ANALISIS EFEKTIFITAS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA SISTEM PENGGAJIAN DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA BUKITTINGGI Nama NPM Jurusan Pembimbing : Rizka Amalia Nurhilal : 2A212092 : Akuntansi : Dr. Imam Subaweh, SE., MM., Ak., CA
Latar Belakang Latar Belakang Gaji merupakan pengahargaan dari perusahaan atas usaha karyawan yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang ditentukan. Dalam penghitungan gaji diperlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta pembayarannya. Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan sistem akuntansi untuk menjalankan kegiatan penggajian dengan efektif dan efisien. Serta dikontrol oleh Sistem Pengendalian Internal agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari.
Batasan Masalah dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah Bagaimanakah Sistem Informasi Akuntansi penggajian yang diterapkan pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi? Seberapa efektifkah sistem pengendalian internal yang ada pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi yang berkaitan dengan sistem penggajian yang telah diterapkan? Tujuan Penelitian Mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penggajian yang telah diterapkan pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi. Mengetahui seberapa efektif sistem pengendalian internal yang terdapat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi.
METODE PENELITIAN Data yang digunakan Data Primer, yaitu melakukan wawancara dengan Sub Bagian Keuangan Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi. Data Sekunder, yaitu dokumen seperti struktur organisasi serta dokumen yang berkaitan dengan sistem penggajian. Alat Analisis yang Digunakan : Rumus Goodman s dan Kruskal Gamma
PEMBAHASAN (flowchart Penggajian) 1. Sub Bagian Kepegawaian Bagian kepegawaian membuat dokumen daftar perubahan gaji pegawai (DPP) sebanyak 2 lembar dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Pegawai. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembuat Daftar Gaji dan Lembar 2 diarsipkan sementara sesuai dengan abjad. Kemudian bagian kepegawaian membuat rekapan absensi sebanyak 2 lembar. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembuat Daftar Gaji dan Lembar 2 diarsipkan sementara dengan abjad. Keterangan : DPP : Daftar Perubahan gaji Pegawai
PEMBAHASAN (flowchart Penggajian) 2. Sub Bagian Keuangan Bagian Pembuat Daftar Gaji Bagian Pembuat Daftar Gaji menerima dokumen daftar perubahan gaji pegawai (DPP) lembar 1, dan menerima rekapan absensi lembar 1 dari Bagian Kepegawaian. Kemudian Bagian Pembuat Daftar Gaji membuat Daftar Gaji 2 lembar. DPP lembar 1 di arsipkan sementara sesuai abjad, Rekap Absensi lembar 1 dan Daftar Gaji Lembar 1 di arsipkan sementara sesuai tanggal. Daftar Gaji Lembar 2 dikirim ke Bendahara Pengeluaran. Keterangan : DPP : Daftar Perubahan gaji Pegawai
PEMBAHASAN (flowchart Penggajian) 3. Sub Bagian Keuangan Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran menerima Daftar Gaji Lembar 2. Kemudian Bendahara Pengeluaran Membuat SPP LS rangkap 2 dan SPJ Rangkap 2. Daftar Gaji lembar 2, SPP LS lembar 1 dan SPJ lembar 1 dikirim ke Pejabat Penatausahaan Keuangan SPJ lembar 2 dan SPP LS Lembar 2 diarsipkan sementara sesuai nomor. Keterangan : SPP LS : Surat Permintaan Pembayaran Langsung SPJ : Surat Pertanggung Jawaban
PEMBAHASAN (flowchart Penggajian) 4. Sub Bagian Keuangan Pejabat Penatausahaan Keuangan PPK menerima Daftar Gaji lembar 2, SPP LS Lembar 1 dan SPJ lembar 1. Kemudian PPK memverifikasi Daftar Gaji Lembar 2, SPP LS Lembar 1, dan SPJ lembar 1. Apabila Daftar gaji, SPP LS, dan SPJ tersebut tidak benar dikembalikan kepada bagian bendahara pengeluaran untuk diperbaiki. Apabila benar, PPK langsung membuat SPM 2 lembar kemudian ditandatangani oleh KPA. Selanjutnya SPP LS Lembar 1 dan SPM 1 diarsipkan sementara dengan nomor. Daftar Gaji Lembar 2, SPM lembar 2 dan SPJ lembar 1 dikirim ke Bendahara Umum Daerah DPKAD. Keterangan : SPM : Surat Perintah Membayar
PEMBAHASAN (flowchart Penggajian) 5. Bendahara Umum Daerah DPKAD Bendahara Umum Daerah DPKAD menerima Daftar Gaji lembar 2, SPM lembar 2 dan SPJ lembar 1. Kemudian Bendahara Umum Daerah DPKAD memeriksa Daftar Gaji, SPM dan SPTJM, apabila dokumen tersebut tidak benar, dokumen tersebut dikembalikan PPK untuk diperbaiki, dan apabila dokumen tersebut benar maka Bendahara Umum Daerah DPKAD menerbitkan SP2D kemudian ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. SP2D yang diterbitkan oleh Bendahara Umum Daerah DPKAD dibuat rangkap 4. SP2D Lembar 1 dikirim kepada Bank Nagari Kota Bukittinggi. SP2D Lembar 2 dikirim kepada Bendahara Pengeluaran. SP2D lembar 3 dikirim ke PPK. SP2D lembar 4, Daftar Gaji lembar 2, SPM lembar 2, dan SPJ lembar 2 diarsip tetap. Keterangan : DPKAD : Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
PEMBAHASAN (flowchart Penggajian) 6. Bank Nagari Bank Nagari menerima SP2D lembar 1. Kemudian Bank Nagari melakukan pemeriksaan SP2D, apabila tidak benar SP2D lembar 1 dikembalikan kepada Bendahara Umum Daerah DPKAD dan apabila benar Bank Nagari langsung memasukkan gaji ke masingmasing rekening pegawai sesuai dengan hak yang diterima oleh pegawai.
PEMBAHASAN (Data Hasil Penelitian) NO PERTANYAAN YA TIDAK I Lingkungan Pengendalian 1 Apakah Struktur organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi digambarkan dalam bagan organisasi yang jelas? 30 0 II Penilaian Risiko 8 Apakah setiap nama pegawai yang tercantum di dalam daftar gaji, memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang? 30 0 2 Apakah fungsi yang terkait dalam bagan organisasi tersebut sudah melakukan tugas sesuai dengan fungsinya? 3 Apakah bagian pencatatan kehadiran pekerjaan terpisah dari bagian pembuatan daftar gaji? 4 Apakah gaji yang diberikan kepada pegawai sesuai dengan latar belakang pendidikan, jabatann dan prestasi? 26 4 20 10 9 Apakah daftar gaji di verifikasi oleh pejabat yang berwenang? 10 Apakah setiap perubahan gaji pegawai disebabkan perubahan pangkat, perubahan tarif gaji sesuai kepada surat keputusan dari pejabat yang berwenang? 11 Apakah potongan atas gaji pegawai selain pajak penghasilan didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi penggajian? 30 0 30 0 5 Apakah fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari pembayaran gaji? 12 Apakah Asuransi Kesehatan / Asuransi Jiwa Pegawai Negeri Sipil (PNS) sangat berperan besar bagi PNS? 27 3 6 Apakah pemisahan fungsi tersebut berpengaruh positif dalam pencapaian efektifitas perhitungan dan pembayaran gaji? 24 6 13 Apakah bukti transaksi keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 14 Transaksi penggajian dicatat apabila bukti yang mendukung pencatatan tersebut telah lengkap dan benar. 30 0 7 Apakah bagian penggajian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi telah memiliki prosedur akuntansi yang jelas? 15 Setiap terjadi aktivitas dan transaksi penggajian dicatat pada periode yang seharusnya.
PEMBAHASAN (Data Hasil Penelitian) III Kegiatan Pengendalian 16 Dokumen yang berhubungan dengan penggajian selalu disimpan di dalam lemari terkunci, sehingga tidak setiap orang bebas untuk melihat ataupun mengambil dokumen tersebut. 17 Dokumen yang berhubungan dengan penggajian selalu dibubuhi tanda tangan Kepala Dinas. 18 Apakah dokumen yang berhubungan dengan penggajian memiliki nomor urut cetak? 30 0 IV Informasi dan Komunikasi 19 Apakah Dinas Sosial dan Tenaga Kerja sudah menggunakan finger print untuk absensi pegawai? 20 Apakah slip gaji langsung diberikan kepada pegawai? 21 Apakah catatan penghasilan pegawai disimpan oleh bagian pembuatan daftar gaji? 22 Pemasukan identitas pekerja untuk kehadiran ke dalam mesin pencatatan waktu diawasi oleh petugas. 23 Gaji yang dibayar terdapat tanda terima yang ditandatangani oleh pekerja didepan petugas. 7 23 30 0 24 6 18 12 24 Perhitungan gaji pegawai dilakukan dengan menggunakan komputerisasi. 25 Pembagian gaji dengan menggunakan amplop. 28 2 0 30
PEMBAHASAN (Data Hasil Penelitian) V Pemantauan Pengendalian Intern 26 Apakah BPK, BPKP, atau BAWASDA selalu datang untuk mengadakan pemeriksaan? 27 Apakah Pemeriksaan tersebut 27 3 berperan besar terhadap perbaikan untuk kedepannya? 28 Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi selalu di audit 19 11 oleh Auditor Independen dari Kantor Akuntan Publik. Total 720 120 = 720 120 + 120 = 600 840 = 0. 71 Hasil dari perhitungan yang menggunakan rumus Goodman s and Kruskal gamma didapatakan hasil 0, 71. Berdasarkan hasil yang diperoleh atas pernyataan dan pertanyaan yang diajukan kepada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi dalam hal penerapan sistem pengendalian internal pemerintah pada sistem penggajian termasuk dalam kategori pengendalian internal cukup efektif.
KESIMPULAN dan SARAN KESIMPULAN 1. Pelaksanaan sistem penggajian yang diterapkan oleh Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi telah dilaksanakan dengan cukup baik, dilihat dari struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional yang jelas. Otorisasi dan pencatatan terhadap berbagai dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dapat dilakukan dengan baik dan lengkap. Pembayaran gaji telah dilakukan melalui bank sehingga meminimalkan terjadinya kesalahan perhitungan gaji. 2. Sistem Pengendalian Internal yang terdapat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi termasuk dalam kategori pengendalian internal cukup efektif. Hal ini terlihat dari kuisioener yang disebarkan dan dihitung menggunakan rumus Goodman s and Kruskal s Gamma. SARAN 1. Sebaiknya dalam melakukan pembayaran gaji agar diberikan bukti pembayaran gaji berupa slip gaji. Slip gaji tersebut merupakan penjelasan mengenai rincian gaji bersih yang diterima oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS). 2. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Bukittinggi dapat meningkatkan sistem pengendalian intern pemerintah agar lebih efektif lagi di masa yang akan datang