TANTANGAN PEREKAM MEDIS DALAM IMPLEMENTASI REKAM MEDIS ELEKTRONIK Widiya Oktamiyani D3 Rekam Medis Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada widiya.oktamiyani@mail.ugm.ac.id I. LATAR BELAKANG Rumah sakit adalah institusi yang menyediakan tempat tidur rawat inap, pelayanan medis, dan pelayanan keperawatan terus-menerus untuk diagnosis dan pengobatan oleh staf med 1 is yang terorganisir [1]. Setiap rumah sakit diwajibkan menyelenggarakan rekaman atau catatan dari segala pelayanan yang diberikan kepada pasien yang disebut rekam medis. Menurut [1], rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. Berkas rekam medis sangat menentukan terciptanya laporan kesehatan yang valid, untuk itu proses penulisan, pengolahan, dan pelaporan rekam medis harus terjaga kualitasnya. Dengan demikian perekam medis memegang peranan penting sebagai pengumpul, pengolah, dan penyaji informasi kesehatan. Baik dilakukan secara manual maupun elektronik. Menurut [2], RKE juga berarti sebagai rekaman atau informasi catatan elektronik terkait kesehatan (health-related-information) yang mengikuti standar interoperabilitas nasional dan dapat ditarik dari berbagai sumber, namun dikelola, dibagi, serta dikendalikan oleh individu. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan sistem RKE yaitu mencegah kejadian medical error melalui tiga mekanisme yaitu (1) pencegahan adverse event, (2) memberikan respon cepat segera setelah [1] Huffman, E.K., Health Information Management,. Illionis: Phsycian Record Company Berwin, 1994. [2] Fuad, A., Persiapan Tenaga Medis dalam Persiapan RKE di Indonesia dalam Makalah dalam Seminar Sehari Rekam Kesehatan Elektronik, 2008..
terjadinya adverse event, dan (3) melacak serta menyediakan umpan balik mengenai adverse event [2]. Menurut [3], semakin lama sistem RKE menjadi lebih banyak diterapkan di semua pengaturan kesehatan, sistem ini telah dikembangkan dan digunakan dengan berbagai metode dokumentasi sebagai salah satu catatan elektronik, oleh karena itu, dibutuhan pengelolaan kualitas data, pelayanan, manajemen, dan pengukuran yang lebih ketat/besar dari sebelumnya. Evaluasi pelayanan rumah sakit digunakan untuk meghadapi ancaman dan tantangan globalisasi seperti kemajuan IPTEK, adanya perubahan sosial-ekonomi-politik, semakin kritisnya masyarakat terhadap mutu pelayanan rumah sakit [4]. 2 Adapun kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu: 1. Akurat, berarti informasi bebas dari kesalahan dan tidak bias. 2. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya [5]. Ada 4 hal yang menjadi keuntungan dari rekam medis terkomputerisasi yaitu [6] : 1. Fasilitas yang lebih lengkap, 2. Dapat bergerak pada sistem inforamsi lain, 3. Sebagai alat bantu yang lengkap, 4. Sebagai bagian dari pekerjaan yang berlanjut secara otomatis. Menurut [7], RKE harus memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Mengintegrasikan data dari berbagai sumber (Integrated data from multiple source); [3] AHIMA, "Data Quality Management Model (Updated)." Journal of AHIMA 83 (7) p. 62-67, 2012 [online]. Available: http://library.ahima.org. [4] Wiyono, D., Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Teori Strategi dan Aplikasi Vol 1. Surabaya: Airlangga University Press, 1999. [5] Licia, Rizka., Evaluasi Implementasi Sistem Informasi Imunisasi Puskesmas Kota dalam di Kabupaten Pesawaran Propinsi Lampung, M.Si., thesis, Universitas Gadjah Mada, Indonesia, 2010. [6] Sabarguna, B. S., Rekam Medis Terkomputerisasi, Jakarta: UI Press, 2009. [7] Amatayakul, M. K., Electronic Health Record: A Practical, Guide for Professionals and Organizations, Chicago: AHIMA, 2004.
2. Mengumpulkan data pada titik pelayanan (Capture data at the point of care); 3. Mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (Support care giver decision making). Dalam [8] menjelaskan bahwa RKE terdapat dalam sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pegguna dengan berbagai kemudahan fasilitas untuk kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, peringa 3 tan, memiliki sistem untuk mendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya. Berdasarkan definisi International Organization for Standarisasi (ISO) dalam [9], sistem RKE berarti repositori data pasien dalam bentuk digital, disimpan dan dipertukarkan dengan aman, dan dapat diakses oleh beberapa pengguna yang berwenang. RKE berisi informasi retrospektif (masa lalu), konkuren (saat ini), dan informasi prospektif (kemungkinan dimasa depan), serta tujuan utamanya adalah untuk selalu mendukung keberlanjutan, efisiensi dan kualitas pelayanan kesehatan yang terintegrasi. Dalam hal ini peran perekam medis sangat menentukan. Perekam medis harus mampu mengidentifikasi data pasien dan kelengkapan isian data pada rekam medis elektronik secara cepat, tepat, dan akurat. Permasalahan yang sering dihadapi oleh perkam medis antara lain: a. Cara pengambilan data (data capture) b. Input data c. SIM RS error d. Kelengkapan data yang dimasukkan oleh dokter e. Rumitnya menggunakan SIM RS pada fasilitas pelayanan kesehatan 4 Tantangan tersebut harus dapat dilalui demi terciptanya suatu rekam medis elektronik yang terintegrasi. [8] Hatta, G, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan, Jakarta: UI-Press, 2011 [9] Hayrinen, K., Saranto, K., Nykanen, P., Definition, Structure, Content, Use and Impacts of Electronic Health Records: A Review of The Research Literature. International Journal of Medical Informatics Vol. 77, p. 291 304, 2008.
II. RUMUSAN MASALAH Bagaimana tantangan perekam medis dalam implementasi rekam medis elektronik? III. BATASAN MASALAH Masalah ini mencakup perekam medis dan unit yang terlibat dalam implementasi rekam medis elektronik. IV. SOLUSI Solusi untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut adalah dengan melakukan evaluasi terhadap implementasi rekam medis elektronik. Evaluasi digunakan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan digunakan sebagai bahan referensi serta kontrol untuk perubahan sistem itu sendiri. Adapun beberapa aspek yang dapat dilihat untuk dilakukan evaluasi adalah sebagai berikut: a. Performance (kinerja) diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah dirancang, terdiri dari: 1. Throughput, dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja (output) yang dilakukan pada beberapa periode waktu dalam memenuhi kebutuhan. 2. Respon time, yaitu waktu yang diperlukan oleh sistem informasi untuk melakukan proses kerja. 3. Audibilitas, yaitu kecocokan dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa. 4. Kelaziman komunikasi, yaitu terkait user interface yang digunakan dalam sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami. 5. Kelengkapan, yaitu derajat di mana sistem informasi mempunyai fungsi yang penuh dalam mendukung pekerjaan. 6. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan. b. Information and data (informasi dan data) yaitu untuk menilai informasi yang dihasilkan dan data yang digunakan, terdiri dari: 1. Accuracy (akurat), dimana informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang tinggi.
2. Relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan. 3. Penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang sesuai. 4. Aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktuwaktu ketika dibutuhkan. c. Economic (ekonomi) yaitu untuk menilai sistem informasi dari aspek ekonomi yang terdiri dari: 1. Reusabilitas, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali di dalam aplikasi yang lain. 2. Sumber daya, yaitu jumlah sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumber daya ekonomi. d. Control and security (kontrol dan keamanan) yaitu untuk menilai sistem informasi dari aspek keamanan dan kontrol data yang terdiri dari: 1. Integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang tidak berhak dapat dikontrol. 2. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi program dan data dalam sistem informasi. e. Efficiency (efisiensi) yaitu untuk menilai sistem informasi dari aspek efisiensi yang terdiri dari: 1. Usabilitas, yaitu usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input, dan menginterpretasikan output suatu program. 2. Maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program. f. Service (pelayanan), yaitu untuk mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen. Aspek service (pelayanan) terdiri dari: 1. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol. 2. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta.
3. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran. V. LANGKAH- LANGKAH PELAKSANAAN SOLUSI 1. Perekam medis harus memenuhi kompetensi sebagai seorang perekam medis sebelum masuk ke dunia kerja. 2. Perlu dilibatkannya pengguna dalam pengembangan sistem RKE, baik dalam perencanaan dan implementasi, sehingga kebutuhan dan keinginan pengguna dapat terpenuhi. 3. Sebaiknya dilakukan pembenahan kembali format input data dengan mempertimbangkan kebutuhan pengguna apakah masih terdapat item yang tidak disediakan dalam sistem RKE.