KOSTUMISASI RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR PADA IMPLEMENTASI POWERMAX (STUDI KASUS PT. ALSTOM POWER ENERGY SYSTEM INDONESIA) Pratama Wicaksana Budiarta 1, Nur Iriawan 1,2 1 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Insitut Teknologi Sepuluh Nopember 2 Jurusan Statistik Industri Fakultas MIPA Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: pratama.w.budiarta@power.alstom.com ABSTRAK Globalisasi dunia manufaktur menuntut PT. ALSTOM Power ESI dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing masing pihak yang berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Perkembangan teknologi informasi yang hingga saat ini terus berkembang dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai proses memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap karyawan bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan lebih mudah. Dalam sistem informasi manufaktur ini tidak hanya mencakup proses produksi saja, tetapi juga mencakup semua proses dari mulai seleksi material, seleksi jenis produk, penjadwalan sampai pelacakan progress pekerjaan sebuah produk. Keluaran dari sistem informasi ini diharapkan dapat memberikan informasi yang relevan dan up to date bagi stakeholder (supplier, staff produksi, engineer, middle manajemen, top manajemen, dst). Visi dari PowerMax adalah untuk menjadi program bisnis global untuk harmonisasi, simplifikasi dan implementasi proses dalam sebuah sistem informasi global. Sistem baru ini akan meningkatkan ketersediaan informasi, konsistesi, transparansi dan kepercayaan sehingga seluruh staff dapat bekerja sama dengan lebih efektif. PowerMax sangat diharapkan bisa menjadi sistem informasi yang lebih baik bagi perusahaan. Dengan menyajikan proses implementasi yang tepat, maka sistem ini akan dapat menyediakan informasi yang lebih baik dan dapat membuat user untuk melakukan aktivitas lebih mudah, aman dan efisien. Untuk itu diperlukan rancangan kustomisasi sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI yang dapat diimplementasi kedalam sistem PowerMax. Analisis kostumisasi rancangan sistem informasi manufaktur dalam makalah ini menggunakan analisis terstruktur dimulai dari pembuatan data flow diagram (DFD) lalu entity relationship diagram (ERD) dan sketsa user interface. Hasil penelitian ini berupa integrasi aliran informasi pada modul production planning khususnya pada proses MRP, capacity planning dan production schedulling dimana sebelumnnya masing masing proses berjalan secara terpisah dan dikerjakan dengan beberapa software yang berbeda. Selain itu, hasil penelitian ini juga mampu mengeliminasi penggunaan metoda peramalan kualitatif yang hanya mengandalkan adjustment pada proses estimasi penjadwalan dan menggantinya dengan dengan metoda peramalan dengan deret waktu yang menggunakan data waktu masa lampau sebagai dasar estimasi penjadwalannya. Kata kunci : PowerMax, Sistem Informasi Manufaktur, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan User Interface.
1. Pendahuluan Persaingan yang semakin ketat di antara perusahaan-perusahaan manufaktur di Indonesia maupun global mendorong perusahaan untuk terus meningkatkan sistem informasi manajemen yang sebaik-baiknya termasuk penyediaan informasi yang up to date dan akurat bagi internal users maupun costumer. Globalisasi dunia manufaktur menuntut PT. ALSTOM Power Energy Sytems Indonesia untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing - masing pihak yang berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Perkembangan teknologi informasi yang hingga saat ini terus berkembang dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai proses memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap karyawan bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan lebih mudah. Kebutuhan sistem informasi perusahaan yang dikaji dalam penelitian ini adalah PT. ALSTOM Power Energy Systems Indonesia, sebuah perusahaan industri berteknologi tinggi yang merupakan pemain besar dalam pasar untuk sistem, peralatan dan jasa-jasa pada pembangkitan listrik. PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia atau lebih dikenal dengan PT. ALSTOM Power ESI yang merupakan perusahaan multinational yang bergerak di bidang pembangkit tenaga listrik khususnya pembangkit listrik tenaga uap (PLTU) dan pembangkit listrik tenaga gas & uap (PLTGU). Sistem informasi yang sedang diimplementasikan masih merupakan sistem informasi dengan fitur standard program dari SAP dan belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan, karena itu perlu adanya kostumisasi rancangan sistem informasi basis data, rancangan proses dan desain user interface yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mendukung proses implementasi PowerMax. Menurut Budisusetija selaku President Director dari PT. ALSTOM Power ESI, PowerMax akan menjadi sistem ERP baru PT. ALSTOM Power ESI, menggantikan sistem syteline yang sudah ada. PowerMax sangat diharapkan bisa menjadi sistem informasi yang lebih baik bagi perusahaan. Dengan menyajikan proses implementasi yang tepat, maka sistem ini akan dapat menyediakan informasi yang lebih baik dan dapat membuat sistem melakukan aktivitas lebih mudah, aman dan efisien (Budisusetija, 2009). Untuk itu perlu pengembangan rancangan sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI yang dapat diadopsi oleh sistem PowerMax. 2. ERP ERP singkatan dari tiga elemen kata, yaitu Enterprise (perusahaan/ organisasi), Resource (sumber daya) dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada sebuah kata, yaitu Planning, yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perencanaan yang terintergrasi di suatu organisasi/perusahaan, bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastuktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Kata Enterprise sendiri cenderung dipertahankan karena memiliki makna yang tidak dapat diwakili oleh kata lain (Wallace dan Kremzar, 2001), misalkan perusahaan atau organisasi. Pengembangan ERP sudah mulai digulirkan pada awal tahun 1990. Hasil dari pengembangan proyek ERP ini berupa sebuah software solusi dengan informasi terintegrasi dan proses bisnis
yang mampu berbagi informasi melalui lintas organisasi. Ketika ERP mulai diimplementasikan pada sistem manufaktur dan perencanaan produksi, ruang lingkup ERP kembali berkembang pada pertengahan tahun 1990 yang memasukkan fungsi administrasi perkantoran seperti order management, financial management, asset management, dan human resources management (Swartz dan Orgill, 2001). 3. Data flow diagram Pada bagian akan dibahas mengenai bahasa DFD yang sudah termasuk satu set symbol dan aturan syntax. Terdapat empat symbol dalam bahasa DFD (process, data flow, data store dan external entity) dimana masing direpresentasikan dengan symbol yg berbeda. Ada dua jenis symbol yang paling sering digunakan, satu set dikembangkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson dan set lainnya oleh Tom Demarco dan Ed Yourdan seperti pada Gambar 1 (Dennis dan Wixom, 2003). 4. Entity relationship diagram Terdapat 3 elemen dasar dalam bahasa permodelan data (entity, attribute dan relationship), dimana masing masing elemen direpresentasikan dengan symbol yang berbeda. Terdapat banyak sekali jenis symbol yang bisa digunakan dala ERD tetapi tidak satupun simpol yang dominan digunakan dalam industrsi dan tidak ada satupun yang lebih baik dari yang lainnya. Pada Gambar 2 memuat kesimpulan tiga elemen dasar yang bisa digunakan pada ERP dan symbol yang akan digunakan (Dennis dan Wixom, 2003) Gambar 1. Data Flow Diagram Elements Gambar 2. Data Modelling Symbol Sets (Dennis dan Wixom, 2003) (Dennis dan Wixom, 2003) 5. Metodologi Penelitian Penelitian ini dilakukan melalui serangkaian langkah-langkah yang dilakukan secara sistematis dan terencana untuk memperoleh jawaban dari masalah di PT. ALSTOM Power ESI. Adapun metodologi penelitian ini disusun untuk mengembangkan konsep manajemen sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Studi pustaka, studi pendataan & sistem informasi di PT. ALSTOM Power ESI dan studi sistem PowerMax. 2. Penentuan ruang lingkup sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI. 3. Analisis kebutuhan sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI 4. Kostumisasi rancangan sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI 5. Evaluasi kesesuaian rancangan sistem informasi manufaktur di PT. ALSTOM Power ESI Tahapan kerja tersebut dapat digambarkan dalam bentuk diagram alir yang ditunjukkan pada Gambar 3. Gambar 3. Diagram alir metodologi penelitian 6. Analisis dan pembahasan Permasalahan utama dalam sistem yang selama ini digunakan adalah : Proses dalam sistem informasi manufaktur yang lama masih berjalan secara terpisah dengan menggunakan software yang berbeda, seperti contoh pada pengolahan data capacity planning dikerjakan dengan menggunakan software Ms. Excel lalu setelah itu data akan digunakan untuk input pada proses production scheduling yang menggunakan software syteline, hal ini mengakibatkan aliran data dari satu proses ke proses lainnya tidak berjalan dengan efisien dan memperbesar terjadinya human error ketika pemindahan data dari satu proses ke proses lainnya. Terdapat beberapa proses yang masih dilakukan secara manual, seperti contohnya pada proses material requirement planning (MRP) dimana pengumpulan data bill of material dilakukan dengan membuka data bill of material satu per satu lalu melakukan copy paste kedalam satu basis data. Tabel 1. Proses yang akan dikembangkan dalam sistem baru Level 2 processes New System (PowerMax) MRP Capacity Planning Production Scheduling Production Planning Module Production Planning Module Production Planning Module
Pada sistem baru, semua proses aliran informasi manufaktur akan diintegrasikan dalam satu sistem yaitu PowerMax yang terbagi dalam 2 modul utama yaitu Production Planning dan Production Execution. Tetapi modul yg akan dibahas pada thesis ini hanyalah Production Planning yang terbagi dalam tiga sub proses yang tercantum pada Tabel 1 yaitu MRP seperti pada Gambar 4, capacity planning seperti pada Gambar 5, dan production scheduling seperti pada Gambar 6. Gambar 4. MRP Flowchart Gambar 5. Capacity Planning Flowchart Gambar 6. Production Scheduling Flowchart 7. Kostumisasi rancangan sistem 7.1. Rancangan basis data Rancangan basis data digambarkan dengan DFD (Data Flow Diagram) yang akan menampilkan basis data yang lengkap dengan komponen komponen yang menunjukkan file yang dipergunakan, sumber dan tujuan data,serta aliran data pada setiap proses. DFD level 0 bisa dilihat pada Gambar 6. 7.2. Rancangan proses Rancangan proses digambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram) yang akan menampilkan kegiatan sistem lengkap dengan kumpulan basis data yang menjadi satu dalam suatu kesatuan proses yang seperti pada Gambar 7.
Gambar 6. Context Diagram Gambar 7. Entity Relationship Diagram 7.3. Rancangan user interface Langkah selanjutnya setelah rancangan proses adalah sketsa rancangan user interface yang akan digunakan oleh programmer untuk membuat desain user interface.
User interface untuk proses MRP terdiri dari form demand data pada Gambar 8, form project material requirement pada gambar 9, form production master data pada gambar 10, form run MRP pada gambar 11 dan form material master seperti gambar 12. User interface untuk proses capacity planning terdiri dari form capacity analysis seperti pada Gambar 13 dan form planned order seperti pada gambar 14. User interface untuk proses production scheduling terdiri dari form production order seperti pada Gambar 15, material availability check seperti pada gambar 16 dan form form reschedule production plan seperti pada Gambar 17. Gambar 8. Form Demand Data Gambar 9. Form Project Material Requirement Gambar 10. Form Production Master Data Gambar 11. Form Run MRP Gambar 12. Form Capacity Analysis Gambar 13. Form Material Master Gambar 14. Form Planned Order Gambar 15. Form Production Order
Gambar 16. Form Material Availability Check Gambar 17.Form Reschedule Production Plan 8. Kesimpulan 1. Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah integrasi aliran informasi pada modul production planning khususnya pada proses MRP, capacity planning dan production schedulling dimana sebelumnnya masing masing proses berjalan secara terpisah dan dikerjakan dengan beberapa software yang berbeda dan juga mengeliminasi penggunaan metoda peramalan kualitatif yang hanya mengandalkan adjustment pada proses estimasi penjadwalan dan menggantinya dengan dengan metoda peramalan dengan deret waktu yang menggunakan data waktu masa lampau sebagai dasar estimasi penjadwalan. Desain user interface masih bisa berubah setelah dilaksanakan user acceptance test dimana diharapkan agar bisa lebih user friendly dengan pengguna. 2. Beberapas saran dalam penelitian ini adalah tahapan memasukan data pada sub proses purchase request dan subcontractor request masih manual dan seharusnya bisa diotomatisasi, desain user interface masih perlu dikembangkan lagi agar tidak terlihat kaku dan monoton dan sistem informasi manufaktur ini masih bisa dikembangkan lagi sampai pada tahap subsistem production execution sehingga semua pergerakan informasi manufaktur di PT. ALSTOM ESI dapat terintegrasi secara keseluruhan. 9. Daftar Pustaka Budisusetija, J (2009), Our President Director s Introduction, PMX Indonesia., Surabaya. Dennis, A dan Wixom, B.H (2003), Systems Analysis Designs Second Edition, John Wiley & Sons, Inc., New York. Dhewanto, W dan Fahalah, (2007), Enterprise Resource Planning Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis, Informatika Bandung., Bandung. McLeod, R.Jr. (1996 a), Sistem Informasi Manajemen, Edisi Bahasa Indonesia Jilid 1, PT. Prehallindo., Jakarta. Swartz, D. dan Orgill, K (2001), Higher Education ERP: Lessons Learned, Educause Quarterly, West Virginia University. Wallace, T.F. dan Kremzar, M.H (2001). ERP Making it Happen, John Wiley & Sons, Inc., New York.