BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sebuah informasi yang cepat, tepat dan akurat dibutuhkan setiap organisasi dikarenakan dapat mempengaruhi setiap aktivitas organisasi. Dalam memperoleh informasi dibutuhkan data terlebih dahulu untuk diproses menjadi informasi. Menurut Sedarmayanti (2009) data adalah kumpulan dari fakta yang masih mentah yang berdiri sendiri atau fakta yang belum terorganisasikan dengan baik. Data yang ada belum memberikan makna jika tidak diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang spesifik. Jadi data yang ada masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi makna. Setelah data diproses akan menghasilkan sebuah informasi yang mengandung makna. Menurut Haryadi (2009) informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, informasi berperan penting di dalam organisasi. Teknologi yang semakin berkembang memberikan kemudahan dalam memperoleh informasi dari dalam maupun luar organisasi salah satunya dengan menggunakan sistem komputerisasi perkantoran. Sistem komputerisasi perkantoran merupakan salah satu alat pengolah data untuk menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan menggunakan sistem komputerisasi perkantoran, data disimpan di sebuah file atau beberapa file yang dinamakan database untuk kemudian diolah menjadi sebuah informasi yang dapat memberikan manfaat bagi pengguna informasi baik dalam pencapaian tujuan maupun pengambilan keputusan. PT INDISI merupakan perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi dan rancang bangun yang memiliki aktivitas bisnis antara lain, bangunan, struktur baja, pekerjaan sipil, telekomunikasi dan lain sebagainya. PT. INDISI didirikan di Bandung pada 29 Oktober 1976 di bawah dokumen notaris nomor 53, di depan 1
publik notaris Komar Andasasmita, pembentukannya disahkan oleh Departemen Keadilan Republik Indonesia di bawah surat keputusan nomor Y.A.5/350/17 pada 13 September 1977, dan diterbitkan di surat kabar Negara RI pada 6 Desember 1977 dengan nomor lampiran 755/1977. PT INDISI memiliki kantor pusat di Jalan Bengawan No. 28 Bandung dan kantor cabang di Jakarta. PT INDISI memiliki berbagai Biro pendukung guna terlaksananya kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan. Biro tersebut terdiri dari Biro Marketing, Engineering, Operasi, Keuangan dan Umum, dan Logistik. Biro Logistik merupakan unsur pelaksana yang melaksanakan sebagian tugas pokok Direksi. Biro logistik dipimpin oleh Kepala Biro yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direksi. Tugas pokok Biro Logistik ialah melaksanakan kegiatan yang menyangkut perencanaan, penjadwalan, negosiasi harga dan pelaksanaan pembelian material maupun peralatan kerja yang dibutuhkan proyek dari dalam maupun luar negeri. Dari sekian banyak tugas dan kewajiban Biro Logistik salah satu tugas dan kewajibannya adalah melakukan pengadaan dan pengendalian material serta peralatan proyek. Dalam perencanaan pengadaan material serta peralatan proyek dimulai dengan menerima memo atau surat dari karyawan proyek yang berisi catatan mengenai material atau peralatan proyek yang dibutuhkan proyek tersebut. Setelah menerima memo atau surat tersebut Biro Logistik mulai melakukan survey harga dengan cara mengirimkan permintaan penawaran kepada beberapa supplier material atau peralatan baik melalui surat maupun via telepon. Sebelum mengirimkan permintaan penawaran dibutuhkan data supplier yang menyediakan material dan peralatan tersebut. Data supplier di cari di dalam file data supplier yang berisi puluhan hingga ratusan data supplier berbentuk kertas yang di simpan di dalam ordner data supplier. Data supplier disusun menurut abjad berdasarkan nama supplier. Dalam pencarian data supplier ini sering memakan waktu lama dikarenakan harus membaca satu persatu nama supplier dari material yang disediakan masing-masing supplier. Pencarian data supplier merupakan langkah awal dari survey harga material atau peralatan sehingga dibutuhkan pencarian dengan waktu yang lebih cepat sehingga pekerjaan selanjutnya yakni negosiasi 2
harga dan pembelian dapat dilaksanakan lebih cepat dikarenakan banyaknya proyek yang membutuhkan material serta peralatan. Melihat fenomena yang terjadi di Biro Logistik PT INDISI Bandung, maka dalam memberikan pelayanan yakni melakukan pengadaan dan pembelian material serta peralatan proyek, perusahaan dapat menggunakan kemajuan teknologi yang telah ada. Salah satunya yaitu dengan membuat suatu program aplikasi administrasi informasi data supplier. Aplikasi dirancang menggunakan software yang menunjang secara efektif dan efisien. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka tugas akhir ini diberi judul Pembuatan Program Aplikasi Administrasi Informasi Data Supplier di Biro Logistik PT INDISI Bandung. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian di atas, maka diperlukan proyek yang dapat mengkaji permasalahan yang ada di Biro Untuk kepentingan proyek ini, maka dirumuskan permasalahan yang akan dikaji sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi awal data supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung? 2. Bagaimana perancangan program aplikasi administrasi informasi data supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung? 3. Bagaimana pembuatan program aplikasi administrasi informasi data supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung? 4. Bagaimana kelebihan dan kekurangan program aplikasi administrasi informasi data supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung? 1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek Hasil dari rancangan pembuatan aplikasi administrasi informasi data supplier ini memiliki tujuan dan manfaat sebagai berikut: 1.3.1 Tujuan Proyek Tujuan yang hendak dicapai dari proyek Tugas Akhir ini adalah untuk: 1. Mengetahui kondisi awal data supplier Biro 3
2. Merancang program aplikasi administrasi informasi data supplier Biro 3. Membuat program aplikasi administrasi informasi data supplier Biro 4. Mengetahui kelebihan dan kekurangan dari pembuatan program aplikasi administrasi informasi data supplier bagi Biro Logistik PT Indisi Bandung. 1.3.2 Manfaat Proyek Manfaat yang dapat diperoleh dengan disusunnya laporan Tugas Akhir ini terbagi menjadi empat, yaitu: a. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan keterampilan dalam membuat aplikasi administrasi informasi data supplier di Biro Logistik PT INDISI Bandung. b. Bagi Perusahaan Memiliki aplikasi administrasi informasi data supplier di Biro c. Bagi Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung Sebagai sarana pengukuran keberhasilan proses belajar mengajar dan kualitas output mahasiswa Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. d. Bagi Pembaca Dapat dijadikan referensi dalam pembuatan tugas akhir mengenai pembuatan program aplikasi administrasi informasi data supplier. 1.4 Sistematika Penulisan Adapun sistematika dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 4
BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang, identifikasi masalah, tujuan, manfaat laporan tugas akhir bagi penulis, perusahaan, jurusan dan pembaca, serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang tinjauan pustaka yang dikemukakan oleh para ahli yang nantinya akan dijadikan referensi dalam pembuatan proyek. BAB III HASIL PROYEK Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan, kondisi awal perusahaan, perancangan aplikasi dan pembuatan aplikasi untuk perusahaan, kelebihan dan kekurangan hasil pembuatan aplikasi dan pembahasan hasil penerapan aplikasi yang dibuat. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai kesimpulan yang dapat diambil dari materi yang telah dibahas pada bab sebelumnya. Juga memberikan saran bagi PT INDISI Bandung umumnya dan Biro Logistik pada khususnya. 5