PETUNJUK TEKNIS PENDAFTARAN SELEKSI CALON REKANAN PENYEDIA JASA DAN BARANG MELALUI PENGGUNAAN APLIKASI DATABASE REKANAN PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) Periode Desember 2016
DATABASE PENYEDIA BARANG DAN JASA 1. Pendaftaran database rekanan periode Desember 2016 dilakukan mulai tanggal 30 Desember 2016 s.d 12 Januari 2017 2. Pendaftaran calon rekanan berlaku untuk seluruh penyedia barang/jasa yang baru dan belum terdaftar/lulus pada database rekanan periode Juni 2015, Desember 2015 dan Juni 2016. 3. Pendaftaran calon rekanan dilakukan oleh pimpinan perusahaan sesuai akta pendirian perusahaan atau berdasarkan surat kuasa. 4. Masa berlaku sertifikat 2 (dua) tahun, dan diperbaharui kembali apabila melakukan registrasi ulang melalui media website perusahaan
TAHAPAN PELAKSANAAN PENDAFTARAN 1. Pendaftaran melalui Aplikasi Rekanan (Website) 2. Pengiriman Dokumen Hardcopy yang telah dilegalisir
1. Pendaftaran Melalui Aplikasi Database Rekanan (Website)
1. PENDAFTARAN MELALUI APLIKASI REKANAN (WEBSITE) Persiapan Koneksi Internet, minimal 100 KBps Komputer (PC, Notebook, Netbook) Versi browser (Google Crome versi terbaru) Email perusahaan yang aktif Berkas-Berkas Hardcopy Berkas-Berkas Softcopy (hasil scan dalam format pdf dengan ukuran maksimal 10 Mb) Alamat Akses http://rekanan.pelindo1.co.id
CARA PENDAFTARAN 1. Buka Website http://rekanan.pelindo1.co.id dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini : Isi Terlebih Dahulu Form Permohonan Pendaftran Rekanan
2. Lakukan proses registrasi pada kolom dibawah ini : Isi dengan Id Pengguna, terdiri gabungan huruf dan angka tanpa spasi dan karakter khusus Isi Nama Lengkap di sini Klik tombol ini untuk mengetahui apakah Id Pengguna dapat digunakan Pilih jenis kelamin dengan benar Pilih badan usaha dengan benar Isi nama perusahaan dengan lengkap tanpa menyetakan badan usahnya
Isi alamat Kantor Pusat Perusahaan Isi Kota Domisili Kantor Pusat Perusahaan Isi Alamat E-Mail dengan BENAR, karena akan digunakan sebagai media komunikasi dan notifikasi Isikan nomor telepon kantor Klik tombol Daftar Isikan nomor HP Contact Person atau yang In Charge
Anda akan menerima e-mail notifikasi pertama yang menyatakan bahwa pendaftaran anda sudah diterima dan menunggu APPROVAL dari CORPORATE SECRETARY PT. PELINDO 1 untuk dapat LOGIN dan MENGAKSES SISTEM. Jika sudah diberikan APPROVAL, maka Anda akan menerima e-mail notifikasi ke Dua dan dapat melakukan LOGIN. Untuk LOGIN PERTAMA (PERDANA) Anda harus menggunakan password awal yaitu password dan jika berhasil masuk, maka Anda HARUS MENGGANTI PASSWORD TERSEBUT sebelum dapat menggunakan sistem ini. E-Mail Notifikasi rekanan.inaport1@gmail.com
Jika Anda sudah bisa Login maka Anda sudah bisa mengisi data dan mengupload dokumen Login Terlebih dahulu menggunakan User ID dan Password 10
KLIK TOMBOL Dokumen Rekanan 11
12
Isi Data cabang jika memiliki cabang Dokumen Administrasi [1] Isi Alamat Kantor Pusat Isi Jabatan PIC 13
Klik tombol ini untuk mencari file yg akan di upload Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan Isi data SIUJK dan wajib mengupload SIUJK (file dalam bentuk PDF max 10 MB ) 14
Isi data SIUP dan wajib mengupload SIUP (file dalam bentuk PDF max 10 MB ) Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan Isi data SIUI dan wajib mengupload SIUI (file dalam bentuk PDF max 10 MB ) Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan 15
Isi data TDP dan wajib mengupload TDP (file dalam bentuk PDF max 10 MB ) Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan Jika ada Isi data Surat izin lainnya dan Upload (file dalam bentuk PDF max 10 MB ) Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan KLIK TOMBOL SIMPAN UNTUK MENYIMPAN DATA YANG TELAH DI INPUT KLIK TOMBOL INI UNTUK LANJUT KE SERTIFIKAT PERUSAHAAN 16
KLIK TOMBOL Tambah Sertifikat 17
Isi data sertifikat perusahaan Klik Tombol Simpan 18
Tombol Delete jika Ingin menghapus Tombol Untuk Melihat hasil Upload (lampiran) Klik Tombol ini untuk melanjutkan ke Landasan Hukum 19
Isi data Akta Pendirian dan Upload Copy Akta dalam bentuk PDF (max 10 MB) Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan Isi data Akta Perubahan dan Upload Copy Akta dalam bentuk PDF (max 10 MB) Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan Klik tombol ini untuk menghapus data jika ingin diperbaiki KLIK TOMBOL SIMPAN UNTUK MENYIMPAN DATA YANG TELAH DI INPUT KLIK TOMBOL INI UNTUK LANJUT KE PENGURUS PERUSAHAAN 20
1. KLIK TOMBOL Tambah Direksi 2. Isi data Direksi dan Upload Copy KTP dalam bentuk PDF (max 10 MB) Klik Tombol Simpan 21
Untuk Data Komisaris Lakukan Hal yang sama Seperti Pengisian Data Direksi Untuk Data Pemegang Saham Lakukan Hal yang sama Seperti Pengisian Data Direksi dan Komisaris Klik Tombol ini untuk melanjutkan ke Data Keuangan 22
Isi data Pajak dan Upload Copy Akta dalam bentuk PDF (max 10 MB) Klik tombol ini untuk melihat hasil Upload setelah mengklik tombol simpan 23
1. KLIK TOMBOL Tambah Lap. Keuangan 2. Isi data Lap. Keuangan dan Upload Lap. Keuangan dalam bentuk PDF (max 10 MB) Klik Tombol Simpan Untuk Data Referensi Bank Lakukan Hal yang sama Seperti Pengisian Data Lap. Keuangan Untuk Data Rekening Koran Lakukan Hal yang sama Seperti Pengisian Data Lap. Keuangan dan Referensi Bank 24
Klik Tombol ini untuk melanjutkan ke Data Personalia Klik Tombol Simpan untuk menyimpan hasil inputan 25
2. Isi data Personalia dan Upload CV dan Ijajah dalam bentuk PDF (max 10 MB) 1. KLIK TOMBOL Tambah Personalia Klik Tombol Simpan 26
KLIK TOMBOL Tambah keahlian Personalia Klik Tombol ini untuk menambahkan ke ahlian personalia 27
Isi data Personalia dan Upload CV dan Ijajah dalam bentuk PDF (max 10 MB) Klik Tombol Simpan 28
KLIK TOMBOL Ini Kembali jika ingin menambahkan lebih dari satu Klik Tombol ini untuk melanjutkan ke Peralatan dan Perlengkapan 29
Isi data Peralatan dan Upload Bukti Kepemilikan dalam bentuk PDF (max 10 MB) KLIK TOMBOL Tambah Peralatan Klik Tombol Simpan 30
KLIK TOMBOL Ini Kembali jika peralatan lebih dari satu Klik Tombol ini untuk melanjutkan ke Pengalaman Perusahaan 31
Isi data Pengalaman Kerja dan Upload Bukti Pengalaman Kerja dalam bentuk PDF (max 10 MB) Klik Tombol Simpan 32
KLIK TOMBOL Ini Kembali jika pengalaman lebih dari satu Klik Tombol ini untuk melanjutkan ke Pekerjaan yg sedang dilaksanakan 33
Isi data Pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan Upload Bukti pekerjaan dalam bentuk PDF (max 10 MB) KLIK TOMBOL Tambah Pekerjaan yg sedang dilaksanakan Klik Tombol Simpan 34
Klik Tombol ini untuk melanjutkan ke Persiapan Submit Data Berkas 35
Ceklis Di Bagian ini Klik Tombol Submit PENDAFTARAN SELESAI DILAKUKAN MENUNGGU VERIFIKASI DATA 36
2. Pengiriman Dokumen Hardcopy yang telah dilegalisir
PERSYARATAN DOKUMEN ADMINISTRASI 1. Mengajukan surat pernyataan minat mengikuti seleksi calon rekanan (database) sesuai dengan format Contoh Surat Pernyataan Minat pada lampiran I pengumuman. 2. Membuat data lengkap perusahaan sesuai dengan format Contoh Formulir Penilaian Seleksi Calon Rekanan pada lampiran II pengumuman. 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP). Untuk jasa konstruksi sesuai Bidang Pekerjaan yang akan diadakan (Konsultan Perencana/ Konsultan Pengawas/ Kontraktor)/ SIUJK). 4. Khusus untuk bidang konstruksi, yaitu kontraktor, konsultan perencana dan konsultan pengawas harus dilengkapi dengan : Kontraktor/ Pelaksana Konstruksi : Sertifikat Badan Usaha (SBU) Jasa Pelaksana Konstruksi oleh Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) bekerjasama dengan Gabungan Pelaksana Konstruksi Nasional Indonesia (Gapensi/ Gapeksindo) atau asosiasi lain yang berlaku; Konsultan Perencana dan Konsultan Pengawas : Sertifikat Badan Usaha (SBU) Jasa Perencanaan atau Pengawas Konstruksi oleh Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) bekerjasama dengan Ikatan Nasional Konsultan Indonesia (Inkindo) atau asosiasi lain yang berlaku 5. Surat Izin Usaha Industri (SIUI) (apabila ada); 6. Tanda Daftar Perusahaan (TDP); 7. Akte Pendirian dan anggaran dasar perusahaan beserta perubahannya;
Lanjutan. 8. Laporan keuangan 3 (tiga) tahun terakhir untuk klasifikasi non kecil (yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik dengan opini wajar tanpa pengecualian); 9. Nomor Pokok wajib pajak (NPWP); 10. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP); 11. Bukti pembayaran pajak tahun terakhir (SSP) atau surat keterangan fiscal (SKF) dari kantor pajak; 12. Bukti pembayaran pajak PPh/PPn 3 (tiga) bulan terakhir. 13. Referensi Bank disertai fotocopy rekening Koran 3 bulan terakhir serta nomor rekening bank; 14. Surat Keterangan Domisili Perusahaan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang; 15. Company Profile; 16. Kartu tanda pengenal pengurus; 17. Bukti data perlengkapan dan peralatan; 18. Bukti data pengalaman kerja perusahaan selama tiga tahun terakhir dikecualikan bagi penyedia barang dan jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;
TATA CARA PENGIRIMAN DOKUMEN HARDCOPY 1. Melengkapi seluruh persyaratan dokumen administrasi sesuai persyaratan dokumen administrasi diatas. 2. Seluruh persyaratan diatas harus dilegalisir sesuai dengan aslinya oleh Notaris atau Pengadilan atau Instansi yang menerbitkan. 3. Seluruh dokumen hardcopy disusun dan di jilid/file rapi sesuai dengan urutan persyaratan dokumen administrasi diatas. 4. Dokumen disampaikan ke PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) bidang Corporate Secretary dengan alamat Jl Krakatau Ujung No. 100 Medan, 5. Proses pengiriman seluruh dokumen paling lambat tanggal 12 Januari 2017 (stempel pos).
CONTACT PERSON : Teknis Terkait masalah penggunaan sistem Telp: 061-6610220 ext. 555 E-Mail: akbar@pelindo1.co.id (24/7) HP: 081360771920 (Rizal Akbar) Jam Kerja Administrasi Terkait masalah approval, perizinan, dispensi, administrasi dan prosedur. Telp: 061-6610220 ext. 519 Email: ikharahap@pelindo1.co.id (24/7) HP. 081397864434 (Idham) Jam Kerja Para petugas Lelang/Logistik pada Masing-Masing Cabang
TERIMA KASIH