DAFTAR ISI CHARTER SATUAN PENGAWASAN INTERN Halaman I. Pembukaan 1 II. Visi dan Misi SPI 2 III. Kebijakan Umum Pengendalian Internal Dan Audit Internal 3 IV. Kedudukan SPI 3 V. Peran SPI 3 VI. Ruang Lingkup SPI 4 VII. Penerapan prinsip Good Corporate Governance 4 VIII. Tugas dan Tanggung Jawab SPI 4 IX. Wewenang SPI 6 X. Pelaporan 6 XI. Hubungan dengan dengan Auditan 7 XII. Hubungan dengan Auditor Eksternal 7 XIII. Hubungan dengan Komite Audit 7 XIV Hubungan dengan anak perusahaan 8 XV. Tanggung Jawab Manajemen 8 XVI. Standar Profesi dan Kode Etik 8 XVII. Jaminan Mutu 8 XVIII. Penutup 8
CHARTER SATUAN PENGAWASAN INTERN PT INDOFARMA (Persero) Tbk. I. Pembukaan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Indonesia Farma Tbk, disingkat dengan PT Indofarma (Persero) Tbk, didirikan berdasarkan akta No. 1 tanggal 2 Januari 1996 yang terakhir diubah dengan akta No. 41 tanggal 27 Juli tahun 2000 dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia (BNRI) No. 7271/2000 dan Tambahan BNRI no. 95 tanggal 18 November 2000 berikut perubahan-perubahannya, mempunyai maksud dan tujuan, sesuai Pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, yaitu untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan serta program Pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya di bidang farmasi, diagnostik, alat kesehatan, serta industri produk makanan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas. Tujuan utama PT Indofarma (Persero), Tbk adalah memaksimalkan nilai perusahaan sehingga mampu memupuk dana bagi Negara dan masyarakat serta mampu memenuhi tanggung jawab sosial. Sebagai konsekuensi dalam mencapai tujuan utama PT Indofarma (Persero) Tbk, maka seluruh sumberdaya ekonomi harus digunakan secara ekonomis, berdaya guna dan berhasil guna (efisien dan efektif). Agar tercapai tujuan dimaksud, diperlukan adanya sistem pengendalian internal yang mencakup sistem pengendalian prosedur (tangible) dan pengendalian substansi (intangible) dalam rangka memantau dan memastikan adanya keselarasan segenap aktivitas unit kegiatan terhadap strategi bisnis dan strategi Perseroan yang telah ditetapkan serta merekomendasikan tindakan perbaikan (corrective action) apabila ditemukan adanya penyimpangan. Satuan Pengawasan Intern (SPI) memiliki peran yang sangat penting untuk ikut membantu dalam mewujudkan sistem pengendalian internal tersebut dengan menjalankan fungsi pengawasan dan berperan sebagai strategic partners. Untuk menjalankan fungsinya, diperlukan dukungan dan komitmen dari seluruh pihak yang dinyatakan dalam Satuan Pengawasan Intern (SPI) Charter. Satuan Pengawasan Intern (SPI) Charter ini adalah dokumen formal yang merupakan pengakuan atas keberadaan dan komitmen pimpinan atas fungsi SPI di PT Indofarma (Persero), Tbk. Satuan Pengawasan Intern (SPI) Charter yang telah ditandatangani oleh pimpinan PT Indofarma (Persero) Tbk akan menjadi dasar pelaksanaan tugas-tugas pengawasan auditor internal dan pelaksanaan peran strategic partners SPI PT Indofarma (Persero), Tbk. SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 1-8
Satuan Pengawasan Intern (SPI) Charter ini perlu disosialisasikan agar dipahami oleh seluruh personil di PT Indofarma (Persero), Tbk dan pihak-pihak lain yang terkait agar tercapai saling pengertian dan tercipta kerjasama yang baik dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan PT Indofarma (Persero), Tbk. II. Visi dan Misi 2.1. Visi: Menjadi unit jasa yang profesional, independen dan obyektif membantu manajemen PT Indofarma (Persero), Tbk menjadi perusahaan farmasi yang berdaya saing tinggi dengan terciptanya good corporate governance. 2.2. Misi: 2.2.1. Mengamankan misi PT Indofarma (Persero), Tbk dengan berperan sebagai unit jasa (servicing unit) yang efisien dan efektif dalam membantu manajemen sehingga pelaksanaan aktivitas pada setiap tingkatan manajemen senantiasa selaras dengan misi, tujuan, dan strategi yang telah ditetapkan Direktur Utama Perseroan serta senantiasa memperhatikan prinsip-prinsip akuntabilitas, transparansi, dan obyektivitas. 2.2.2. Memberi nilai tambah kepada perusahaan dengan berperan sebagai mitra strategis bagi manajemen melalui aktivitas konsultasi dan assurance obyektif yang independen. 2.3. Misi SPI sebagaimana dimaksud di atas didasari oleh kesadaran bahwa para stakeholder Perseroan, yakni Pemerintah dan Pemegang saham, serta masyarakat umum, kreditur dan calon mitra strategis akan menilai Perseroan, tidak saja dari hasil yang dicapai namun juga terhadap proses pencapaian hasil tersebut. 2.4. Dalam menjalankan misinya, SPI melalui pendekatan yang sistematis dan disiplin membantu manajemen Perseroan mencapai tujuan-tujuannya dengan cara: 2.4.1. melakukan evaluasi dan upaya-upaya meningkatkan keefektifan manajemen risiko, pengendalian. 2.4.2. melakukan evaluasi atas sistem pengendalian internal yang diterapkan pada seluruh tingkatan manajemen secara independen dan objektif. 2.4.3. memantau laporan, pemantauan lapangan, analisis, pembahasan, dan menyampaikan rekomendasi tindakan perbaikan (corrective action) dalam rangka memelihara keselarasan kondisi pengendalian intern maupun aktivitas operasional dengan misi dan tujuan Perseroan secara keseluruhan. SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 2-8
III. Kebijakan Umum Pengendalian Internal dan Audit Internal 3.1. Pengendalian internal meliputi lima komponen yaitu: 3.1.1. Lingkungan pengendalian (control environment) 3.1.2. Penaksiran risiko (risk assessment) 3.1.3. Aktivitas pengendalian (control activities) 3.1.4. Pemrosesan informasi dan komunikasi (information processing and communication) 3.1.5. Pemantauan (monitoring) 3.2. Kegiatan audit internal adalah bagian dari fungsi pengendalian internal yang mengidentifikasi dan mengukur secara objektif dan independen mengenai keselarasan antara pelaksanaan aktivitas dengan rencana, kebijakan, berbagai peraturan dan ketentuan, sistem pencatatan dan pelaporan, serta sistem pembinaan sumber daya manusia (SDM) yang telah ditetapkan. SPI (Satuan Pengawasan Intern) adalah unit organisasi di PT Indofarma (Persero), Tbk yang melaksanakan fungsi audit internal dimaksud. 3.3. Kebijakan umum pengendalian internal adalah: 3.3.1. pimpinan setiap unit kerja bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara kinerja pengendalian internal di dalam lingkungan kerjanya masing-masing. 3.3.2. pimpinan beserta seluruh tingkatan manajemen Perseroan sepenuhnya mendukung berfungsinya pengendalian internal dan audit internal dengan baik dalam rangka penegakan good corporate governance. IV. Kedudukan SPI 4.1. Untuk menjaga independensi dan obyektifitas peran SPI, SPI bertanggung jawab kepada Direktur Utama PT Indofarma (Persero), Tbk. 4.2. Untuk menjaga independensi dan obyektifitas peran SPI, pengangkatan dan pemberhentian Manajer SPI dilakukan berdasarkan rekomendasi dari Komisaris (Komite Audit). V. Peran Satuan pengawasan Intern (SPI) 5.1. SPI menjalankan fungsi untuk mengevaluasi keefektivan pelaksanaan kebijakan Direktur Utama PT Indofarma (Persero), Tbk pada seluruh tingkatan manajemen. 5.2. Atas dasar hasil evaluasi tersebut, SPI menyampaikan rekomendasi tindakan perbaikan (corrective action) kepada Direktur Utama dalam rangka menyelaraskan aktivitas manajemen dengan misi dan tujuan Perseroan. SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 3-8
5.3. Selain itu, SPI berperan sebagai mitra strategis bagi manajemen dengan menjalankan fungsi assurance dan konsultatif guna menyelaraskan aktivitas manajemen dengan misi dan tujuan Perseroan. VI. Ruang Lingkup 6.1. Ruang lingkup SPI adalah memastikan (reasonable assurance) bahwa manajemen risiko, pengendalian dan proses governance di Perseroan telah dirancang dan berfungsi dengan baik untuk meyakinkan bahwa: 6.1.1. Risiko-risiko telah diidenfikasi dan disikapi secara memadai; 6.1.2. Proses pengendalian telah berjalan dengan efektif dan apabila dipandang perlu dilakukan reviu untuk perbaikan; 6.1.3. Informasi keuangan dan non keuangan yang material telah akurat, andal dan tepat waktu; 6.1.4. Seluruh personil Perseroan mentaati kebijakan internal standar dan prosedur hukum dan peraturan (ketentuan) yang berlaku di Perseroan; 6.1.5. Kecurangan telah diantisipasi, diidentifikasi, dan apabila terjadi diinvestigasi dan diatasi; 6.1.6. Sumber daya diperoleh secara ekonomis dan digunakan dengan efisien serta diamankan dengan baik; 6.1.7. Ketentuan dan peraturan yang mempengaruhi perusahaan telah dipahami dan direspon dengan layak; 6.1.8. Kewenangan SPI untuk melakukan audit vendor dilaksanakan atas penugasan Direksi 6.2. Ruang lingkup kegiatan SPI mencakup seluruh area atau kegiatan yang ada di Perseroan, dan tugas lainnya berdasarkan penugasan dari Direktur Utama. VII. Penerapan Prinsip-Prinsip GCG Dalam melaksanakan tugasnya, SPI tidak terlepas dari usahanya untuk menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance yang meliputi prinsip transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi dan fairness (kewajaran). Penerapan prinsip tersebut diwujudkan dalam tugas dan tanggung jawab SPI. VIII. Tugas dan Tanggung Jawab Tugas dan tanggung jawab SPI adalah: 8.1. Menyusun strategi dan rencana kerja audit serta rencana pengembangan kemampuan dan ketrampilan auditor berdasarkan hasil analisis risiko (risk-based audit) yang dihadapi manajemen dalam pencapaian misi, visi, strategi Perseroan, dan strategi bisnis; SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 4-8
8.2. Mempersiapkan dan melaksanakan audit ketaatan (compliance audit) terhadap berbagai ketentuan dan peraturan (law and regulations), termasuk anggaran; 8.3. Mempersiapkan dan melaksanakan audit keuangan (financial audit) atas pospos tertentu untuk mendukung audit laporan keuangan oleh auditor ekstemal; 8.4. Mempersiapkan dan melaksanakan audit operasional (operational atau management audit) untuk mengukur tingkat efisiensi, keefektifan (operational and cost effectiveness), pelaksanaan kegiatan manajemen dalam mencapai misi, tujuan, dan strategi yang telah ditetapkan serta tingkat operational excellency yang diharapkan; 8.5. Mempersiapkan dan melaksanakan audit terhadap sistem informasi manajemen (IS audit) di lingkungan Perseroan; 8.6. Mempersiapkan dan melaksanakan audit khusus (investigative audit), terutama atas instruksi Direktur Utama dan atau Komisaris Perseroan, dan permintaan manajemen atas persetujuan Direktur Utama Perseroan; 8.7. Mempersiapkan dan melaksanakan audit pasif (desk audit) terhadap laporan aktivitas manajemen; 8.8. Melakukan pemantauan dan pengecekan atas pelaksanaan tindak lanjut (corrective action) atas hasil audit internal maupun eksternal; 8.9. Memberikan bantuan berupa masukan dalam penyempurnaan sistem, prosedur, anggaran, dan kebijakan yang diperlukan bagi tercapainya efisiensi dan keefektifan kegiatan dan pengendalian internal sehingga selaras dengan misi dan tujuan serta strategi Perseroan. 8.10. Melakukan dan memberikan kontribusi untuk peningkatan pengendalian yang efektif dengan melakukan review dan evaluasi terhadap pengendalian internal pada semua unit kegiatan di lingkungan Perseroan. 8.11. Melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi pada peningkatan proses manajemen risiko dengan membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengevaluasi eksposure risiko yang signifikan; 8.12. Menilai dan membuat rekomendasi untuk peningkatan proses governance; 8.13. Mengevaluasi kecukupan dari indikator pengukuran kinerja yang digunakan; 8.14. Menyusun dan menyempurnakan standar kerja audit intern dan panduan audit intern Perseroan; 8.15. Melakukan koordinasi kegiatan SPI dengan kegiatan unit-unit manajemen lain di lingkungan Perseroan; 8.16. Menyampaikan laporan hasil audit, rekomendasi perbaikan, dan tindak lanjut yang telah, sedang, dan atau belum dilaksanakan manajemen kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Komisaris (Komite Audit); SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 5-8
8.17. Secara berkala, menyampaikan laporan kemajuan pelaksanaan tugas dan fungsi audit kepada Direktur Utama; 8.18. Berkoordinasi dengan pihak eksternal berdasarkan penugasan dari Direktur Utama dalam kaitan dengan tugas-tugas pengawasan di Perseroan; 8.19. Menyelenggarakan administrasi (back office) untuk mendukung tertib administrasi dan pelaporan hasil audit SPI. IX. Wewenang SPI Agar tugas dan tanggung jawabnya dapat berjalan dengan hasil yang optimal, SPI diberi wewenang untuk: 9.1. Menentukan strategi, ruang lingkup, metode, dan frekuensi audit internal secara independen; 9.2. Menyusun anggaran, kerangka acuan kerja (term of reference), dan menyeleksi bantuan tenaga audit (outsourcing), serta mereview kertas kerja dan laporan audit dari bantuan tenaga audit; 9.3. Memiliki akses yang tak terbatas atas seluruh informasi perusahaan dan atau melakukan peninjauan fisik atas seluruh aset milik Perseroan; 9.4. Memperoleh penjelasan dari semua level manajemen berkenaan dengan pelaksanaan tugas SPI; 9.5. Menyampaikan laporan hasil audit, termasuk hambatan dan tindak lanjut yang telah, sedang, dan atau belum dilakukan manajemen kepada Direktur Utama dan Komisaris (Komite Audit); 9.6. Mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan SDM SPI. X. Pelaporan 10.1. Berkenaan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya, SPI berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan sebagai berikut: 10.1.1. Laporan Kegiatan SPI yang meliputi rencana kerja tahunan, ikhtisar kemajuan hasil audit, hasil review, pelaksanaan outsourcing, pengembangan keahlian dan ketrampilan audit, dan tugas-tugas lain per triwulan yang disampaikan kepada Direktur Utama selambat-lambatnya satu bulan periode pelaporan; 10.1.2. Laporan Hasil Audit untuk setiap jenis penugasan audit yang disampaikan kepada Direktur Utama selambat-lambatnya dua minggu setelah tanggal akhir pelaksanaan audit dengan tembusan kepada Direktur unit manajemen terkait; 10.1.3. Laporan Hasil Review yang disampaikan kepada manajer bagian terkait berkenaan dengan hasil review sistem pengendalian internal yang SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 6-8
memerlukan perhatian serta perbaikan sistem dan prosedur pengendalian internal. Laporan ini dapat disampaikan secara terpisah atau menjadi bagian dari Laporan Hasil Audit; 10.1.4. Laporan tentang informasi penting lainnya dari temuan hasil audit yang bersifat urgent dan secara signifikan dapat berpengaruh negatif terhadap pencapaian misi, tujuan dan stategi Perseroan yang memerlukan perhatian khusus dari Direktur Utama dan tindakan perbaikan segera dari manajemen. 10.1.5. Laporan kegiatan lain yang terkait dengan fungsi dan tugas SPI, antara lain namun tidak terbatas pada laporan kegiatan yang mewakili manajemen Perseroan seperti kegiatan untuk memantau, menjawab dan mendampingi eksternal auditor, pemeriksa pajak, Departemen Keuangan, dan lain-lain berdasarkan penugasan dari Direktur Utama. 10.2. Setiap laporan yang dikeluarkan oleh SPI ditembuskan kepada Komisaris (Komite Audit). XI. Hubungan Dengan Auditan SPI melakukan komunikasi dengan pihak yang bertanggung jawab terhadap aktivitas atau unit kerja yang diaudit untuk membahas tujuan dan ruang lingkup audit dan membahas serta mengklarifikasi temuan dan usulan rekomendasi yang diajukan. XII. Hubungan dengan Auditor Eksternal SPI berkoordinasi dengan auditor eksternal dalam kaitannya dengan tugas-tugas pengawasan di Perseroan. Koordinasi audit harus direncanakan dan didefinisikan sebagai bagian dari lingkup usulan (proposal) audit, sehingga seluruh pekerjaan audit saling mendukung dan tersaji komprehensif dengan biaya yang efektif. XIII. Hubungan Dengan Komite Audit SPI berkoordinasi dengan Komite Audit dengan cara: 13.1. Menyampaikan rencana audit tahunan; 13.2. Menyampaikan tembusan laporan kepada Komite Audit tentang kecukupan pengendalian internal; 13.3. Membahas current issue yang berkembang, trend dan praktik-praktik dalam audit internal; 13.4. Menyampaikan tembusan laporan mengenai dugaan kecurangan dan memberikan informasi tentang status kasus yang sedang diinvestigasi; SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 7-8
13.5. Melakukan rapat koordinasi dengan manajer SPI sekurang kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan. XIV. Hubungan Dengan Anak Perusahaan Pada prinsipnya, hubungan SPI dengan anak perusahaan adalah sebagai tenaga ahli Komisaris anak perusahaan, atas persetujuan Direktur Utama Perseroan dalam hal sebagai berikut: 14.1. Melakukan pembinaan terhadap SPI anak perusahaan; 14.2. Melakukan audit terhadap anak perusahaan. XV. Tanggung Jawab Manajemen Manajemen PT Indofarma (Persero), Tbk bertanggung jawab untuk: 15.1. Memastikan bahwa SPI memperoleh data yang dibutuhkan dan akses yang tak terbatas atas seluruh informasi perusahaan dan atau melakukan peninjauan fisik atas seluruh aset milik Perseroan; 15.2. Mengimplementasikan pengendalian internal pada masing-masing unit manajemen di lingkungan Perseroan. XVI. Standar Profesi dan Kode Etik Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya SPI senantiasa mematuhi ketentuan standar dan kode etik profesional audit intern. XVII. Jaminan Mutu (Quality Assurance) Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, SPI mengacu pada Manual Audit PT Indofarma (Persero), Tbk dan Standar Profesional Audit Internal (SPAI). XVIII. Penutup Satuan Pengawasan Intern (SPI) Charter ini menjadi dasar pelaksanaan tugas-tugas pengawasan auditor internal dan pelaksanaan peran SPI sebagai strategic partners manajemen Perseroan. Apabila dipandang perlu, Satuan Pengawasan Intern (SPI) Charter ini dapat direvisi dan disesuaikan dengan kebutuhan dan perubahan yang terjadi. ---------- ooo O ooo ---------- SPI Charter PT Indofarma (Persero), Tbk. 8-8