN JL. MERDEKA NO 6C 03-0677 NERACA KLIRING TANGGAL KLIRING : dd/mm/yyyy NERACA DEBET KREDIT JUMLAH NOMINAL JUMLAH NOMINAL DKE PENERIMAAN DKE PENYERAHAN - - - - SALDO : Keterangan : Gambar 4.19 Neraca Saldo PT. BANK UOB INDONESIA KCP BINTAN JL. MERDEKA NO 6C 03-0677 REKAPITULASI PENERIMAAN DAN PENYERAHAN Tanggal : dd/mm/yyyy SANDI BANK NAMA BANK NOMINAL Penerimaan xxx-xxxx xxx-xxxx xxxxxxx xxx-xxxx xxx-xxxx xxxxxxx xxx-xxxx xxx-xxxx xxxxxxx xxx-xxxx xxx-xxxx xxxxxxx Gambar 4.0 Rekapitulasi dan Penerimaan
67 KLIRING PENYERAHAN Tanggal : dd/mm/yyyy No. No Nama Bank Nominal Jumlah Total. Yang Menyerahkan Gambar 4.1 Bank UOB KLIRING PENOLAKAN Tanggal : dd/mm/yyyy No. No Nama Bank Nominal Jumlah Total. Yang Menyerahkan Gambar 4. Tolakan Bank UOB
68 KLIRING NIHIL Tanggal : dd/mm/yyyy No. No Nama Bank Nominal Jumlah Total. Yang Menyerahkan Gambar 4.3 Nihil Bank UOB VOUCHER KREDIT Rekening / Langganan No. Tanggal. dd/mm/yyyy AC/No. Keterangan Jumlah Di Setujui Oleh : Di Buat Oleh : Gambar 4.4 Voucher Kredit
69 VOUCHER DEBIT Rekening / Langganan No. Tanggal. dd/mm/yyyy AC/No. Keterangan Jumlah Di Setujui Oleh : Di Buat Oleh : Gambar 4.5 Voucher Debit 4.5.3 Perancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam aplikasi ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut :
70 Menu Utama File Tools Transaksi Login Bank Tutup Nasabah Penerimaan Exit Neraca Penolakan Ganti Password Tambah Pengguna Gambar 4.6 Perancangan Struktur Menu 4.5.4 Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi untuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk
71 mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : Struktur Program File Input Output Bank Nasabah Penerimaan Penolakan Neraca Rekapitulasi dan Penerimaan Laporan Laporan Penolakan Laporan Nihil Gambar 4.7 Perancangan Struktur Program