Handout si MANJA Sistem Informasi Manajemen Kinerja Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Pemalang
Tahap 1 Register Pengguna Baru dan Mengenal Fungsi SKP pada Aplikasi A. Registrasi Pengguna Baru (User) Cara mendaftar sebagai User : Gambar 1. Jendela Login a. Pertama klik Start (1), kemudian akan muncul jendela pada Gambar 1; b. Setelah muncul jendela tersebut klik Belum Punya User (6), kemudian akan muncul Jendela User pada Gambar 2; c. Pada Jendela User lengkapi kolom yang ada sesuai dengan petunjuk pada Gambar 2. Klik cari (2) untuk mengisi kolom NIP atau Ketik 18 Digit NIP secara manual pada kolom (1) Setelah semua tahap selesai klik Back (9) untuk kembali Isi kolom alamat email (4) dengan email aktif (email yang sering digunakan) Isi kolom User (5) dengan NIP Ketik ulang password pada kolom konfirmasi password (7) kemudian klik simpan (8) Masukan password dengan password yang mudah diingat Gambar 2. Jendela User 1
B. Login Aplikasi Setelah proses pendaftaran User baru selesai, maka proses selanjutnya adalah melakukan log in pada aplikasi si MANJA dengan mengisi jendela login. Klik Start Masukan user name yang telh dibuat Ketik password Klik tombol login Gambar 3. Jendela Login C. Jendela Fungsi SKP Setelah login pada aplikasi, proses selanjutnya adalah klik SKP (1) kemudian akan muncul 7 menu fungsi dari Form Sasaran Kinerja Pegawai sampai dengan Tabel Tugas seperti Gambar 4. Untuk memulai mengisi SKP langkah yang dilakukan adalah klik Form Sasaran Kinerja Pegawai (2) kemudian akan muncul jendela baru sesuai Gambar 5. 1 2 Gambar 4. Menu SKP 2
D. Jendela Form Sasaran Kinerja Pegawai Tahapan yang dilakukan pada jendela Form Sasaran Kinerja Pegawai (kontrak pekerjaan) adalah : 1. Klik Ubah (2) kemudian pilih Periode Tahun Penilaian (8); 2. Tentukan rentang waktu penilaian dengan mengisi awal penilaian pada kolom (9) dan akhir penilaian pada kolom (10); 3. Pilih atasan langsung pada form pejabat penilaian dengan klik Cari (6) kemudian ketik NIP/Nama lengkap atasan langsung dan klik 2 x pada Nama atasan langsung lalu Simpan (3); 4. Setelah menyimpan data, klik Tampilkan SKP (16) kemudian akan muncul uraian tugas jabatan kemudian pilih Uraian Tugas (17) yang akan dilakukan klik Ubah (12) kemudian sesuaikan isian Output (19), Mutu (21),Waktu (22), Satuan (20) & (23) Dan Mulai Bulan (25) setelah itu Simpan (13) Dan Cetak (27). E. Jendela Realisasi Pekerjaan Gambar 5. Isian Sasaran Kinerja Pegawai Setelah proses pada kontrak pekerjaan selesai, tahap selanjutnya adalah mengisi form realisasi pekerjaan. Tahapan yang dilakukan pada pengisian form ini adalah : 1. Kembali ke jendela fungsi SKP dan klik fungsi realisasi pekerjaan maka akan muncul jendela seperti Gambar 6; 2. Klik Tambah (1) kemudian pada kolom kegiatan tugas jabatan (9) dan pilih uraian tugas yang telah dikerjakan dengan mengklik tombol tanda panah kebawah di kanan kolom; 3. Ketik hasil dari pekerjaan yang dipilih pada kolom rincian kegiatan (10) kemudian isi kolom realisasi output (15) dan realisasi mutu (13) setelah itu simpan (3); 4. Lakukan kegiatan di atas sampai seluruh uraian tugas yang ada pada kolom kegiatan tugas jabatan (9) habis terinput beserta target dan realisasinya. 3
F. Jendela Tugas Tambahan Gambar 6. Isian Realisasi Pekerjaan (log book) Tahap selanjutnya, setelah mengisi form realisasi kerja adalah mengisi form tugas tambahan seperti Gambar 7. Form tugas tambahan dapat diisi apabila pegawai memiliki tugas tambahan diluar tugas pada jabatan yang diampunya. Tugas tambahan ini dibuktikan dengan adanya SK, ataupun Surat Tugas Resmi. Tahapan mengisi form ini yaitu : 1. Klik tambah (1), kemudian isi kolom periode (6), Jenis Tugas (9), Tugas Tambahan (10), dan Tanggal Kegiatan (11); 2. Setalah semua diisi kemudian klik simpan (3); 3. Lakukan kegiatan tersebut sampai semua tugas tambahan selesai terinput, apabila semua proses sudah dilakukan untuk kembali klik tombol back pada pojok kiri atas. Gambar 7. Isian Tugas Tambahan 4
G. Jendela Progres Kerja Setelah menyelesaikan isian pada form tugas tambahan, tahap selanjutnya adalah mengisi form progres kerja untuk mencetak form realisasi kinerja pegawai. Langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Kembali pada Jendela Fungsi SKP, kemudian klik fungsi Progres Kerja setelah itu akan muncul jendela seperti pada Gambar 8. 2. Langkah selanjutnya yaitu pilih periode tahun penilaian (1); 3. Klik tombol tampilkan (3) kemudian klik cetak (4). Gambar 8. Modul Progres Kerja 5
A. Penilaian Kinerja Tahap 2 Memberikan Persetujuan dan Penilaian Pejabat Penilai Kewenangan pejabat penilai untuk memonitor dan memberikan penilaian terhadap Staf dapat dilakukan pada fungsi Penilaian Staf dalam Jendela Fungsi SKP. Pada fungsi penilaian staf, pejabat penilai melakukan kewenangannya untuk : 1. Memberikan persetujuan pada usulan sasaran kinerja pegawai; dan 2. Memberikan penilaian kinerja dan perilaku pegawai; a) Proses persetujuan terhadap SKP : 1. Pilih fungsi penilaian staf pada jendela fungsi SKP; 2. Pilih staf yang akan dinilai dengan mengklik nama staf yang akan dinilai; 3. Pilih jenis penilaian SKP pada kolom penilaian seperti pada Gambar 9; Jenis penilaian Nama Staf Gambar 9. Jendela Penilaian Staf 4. Setelah pilih jenis penilaian SKP akan muncul jendela seperti gambar 10; 5. Klik ubah, kemudian centang kolom verifikasi atasan untuk menyetujui usulan SKP, kemudian klik simpan untuk mengakhiri proses; 6. Untuk kembali tekan tombol back. Ubah Centang Kolom Verifikasi Atasan Simpan 6
b) Verifikasi Realisasi Pekerjaan : Gambar 10. Form Persetujuan SKP 1. Buka jendela penilaian staf; 2. Klik nama staf kemudian pilih realisasi pekerjaan pada kolom penilaian, kemudian klik tampilkan setelah itu akan muncul Gambar 11; 3. Klik ubah, kemudian isi 4 kolom disetujui sesuai nilai yang diberikan pejabat penilai; 4. Klik simpan kemudian tekan tombol back untuk kembali. Kolom disetujui Back Ubah Simpan Gambar 11. Jendela Verifikasi Realisasi Pekerjaan c) Persetujuan Tugas Tambahan Untuk menyetujui tugas tambahan staf maka langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Kembali pada jendela penilaian staf; 2. Klik nama staf dan pilih tugas tambahan pada kolom penilaian, kemudian klik tampilkan; 3. Pada form persetujuan tugas tambahan seperti Gambar 12, klik ubah kemudian centang kolom disetujui atasan langsung kemudian simpan; 4. Klik back untuk kembali. Back Kolom disetujui Ubah Simpan Gambar 12. Persetujuan Tugas Tambahan d) Penilaian Perilaku Kerja Selain kinerja pegawai aspek lain yang dinilai adalah perilaku kerja. Pejabat penilai dalam aplikasi ini melakukan penilaian perilaku kerja pada form penilaian perilaku kerja. Langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Kembali pada jendela penilaian staf; 2. Klik nama staf dan pilih perilaku kerja pada kolom penilaian, kemudian klik tampilkan maka akan muncul form penilaian perilaku kerja seperti Gambar 13; 3. Lakukan penilaian perilaku kerja dengan cara klik ubah kemudian; 7
4. Klik 2 x pada aspek yang akan dinilai; 5. Isi kolom nilai dengan angka maka secara otomatis uraian penilaian akan muncul; 6. Setelah selesai mengisi kolom nilai selanjutnya adalah klik simpan; 7. Lakukan proses yang sama sampai semua aspek penilaian selesai, kemudian tekan back untuk kembali. Back Ubah Simpan Aspek yang dinilai e) Cetak Penilaian Prestasi Kerja Untuk mencetak penilaian prestasi kerja yang dilakukan adalah: 1. Buka jendela prestasi kerja pada fungsi SKP; 2. Isi form atasan pejabat penilai dengan cara klik cari, kemudian cari atasan pejabat penilai pilih dan klik simpan; 3. Untuk melakukan pencetakan, klik tombol excel kemudian simpan file cetakan skp. Back Cari Excel 8