PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE

PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE BENGKEL PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENYEDIAAN BELANJAWAN HOLIDAY INN MELAKA 10-12 SEPTEMBER 2012 OLEH : AMYRUDIN BIN MOHAMAD MALI amyrudin@utm.my, Ext : 30571

PENGENALAN 1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER PERUNTUKAN 2. JENIS PERBELANJAAN DIBENARKAN 3. TANGGUNGJAWAB PTJ (RA, COE) 4. ISU-ISU 5. SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 6. LAMPIRAN RINGKASAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN

1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER PERUNTUKAN AKAUN AMANAH RA / COE (BAJET A) JENIS SUMBER PERUNTUKAN PERBELANJAAN DIBENARKAN 1. Tabung Operasi Sumber Universiti - Perbelanjaan operasi berdasarkan bajet yang diluluskan 2. Tabung Induk Hasil-Hasil Sewaan / Kerja Ujikaji sampel 3. Tabung Seminar Yuran Peserta/Penajaan luar 4. Tabung Perundingan Geran luar daripada agensi/kerajaan -Menampung Belanja Operasi -Perbelanjaan mengadakan seminar seperti yang diluluskan dalam Kertas Kerja -Perbelanjaan Kerja-kerja Perundingan

2. PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN PERBELANJAAN OPERASI PERBELANJAAN SEMINAR PERBELANJAAN PERUNDINGAN SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup -Elaun Makan -Tambang Pengangkutan / EPK -Yuran Kursus -Latihan Staf SODO B23000 Perhubungan / Utiliti -Bayaran pos biasa, kurier -Telefon -Air, Elektrik - Internet (multimedia) - SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup -Elaun Makan -Tambang Pengangkutan / EPK - SODO B23000 Perhubungan / Utiliti -Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier SODO B23000 Perhubungan / Utiliti -Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier

PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN- SAMB PERBELANJAAN OPERASI SODO B24000 Sewaan -Bangunan, Ruang, Kenderaan, Alatan, Khemah,Perabot, Kelengkapan SODO B26000 Bahan Mentah untuk penyelenggaraan dan pembaikan - Alat ganti PERBELANJAAN SEMINAR SODO B24000 Sewaan -Ruang makmal, dewan seminar, - - PERBELANJAAN PERUNDINGAN SODO B24000 Sewaan -Ruang makmal, dewan seminar, SODO B27000 SODO B27000 SODO B27000 Bekalan Bekalan Bekalan -Alat tulis, Kertas, toner, - Bahan guna habis, - Bahan guna habis, alatulis, kertas alatulis, kertas ** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat SODO Pendaftar B28000 - - Penyelenggaraan & Pembaikan Kecil - Bangunan, Kemudahan Elektrik, Kenderaan, Peralatan & Lengkapan,Komputer, Alatan Makmal

PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN- SAMB PERBELANJAAN OPERASI SODO B29000 Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti -Bengkel Perancangan PTJ (Pakej) -Upah -Bayaran Syarahan Sambilan -Keraian -Pendahuluan Pelbagai (Petty Cash) -Elaun Panel Penilai PERBELANJAAN SEMINAR SODO B29000 Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti -Keraian (Makan minum urusetia, penceramah) -Perkhidmatan pengiklanan /percetakan (Brocure,Banner, iklan, Backdrops) -Cenderamata -Bengkel (Pakej) - Upah / Saguhati PERBELANJAAN PERUNDINGAN SODO B29000 Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti -Yuran Perundingan -Upah ** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat Pendaftar

TANGGUNGJAWAB PTJ (RA/COE) Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT yang dihantar ke Pejabat Bendahari lengkap beserta dokumen sokongan yang diperlukan. Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT dibuat selaras dengan peraturan perbendaharaan dan yang digunapakai oleh Pihak Universiti. Memastikan bahawa bayaran/tuntutan yang dibuat teratur, munasabah dan berpatutan serta mengawal perbelanjaan tuntutan yang berkenaan. Memastikan semua dokumen yang di perlukan dilampirkan ke Pejabat Bendahari. Menyimpan rekod transaksi kewangan dan memastikan rekod kewangan dipadan suai (reconcile) dengan rekod kewangan pejabat bendahari (Lejer Projek & Penyata Pendapatan Terperinci) (Rujuk :Contoh Lejer Projek dan Penyata Pendapatan Terperinci)

ISU - ISU 1. Dokumen pembayaran dikemukakan ke Pejabat Bendahari tidak lengkap. Contoh:- Invois tiada perakuan pembayaran pegawai, tiada surat arahan bertugas, tidak mengisi e-form, maklumat tuntutan tidak lengkap. Akibat:- a) Dokumen terpaksa dikembalikan ke PTJ dan ini telah melengahkan pembayaran dibuat kepada pembekal dan staf. b) Unit bayaran membayar tuntutan berdasarkan maklumat yg ada shj kerana kegagalan menghubungi staf/penuntut bayaran melalui telefon

ISU - ISU 2. Pesanan Tempatan disediakan menggunakan vot yang salah (sengaja atau tidak sengaja) Akibat:- a) Proses pembetulan Vot terpaksa dibuat terlebih dahulu sebelum proses penyediaan cek dapat dilakukan. Ini telah memanjangkan proses pembayaran secara keseluruhannya.

ISU - ISU 3. Tuntutan bil/invois melangkaui tahun dan tiada pengesahan pembayaran dari PTJ Akibat:- a) Kelewatan pembayaran kepada pembekal. Dokumen terpaksa dipulangkan kepada PTJ untuk disahkan pembayaran, mendapatkan akuan sumpah, salinan invois disahkan benar. - Pegawai yang membuat perolehan perlu bertanggungjawab untuk mengesahkan pembayaran. - Menjejaskan nama baik Universiti atas kelewatan pembayaran

ISU - ISU 4. Perolehan yang telah dibuat tidak dibenarkan berdasarkan Peraturan Universiti yang digunapakai. Contohnya:- Perolehan yang sepatutnya menggunakan PT (jumlah keseluruhan perolehan melebihi RM 1,000 ) tidak dipatuhi. Invois telah diperolehi drp pembekal PT tidak di keluarkan.(seminar/kursus : Alasan lazim-dibuat secara last minit / buat dahulu tanpa rujuk ke bhgn kewangan) Akibat:- a) Perlanggaran peraturan dalam Proses Perolehan yang dibuat menyebabkan Proses Pembayaran menghadapi masalah. - Pegawai kurang bertanggungjawab dalam urusan perolehan menyebabkan masalah ini timbul. - Pembekal/Staf yang menjadi mangsa kelewatan pembayaran.

ISU - ISU 5. Memecahkecilkan Perolehan -Perolehan bawah RM 1,000.00 Perolehan bawah RM 1,000.00 :-Aktiviti memecahkecilkan perolehan merupakan suatu kesalahan dalam peraturan kewangan kerajaan. 6. Mencampuraduk Projek Perundingan / seminar / projek-projek khas dalam Tabung Induk / Tabung Operasi Pusat Kecemerlangan Akibat:- Akibat:- -Sumber Pendapatan /terimaan/perbelanjaan bercampur aduk dalam satu tabung. -Kegagalan mengenalpasti transaksi kewangan & Pelaporan gagal dibuat / kurang tepat :-Aktiviti tersebut merupakan suatu kesalahan dan pelanggaran terhadap garis panduan tabung dan mengundang kepada teguran audit. -

ISU - ISU 6. Invois/bill ditujukan terus ke Pejabat Bendahari oleh Pembekal Akibat:- a) Pengesanan bil/invois terpaksa dilakukan terlebih dahulu oleh Pihak Pejabat Bendahari dan seterusnya diberi ke PTJ yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya. :-Aktiviti ini memanjangkan tempoh proses bayaran secara keseluruhannya

ISU - ISU 7. Sistem belum matang 8. Perbelanjaan melebihi peruntukan 9. Kurang mahir dengan sistem 10. Terlalu lewat kemukakan permohonan pendahuluan 11. Tidak buat pelarasan pendahuluan

Kandungan SPP. Bil 7/2006 Proses Penyemakan dan Pengesahan Bayaran di PTJ/ Fakulti/RA/COE Proses Pembayaran & Penyediaan Cek di Pejabat Bendahari 0 hari 7 hari 14 hari 9 hari Tarikh bekalan/perkhidmatan lengkap diterima. Daftar/Mohon bayaran di PTJ (e- form) E-form dan dokumen sokongan diterima di Pejabat Bendahari Tarikh Cek Siap

SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 1. Perjalanan : Tugas Rasmi (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006 (Perbatuan) - Pekeliling Pentadbiran Bil. 7/2007 (Perbatuan) - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2010 - Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010 - Pekeliling Perkhidmatan Bil 1/2012 (Klausa Elaun Perjalanan Kenderaan) Tugas Rasmi (Luar Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 - Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 1 Tahun 2009 2. Perjalanan: Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 - Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010

SUMBER RUJUKAN / PERATURAN Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 3. Saguhati/Honorarium - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995 - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996 - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 - Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008 4. Pendahuluan Staf Perjalanan - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 - Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 1998 Pelbagai - Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 tahun 1990

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN Elaun Makan Sewa Hotel Elaun Lodging Elaun Harian Perbatuan Tambang Gantian Tambang Pengangkutan Awam cth. teksi Pelbagai cth. dobi,parking,cas panggilan telefon

1.Perjalanan: -Tugas Rasmi (Dalam Negeri) Gred Elaun Makan Hotel Lodging Utama/Kha s A keatas Utama/Kha s B dan C Peninsular Malaysia Sabah, Labuan & Sarawak Peninsular Malaysia Sabah, Labuan & Sarawak Peninsular Malaysia 115.00 165.00 300.00 300.00 80.00 85.00 100.00 130.00 300.00 300.00 75.00 80.00 53 to 54 85.00 115.00 300.00 300.00 70.00 75.00 45 to 52 60.00 80.00 180.00 200.00 60.00 70.00 41 to 44 45.00 65.00 160.00 170.00 55.00 60.00 27 to 40 17 to 26 LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 40.00 40.00 55.00 55.00 140.00 130.00 160.00 150.00 45.00 40.00 Sabah, Labuan & Sarawak 50.00 45.00 1 to 16 35.00 50.00 120.00 140.00 35.00 40.00

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 1.Perjalanan: -Tugas Rasmi (Luar Negeri) Gred Elaun Makan Hotel Lodging Kadar/Hari Kadar/Hari Utama/Khas A keatas 370.00 Actual (Standard Suite) Appendix 1 Utama/Khas B dan C 340.00 Actual (Standard Room) Appendix 1 53 to 54 320.00 Actual (Standard Room) Appendix 1 45 to 52 270.00 Actual (Standard Room) Appendix 1 1 to 44 Appendix 1 Actual (Standard Room) Appendix 1

Appendix 1 Berdasarkan Appendix A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 & Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 2009 Category Elaun Makan (RM) Pendahuluan /Sewa Hotel (RM) Lelaun Lojing (RM) I 175 400 100 II 195 440 120 III 215 480 140 IV 235 520 160 V 255 560 180 Category I Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania Cambodia India Mynmar Philippines Tonga Category II Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda Guinea Malta South Africa Uruguay

Samb. Appendix 1 Category III Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia Bahrain Kasakstan Moldova Spain Category IV Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela Bosnia- Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria Category V Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom Finland Italy St. Lucia Turkey USA Japan Macau Mexico

2.Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) -Kursus Gred Elaun Makan Hotel Lodging Utama/Kha s A keatas LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN Peninsular Malaysia Sabah, Labuan & Sarawak Peninsular Malaysia Sabah, Labuan & Sarawak Peninsular Malaysia 90.00 120.00 300.00 300.00 80.00 85.00 Sabah, Labuan & Sarawak Utama/Kha s B dan C 90.00 120.00 300.00 300.00 75.00 80.00 53 to 54 70.00 90.00 300.00 300.00 70.00 75.00 45 to 52 60.00 80.00 145.00 160.00 60.00 70.00 41 to 44 45.00 65.00 130.00 140.00 55.00 60.00 17 to 40 40.00 55.00 80.00 100.00 35.00 40.00 1 to 16 35.00 50.00 65.00 80.00 30.00 35.00

2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN Gred Elaun Makan Hotel Lodging Rate/day Rate/day Utama/Khas A keatas 300.00 Actual (Standard Room) Appendix 2 Utama/Khas B dan C 270.00 Actual (Standard Room) Appendix 2 53 to 54 240.00 Actual (Standard Room) Appendix 2 45 to 52 200.00 Actual (Standard Room) Appendix 2 1 to 44 Appendix 2 Appendix 2 Appendix 2

Appendix 2 Berdasarkan Appendix C,Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005 Category Meal Allowance (RM) Advance /Hotel Rental (RM) Lodging Allowance (RM) I 100 200 100 II 120 300 120 III 140 400 140 IV 160 500 160 V 180 600 180 Category I Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania Cambodia India Mynmar Philippines Tonga Category II Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda Guinea Malta South Africa Uruguay

Con t Appendix 2 Category III Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia Bahrain Kasakstan Moldova Spain Category IV Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela Bosnia- Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria Category V Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom Finland Italy St. Lucia Turkey USA Japan Macau Mexico

LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN