MICROSOFT OFFICE MATERI: MICROSOFT WORD Microsoft office merupakan program yang instalasinya adalah terpisah dari instalasi microsoft windows. Untuk mengisntall microsoft office kita harus menyediakan dulu/menginstall system operasi windows di komputer kita, baru kemudian dapat diinstallkan microsoft office. Microsoft word adalah termasuk di dalam microsoft office. Kita tahu bahwa microsoft office merupakan program yang berlicency, sementara ada juga program office yang open source (dapat digunakan dengan bebas) antara lain open writer dari linux. Pada kesempatan akan disampaikan secara ringkas tentang Microsoft Word, karena program ini sudah umum digunakan, sementara untuk operasi di program word lainnya juga hampir mirip. Pada program windows, perintah-perintah atau operasi biasanya terdapat tiga cara untuk mengeksekusinya, (1) click di tombol menu bar (2) click icon di toolbar (3) perpaduan antara alt+huruf tertentu. 1. Persiapan Folder Data Sebelum melakukan latihan berikutnya, sebaiknya dibuatkan dulu folder di drive D: (atau di drive C jika tidak ada drive D) dengan nama folder latihan (lokasi tersebut sering dikenal dengan direktory: d:\latihan) 2. Operasi file a. Dokumen Baru Untuk memulai pengetikan naskah baru, kita perlu menyiapkan lembar baru di microsoft word. Caranya adalah: Aktifkan program microsoft word dengan click: start windows program microsoft office microsoft word. Setelah program siap silahkan click di menu bar: File New. Akan tampil lembaran kosong yang siap untuk diketik naskah. Cara untuk mengaktifkan lembaran dokumen baru juga bisa digunakan dengan clict icon new document di bawah menu file. Dokumen ini belum tersimpan di media penyimpanan, namanya biasanya adalah document(1) atau (2) dst. Lihat bagian pojok kiri atas. Latihan 1: ketik kalimat di bawah ini Ini adalah latihan pengetikan dokumen baru, proses penyimpanan, dan proses membuka file. b. Menyimpan dokumen Misal pengetikan dokumen di atas akan kita simpan ke hardisk komputer. Menyimpan dokumen adalah hal yang tidak boleh ketinggalan. Sering-sering menyimpan dokumen sesuai kebutuhan akan menghindari kerusakan file apabila komputer hang, atau listrik padam mendadak. Apabila kita belum menyimpan dokumen, maka bisa jadi apa yang telah kita ketik hilang semuanya. Cara menyimpan dokumen adalah:
Pada menu bar, click: File save. Atau bisa juga dengan mengklik icon save (gambar disket pada toolbar). Untuk waktu pertama kali penyimpanan maka kita harus menentukan lokasi penyimpanan. o Silahkan pilih drive dan folder tempat kita akan menyimpan dokumen. Misal di lokasi d:\latihan o Kemudian diberi nama file: misalnya pada filename ketiklah latihword-1. o Tekan tombol save di sebelah nama file. o Setelah data tersimpan maka di pojok kiri atas akan muncul nama latihword1. Berarti dokumen yang telah kita kita ketik tersimpan dan diberi nama latihketik. Kita boleh melanjutkan kembali pengetikan, dan jangan lupa untuk melakukan penyimpanan data terakhir dengan file save atau menekan icon save. c. Menutup dokumen Menutup dokumen dilakukan biasanya karena telah selesai melakukan pengetikan ataupun pengeditan. Caranya: (tutuplah file latihword-1 dengan) click menu bar: File close. atau tanda silang di pojok kiri atas, untuk menutup dokumen pilih silang di baris ke dua di bawah silang pada program utama. Menutup dokumen tidak berarti sudah menutup program. Untuk menutup program kita perlu click file exit. Atau silang di sudut kanan atas program utama. Jika kita masih memerlukan untuk mengetik dokumen lain ataupun mengedit dokumen lain, maka program tidak perlu ditutup. d. Memanggil dokumen Dokumen yang telah kita simpan bisa kita panggil kembali untuk diedit ataupun ditambah isinya. Caranya: Click File open, atau icon open file. pilih drive dan folder kemudian click nama file yang akan dibuka double click nama file tersebut atau cukup dengan click tombol open di bagian bawah list file. Maka file akan terbuka. e. Menghapus file dokumen. Menghapus file dokumen bisa dilakukan dengan program windows explorer; Atau, gunakan open file, kemudian click nama file, dan tekan tombol del pada keyboard. Kemungkinan akan muncul pertanyaan: file yang terhapus akan dimasukkan ke recycle bin? Tekan tombol Yes. 3. Membuat dokumen/mengetik naskah Mengetik naskah bisa dilakukan pada lembar baru ataupun menambahkan pada file yang telah ada. Lihat cara menyiapkan lembar baru atau membuka file seperti yang telah disampaikan di atas. Di dalam pengetikan dokumen dengan komputer, kita tidak perlu memindahkan baris seperti pada mesin ketik. Baris-baris akan dipindahkan otomatis oleh komputer setelah mencapai marjin yang ditentukan. Kita hanya perlu
melakukan perpindahan baris dengan menekan tombol enter untuk perpindahan paragraph atau baris yang terpisah dari paragrap sebelumnya. Sementara untuk pengaturan atas marjin dokumen, tampilan, dan berbagai fasilitas lain akan disampaikan di bagian selanjutnya. Latihan 2 Buka lembar baru dan ketik naskah di bawah ini: Pemanfaatan Microsoft Word Microsoft Word dapat digunakan untuk mengetik naskah dengan lebih mudah. Fasilitas-fasilitas program yang ada dapat membantu untuk mempercepat pengerjaan naskah. Biasanya orang menggunakan Microsoft Word untuk: Mengetik surat Mengetik materi Mengetik proposal Mengetik buku, dll. Simpan hasil ketikan di drive d:\latihan dengan nama file latihword-2. (hasilnya d:\latihan\latihword-2.doc) 4. Fasilitas Block a. Pengertian Block Block disini berarti menandai. Artinya kita akan menandai bagian tertentu dalam tulisan kita untuk dilakukan edit atau perubahan seperlunya pada teks tersebut. b. Teknik-teknik Block o Tempatkan pointer mouse di awal judul ketikan pada latihanword-2. o Click hold lalu geser mouse ke kanan sampai di akhir judul, lepaskan mouse. 5. Mengedit Dokumen a. Menghapus teks: misal silahkan block judul ketikan, kemudian tekan tombol delete pada keyboard. b. Mengembalikan teks yang dihapus: untuk mengembalikan data yang telah dihapus silahkan klick menu bar : Edit undo. Atau icon undo. (Data yang bisa dikembalikan adalah data sebelum dilakukan penyimpanan ulang). Undo juga bisa digunakan untuk membatalkan pengetikan terakhir. c. Memindahkan teks: block bagian terbawah dokumen, letakkan pointer di atas data yang diblock, click hold lalu gerakkan mouse di belakang data diatasnya. Lepaskan mouse. Maka teks akan berpindah. d. Membuat duplikasi teks. Block teks di baris terakhir. Click menu edit copy, atau icon copy. Tekan enter. Kemudian click menu edit paste, atau icon paste. 6. Menata Naskah Menata naskah di sini berarti mengatur tampilan dan font yang digunakan. Ada dua cara yang secara mudah dapat digunakan, yaitu: dengan (1) menu bar: Format Font, Format Paragraph. (2) dengan meng-klik icon yang telah disediakan di toolbar. Cara
kedua adalah yang biasa dilakukan karena lebih cepat dan perintahnya mudah dilihat. Kita akan menggunakan cara kedua untuk menata naskah. a. Huruf tebal : block teks yang ingin dicetak tebal tekan icon B (bold) di toolbar format. b. Huruf miring: block teks icon I (italic) c. Huruf digaris bawah: blokc teks icon U (under line) d. Huruf rata kiri: block teks icon rata kiri (aling left). Rata kiri maupun rata lainnya digunakan untuk format dalam satu paragraph. e. Teks rata tengah: block teks icon rata tengah (center) f. Teks rata kanan: block teks icon rata kanan (align right) g. Teks rata kiri dan kanan: block teks icon rata kiri kanan (justify) h. Di tengah-tengah 7. Bullet dan Numbering a. Bullet : adalah suatu tanda yang diletakkan di depan paragraf, misalnya tanda * di setiap bagian depan paragrap sebagai penanda urutan point. Caranya cukup dengan: block teks tekan icon bullet b. Numbering: adalah penanda urutan yang digunakan dengan angka. Caranya dengan: block teks click icon numbering Apabila kita menggunakan metode mengklick icon bullet maupun numbering maka defaultnya adalah tanda seperti di bagian depan paragraf ini, dan numbering secara default adalah angka 1, 2 dan seterusnya. Kita bisa menggunakan model lain dengan cara masuk ke menu bar Format bullet dan numbering. Jika kita ingin menggunakan struktur bullet dan numbering yang memberikan tanda berbeda untuk sub paragrapnya maka kita bisa memilih format bullet and numbering pada bagian outline numbered. Format ini bisa disesuikan atau diubah sesuai kebutuhan kita. 8. Mengatur Spasi Untuk mengatur spasi paragraf kita cukup masuk ke menu bar Format Paragraph dan memilih spasi baris ataupun spasi paragraf. a. Spasi baris paragraf: spasi per baris misal 1, 1 ½, 2 dst. b. Spasi baris antar paragraf: adalah jarak antar paragraf, biasa dikenal dengan paragraf before maupun paragraf after. 9. Mencari dan Mengganti Teks a. Mencari teks: Apabila kita menginginkan mencari kata di dalam naskah kita maka kita bisa melakukan cara berikut: misal tempatkan kursor di awal paragraf click menu bar Edit find (atau cukup bisa dilakukan dengan menekan tombol ctrl + f. Ketika kata yang akan kita cari pada bagian find what, lalu tekan enter atau find next untuk pencarian selanjutnya. b. Mengganti teks: misal kita ingin mengganti kata anda menjadi saudara untuk seluruh teks yang ada di naskah kita, maka kita cukup melakukan dengan perintah: click Edit replace (atau cukup dengan ctrl + H). Pada bagian find what kita ketik anda dan pada replace with kita ketik saudara. Tekan enter untuk mulai pencarian, tekan replace apabila kita ingin mengganti kata yang ditemukan lalu tekan next untuk pencarian selanjutnya. Apabila kita ingin mengeksekusi semua kata anda menjadi saudara secara otomatis seluruhnya, kita bisa menggunakan replace all.
10. Menggunakan tabulasi Tabulasi atau yang lebih sering disebut tab, di sini yang dimaksud adalah apabila kita ingin membuat perhentian saat kita menekan tab, biasanya digunakan untuk membuat daftar di bagian menjorok agar sama rata sebelah kiri. a. Membuat tabulasi: click di bagian ruller atas, click pada posisi yang diinginkan. Ruller akan menunjukkan urutan berdasar centi ataupun inchi (sesuai setting di komputer). Akan muncul tanda hitam di bagian yang kita klick. Dan apabila kita menekan tab kursor akan berhenti di tanda-tanda hitam tersebut. b. Menghapus tabulasi: cukup dengan click hold tanda di ruller kemudian ditarik ke bawah keluar dari ruller, tanda akan hilang, berarti tab sudah dihapuskan. 11. Marjin dan halaman (page setup) Untuk menentukan ukuran kertas, cetak secara memanjang atau melebar, dan menentukan marjin, kita bisa menggunakan File page setup. a. Menentukan ukuran kertas: pada bagian paper size, pilih ukuran kertas yang kita sesuaikan, atuapun kita bisa merubah pada angka width untuk lebar dan length untuk panjang kertas. Untuk ukuran A4 sudah disediakan, kuarto 8,5 x11 atau folio 8,5 x 13. b. Menentukan marjin: top (margin atas), bottom (margin bawah), left (margin kiri), right (margin kanan) c. Orientation: adalah pengaturan cetak secara tegak atau melebar. Portrait untuk cetak biasa (tegak), landscape untuk melebar. 12. Membuat Tabel Agar daftar yang diketik bisa terlihat rapi, maka biasanya sering digunakan bentuk tabel untuk mengetiknya. Tabel terdiri dari baris dan kolom. a. Membuat tabel: table insert table. Kemudian tulis berapa colom dan berapa baris tabel yang akan kita buat. b. Menggabungkan sel: block sel yang akan digabung table merge cells c. Mengurutkan data dalam tabel: blok data di tabel sort pilih Ascending (kecil ke besar: A.. Z) atau Descending (dari besar ke kecil : Z. A). d. Membuat garis pemisah sel: block bagian sel yang akan diedit gunakan menu bar format border and shading pilih jenis garis pada bagian preview silah click top, left, midle, right, atau bottom. e. Menghilangkan garis pemisah sel: prosesnya hampir sama dengan pemberian gari hanya silahkan click pada bagia previe bagian garis yang akan dihilangkan top, left, right, midle, bottom. f. Menghapus tabel dalam suatu dokumen. Untuk menghapus tabel dan datanya tempatkan mouse pointer di depan tabel click hold dan block tabel yang dihapus tekan tombol delete. g. Konversi tabel: untuk mengkonversi dari ketikan bentuk tabel ke format paragraf biasa. Table convert. 13. Jenis Huruf a. Font dokumen: sebelum mengetik silahkan pilih font dan ukurannya di toolbar format, atau di bagian menu bar format font.
b. Font tertentu: silahkan block dulu teks yang akan diedit font atau ukurannya. Lalu click font dan size pada toolbar format. 14. Header dan footer Header atau footer adalah teks yang akan dicetak di setiap halamannya, bisa berupa teks identitas atau pesan, maupun nomor halaman. a. Caranya adalah: clict view header and footer. b. Header: posisi di halaman atas. c. Footer: posisi di halaman bawah. d. Atau bisa menggunakan kombinasi keduannya. e. Untuk memasukkan number dalam header atau footer, silahkan clic tanda #. 15. Mencetak dokumen a. File print b. Memilih jenis printer: bisa jadi printer yang terkoneksi atau terinstal ke komputer kita ada beberapa jenis. Namun yang siap digunakan dan yang kita inginkan adalah printer tertentu. Oleh karena itu kita harus memilih jenis printer yang sesuai pada bagian name. 16. Surat Masal (merger) Surat masal biasa digunakan misalnya apabila kita ingin mengirim surat ke banyak alamat dengan bentuk surat yang sama. a. Membuat master dokumen: adalah seperti ketika kita membuat data msword pada umunya. b. Membuat data: tool mailmerge kemudian 1. create main documen 2. get data (jika belum ada silahkan pilih create data) 17. Management toolbar Toolbar adalah baris icon yang muncul pada program msword secara berkelompok. Kita bisa menghilangkan atau memunculkan toolbar lainnya dengan cara: a. Menambah toolbar : click kanan pada toolbar pilih kelompok yang kita inginkan b. Menyembunyikan toolbar: click kanan pada toolbar pilih toolbar yang akan kita sembunyikan. c. Menambah icon perintah: gunakan tool customize pilih icon perintah yang kita inginkan click hold gerakkan mouse ke bagian toolbar yang akan kita tambahkan iconnya lepas.
Latihan3 UNIVERSITAS WIDYA MANDALA MADIUN Jl. Manggis 15-17 Madiun, Jawa Timur Nomor : 01/WIMA/Tes/2006 20 Oktober 2006 Lampiran : -- Perihal : Hasil Tes Ketrampilan Komputer Kepada Yth : Bpk. Kepala Bagian Personalia Universitas Widya Mandala MADIUN Dengan hormat, Sesuai dengan hasil tes calon karyawan yang dilaksanakan pada hari Rabu, 18 Oktober 2006 maka berikut ini kami sampaikan hasil nilai dan kriteria para peserta: No Tes Nama Nilai Kriteria 1001 Arif Driliyanto 70 Baik 1002 Stefany Ayu Kumala 65 Sedang 1003 Mona Disya Sekar 89 Mahir 1004 Johan Aben Gilang 75 Baik 1005 Ajeng Indri Rahayu 60 Sedang Demikian yang kami sampaikan, semoga referensi dari hasil tersebut dapat dipergunakan untuk mendukung penerimaan karyawan baru. Terima kasih Pengawas, Tembusan kepada Yth.: Kepala Bagian Administrasi Kepala Bagian Arsip. Herman Subekti, S.T.