BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pada perusahaan-perusahaan yang skala operasinya cukup besar dimana telah terjadi pendelegasian wewenang, maka pimpinan membutuhkan suatu alat yang dapat digunakan untuk menilai kemajuan yang telah dicapai perusahaan serta untuk mengadakan pengawasan. Alat yang dimaksudkan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari kata Sistem Informasi dan Akuntansi. Menurut Robbins (2003:11) bahwa Sistem adalah kumpulan bagianbagian yang saling berhubungan dan saling bergantung yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu kesatuan. Baridwan (2002:3) mengemukakan bahwa sistem adalah sebagai berikut: Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, samasama berfungsi untuk mencapai tujuan. Pengertian sistem telah diberikan, 7
selanjutnya untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas maka akan ditelaah terlebih dahulu pengertian daripada akuntansi. Belakoui (2004:4), mula-mula memberikan defenisi akuntansi sebagai berikut: Akuntansi adalah seni mencatat, menggolongkan dan mengikhtisarkan transaksi dan peristiwa yang paling tidak sebagian bersifat keuangan, dengan suatu cara yang bermakna dan dalam satuan ruang, serta menginterpretasikan hasil-hasilnya. Samsul dan Mustofa (2001:49) memberikan arti akuntansi sebagai berikut: Akuntansi yang artinya suatu aktivitas jasa yang memberikan informasi kuantitatif, terutama bersifat keuangan, mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna untuk pengambilan keputusan-keputusan ekonomi. Dari defenisi ditunjukkan bahwa tujuan utama akuntansi adalah memberikan informasi dalam bentuk laporan keuangan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan-keputusan oleh manajemen, pemegang saham, pemerintah atau pihak-pihak yang berkepentingan sehingga keputusan yang diambil benar tentang apa yang sudah terjadi dalam suatu perusahaan atau apa yang harus diperbuat dimasa yang akan datang. Selanjutnya akan dibahas pengertian sistem akuntansi. Ikatan Akuntan Indonesia (2001: Paragraf 10, Seksi 319.5) memberikan pengertian sistem akuntansi sebagai berikut:
Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggung jawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut. Sedangkan pengertian sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2000:1) adalah Kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi. yaitu: Menurut Romney dan Steinbart (2004:3), SIA terdiri dari lima komponen, 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Sofware yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh akivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai
aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal. 2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pada umumnya unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Formulir Formulir adalah lembaran-lembaran bukti yang dibuat untuk mencatat transaksi pada saat terjadinya. Bentuk dan jumlah salinannya telah dibuat terlebih dahulu dengan perencanaan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang menerapkannya. Formulir merupakan elemen utama dalam sistem akuntansi, digunakan untuk mencatat suatu transaksi yang terjadi, seperti faktur pembelian, bukti kas keluar yang dapat digunakan melakukan pencatatan lebih lanjut. Yang dimaksud dengan pencatatan lebih lanjut disini adalah mencatat lebih bukti-bukti dalam buku jurnal maupun buku besar.
Menurut Baridwan (20027) bahwa formulir dan dokumen adalah blankoblanko yang digunakan untuk melakukan pencatatan dari suatu transaksi seperti faktur penjualan, voucher, formulir, rekening, dan lain-lain. Jadi formulir mempunyai peranan penting dalam sistem akuntansi. Hampir semua peristiwa yang terjadi dalam perusahaan memerlukan formulir untuk merekamnya. adalah: Menurut Mulyadi (2001:78) manfaat formulir bagi suatu perusahaan a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa formulir bermanfaat untuk menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas terjadinya suatu transaksi sekaligus merekam jenis transaksi yang terjadi. Tembusan formulir akan disampaikan ke fungsi lain yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk memulai kegiatan pada fungsi tersebut sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Formulir-formulir yang digunakan oleh perusahaan misalnya adalah untuk pembelian dan penerimaan barang, digunakan formulir-formulir sebagai berikut: a. Permintaan pembelian b. Permintaan penawaran harga c. Order pembelian d. Laporan penerimaan barang
Dengan adanya formulir-formulir tersebut transaksi perusahaan dapat direkam sehingga dapat menjadi bukti tertulis bagi perusahaan dan dapat digunakan bagi pencatatan-pencatatan dalam buku jurnal buku besar sesuai dengan berlaku pada masing-masing bagian. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut panggilan yang sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian dipostingkan ke rekening yang bersangkutan dalam bukti besar. Contoh jumlah adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum. 3. Buku Besar Menurut Mulyadi (2001:4) bahwa buku besar (general ledger) adalah: Terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Buku besar ini dapat juga dipisahkan menjadi dua buku yaitu buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum berisi rekening-rekening pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi
terhadap tiap jenis aktiva, hutang, modal, pendapatan dan laporan keuangan yang disusun. 4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digunakan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu ini (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang mengenai data keuangan yang tercantum dalam rekening-rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut proses akuntansi selanjutnya, penyajian laporan keuangan, dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi. 5. Laporan Pemprosesan transaksi biasanya menghasilkan berbagai jenis laporan. Salah satu laporan terpenting adalah laporan keuangan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2007:2) bahwa: Laporan keuangan merupakan bagian dari proses keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi, neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan posisi keuangan (yang dapat disajikan dalam berbagai cara seperti misalnya sebagai laporan arus dana), catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.
Dari definisi di atas disimpulkan bahwa hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Menurut Baridwan (2002:17) lima prinsip dasar suatu laporan sebagai berikut: a. Pertanggungjawaban, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan itu harus disusun dengan tanggung jawab bagian-bagian dalam perusahaan. Laporan-laporan seperti ini dibuat bertingkat sesuai dengan tingkat-tingkat yang ada dalam struktur organisasi. b. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun itu hendaknya menunjukkan hal-hal yang menyimpang dari standart dan budgetnya. Maksud dari prinsip ini ialah agar manajemen dapat memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang menyimpang tersebut. c. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun itu hendaknya dibandingkan dengan data lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan ini dapat dilakukan dengan standar/budget atau dengan realisasi periode sebelumnya. d. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang lebih tinggi harus lebih ringkas, sehingga dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas. e. Komentar, yaitu prinsip bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi beberapa komentar dari pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca laporan tersebut dapat segera mengetahui hal-hal penting yang ada dalam laporan tersebut. 6. Flowchart Flowchart pembelian adalah mengatur cara-cara yang harus ditaati dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian gudang.
3. Dokumen dan Catatan Pembelian Dokumen atau formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi di dalam organisasi atau perusahaan. Oleh sebab itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Dilain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi di dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di dalam formulir catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dalam perancangan dokumen dan catatan menurut Baridwan (2002:15), bahwa unsur-unsur yang harus dipertimbangkan sebagai berikut : 1. Perancangan dokumen bernomor urut cetak 2. Pencatatan transaksi harus dilakukan pada saat transaksi terjadi atau segera transaksi terjadi 3. Perancangan dokumen dan catatan harus cukup sederhana untuk menjamin kemudian dalam pemahaman terhadap dokumen dan catatan tersebut 4. Sedapat mungkin dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai keperluan sekaligus 5. Perancangan dokumen dan catatan yang mendorong pengisian data yang benar. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:182) bahwa Formulir-formulir yang telah dirancang harus digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi. Buku besar pembantu harus digunakan untuk mengakumulasi informasi rinci yang diikhtisarkan di dalam buku besar. Menurut Jusup (2001:78) dalam perusahaan formulir bermanfaat untuk : a. Menetapkan tangung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Oleh sebab pentingnya dokumen dan catatan akuntansi maka di bawah ini akan diuraikan dokumen dan catatan yang digunakan dalam pengendalian intern persediaan, yaitu : 1. Dokumen yang digunakan Didalam prosedur pemilihan atau perolehan barang, digunakan dokumendokumen pembelian sebagai berikut: a. Dokumen permintaan pembelian Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan barang atau gudang atau bagian buku pembantu persediaan yang isinya meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang-barang atau jasa seperti yang tercantum di dalam formulir tersebut. Contoh dokumen pembelian barang tertera pada Gambar 2.1 PT. SUKSES SELALU MEDAN PERMINTAAN PEMBELIAN No : 01234 l Februari 1999 Kepada Yth. : Bagian Pembelian Harap dibelikan barang-barang berikut ini Barang-barang ini dibutuhkan - tanggal 10 Februari 1999 RUDI GUDANG Kuantitas Nama Spesifikasi Kode Barang Gambar 2.1. Dokumen Permintaan Pembelian Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.176.
b. Dokumen Penawaran Harga Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta daftar harga dari penjual atau supplier c. Dokumen Order Pembelian yaitu suatu pesanan pembelian yang dibuat bagian pembelian dan dikirimkan kepada penjual barang. Dokumen ini berisi permintaan kepada penjual untuk mengirimkan barang atau jasa tertentu. Contoh dokumen permintaan atau order tertera pada Gambar 2.2 PT. SUKMA SENTOSA MEDAN ORDER PEMBELIAN Medan, 22 Februari 1999 Kepada Yth. Toko Cempaka Jl. Merdeka No. 10 Medan Nomor Order Pembelian : 00947 Nomor Permintaan Pembelian : 00875 Harap Sdr. Kirim barang-barang berikut pada tanggal 27 Februari 1999 Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Barang Gambar 2.2. Dokumen Order Pembelian Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.176. d. Laporan Penerimaan Barang Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan barang-barang yang diterima. Contoh dokumen penerimaan barang pada Gambar 2.3
PT. SUKMA SENTOSA MEDAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG 00875 Nomor LPB : 01223 Nomor Order Pembelian : 00947 Nomor Permintaan Pembelian : Diterima dari : Toko Cempaka Via : Truk BK 5364 EM Jumlah Peti Berat Jumlah Unit Keterangan Tempat dalam gudang (bagian) Dihitung oleh : Budi Tanggal : 27 Februari 1999 Ditempatkan ke gudang oleh : Harum Tanggal : 27 Januari 1999 Gambar 2.3. Dokumen Penerimaan Barang Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.178. e. Dokumen persetujuan faktur Merupakan dokumen yang oleh bagian pembelian untuk menunjukkan bahwa harga, perkalian, penjumlahan dalam faktur sudah benar dan barang yang diterima sesuai pesanan. f. Dokumen memo kredit/debit Memo debit merupakan dokumen yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barang-barang yang dikembalikan pada penjual. Memo kredit merupakan dokumen yang diisi oleh bagian pembelian apabila barang dikirim
melebihi jumlah pesanan dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur penjual. Contoh dokumen debit memo tertera pada Gambar 2.4 PT. SUKMA SENTOSA MEDAN Kepada Yth : MEMO DEBIT No. 00510 Tangggal : No. Faktur : Tgl. Faktur : No. Order Pembelian : Rekening Saudara sudah kami terima denga jumlah sebagai berikut : No Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Barang Keterangan : Dikembalikan Via : Bagian Pembelian Gambar 2.4. Formulir Debit Memo Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.179. 2. Catatan Akuntansi yang digunakan Di dalam prosedur pembelian, digunakan catatan-catatan akuntansi sebagai berikut : a. Kartu Persediaan Dalam prosedur pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. Sedangkan dalam prosedur penjualan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
b. Kartu gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 4. Sistem Pembelian Bahan Baku Perolehan barang-barang yang dibutuhkan perusahaan induk atau pusat perusahaan dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan permintaan bagian gudang atau bagian produksi, apabila barang tersebut berada pada titik minimum atau telah habis. Langkah-langkah prosedur pembelian menurut Zaki Baridwan (2002:173) adalah : Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian gudang. Di dalam pelaksanaan prosedur pengendalian terhadap pembelian persediaan dibutuhkan suatu sistem pembelian yang baik. Adapun sistem pembelian yang baik itu haruslah : 1. Terdapat pemisahan fungsi-fungsi yang jelas untuk pihak yang mengadakan pemesanan, melakukan pembelian, penerimaan barang dan mengadakan pencatatan persediaan tersebut. 2. Persediaan pembelian harus berdasarkan pada permintaan pembelian dan dengan harga bersaing dengan mutu yang optimal. 3. Memonitor agar barang yang dipesan tiba pada waktunya. 4. Barang-barang yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian.
5. Faktur pembelian diperiksa kebenaranya sebelum dibayar. 6. Distribusi debit barang-barang yang dibeli harus dilakukan dengan benar sehingga laporan-laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya. Menurut Jusup (2001:12) bahwa: Pesanan pembelian adalah formulir (dokumen) perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen atau grosir. Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian bahan-bahan yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini bagian pembelian sebelum mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan barang yang dibeli dapat diterima tepat waktu yang dibutuhkan. Dalam pengendalian intern pembelian bahan baku untuk perusahaan yang telah berkembang yang memiliki manajemen yang lebih kompleks maka pembelian haruslah oleh suatu bagian tertentu yaitu bagian pembelian. Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang yang diperlukan dalam proses produksi yang dilakukan dengan : 1. Pengadaan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak-pihak yang meminta pembelian, melakukan pembelian, menerima barang, mencatat pembelian dan timbulnya hutang dan pengeluaran uang untuk pembayaran pembelian. 2. Setiap pembelian harus didasarkan pada permintaan dari gudang dengan harga yang bersaing dan berkualitas. Bagian pembelian mempunyai kegiatan-kegiatan seperti : a. Menerima daftar permintaan pembelian
b. Meneliti semua daftar permintaan pembelian c. Memilih supplier yang berkualitas baik d. Membuat surat pesanan pembelian. Agar pembelian dapat dilakukan dengan efektif dan efisien maka perlu diadakan pengiriman surat penawaran harga dengan mempertimbangkan kebonafitan supplier, sehingga barang dapat dibeli dengan harga yang bersaing dan barang yang dibeli sesuai serta tiba saat yang tepat. Berikut ini adalah contoh prosedur pembelian, diuraikan sebagai berikut : 1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal, bagian gudang menulis surat permintaan pembelian (purchase requisition) rangkap tiga. Ketiga lembar formulir ini sesudah ditandatangani oleh kepala gudang kemudian diserahkan pada bagian anggaran untuk dicek dengan anggarannya. Untuk memudahkan pelaksanaan, barang-barang bisa dikelompokkan menjadi (1) barang yang pembeliannya tidak rutin dan (2) barang-barang pokok rutin yang akan dibeli berdasarkan anggaran pembelian. Bila yang dibeli barang adalah barang dari kelompok dua, maka formulir permintaan pembelian tidak perlu dibuat, karena bagian pembelian pada periode-periode tertentu akan mengeluarkan order pembelian untuk sejumlah tertentu seperti yang telah ditentukan. Penentuan jumlah yang dibeli untuk barang kelompok dua ini tercantum dalam anggaran pembelian yang disimpan bagian pembelian. Contoh barang dalam kelompok satu adalah Office Supplies, Spare-part, aktiva tetap dan lain-lain. Sedangkan yang termasuk barang dalam kelompok dua terutama adalah bahan baku, bahan dagangan dan lain-lainnya. Surat
permintaan pembelian (3 lembar) yang sudah disetujui akan didistribusikan sebagai berikut : - Lembar 1 untuk bagian pembelian - Lembar 2 untuk bagian utang; - Lembar 3 untuk arsip gudang, disimpan urutan nomornya. 2. Berdasarkan surat permintaan pembelian atau anggaran pembelian, bagian pembelian menulis surat permintaan penawaran harga kepada beberapa supplier. Bila perusahaan ini perusahaan atau badan-badan pemerintah, perlu dibentuk panitia pembelian. Bagi perusahaan atau badan pemerintah, supplier yang dikirim surat permintaan harga adalah supplier yang lulus prakualifikasi dan biasanya nama-namanya tercantum dalam daftar rekanan mampu. 3. Jawaban dari supplier yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan supplier yang menentukan harga yang paling menguntungkan perusahaan. 4. Bagian pembelian menulis order pembelian rangkap enam dan didistribusikan sebagai berikut : - Lembar 1 dan 2 untuk supplier, lembar 2 akan dikembalikan oleh supplier sebagai pemberitahuan; - Lembar 3 untuk bagian utang; - Lembar 4 untuk bagian gudang; - Lembar 5 untuk bagian penerimaan barang; - Lembar 6 untuk arsip bagian pembelian, urut nomor digabung dengan Lembar ke-2 atau dipisahkan urut abjad.
5. Barang dari supplier diterima oleh bagian pengiriman barang, kemudian dihitung/ ditimbang dan diperiksa kualitasnya. Apabila barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, bagian penerimaan barang menulis laporan penerimaan barang rangkap tiga dan didistribusikan sebagai berikut : - Lembar 1 untuk bagian pembelian; - Lembar 2 untuk bagian gudang bersama dengan barang; - Lembar 3 untuk arsip bagian penerimaan barang sesuai urut nomor. 6. Gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang, mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang dan kartu persediaan. Kemudian laporan penerimaan barang yang sudah ditandatangani kepala gudang dikirim ke bagian utang. 7. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian kemudian distempel tanda persetujuan. Faktur kemudian diserahkan ke bagian utang. 8. Bagian utang memeriksa faktur pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian, laporan penerimaan barang dan permintaan pembelian. Bila sesuai, bagian utang membuat voucher rangkap tiga dan didistribusikan sebagai berikut : - Lembar 1 dan 2 disimpan dalam arsip sesuai urut tanggal jatuh tempo. - Lembar 3 untuk bagian akuntansi (buku besar). Flowchart pembelian bahan baku disajikan pada Gambar 2.5 berikut ini.
Gudang Pembelian Uang Penerimaan Barang Akuntansi Mulai Menyiapkan permintaan pembelian PP 1 PP 2 PP 3 PP 1 Menyiapkan PPH PPH 1 PP 2 PP 3 PP 2 OP 3 A1 OP 5 LPB 1 PP 2 PP 3 A LPB 2 Kartu gudang Bersama barang N A Untuk Bagian Pembelian N Kartu barang Dari pemasok Pemasok untuk Keterangan: pemasok PP : Permintaan pembelian PP PPH : Permintaan penawaran harga LPB : Lembar permintaan barang D : Lembar arsip menurut tanggal B : Lembar arsip menurut daerah Menyiapkan C : Lembar arsip menurut abjad OP N : Lembar arsip menurut angka OP : Order pembelian FP : Faktur pembelian OP 1 PP 2 PP PPH 3 4 PP 5 PP 6 A A1 A Dari Pemasok FP FP Menyiapkan voucher Voucher 1 PP 2 PP 3 D B C Gambar 2.5. Flowchart Pembelian Bahan Baku Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima, BPFE, Yogyakarta, 2002, hal. 183.
Barang yang telah dibeli dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang. Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima suatu barang yang dibeli perusahaan. Pada saat penerimaan barang, bagian ini harus harus melakukan perhitungan fisik atas barang-barang yang diterima baik dengan cara menghitung, menghitung, menimbang atau dengan cara-cara lain. Disamping itu bagian penerimaan harus juga mengadakan pemeriksaan kualitas barang yang diterima. Apabila barang-barang atau bahan tersebut telah disetujui kuantitas maupun kualitasnya maka bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang atau menandatangani tembusan order pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang. Prosedur hutang adalah prosedur sejak hutang itu timbul dan disetujui sampai pada pencatatannya dalam rekening hutang sebagai kredit. Prosedur pengeluaran kas adalah prosedur pengeluaran cek untuk melunasi hutang yang telah disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut. Pengeluaran kas berasal dari berbagai sumber seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir. Uang yang diterima bisa berbagai bentuk uang tunai, cek, draft dan lain-lain. Sehingga dengan adanya keadaan tersebut maka dalam penyusunan prosedur penerimaan kas perlu dipertimbangkan pentingnya frekuensi masing-masing transaksi. Adapun sumber-sumber pengeluaran kas yang utama adalah: 1. Berbagai pembayaran untuk keperluan perusahaan sehari-hari. 2. Pembayaran pada kreditur. 3. Penambahan berbagai aktiva tetap. 4. Pembayaran pada pemilik modal.
5. Pembayaran pada pemerintah seperti membayar pajak, cukai, materi retitusi dan lain.lain. Sistem pengeluaran kas yang baik harus mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Kecuali untuk transaksi kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cek. 2. Semua cek pembayaran harus ditandatangani oleh dua orang secara bersama-sama, dan fungsi yang memegang cek harus terpisah dari fungsi yang mengotorisasi cek. 3. Semua cek harus diberi nomor terlebih dahulu, dan semua nomor yang dibatalkan harus dipertanggungjawabkan. 4. Tanggungjawab penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab pengeluaran kas. 5. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menandatangani cek atau menyetujui pembayaran. 6. Pencatatan kas harus terpisah sama sekali dari tugas yang melakukan pembayaran. 7. Persetujuan voucher harus dilakukan oleh mereka yang bertugas melakukan pembayaran. 8. Semua voucher pengeluaran kas kecil harus ditulis dengan tinta atau diketik. Besarnya biaya yang dikeluarkan tergantung kepada luasnya kegiatan perusahaan. Jika perusahaaan sudah cukup besar, maka akan membutuhkan
jumlah pengeluaran yang cukup besar dan demikian pula sebaliknya jika perusahaan tersebut masih kecil maka jumlah pengeluaran kas juga kecil. Apabila pengendalian tidak dijalankan dengan baik, sering kali jumlah pengeluaran diperbesar dan selisihnya digelapkan. Tujuan sistem prosedur pengeluaran kas adalah agar semua pengeluaran sehubungan dengan kepentingan perusahaan, tepat pada waktunya dan efisien. Pengendalian terhadap pengeluaran kas adalah dengan menggunakan sistem voucher untuk setiap transaksi yang menimbulkan pembayaran kas. Dalam arti biasa voucher ialah semua dokumen atau bukti yang mendukung pengeluaran kas. Sedangkan dalam arti khusus sistem voucher adalah suatu cara pemakaian formulir khusus tempat mencatat data tentang hutang dan pembayarannya dengan tambahan persetujuan orang yang berwenang. Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengendalian terhadap pengeluaran kas. Voucher harus dilampiri dengan faktur dan semua bukti pendukung yang ada atas terjadinya suatu transaksi. Setelah pembayaran dilakukan maka voucher dan lampirannya harus diberi tanda lunas agar tidak dapat dipergunakan lagi sebagai permintaan pengeluaran kas dan kemudian dibukukan pada voucher register dan check register. Pada umumnya bentuk voucher yang digunakan oleh perusahaan yang satu dengan yang lain selalu berbeda, dan dibuat sedemikian rupa, sehingga faktur dan bukti pendukung yang menjadi bahan penyusunnya dapat dilampirkan dan dilihat pada bagian dalam dari voucher tersebut. Adapun data yang harus terlihat dalam setiap voucher adalah nomor voucher, nomor cek, tanggal pembayaran, rekening-
rekening yang didebet serta nama orang-orang yang menangani voucher. Sedangkan tujuan penggunaan voucher dan tembusan-tembusannya adalah untuk perintah kepada kasir untuk membayar kepada kreditur, pemberitahuan kepada kreditur disertai ceknya dan dokumen-dokumen untuk mencatat hutang dan pembagiannya (perkiraan-perkiraan yang harus didebet). Semua pembayaran yang dilakukan perusahaan hendaknya menggunakan cek, kecuali untuk pembayaran yang relatif kecil harus dibayar dengan uang tunai. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini : 1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat di terima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. 2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. 3. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Cek yang dikeluarkan dibuat atas nama orang yang berhak menguangkannya, cek yang batal dan blanko cek yang rusak harus disimpan oleh pemegang blanko cek yang biasanya adalah petugas pengeluaran kas, dengan lebih dahulu merobek bagian tanda tangannya, sehingga tidak mungkin lagi digunakan menjadi cek. Tujuan penyimpanan dari blanko cek yang batal dan
rusak adalah sebagai bukti atas blanko yang tidak digunakan menjadi cek dan perusahaan harus memberitahukan kepada bank tempat mendepositokan uang kasnya, bahwa cek perusahaan yang diuangkan tanpa menyebutkan nama yang berhak menguangkan supaya ditolak oleh bank tersebut. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan untuk pengeluaran kas yang dilakukan dengan cek adalah sebagai berikut : 1. Setiap cek yang tidak/belum digunakan harus disimpan dengan baik. 2. Pegawai yang menyimpan cek tidak dapat melakukan peneriman kas. 3. Cek harus ditulis atau diketik. 4. Yang menandatangani cek harus lebih dari satu orang. B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Marlina (2008) melakukan penelitian pada PT. Medan Jaya Sarana Cipta Medan dengan perumusan masalah bahwa pengendalian intern atas persediaan pada perusahaan belum memadai berdasarkan sistem akuntansi yang berlaku umum. Metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif dan deduktif. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa fungsi gudang yang bertanggungjawab atas permintaan pembelian bahan tidak mempunyai bukti pertinggal atas surat permintaan pembelian bahan, sehingga tidak dapat melakukan pengecekan atas kesesuaian jumlah dan spesifikasi bahan yang diminta dengan yang dibeli oleh bagian pembelian (staf pembelian). Bagian akuntansi juga tidak mempunyai tembusan formulir surat permintaan pembelian bahan, sehingga tidak dapat mengecek apakah bahan yang dibeli sesuai dengan permintaan bagian gudang.
Fredy (2008) melakukan penelitian pada PT. Pendopo Multi Karya Banda Aceh dengan perumusan masalah bahwa pengendalian intern persediaan bahan baku pada PT. Pendopo Multi Karya Banda Aceh belum memadai. Metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif dan deduktif. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa bagian penerimaan barang melakukan pengecekan atas barang yang dibeli hanya dengan mencocokkan faktur dari pemasok dan barang yang dibeli. Akibatnya terdapat kemungkinan bahwa perusahaan telah menerima barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik dari segi jumlah maupun dari segi kualitas barang.