SIMAKU 02 PENATAUSAHAAN KEUANGAN I. PENERIMAAN DAN PENCAIRAN DANA A. PRINSIP-PRINSIP PENATAUSAHAAN KEUANGAN CETAK BIRU SIMAKU-PT Semua penerimaan PERGURUAN TINGGI dilakukan melalui rekening kas umum PERGURUAN TINGGI. Setiap unit kerja dan atau unit kerja wajib menyetor seluruh penerimaannya ke rekening kas umum PERGURUAN TINGGI selambat-lambatnya dalam waktu 1 (satu) hari kerja. Setiap penerimaan harus didukung oleh bukti yang lengkap atas setoran dimaksud. Unit kerja yang mempunyai tugas memungut dan/ atau menerima dan/ atau kegiatannya berdampak pada penerimaan PERGURUAN TINGGI wajib mengintensifkan pemungutan dan penerimaan tersebut. Penerimaan unit kerja merupakan penerimaan PERGURUAN TINGGI yang tidak dapat dipergunakan langsung untuk pengeluaran (Asas Bruto). Komisi, rabat, potongan atau penerimaan lain dengan nama dan dalam bentuk apapun yang dapat dinilai dengan uang, baik secara langsung sebagai akibat dari penjualan, tukar-menukar, hibah, asuransi dan / atau pengadaan barang dan jasa termasuk penerimaan bunga, jasa giro atau penerimaan lain sebagai akibat penyimpanan dana anggaran pada bank serta penerimaan dari hasil pemanfaatan barang PERGURUAN TINGGI atas kegiatan lainnya merupakan pendapatan PERGURUAN TINGGI. Semua penerimaan PERGURUAN TINGGI apabila berbentuk uang harus segera disetor ke kas umum PERGURUAN TINGGI dan apablia berbentuk barang harus segera diakui sebagai aset PERGURUAN TINGGI yang dicatat pada buku inventaris PERGURUAN TINGGI. Setiap pengeluaran harus didukung oleh bukti yang lengkap dan sah mengenai hak yang diperoleh oleh pihak yang menagih. Pengeluaran kas yang mengakibatkan beban APB PERGURUAN TINGGI tidak dapat dilakukan sebelum APB PERGURUAN TINGGI ditetapkan. SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 1
Pembayaran atas beban APB PERGURUAN TINGGI dapat dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Otorisasi (SKO). Format SKO dipaparkan pada Lampiran 2.1 Pelaksanaan pengeluaran atas beban APB PERGURUAN TINGGI dilakukan berdasarkan Surat Perintah Membayar (SPM) yang diterbitkan dan ditandatangani oleh WR 2 bidang Sumber Daya. B. KETENTUAN UMUM 1. Pengajuan pencairan anggaran hanya bisa dilakukan setelah Rancangan APB PERGURUAN TINGGI ditetapkan sebagai APB PERGURUAN TINGGI oleh Pimpinan PERGURUAN TINGGI dengan pertimbangan senat dan sudah didistribusikan kepada unit kerja. 2. Prosedur pencairan anggaran dibedakan menjadi: a. Prosedur Pencairan Anggaran Non Taktis b. Prosedur Pencairan Anggaran Taktis. 3. Anggaran Non Taktis adalah anggaran yang dibuat untuk melaksanakan aktivitasaktivitas yang sudah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya dalam APB PERGURUAN TINGGI. 4. Anggaran taktis adalah anggaran yang dibuat untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang belum bisa direncanakan nama dan jenis kegiatannya serta waktunya. 5. Anggaran taktis hanya dapat ditempatkan pada anggaran di tingkat Pimpinan yang ditujukan untuk mendanai kegiatan-kegiatan yang bersifat sangat urgen, mendadak, dan harus segera dilaksanakan pada tahun anggaran yang bersangkutan oleh setiap unit kerja terkait dimana kegiatan tersebut tidak tercantum di dalam APB PERGURUAN TINGGI sepanjang kegiatan sesuai dengan RJMU dan RJPdU. 6. Pengajuan Pencairan anggaran hanya dapat dilakukan oleh pimpinan unit kerja satu bulan dua kali. 7. Pengajuan pencairan anggaran yang dilakukan oleh unit kerja antara tanggal 15 bulan x-1 sampai dengan tanggal 1 bulan X direalisasikan pada tanggal 15 bulan X. Pengajuan pencairan anggaran yang dilakukan oleh unit kerja antara tanggal 1 sampai dengan tanggal 15 bulan X direalisasikan tanggal 1 bulan X+1 yang didahului SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 2
dengan penerbitan Surat Pemintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar Uang (SPMU). 8. Realisasi pencairan Anggaran dilakukan dengan mekanisme transfer Bank dari rekening Universitas ke rekening unit kerja, setelah SPP diverifikasi oleh Kepala Biro Keuangan dan ditetapkannya SPMU oleh WR 2. C. PROSEDUR PENCAIRAN ANGGARAN NON TAKTIS Prosedur Pencairan anggaran non taktis adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Unit Kerja mengajukan pencairan anggaran dengan mengisi form SPP/SPMU yang dilengkapi dengan pakta integritas yang ditandatangani penanggungjawab aktivitas dan pimpinan unit kerja. Formulir SPP/SPMU dipaparkan pada lampiran 2.2. 2. SPP/SPMU diajukan kepada PR2 melalui Kepala Biro Keuangan. Kepala Biro Keuangan melakukan verifikasi dan otorisasi SPP/SPMU. Apabila hasil verifikasi menunjukkan ketidak sesuaian, maka SPP/SPMU dikembalikan kepada Pimpinan Unit Kerja untuk diperbaiki. Apabila SPP/SPMU sudah sesuai, Kepala Biro Keuangan mengotorisasi SPP/SPMU yang berarti fungsi SPP sudah sah kemudian menyampaikan kepada WR2 untuk dilakukan otorisasi SPP/SPMU oleh WR 2 yang berarti fungsi SPMU sudah sah. SPP/SPMU yang telah diotorisasi selanjutnya disampaikan kembali kepada Kepala Biro Keuangan untuk dilakukan proses pencairan dana oleh Kepala Divisi Pelayanan Biro Keuangan. 3. Berdasarkan SPP/SPMU yang sudah diotorisasi Kepala Divisi Pelayanan Biro Keuangan membuat dan meminta tanda tangan bukti penerimaan kas dari unit kerja atau bukti transfer bersamaan dengan pencairan dana SPP/SPMU ke Unit Kerja. 4. Kepala divisi pelayanan bertugas menginformasikan kepada Pimpinan Unit Kerja bahwa dana (tertuang dalam SPP/SPMU) sudah dapat dicairkan/ sudah ditransfer ke rekening unit kerja. Pemberitahuan di atas dilakukan paling lambat satu minggu setelah tanggal periodisasi realisasi anggaran. 5. Pimpinan Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menjalankan kegiatan berdasarkan rencana kegiatan yang tertuang dalam APB PERGURUAN TINGGI dan SPP/SPMU untuk kemudian pada saatnya harus dipertanggungjawabkan. SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 3
SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 4
D. PROSEDUR PENCAIRAN ANGGARAN TAKTIS Prosedur pencairan anggaran taktis adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Unit Kerja mengajukan proposal yang berisi rencana aktivitas yang akan dijalankan beserta anggaran dan alasan pentingnya kegiatan serta dilengkapi dengan formulir SPP/SPMU Taktis kepada Rektor/WR bidang terkait melalui Kepala Biro Keuangan. Proposal usulan pencairan anggaran taktis dipaparkan pada lampiran 2.3. 2. Kepala Biro Keuangan memverifikasi proposal dengan mempertimbangkan kewajaran dan ketersediaan dana anggaran taktis dengan berkoordinasi pada BPM untuk memperoleh rekomendasi. Apabila disetujui dan direkomendasi oleh BPM dan Dana tersedia maka Kepala Biro Keuangan memparaf SPP/SPMU dan menyampaiakan kepada Pimpinan PT bidang terkait. 3. Pimpinan PT bidang terkait menganalisis kegiatan yang diajukan oleh unit kerja. Apabila aktivitas disetujui maka Rektor/WR bidang terkait mengotorisasi SPP tersebut sehingga fungsi SPP telah sah dan diberikan kepada WR 2 untuk diotorisasi sehingga berfungsi sebagai SPMU. 4. Proposal dan SPP/SPMU yang sudah ditanda tangani oleh unit kerja, Kepala Biro Keuangan, Rektor/WR bidang terkait, dan WR 2 dapat digunakan sebagai dasar pencairan anggaran. 5. Kepala Biro Keuangan memerintahkan kepada Kepala Divisi Pelayanan untuk melakukan transfer dana, membuat bukti transfer, dan menginformasikan pimpinan unit kerja bahwa dana taktis dapat dicairkan. 6. Pemberitahuan di atas dilakukan paling lambat satu minggu setelah masa realisasi anggaran. 7. Pimpinan Unit Kerja mencairkan dana taktis. 8. Pelaksana/Penanggungjawab aktivitas menjalankan kegiatan taktis berdasarkan rencana aktivitas taktis (tertuang dalam proposal) untuk kemudian pada saatnya harus dipertanggungjawabkan. SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 5
II. PENGELOLAAN KEUANGAN DI UNIT KERJA A. KETENTUAN UMUM 1. Pengelolaan Keuangan pada unit kerja harus memisahkan fungsi otorisator, ordonator, dan komptabel. 2. Unit Kerja diperbolehkan untuk membentuk rekening bank yang digunakan untuk menampung kas unit kerja atas ijin Rektor B. PENATAUSAHAAN KEUANGAN DI UNIT KERJA 1. Fungsi Otorisator bertugas memberikan otorisasi permintaan pencairan dana di tingkat unit kerja 2. Fungsi ordonator bertugas melakukan verifikasi permintaan pencairan dana dan memerintahkan pembayaran kepada komptabel 3. Fungsi Komtabel bertugas melakukan perncairan dana dan menyerahkan uang kepada sub unit kerja yang memburuhkan dana berdasarkan otorisasi dari otorisator dan perintah pencairan yang ditandatangani oleh ordonator 4. Fungsi ordonator melakukan pencatatan pada buku kendali pencairan kas 5. Fungsi Komptabel melakukan pencatatan pada Buku Kas Umum, Buku Panjar, dan Buku Bank. Format Buku Kas Umum, Buku Panjar, dan Buku Bank dipaparan pada lampiran 2.4, 2.5, 2.6 III. PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN ANGGARAN A. KETENTUAN UMUM 1. Pertanggungjawaban anggaran dilaksanakan oleh Pimpinan Unit Kerja setiap triwulan setelah aktivitas selesai dilaksanakan dengan membuat SPJ yang meliputi SPJ Keuangan dan SPJ Kegiatan. 2. Penyerahan SPJ dilakukan oleh Pimpinan Unit Kerja paling lambat satu minggu setelah tutup triwulan 3. Pertanggungjawaban Anggaran menggunakan Formulir Pertanggungjawaban Keuangan dan Formulir Pertanggungjawaban Kegiatan yang dipaparkan pada Lampiran 2.6 SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 6
4. Pertanggungjawaban keuangan anggaran berisi penjelasan (detail) penggunaan dana dan bukti transaksi anggaran yang sudah dilaksanakan 5. Apabila pertanggungjawaban tidak dilakukan, Kepala Biro Keuangan atas nama WR 2 berwenang untuk melakukan pending terhadap pencairan anggaran untuk triwulan berikutnya. B. PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN Prosedur pertanggungjawaban anggaran: 1. Pimpinan Unit Kerja membuat surat pertanggungjawaban yang berisi: o Pertanggungjawaban Kegiatan yang terlaksana dan capaiannya. o Pertanggungjawaban Keuangan disertai Bukti penggunaan/penerimaan dana. 2. Satu set SPJ di atas diserahkan kepada Biro Keuangan untuk dianalisis apakah SPJ tersebut diterima atau ditolak pada sisi aspek keuangannya. Apabila ditolak maka SPJ dikembalikan ke Unit kerja untuk diperbaiki. Apabila SPJ tersebut diterima selanjutnya Kepala Biro Keuangan membubuhkan paraf pada Pertanggungjawaban Aktivitas untuk selanjutnya disampaikan kepada BPM untuk diverifikasi dan dijadikan dasar audit kinerja. Ka Biro Keungan menerbitkan Surat Pengesahan SPJ kepada unit kerja. 3. SPJ Keuangan yang sidah diotorisasi Ka Biro Keuangan disampaikan kepada Kepala Div Akuntansi untuk dilakukan proses pencatatan akuntansi anggaran (akuntansi manajemen) dan akuntansi keuangan untuk menghasilkan pelaporan keuangan. III. EVALUASI KINERJA Evaluasi kinerja keuangan anggaran dilakukan oleh Biro Keuangan setiap triwulan. Evaluasi anggaran dinilai berdasarkan analisis varians dari realisasi anggaran yang dibandingkan pada perencanaan anggarannya. Evaluasi Anggaran ini dilakukan dan diselesaikan oleh Biro Keuangan paling lambat satu bulan setelah menerima SPJ anggaran unit kerja dari. Evaluasi kinerja kegiatan dilakukan oleh BPM setiap triwulan. Evaluasi kinerja kegiatan dinilai berdasarkan target output dan target waktu dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan oleh unit kerja. SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 7
--------------------------- SIMAKU 02. PENATAUSAHAAN KEUANGAN 8