SISTEM INFORMASI PENJADWALAN RAPAT DAN ABSENSI PEGAWAI DI PT PLN (Persero) WS2JB PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM PHP DAN MySQL Dartiana Eka Putri Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Sistem Informasi Penjadwalan Rapat dan Absensi Pegawai di PT PLN (Persero) Wilayah S2JB Palembang Menggunakan Program PHP dan MySQL merupakan sistem yang dibangun berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan lebih kurang 1 bulan. Penulisan skripsi ini dilatarbelakangi oleh pentingnya suatu sistem yang dapat mengolah data penjdwalan rapat dan absensi pegawai pada Perusahaan. Sistem ini dibuat dari DFD dan ERD yang sudah disusun sesuai dengan hasil penelitian, dengan adanya sistem yang disusun melalui penulisan skripsi ini dapat membantu seketaris di PT PLN (Persero) Wilayah S2JB Palembang dalam mengolah data penjadwalan rapat dan absensi pegawai. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan program PHP dan database MySQL. Laporan yang dihasilkan dari pembuatan sistem ini yaitu laporan jadwal rapat, laporan kehdiran pegawai, laporan absensi peserta rapat, laporan absensi peserta rapat. Simpulan yang dapat diambil dari penulisan dan pembuatan sistem informasi ini adalah telah dihasilkan suatu sistem informasi yang dapat membantu pegawai dalam proses pencarian informasi rapat dan iformasi mengenai pegawai yang tidak masuk kerja baik karena sakit ataupun karena dinas. Kata kunci : Sistem Informasi, Penjadwalan, Rapat, Absensi dan Pegawai PENDAHULUAN Komputer merupakan salah satu media komunikasi yang memiliki peranan sangat penting di dalam kehidupan sehari-hari. Beberapa teknologi informasi yang menyongsong pasar bebas memegang peranan sangat penting sehingga memerlukan sumber daya manusia yang berkualitas. Sumber daya manusia dengan mengikuti perkembangan jaman bisa berperan penting dalam merubah kecanggihan suatu teknologi. Penggunaan komputer dalam mengolah data tidak hanya digunakan di perusahaan-perusahaan besar saja, namun digunakan juga oleh perusahaan kecil, instansi pemerintah, perguruan tinggi serta sekolahsekolah. Salah satunya PT PLN (Persero) WS2JB Palembang, PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan, Jambi, dan Bengkulu atau sering dikenal sebagai PT PLN (Persero) WS2JB Palembang adalah sebuah perusahaan yang bertugas menyalurkan energi listrik yang diterima dari PLN pembangkit dan disalurkan kepada seluruh pelanggan, dengan demikian PT PLN (Persero) WS2JB Palembang memiliki banyak aktifitas pekerjaan yang belangsung didalamnya. Salah satu aktifitas yang rutin dilakukan adalah rapat, adapun jenis rapatnya adalah rapat resmi, rapat tidak resmi, rapat tertutup dan rapat terbuka. Rapat sering kali dilakukan untuk memecahkan suatu permasalahan yang ada. Data rapat PT PLN (Persero) WS2JB Palembang Bulan Desember tahun 2011 dapat dilihat pada tabel dibawah ini. 1
Tabel 1. Data Rapat Bulan Desember No Waktu Rapat Penyelengara Rapat Keperluan 1 10.00 wib s/d 2 10.00 wib s/d Manager SDM & Deputi Manager Perencanaan & SMS Token Pemadaman 3 10.000 wib s/d 4 5 6 9.00 wib s/d 80.00 wib s/d 10.00 wib s/d Deputi Manager Perencanaan & Tungakkan SMS Gatway Permasalahan pengolahan data cabang ranting Lahat Pengembangan perangkat baru di PLN Jaka Baring 7 8 9.00 wib s/d 11.00 wib s/d 9 10.00 wib s/d 10 10.00 wib s/d 11 9.00 wib s/d Deputi Manager Sub Bidang Sistem & Deputi Manager Sub Bidang Sistem & Deputi Manager Sub Bidang Sistem & Deputi Manager Sub Bidang Sistem & Pembuatan token otomatis Susut listrik Layanan SMS pemadaman Pemadaman SMS gatway 2
12 11.00 wib s/d Sumber : PT PLN (Persero) WS2JB Palembang Susut Penagihan Tidak adanya pemberitahuan secara langsung mengenai jadwal rapat kepada pegawai yang ada di PT PLN (Persero) WS2JB Palembang dan kehadiran pegawai baik pegawai yang sedang mengikuti rapat ataupun pegawai yang tidak masuk kerja menjadi suatu alasan bagi penulis untuk membuat suatu aplikasi yang cepat dan tepat. Penyampaian informasi agenda rapat di PT PLN (Persero) Wilayah S2JB Palembang masih dilakukan dengan menempel jadwal terbaru di papan pengumuman dan menggunakan jasa manusia untuk mengirim surat / undangan kepada yang bersangkutan. Perubahan jadwal tidak dapat diakses dengan segera oleh pihak-pihak yang membutuhkan, sebelum informasi tersebut ditempel di papan pengumuman, sedangkan untuk mengetahui pegawai yang tidak hadir harus datang lansung keruangan pegawai yang dibutuhkan. Sering kali pegawai mempunyai kegiatan yang bersinggungan yang berdampak penilaian keaktifan pegawai tersebut. Komputerisasi telah berkembang, menginginkan yang semula penyampaian informasi agenda kegiatan rapat pegawai di PT PLN (Persero) WS2JB Palembang masih dilakukan dengan menempel jadwal terbaru di papan pengumuman dapat dirubah dengan sebuah Sistem Informasi Online megenai jadwal rapat dan pegawai yang tidak masuk kerja. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Fatta (2007:3) Sistem dapat diartikan sebagai satuan kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain. Informasi Menurut Zakiyudin (2011:6) Informasi adalah salah satu sumber daya yang sangat diperlukan dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Menurut Kristanto (2008:11), sistem informasi adalah Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Penjadwalan Menurut Thomson (2007:531), penjadwalan adalah penentuan periode waktu untuk masingmasing pekerjaan dalam proses produksi. Penjdwalan adalah suatu hal yang bermanfaat karena akan menentukan jumlah produksi yang diharapkan yang seharusnya dapat dicapai disetiap stasiun kerja selama satu hari atau satu minggu. Rapat Rapat Widjaja (2006:18) adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Absensi 3
Menurut Widjaja (2006:29), absensi adalah tidak bekerjanya seorang pegawai pada saat hari kerja karena sakit, izin, alpa, cuti dan dinas. Absensi adalah daftar administrasi ketidakhadiran pegawai Pegawai Menurut Widjaja (2006:113), pegawai merupakan tenaga kerja manusia jasmaniah maupun rohaniah (mental dan pikiran) yang senantiasa dibutuhkan dan oleh karena itu menjadi salah satu modal pokok dalam usaha kerja sama untuk mecapai tujuan tertentu (organisasi). HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow diagram (DFD) Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi pengolahan data penjwdwalan rapat dan absensi pegawaidi PT PLN (Persero) WS2JB Palembang, dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci atau dengan kata lain yaitu diagram yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 4
Gambar 2. Diagram Level 0 3. Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 3. Diagram Level 1 4. Entity Realitionship Diagram (ERD) Berikut ini adalah diagram Entity Relationship Diagram(ERD) merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya. 5
Gambar 4. ERD Tampilan Form Sistem a. Menu Login Form Login berfungsi untuk apabila aplikasi ini akan digunakan maka untuk dapat mengaksesnya pengguna atau user harus memasukan username dan password guna memberikan keamanan pada aplikasi tersebut sehingga akan terhindar dari tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab. Form Login seperti pada gambar 5 Gambar 5. Form Login b. Tampilan Form Pegawai Tampilan ini adalah tampilan input data pegawai, adapun pegawai seperti pada gambar 6 tampilan input data Gambar 6. Pegawai 6
c. Tampilan Form Meeting Tampilan ini adalah tampilan input jadwal rapat, adapun rapat seperti pada gambar 7 tampilan input jadwal Gambar 7. Tampilan Form Meeting d. Tampilan Form Kehadiran Pegawai Tampilan ini adalah tampilan input kehadiran pegawai, adapun kehadiran pegawai seperti pada gambar 8 tampilan input Gambar 8. Kehadiran Pegawai e. Tampilan Form Hasil Meeting Tampilan ini adalah tampilan input hasil meeting (rapat), adapun hasil meeting (rapat) seperti pada gambar 9 tampilan input Gambar 9. Hasil Meeting 7
f. Tampilan Form Absen Peserta Rapat Tampilan ini adalah tampilan input absen peserta rapat, adapun absen peserta rapat seperti pada gambar 10 tampilan input Gambar 10. Absen Peserta Rapat 2. Tampilan Form Laporan a. Laporan Meeting Tampilan ini adalah tampilan laporan perperiode meeting (rapat), adapun tampilan laporan perperiode meeting (rapat) seperti pada gambar 11 Gambar 11. laporan Meeting b. Laporan Absensi Pegawai Tampilan ini adalah tampilan laporan perperiode absensi pegawai, adapun tampilan laporan perperiode absensi pegawai seperti pada gambar 12 Gambar 12. Laporan Absensi Pegawai c. Laporan Absensi Peserta Rapat Tampilan ini adalah tampilan laporan perperiode absensi peserta rapat, adapun tampilan laporan perperiode absensi peserta rapat seperti pada gambar 13 8
Gambar 13. Laporan Absensi Peserta Rapat d. Laporan Hasil Rapat Tampilan ini adalah tampilan laporan perperiode hasil rapat, adapun tampilan laporan perperiode absehasil rapat seperti pada gambar 14 Gambar 14. laporan Hasil Rapat PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan serta analisis dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat membuat beberapa simpulan yaitu terdapat kelemahan dalam pengolahan dan pencarian informasi mengenai jadwal rapat dan absensi ketidak hadiran pegawai baik karena sakit atupun dinas di PT PLN (Persero) Wilayah S2JB Palembang, dengan adanya sistem informasi ini akan dapat diinput melalui form yang telah dirancang dan akan tersimpan dalam database, sehingga sistem informasi Penjadwalan Rapat dan Absensi Pegawai di PT PLN (Persero) WS2JB Palembang akan tersaji secara cepat, akurat dan meningkatkan efisiensi kerja. DAFTAR PUSTAKA Kristanto, Andi. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Widjaja. 2006. Sistem Rapat Perkantoran dan Kepegawaian. Bandung: Modula. Thomson. 2007. Pengantar Bisnis. Jakarta : Salemba Empat. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan sistem Informasi. Yogyakarta : CV. Andi Offset. Zakiyudin, Ais. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Penerbit Mitra Wacana Media. 9