Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN Untuk Kelas X SMK Program Kehalian Administrasi Perkantoran R E T N O A F I A N T I ( 1 2 0 4 1 2 4 2 3 4 7 3 )
KATA PENGANTAR S egenap puji dan syukur patut kiranya penulis sampaikan pada Allah SWT. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah SAW. Berkat limpahan dan rahmat-nya penyusun mampu menyelesaikan tugas pembuatan modul ini guna memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP Berbasis TIK ini dengan lancar. Dalam penyusunan modul ini tidak sedikit penulis mengalami berbagai hambatan. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan modul ini tidak lain berkat rahmat Allah SWT dan tentunya juga bantuan, dorongan, dan bimbingan dosen pembimbing, sehingga kendala yang dihadapi dapat teratasi. Semoga modul ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para mahasiswa Universitas Negeri Malang. Kami sadar bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu kepada semua pembaca, dosen pembimbing beserta teman-teman kami meminta masukan demi perbaikan pembuatan modul di masa yang akan datang dan mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca. Malang, November 2014 Penyusun Otomatisasi Perkantoran Page 2
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... 2 DAFTAR ISI... 3 PETA KEDUDUKAN MODUL... 4 GLOSARIUM... 5 I. PENDAHULUAN Deskripsi... 7 Prasyarat... 7 Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar... 7 Tujuan Akhir... 8 Kompetensi... 8 II. PEMBELAJARAN KEGIATAN PEMBELAJARAN I Memulai Bekerja Dengan Ms.Word... 10 Membuat Format Dokumen... 10 Membuat Format Teks dan Paragraf... 11 Membuat Format Tabel dan Mengolah... 13 Membuat Mail Merge... 16 Menggunakan Warna dan Objek... 17 Mencetak File Dokumen... 18 Rangkuman... 19 Tes Formatif I... 20 K KEGIATAN PEMBELAJARAN II Mulai Bekerja Dengan Microsoft Excel... 23 Membuat Format Workbook... 25 Membuat Format Tabel... 25 Membuat Format Data Tabel... 26 Mengolah Data Tabel Dan Grafik... 28 Menggunakan Warna Dan Objek... 31 Mencetak File Workbook... 32 Rangkuman... 36 Tes Formatif II... 37 III. EVALUASI & PENILAIAN Tes Formatif III... 40 Tugas/Langkah Kerja... 42 Penilaian... 43 Kunci Jawaban... 45 DAFTAR PUSTAKA... 53 Otomatisasi Perkantoran Page 3
PETA KEDUDUKAN MODUL Tidak ada mata pelajaran yang sulit, kecuali kemalasan akan mempelajarinya Otomatisasi Perkantoran Page 4
GLOSARIUM Margin Untuk mengatur ukuran halaman sesuai ukuran yang telah disediakan. Custom Margin Untuk mengatur ukuran halaman sesuai ukuran yang kita butuhkan. Orientation Pengaturan arah etakan halaman, apakah dengan Portrait (memanjang) ataukan dengan Landscape (melebar) Portrait Tampilan halaman Ms.Word secara vertikal (memanjang) Landscape Tampilan halaman Ms.Word secara horizontal (melebar) Gutter Jarak spasi tambahan pada margin kiri yang ditujukan sebagai tempat penjilidan Database (Basis Data) Kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat diolah menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi Auto Fit Behavior Fitur untuk mengatur ukuran teks agar pas di tempatnya Shortcut Kombinasi dari beberapa tombol yang jika ditekan secara bersamaan mampu bereaksi seccara spesifik pada komputer atau lebih mudahnya tombol cepat untuk sebuah perintah pada sistem kerja di komputer Worksheet Worksheet atau spreadsheet atau sheet, adalah lembar kerja elektronik yang di tampilkan di layar monitor. Otomatisasi Perkantoran Page 5
I. PENDAHULUAN Deskripsi Prasyarat Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar Tujuan Akhir Kompetensi Otomatisasi Perkantoran Page 6
A. Deskripsi Pada bab ini akan dibahas tentang Microsoft Word dan Microsoft Excel tentang: Mengidentifikasi Cara Mengoperasikan Microsot Word Mengoperasikan Cara Kerja Microsoft Word Menguraikan cara engoperasikan Microsoft Excel Mempraktikkan cara mengoperasikan Microsoft Excel B. Prasyarat Untuk mempelajari bahan ajar ini tidak ada syarat kemampuan awal kompetensi yang harus dikuasai dan tidak ada pengetahuan awal yang harus dikuasai sebelumnya. C. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar Untuk Peserta Didik 1. Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan sesksama, terutama bagian instruksi b) Bacalah dan pahami tujuan, sasaran, tingkat penguasaan, dan waktu yang ditargetkan c) Kerjakan tugas dan latiah dengan benar dan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum mengerjakan d) Laporkan kemajuan Anda kepada pendidik sebelum melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya 2. Diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu 3. Jika ada bagian yang belum dipahami, usahakan mendiskusikan dengan teman yang juga sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum bertanya pada pendidik. 4. Usahakan mencari jawaban dari sumber lain 5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagianbagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. Untuk Pendidik 1. Pendidik harus memahami seluruh isi bahan ajar dan memiliki daftar bagian bahan ajar yang dirasa sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atas bagian bahan ajar yang dirasa sulit tersebut 2. Pendidik memiliki kemjuan peserta didik dan memikirkan sumber belajar yang lain yang relevan untuk disarankan kepada peserta didik 3. Pendidik diharapkan mampu memberi perhatian kepada peserta didik (pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll) 4. Peserta didik dapat melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya setelah mampu menyelesaikan tugas dan latihan terlebih dahulu. Otomatisasi Perkantoran Page 7
D. Tujuan Akhir Siswa dapat mulai bekerja dengan Ms. Word Siswa dapat membuat format dokumen Siswa dapat membuat format teks dan paragraf Siswa dapat membuat tabel dan mengolah Siswa dapat membuat mail merge Siswa dapat menggunakan warna dan objek Siswa dapat mencetak file dokumen Siswa dapat mulai bekerja dengan Microsoft Excel Siswa dapat membuat format Workbook Siswa dapat membuat format tabel Siswa dapat membuat format data tabel Siswa dapat mengolah data tabel dan grafik Siswa dapat menggunakan warna dan objek Siswa dapat mencetak file workbook E. Kompetensi 3.2 Mengidentifikasi Cara Mengoperasikan Microsoft Word 3.3 Mempraktikkan cara mengoperasikan Microsoft Excel 4.2 Mengoperasikan cara kerja Microsoft Word 4.3 Mempraktikkan cara mengoperasikan Microsoft Excel Pelajar tak mau belajar, belum menjadi pelajar sejati Otomatisasi Perkantoran Page 8
II. PEMBELAJARAN KEGIATAN PEMBELAJARAN I Memulai Bekerja Denan Microsoft Word Membuat Format Dokumen Membuat Format Teks Dan Paragraf Membuat Format Tabel Dan Mengolah Membuat Mail Merge Menggunakan Warna Dan Objek Mencetak File Dokumen Rangkuman Tes Formatif I Otomatisasi Perkantoran Page 9
A. Mulai Bekerja Dengan Microsoft Word L angkah-langkah untuk memulai menjalankan program Microsoft Word yaitu : 1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows. 2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih 3. Microsoft Office Word 2007. B. Membuat Format Dokumen Memulai 1. Aktifkan lembar kerja Microsoft Word 2. Aturlah Margin lembar kerja 3. Ketiklah naskah yang diinginkan Setting Halaman 1. Klik Page Layout a. Klik Tab Margin b. Pilih bentuk margin yang diinginkan c. Jika tidak ada ukuran yang cocok, klik di Custom Margin dan tentukan: Top : Jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah. Bottom : Jarak antara sisi bawah kertas dengan teks/naskah. Left : Jarak antara sisi kiri kertas dengan sisi kiri naskah. Right : Jarak antara sisi kanan kertas dengan sisi kanan naskah. Gutter : Jarak spasi tambahan pada margin kiri yang ditujukan sebagai tempat penjilidan. Gutter Position : Letak gutter. Orientation : Pengaturan arah cetakan halaman dengan Portrait (memanjang) dan Landscape (melebar). Preview : Tampilan layar Word. 2. Paper Size a. Klik di SIZE, kemudian tentukan ukuran kertas yang di inginkan. b. Jika tidak ada yang sesuai klik di More Paper Size Contoh : A4, Legal, dll. Cara Penulisan 1. Untuk pengetikan huruf besar di awal kata atau kalimat, tekanlah tombol Shift bersamaan dengan tombol huruf awal kata (jika Caps Lock tidak hidup) 2. Untuk pengetikan naskah dalam huruf besar semua, tekan tombol Caps Lock. 3. Untuk menghapus kata atau kalimat sebelah kiri tekan tombol Backspace. 4. Untuk menghapus kata atau kalimat sebelah kanan tekan tombol Delete. 5. Untuk menurunkan kursor ke baris berikutnya tekan tombol Enter. 6. Untuk masuk ke paragraph baru tekan tombol Tab. 7. Untuk memberikan spasi pada suatu kata atau kalimat tekan tombol Spacing. Otomatisasi Perkantoran Page 10
8. Untuk menuju ke awal kalimat teks tekan tombol Home. 9. Untuk menuju ke akhir kalimat teks tekan tombol End. 10. Untuk mengaktifkan tombol angka keyboard sebelah kanan tekan tombol Num Lock. Pengaturan Teks Untuk meratakan teks, pilih salah satu bentuk perataan yang diinginkan: 1. Align Left (Ctrl + L) : Perataan teks sebelah kiri. 2. Center (Ctrl + E) : Perataan teks di tengah. 3. Align Right (Ctrl + R) : Perataan teks sebelah kanan. 4. Justify (Ctrl + J) : Perataan teks sebelah kiri dan kanan Menyisipkan Nomor Halaman Untuk dapat menyisipkan nomor di setiap lembar atau halaman pada microsoft word 2007, silakan ikuti langkah-langkah berikut : 1. Klik tab Insert 2. Klik icon Page Number 3. Klik tanda panah kebawah dan tentukan posisi number 4. Jika tidak ada yang sesuai, klik di Format Page Number Membuat Header and Footer 1. Klik di icon Header atau Footer 2. Klik tanda panah ke bawah dan tentukan posisi Header 3. Isikan catatan atas pada kolom Header dan catatan bawah pada kolom Footer 4. Klik Close C. Membuat Format Teks dan Paragraf Membuat Block 1. Menggunakan Keyboard, tempatkan kursor pada awal kata / kalimat yang akan diblock 2. Tekan tombol Shift sambil menekan tanda panah ( ) ke awal kata / kalimat. Atau bisa menggunakan Mouse 1. Klik kiri tanpa dilepas (drag ) pada awal kata / kalimat yang akan diblock 2. Seret penunjuk mouse hingga ke akhir kata / kalimat yang akan diblock 3. Lepas klik mouse tersebut Mengcopy Kalimat 1. Block kata / kalimat yang akan di-copy 2. Klik icon Copy atau dengan tombol Ctrl + C 3. Letakkan kursor pada tempat yang akan diletakkan hasil copy-an 4. Klik icon Paste atau dengan tombol Ctrl + V Memindahkan Kalimat 1. Block kata / kalimat yang akan dipindahkan Otomatisasi Perkantoran Page 11
2. Klik klik icon Cut atau dengan tombol Ctrl + X 3. Letakkan kursor pada tempat yang ingin dipindahkan. 4. Klik icon paste atau dengan tombol Ctrl + V Membatalkan Perintah Apabila dalam pengetikan tidak sengaja melakukan kesalahan, baik dalam pengeditan, pemformatan dan lain sebagainya maka gunakan: Undo (Ctrl + Z) : Membatalkan pengeditan. Redo (Ctrl + Y) : Membatalkan pembatalan pengeditan Change Case 1. Blok kalimat / kata yang ingin dirubah format hurufnya. 2. Klik menu Home Change Case o Sentence case : Mengubah kalimat pada teks dengan diawali huruf besar. o lowercase : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf kecil. o UPPERCASE : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf besar. o Title Case : Mengubah setiap awal kata dengan huruf besar. o tongle case : Mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil. Bullets and Numbering 1. Bullets Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Bullets. Klik tab Home klik icon bullet Untuk memilih jenis bullet klik tanda panak ke bawah, klik bullet yang anda harapkan. Selain itu juga bisa memilih alternatif Bulleted yang lain dengan mengklik Define New Bullet. Klik Character, lalu pilih jenis Bulleted yang Anda inginkan. Klik OK 2. Numbered Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat numbered. Klik tab Home klik icon numbered Untuk memilih jenis bullet klik tanda panak ke bawah, klik bullet yang anda harapkan. Selain itu juga bisa memilih alternatif Bulleted yang lain dengan mengklik Define New Bullet. Klik Character, lalu pilih jenis Bulleted yang Anda inginkan. Klik OK Otomatisasi Perkantoran Page 12
D. Membuat Format dan Mengolah Tabel Membuat Format Tabel Word Ada beberapa cara untuk membuat tabel di Word 2007: Menggunakan template 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, arahkan ke Quick Tables, dan kemudian klik template yang diinginkan. 2. Ganti data pada template. Menggunakan menu Table 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table. 2. Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom. Menggunakan perintah Insert Table 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog. 2. Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom. 3. Di bagian AutoFit Behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel. Menggambar tabel 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table. 2. Pointer akan berubah menjadi pensil. 3. Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya. 4. Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup, klik Eraser. 5. Klik garis yang ingin dihapus. Mengolah Tabel Menggunakan Table Styles 1. Klik tabel yang ingin diformat. 2. Pada Table Tools, klik Design tab. Otomatisasi Perkantoran Page 13
3. Di Table Styles grup, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel. 4. Klik style yang ingin digunakan. 5. Di bagian Table Style Options grup, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain. Membuat dan Menghapus Garis Pembatas o o Membuat Garis Pembatas 1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas. 2. Pada Table Tools, klik Design tab. 3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan pilih bentuk garis pembatas yang disediakan. Atau klik Borders and Shading, dan pada Borders tab, pilih bentuk garis pembatas yang diinginkan. Menghapus Garis Pembatas 1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya. 2. Pada Table Tools, klik Design tab. 3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klik No Border untuk menghapus pembatas tabel. Otomatisasi Perkantoran Page 14
4. Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagian preview, klik garis yang ingin dihilangkan. Mencegah pemisahan isi baris dalam tabel Microsoft Word akan secara otomatis memisahkan isi baris tabel yang panjang ke halaman berikutnya bila baris tersebut terletak di akhir halaman. Untuk membuat isi baris yang panjang ini tidak terpisah dan ditempatkan semuanya di halaman selanjutnya, gunakan cara berikut: 1. Klik pada tabel. 2. Pada Table Tools, klik Layout tab. 3. Di Table grup, klik Properties, dan pilih Row tab. 4. Hilangkan pilihan pada kotak Allow row to break across pages dan klik OK. Memisahkan tabel ke halaman selanjutnya pada baris tertentu 1. Klik pada baris yang ingin ditempatkan di halaman berikutnya. 2. Tekan CTRL+ENTER. Cara ini disebut juga page break manual. Cara Membuat Table Heading Berulang Pada Setiap Halaman 1. Pilih baris heading (harus termasuk baris pertama pada tabel). 2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows. Catatan: Table heading berulang hanya ada di print layout view atau ketika Anda mencetak dokumen tersebut. Table heading berulang tidak akan muncul bila Anda melakukan page break manual (CTRL + ENTER) dalam tabel. 3. Untuk menghilangkan table heading berulang: klik pada heading table di halaman pertama. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows. Mengurutkan Data pada Tabel 1. Klik pada tabel. 2. Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Sort. 3. Pada kotak dialog Sort, pilih kolom atau header kolom yang dijadikan sebagai dasar pengurutan. Memberi Penomoran Pada Sel di Tabel 1. Pilih sel pada tabel yang akan diberi nomor. Tip: Untuk memberi nomor pada setiap baris, klik pada kolom pertama. 2. Pada Home tab, Paragraph grup, klik Numbering. Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel 1. Masukkan tanda pemisah seperti koma dan tabs untuk menentukan dimana kumpulan teks ini akan dibagi menjadi kolom. Gunakan paragraf untuk menandai baris baru. Otomatisasi Perkantoran Page 15
2. Pilih kumpulan teks yang akan diubah ke bentuk tabel. 3. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Convert Text to Table untuk menampilkan kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini. 4. Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini. Mengubah Tabel Menjadi Kumpulan Teks 1. Pilih kumpulan baris atau tabel yang akan diubah menjadi paragraf. 2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Convert to Text. 3. Di bagian Separate text at, pilih tanda pemisah kolom yang akan digunakan. Untuk baris akan dipisahkan menjadi paragraf E. Membuat Mail Merge Terlebih dahulu kita membuat database untuk menjalankan mail merge. 1. Buka Microsoft Excel 2. Buat kolom nama, alamat, hari, tanggal, dan sebagainya seperlu yang dibutuhkan Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Kemudian baris kedua dan selanjutnya diisi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya. 3. Rename nama sheet di bagian bawah 4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita beri nama Alamat 5. Setelah semua di atas selesai, lalu simpan data tersebut dengan tekan di keyboard Ctrl + S atau melalui menu-save Beri nama terserah, misal nama Database Alamat 6. Simpan dengan nama terserah, misal Database Alamat. Setelah kita memiliki database Alamat di Microsoft Excel, selanjutnya kita tinggal membuat desain surat yang dimaksud dan mengatur mail merge di Microsoft Word dengan langkah sebagai berikut : Otomatisasi Perkantoran Page 16
1. Buka Microsoft Word 2. Buat desain surat, pastikan bagian yang nantinya akan diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal dikosongi terlebih dahulu 3. Atur mail merge. Klik menu Mailings-Step by Step Mail Merge Wizard 4. Lalu akan keluar panel tambahan di bagian kanan Microsoft Word 5. Pilih use the current document, kemudian next 6. Klik Browse di panel kanan, lalu pilih dokumen excel yang berisi daftar nama, alamat, hari dan tanggal jadi 7. Lalu akan muncul jendela Select Table, lalu pilih nama sheet yang telah kita rename 8. Akan muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang akan digunakan dalam keadaan tercentang, lalu klik OK 9. Pastikan panel di kanan telah ada tulisan nama data alamat kita 10. Tentukan dimana letak tulisan nama dan alamat berada di dokumen undangan. Misal, kita ingin nama nanti diletakkan di belakang kata Yth. Di undangan Yth, nama. Caranya, pertama letakkan kursor di belakang kata Yth., dengan cara mengklik sekali di belakang kata Yth. Tersebut. Pastikan kursor telah di belakang Yth., jangan memindahkan kursor ke tempat lain terlebih dahulu. Kemudian, klik pada tulisan more items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus tetap berada di belakang Yth.). Selanjutnya akan keluar jendela kecil Insert Merge Field, lalu pilih Fields nama, lalu Insert 11. Jika sudah berhasil, di belakang tulisan Bapak akan ada tulisan <<NAMA>>. Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi. 12. Tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama, masukkan field alamat ke bagian tersebut. Dan seterusnya caranya sama untuk Hari dan Tanggal. 13. Jika sudah berhasil, klik next di panel kanan bawah. Tulisannya Next : Preview your letter... untuk melihat preview undangan. Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan ini. F. Menggunakan Warna dan Objek Menyisipkan Objek Gambar Pada Naskah a. Klik icon ClipArt b. Pada panel tugas Insert ClipArt, klik Clip Organizer dan pilih gambar yang ada. c. Klik perintah Copy dan tutup jendela Microsoft Clip Organizer d. Klik perintah Paste e. Memasukkan gambar dari File f. Klik Icon Picture g. Pilih file gambar yang ada Klik tombol Insert Membuat Auto Shapes 1. Klik tab Insert Klik icon Shapes. 2. Klik tanda panah kebawah. 3. Pilih bentuk yang diinginkan. Otomatisasi Perkantoran Page 17
4. Letakkan penunjuk mouse diawal gambar. 5. lalu drag (seret) sesuai dengan keinginan, lalu lepas drag-nya. Memasukkan Teks Pada Auto Shapes 1. Klik gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya 2. Klik icon Text Box 3. Klik pointer pada gambar AutoShape yang ingin diisi tulisan di dalamnya 4. Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut Atau : 1. Klik kanan gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya 2. Klik Add Text 3. Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut G. Mencetak File Dokumen 1. Pastikan printer sudah aktif dan kertas sudah siap berada pada tempatnya 2. Buka dokumen yang akan dicetak dengan cara menekan tombol Ctrl + P pada keyboard 3. Setelah dokumen terbuka, tekan tombol Ctrl + P kemudian kotak dialog print akan muncul 4. Pilih jenis printer pada bagian name 5. Isi nomor halaman pada page range All : mencetak semua halaman Current page : mencetak halaman dimana kursor berada Pages : mencetak halaman sesuai yang diisikan 6. Isi banyaknya pencetakan jika lebih dari satu pada number of copies 7. Tekan ok Otomatisasi Perkantoran Page 18
RANGKUMAN A. Mulai Bekerja Dengan Ms Word B. Membuat Format Dokumen Memulai Setting Halaman Cara Penulisan Pengaturan Teks Menyisipkan Nomor Halaman Membuat Header And Footer C. Membuat Format Teks Dan Paragraf Membuat Blok Mengcopy Kalimat Memindahkan Kalimat Membatalkan Perintah Change Case Bullets and Numbering D. Membuat Format dan Mengolah Tabel Membuat Tabel Word Mengolah Tabel Word E. Membuat Mail Merge F. Menggunakan Warna Dan Objek Menyisipkan Objek Gambar Pada Naskah Membuat Auto Shapes Memasukkan Teks Pada Auto Shapes G. Mencetak File Dokumen Otomatisasi Perkantoran Page 19
TES FORMATIF I A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1) Apakah menu yang digunakan untuk mengatur jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah? a. Top d. Left b. Right e. Gutter c. Bottom 2) Apakah tombol yang digunakan untuk pengetikan naskah dalam huruf besar semua? a. Backspace d. Delete b. Home e. Caps Lock c. Shift 3) Apakah tombol yang digunakan jika ingin menuju ke awal kalimat teks? a. Backspace d. Delete b. Home e. Caps Lock c. Shift 4) Apakah tombol yang digunakan untuk membuat perataan teks sebelah kiri dan kanan? a. Ctrl + L d. Ctrl + E b. Ctrl + R e. Mdm c. Ctrl + J 5) Dalam membuat Header and Footer, apakah menu yang dipilih setelah kita memilih icon Header atau Footer? a. Tanda panah ke bawah d. Close b. Font e. Paste c. Page Number 6) Apakah menu yang digunakan untuk mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil? a. Tongle Case d. Sentence Case b. Lowercase e. Title Case c. Uppercase 7) Dalam membuat tabel, apakah maksud dari Number of Rows? a. Untuk menentukan jumlah kolom d. Untuk menentukan jumlah baris b. Untuk memilih bentuk format tabel e. Untuk pengepasan tabel otomatis c. Untuk memilih ukuran huruf 8) Dalam membuat tabel, apakah maksud dari Number of Columns? a. Untuk menentukan jumlah kolom d. Untuk menentukan jumlah baris b. Untuk memilih bentuk format tabel e. Untuk pengepasan tabel otomatis c. Untuk memilih ukuran huruf 9) Dalam membuat Auto Shapes, setelah kita memilih tanda panah ke bawah apakah langkah selanjutnya? Otomatisasi Perkantoran Page 20
a. Pilih bentuk yang diinginkan b. Klik tab insert c. Klik icon Shapes d. Letakkan penunjuk mouse di awal gambar e. Drag (seret) penunjuk mouse sesuai keinginan 10) Dalam menggunakan warna dan objek, setelah kita memilih icon Clip Art apakah langkah yang selanjutnya? a. Masukkan gambar dari file b. Pilih gambar yang ada c. Pada pane tugas Insert Clip Art d. Klik perintah paste e. Klik clip organizer B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1) Sebutkan tombol kombinasi yang biasanya digunakan untuk meratakan teks! 2) Jelaskan secara singkat langkah-langkah menyisipkan nomor halaman! 3) Jelaskan secara singkat cara membuat block dengan menggunakan keyboard dan dengan menggunakan mouse! 4) Jelaskan langkah-langkah membuat bullets! 5) Jelaskan langkah-langkah membuat table dengan menggunakan menu Table! Otomatisasi Perkantoran Page 21
KEGIATAN PEMBELAJARAN II Memulai Bekerja Dengan Microsoft Excel Membuat Format Workbook Membuat Format Tabel Membuat Format Data Tabel Mengolah Data Tabel dan Grafik Menggunakan Warna dan Objek Mencetak File Workbook Rangkuman Tes Formatif II Otomatisasi Perkantoran Page 22
A. Memulai Bekerja Dengan Microsoft Excel Langkah pertama sebelum memulai program ini Anda harus mengecek apakah komputer Anda sudah terinstall program Microsoft Excel 2007 atau belum. Setelah Anda meyakini bahwa Microsoft Excel 2007 telah terinstall di dalam komputer Anda, maka Anda dapat menggunakan software ini untuk berbagai keperluan. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel, antara lain sebagai berikut. 1. Melalui double klik shortcut Microsoft Excel di desktop. 2. Melalui menu Start. 3. Melalui file yang terdapat di Microsoft Excel Jika ingin membuka Microsoft Excel dengan cara pertama, maka pada desktop harus sudah ada shortcut-nya terlebih dahulu. Seandainya shortcut belum terpasang di desktop, shortcut dapat dimunculkan dengan langkah berikut. Klik kanan pada desktop. Pilih menu New, kemudian klik Microsoft Excel worksheet. Jika ingin membuka Microssoft Excel 2007 dengan cara kedua, langkah yang digunakan adalah sebagai berikut. Klik menu Start, kemudian arahkan pada pilihan All Programs. Klik Microsoft Office dan lembar kerja Microsoft Excel 2007 Sekarang Anda siap bekerja dengan Excel 2007. Otomatisasi Perkantoran Page 23
Jika ingin membuka Microsoft Excel 2007 dengan cara ketiga, maka dalam windows explorer harus sudah ada file Excel yang pernah dibuat. Misalnya file Excel ada di My Document, maka langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut. Klik menu start > Pilih Program > klik windows Explorer. Klik Folder My Document. Klik dua kali pada file Excel yang akan dibuka. Cara Mengakhiri Excel 2007 Setelah Anda selesai menggunakan Microsoft Excel 2007, Anda perlu menutup program aplikasi windows tersebut sebelum mematikan komputer. Cara untuk menutup program adalah dengan cara meng-klik tombol Close (X) yang terdapat di sebelah kanan atas Windows Excel atau dapat juga melalui ikon kontrol menu yang terdapat di pojok kiri, caranya sebagai berikut. 1. Klik ikon menu kontrol Microsoft Excel 2007. 2. Pilih dan klik Exit Excel. Otomatisasi Perkantoran Page 24
B. Membuat Format Workbook Langkah-langkah membuat format workbook adalah sebagai berikut: 1. Klik ribbon File lalu klik New, pada pilihan yang ada pilih New From Existing. Lalu pilih file yang akan dijadikan acuan formatnya untuk file baru 2. Klik Create New Maka Excel akan membuka file baru seperti file yang telah dipilih tadi dan dapat diubah, dikurangi atau ditambah data yang ada. 3. Klik Save As Maka akan ada file dari langkah di atas dengan nama file yang ada ditambah dengan angka 1. Misalnya file sebagai acuan bernama Rapor SMK Semester I menjadi Rapor SMK Semester I1, tetapi jika tidak ingin nama file seperti itu maka bisa juga menggantinya. Catatan: Langkah-langkah di atas sebenarnya agar tidak membuat format atau tampilan baru dalam membuat sebuah data di Excel, sehingga dengan dmeikian dapat menghemat dalam pekerjaan editing. C. Membuat Format Tabel Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat tabel : Langkah Pertama : 1. Langkah pertama, pastikan telah masuk ke Ms.Excel. Klik Start kemudian dalam pencarian dapat menuliskan Microsoft Excel. 2. Apabila sudah tampil lembar kerja Ms. Excel maka dapat memblok kolom dan baris sesuai dengan kebutuhan. 3. Setelah itu klik kanan pada area yang sudah diblok, kemudian pilih format cell. Hal yang harus diperhatikan adalah kolom dan baris masih dalam keadaan blok. 4. Apabila telah muncul dialog format cell maka pilih tab Border. 5. Lanjutkan dengan mengklik Icon Outline dan Inside kemudian klik Ok. 6. Setelah berhasil maka anda dapat melihat tampilannya bahwa lembar kerja excel sudah sesuai dengan kebutuhan anda. Langkah Kedua : 1. Pertama, membuka tampilan Ms. Excel. Apabila sudah tampil lembar kerja Ms. Excel terbuka maka dapat menuliskan kolom sesuai dengan kebutuhan. 2. Dalam menuliskan kolom disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya membutuhkan 4 kolom dengan 4 baris yang berisikan No, Nama, Alamat dan Keterangan, maka dapat menuliskan pada masing masing kolom. 3. Setelah itu dapat mengklik kanan pada area yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan. Kemudian pilih Bottom Border kemudian pilih icon sesuai dengan kebutuhan. Misalnya all bolder. Otomatisasi Perkantoran Page 25
4. Terakhir dapat melihat tampilan pada lembar kerja Excel sudah sesuai dengan kebutuhan. D. Membuat Format Data Tabel Format as table di microsoft excel selain memperindah tampilan data juga mempermudah kita dalam membaca data yang berisi beberapa baris karena dengan adanya perbedaan warna di setiap baris. Format as table excel juga sangat bermanfaat jika kita akan membuat data excel dalam skala besar (database), sehingga isian data dalam baris berikutnya akan secara otomatis mengikuti format baris berikutnya. Format as table juga mempermudah kita dalam memberi nama range kolom atau baris pada sekelompok data cell di microsoft excel yang akan digunakan dalam penulisan formulasi link antar tabel. Fitur ini hanya tersedia di microsoft excel 2007 atau yang lebih baru. Berikut adalah cara membuat data cell di microsoft excel menjadi tabel: 1. Tahap pertama dalam membuat excel tabel adalah Drag and Block Cell yang akan diformat ke dalam tabel excel. 2. Kemudian masuk ke Tab HOME (tab pada menu utama excel) pilih Format as Table, kemudian pilih salah satu style yang akan diaplikasikan ke tabel. 3. Cek My Table Has Headers jika baris paling atas dari tabel yang telah dipilih (diblok) akan dijadikan kepala tabel atau header. Aau biarkan kosong (jangan dicentang) jika baris paling atas tidak akan dijadikan header (kepala tabel) atau hanya akan dijadikan baris biasa. Jika ingin merubah range (rentangan cell) yang akan Otomatisasi Perkantoran Page 26
dijadikan tabel secara manual, bisa dirubah pada isian Where is the data for your table. Dalam contoh ini rangenya adalah $K$4:$O$8. 4. Jika sudah, klik Ok. Hasilnya adalah seperti gambar di bawah ini. Kita juga bisa melakukan kustomisasi/pengaturan kembali format tabel tersebut. Klik pada salah satu baris tabel tersebut, kemudian klik tab Design. Secara default yang akan ditampilkan adalah Header Row dan Banded Row. Menuliskan Formula Excel Secara Praktis pada Cell yang Telah Dijadikan Tabel Perhatikan dua tabel yang dibuat di Exel 2010 di bawah ini. Tabel pertama diformat menjadi tabel dan tabel kedua adalah tabel Excel biasa. Tabel 1: Contoh Tabel dalam Microsoft Excel No Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Data 1 Ani Tegal 03 Juli 1987 Ani, Tegal, 03 Juli 1987 2 Yuni Pemalang 04 Juli 1997 Yuni, Pemalang, 04 Juli 1997 3 Beti Semarang 04 Juli 1967 Beti, Semarang, 04 Juli 1967 Tabel 2: Contoh Tabel Cell Biasa pada Microsoft Excel 2010 No Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Data 1 Ani Tegal 03 Juli 1987 Ani,Tegal, 03 Juli 1987 2 Yuni Pemalang 04 Juli 1997 3 Beti Semarang 04 Juli 1967 Otomatisasi Perkantoran Page 27
Dari kedua tabel di atas kolom pertama sampai kolom keempat dibuat secara manual, sedangkan kolom kelima dibuat menggunakan formula Excel untuk penggabungan nama dan tanggal lahir. Berikut formula untuk menggabungkan nama dan tanggal lahir pada Tabel 2 (data cell biasa). =L5&, &M5&, &TEXT(N5; dd mmmm yyy ) dan perhatikan juga formula Excel yang dituliskan pada tabel 1: =[@Nama]&, &[@Tempat Lahir]]&, &[@[Tanggal Lahir]] Kedua formula di atas hanya berbeda dalam mereferensikan ke cell yang ada pada tiap kolom. Untuk data cell yang sudah menggunakan tabel, referensinya menggunakan nama header atau kepala tabelnya dengan menambahkan @. Sedangkan untuk data cell biasa referensinya menggunakan nama cell tersebut. Pada data cell biasa harus menuliskan formula ke setiap baris, sedangkan untuk data cell yang sudah dijadikan tabel, kita tinggal menuliskan formula excel pada baris pertama saja. Pada data cell biasa, jika direferensikan ke data cell dalam format tanggal atau date kita harus menambahkan formual TEXT( ). Sedangkan pada tabel Excel, secara otomatis format mengikuti pada kolom yang dijadikan referensi. E. Mengolah Data Tabel dan Grafik Dalam pengolahan data Microsoft Excel tentu tidak asing lagi dengan pekerjaan laporan pembuatan grafik. Informasi dari sebuah grafik dapat memberikan gambaran secara simpel dan singkat dari suatu data tabel. Pada posting kali ini ilmu excel akan berbagi bagaimana cara membuat grafik sederhana mengenai penjualan pulsa per kota. Untuk membuat sebuah grafik tentunya terlebih dahulu harus memiliki data tabel yang dijadikan acuan. Dalam kasus ini tabel yang dicontohkan adalah tabel penjualan pulsa ke konter HP di tiap Kabupaten Kota. Oleh karena itu buatlah data tabel secara sederhana seperti gambar berikut: Otomatisasi Perkantoran Page 28
Apabila tabel telah terbuat seperti gambar diatas, selanjutnya langkah-langkah membuat grafik pada Microsoft Excel sebagai berikut: 1. Pada tebel yang dibuat seperti gambar diatas blok data tabel B4:C10 untuk mengambil data yang nantinya akan dijadikan acuan data grafik. 2. Kemudian klik menu Insert lalu pilih salah satu chart/grafik pada tab menu Ms. Excel. Ada beberapa jenis grafik pada Ms. Excel Anda bisa lihat pada gambar berikut. Model atau jenis grafik berupa Kolom, Line/garis, Pie, Bar, Area, Scatter, atau bisa pilih grafik lainnya dengan dengan mengklik tombol Other Chart. Pada kasus ini saya menggunakan model grafik Pie. 3. Klik model grafik Pie kemudian klik Model 2-D. Otomatisasi Perkantoran Page 29
4. Jika sudah grafik akan secara otomatis terbuat pada lembar kerja. Kira kira terlihat seperti gambar berikut ini. 5. Pada grafik diatas bisa perhatikan setiap kota akan diberi warna yang berbeda secara otomatis dengan ukuran yang berbeda-beda sesuai dengan acuan tabel diatas, jika diklik grafik tersebut maka akan terlihat alamat grafik pada formula bar =SERIES(,Sheet1!$B$4:$B$10,Sheet1!$C$4:$C$10,1). 6. Perlu diingat bahwa grafik di Excel bisa dirubah/diedit sesuai kebutuhan seperti menambah label agar informasi grafik lebih jelas yaitu dengan cara klik kanan pada grafik tersebut kemudian pilih Add Labels maka akan menghasilkan gambar seperti berikut. Otomatisasi Perkantoran Page 30
F. Menggunakan Warna dan Objek Cara Memberi Warna Pada Tab Sheet Microsoft Excel. Memberi warna pada tab worksheet microsoft excel dapat membantu saat bekerja membuat laporan. Hal ini bermula saat membuat laporan menggunakan Microsoft Excel. Tidak jarang memerlukan atau bekerja dengan menggunakan tab worksheet yang banyak. Dan bahkan, karena banyaknya, kadang lupa dan bingung mana laporan yang sudah selesai dan siap print atau dicetak dan dilaporkan ke atasan. Oleh kerena itu pekerjaan tersebut tentunya akan menjadi lebih mudah jika memberi warna yang berbeda pada tab worksheet microsoft excel. Misalnya memberikan warna tab sheet merah untuk dokumen yang masih mentah, warna tab sheet kuning untuk dokumen yang sedang dalam proses, warna tab sheet hijau untuk dokumen yang siap memasuki finalisasi akhir dan warna biru untuk siap print untuk menjadi bahan laporan. Atau mungkin menggunakan cara memberi warna tab sheet tersebut untuk menandakan dokumen berbasis wilayah atau orang, misalnya memberi tab sheet warna hijau untuk pulau jawa, tab sheet biru untuk sumatera sedangkan untuk Sulawesi diberi warna tab sheet merah. Dan masih banyak lagi yang bisa anda gunakan dengan memberi warna pada tab sheet Microsoft Excel. Dengan demikian sangat jelas bahwa memberi warna pada tab sheet microsoft excel akan dapat membantu meningkatkan performa kita dalam menyelesaikan laporan. Untuk memberi warna tab sheet Microsoft Excel dapat menggunakan langkah berikut. 1. Pilih tabsheet yang akan diberi warna. 2. Lalu klik kanan tombol mouse pada tab sheet yang akan diberi warna tersebut 3. Lalu pada popup menu yang muncul klik tab color 4. Kemudian pilih salah satu warna untuk tab sheet tersebut, misalkan warna hijau 5. Tab sheet tersebut akan berwarna hijau Otomatisasi Perkantoran Page 31
Tips Memberi Warna pada Tab Sheet Ms Excel Anda bisa memberi warna tab sheet pada 2, 3 atau beberapa tabsheet sekaligus. Caranya, sebelum anda memberi warna pada tab sheet, anda blok terlebih dahulu tab sheet tab sheet tersebut baru anda lakukan cara memberi warna tabsheet seperti di atas. Anda bisa mengatur atau mengganti warna tab sheet sesuka anda, tetapi maksud dari pemberian warna tersebut hanyalah anda sendiri yang tahu, sebab mungkin saja anda hanya ingin mempercantik tampilan dokumen dan untuk menunjukkan kesukaan anda terhadap warna tertentu. Akan tetapi jika anda mengerjakan laporan bersama teman-teman atau rekan kerja anda, maka harus ada kesepakatan yang jelas akan penggunaan dan pemberian warna tab sheet microsoft excel, agar tidak membingungkan kerja team. Sebab jika tidak, mungkin anda ingn memberi warna tab sheet dengan warna pink untuk proses yang sudah selesai sementara rekan-rekan anda menggunakan warna biru. G. Mencetak File Workbook a. Mencetak Menggunakan Fasilitas Print Preview Pada saat akan mencetak dokumen atau lembar kerja, sebaiknya terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor. Hal ini sangat berguna untuk memeriksa hasil cetakan sebelum dicetak menggunakan printer. Apabila hasil cetakan belum sesuai aka dapat dilakukan perbaikan untuk menghasilkan cetakan yang diinginkan. Untuk melihat bentuk hasil percetakan dilayar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Print Preview. Lankah-langkahnya yaitu: Pilih menu File Print Preview atau dengan menekan ikon Preview pada toolbar Standard. Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, dimana pada jendela tersebut ditampilkan haisl cetakan lembar kerja. Pada jendela Preview terdapat beberapa tombol yang dapat digunakan. Berikut ini keterangan tombol-tombol yang terdapat pada jendela Preview yaitu : Next : menampilkan halaman berikutnya Previous : menampilkan halaman sebelumnya Zoom : memperbesar atau memperkecil tampilan Print : menampilkan kotak dialog Print untuk melakukan pencetakan Setup : mengatur halaman, ukuran kertas, header/footer, dan margin dengan menampilkan kotak dialog Page Setup Margins : mengatur garis batas halaman Page Break Preview : mengubah tampilan lembar kerja dalam format page break Close : menutup jendela Preview Help : memunculkan fungsi bantuan Otomatisasi Perkantoran Page 32
b. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja Cara mencetak lembar kerja atau buku kerja menggunakan printer dan mencetak ke file yaitu sebagai berikut: 1. Mencetak Lembar Kerja Untuk mencetak lembar kerja ke printer, sebelumnya lembar kerja sudah harus dibuka dan dalam keadaan aktif. Langkah-langkahnya yaitu: Pilih menu File Print, tekan tombol Print pada toolbar Print Preview, atau tekan tombol Ctrl + P pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Pada kotak dialog Print terdapat beberapa pilihan yang digunakan untuk mengatur pencetakan lembar kerja. Langkah-langkah untuk mencetak sebagian lembar kerja, yaitu: Pilih atau blok sel-sel yang akan dicetak Pilih menu File Print Area Set Print Area Buka kotak dialog Print dengan memilih menu File Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard Selanjutnya atur percetakan 2. Mencetak ke File Mencetak file ke dokumen sebenarnya sama dengan menyimpan ke lembar kerja tetapi format dari file-nya berupa suatu hasil cetakan seperti gambar. Dokumen yang dihasilkan dari percetakan dokumen lembar kerja ke file tidak dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel karena formatnya tidak sama. Untuk mencetak dokumen ke file, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: Buka menu File Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to File. Selanjutnya, tekan tombol Ok dimana akan ditampilkan kotak dialog Print to File. Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil percetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file. Langkah-langkah mencetak bagian tertentu dari lembar kerja yang pertama kali harus memblok bagian tertentu terlebih dahulu dari lembar kerja yang akan dicetak. Langkahlangkah selanjutnya yaitu: Pilih menu File Print Area Set Print Area Buka menu File Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to File. Selanjutnya, tekan tombol Ok dimana akan ditampilkan kotak dialog Print to File Otomatisasi Perkantoran Page 33
Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file apda kotak Output File Name. Hasil percetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file. c. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan 1. Mengatur Kertas Langkah-langkah untuk mengubah ukuran kertas pada Microsoft Excel yaitu : Pilih menu File Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Page Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas yang digunakan, yaitu: a. Orientation b. Scaling c. Paper Size d. Print Quality e. First Page Number f. Tombol Options g. Tombol Print Preview 2. Mengatur Margin Langkah-langkah untuk mengatur margin yaitu: Pilih menu File Page Setup. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak Page Setup Pilih tab Margin Pengaturan Margin dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia 3. Mengatur Header dan Footer Untuk mengatur Header dan Footer dapat dilakukan dengan cara berikut: Pilih menu File Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Lalu pilih tab Header/Footer Lakukan pengaturan header dan footer dengan memilih isi header dan footer yang tersedia dengan menekan tombol Custom Header atau Custom Footer Setelah kotak dialog Header dan Footer ditampilkan, isi kotak section dengan teks yang diinginkan Isi header atau footer dapat ditempatkan pada tiga posisi, yaitu posisi kiri (left section), tengan (center section), dan kanan (right section). Nomor halaman dari suatu dokumen dapat ditampilkan pada header atau footer Untuk menyisipkan fungsi penempatan nomor halaman, tanggal, dan fungsi lainnya dapat digunakan tollbar yang terdapat pada kotak dialog Header dan Footer Otomatisasi Perkantoran Page 34
d. Mengatur Lembar Kerja Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk pengaturan lembar kerja yaitu : Pilih menu File Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Sheet. Untuk menentukan daerah yang akan dicetak dapat dilakukan dengan mengisi kotak Print area. Untuk mengisi kotak Print Area dapat dilakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan kotak tersebut. Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Page Setup Print Area. Isi kotak dialog tersebut dengan sel yang merupakan daerah yang akan dicetak. Pada bagian Print Titles dimasukkan daerah judul lembar kerja yang akan ditampilkan pada setiap halaman percetakan. Hal ini digunakan untuk menentukan daerah yang akan menampilkan judul pada setiap lembar kerja yang dipilih. Untuk menampilkan judul pada posisi atas yang akan selalu dicetak di bagian awal halaman, kotak yang diisi adalah Rows to Repeat at Top. Sedangkan untuk menampilkan judul pada kolom yang akan dicetak pada bagian kiri halaman, dilakukan dengan mengisi kotak Columns to Repeat at Left. Untuk mengaktifkan kotak Rows to Repeat at Top atau Columns to Repeat at Left dapat dilakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan pada setiap kotak tersebut. Fungsi yang dapat digunakan adalah fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil percetakan, yaitu: a. Gridlines b. Row and Column Headings c. Black and White d. Draft Quality e. Comments f. Cell Errors As Pada pilihan Page Order, terdapat dua pilihan untuk menentukan urutan pembacaan lembar kerja. Down, than over digunakan untuk menentukan pembacaan urutan lembar kerja dari atas ke bawah kemudian dilanjutkan ke samping kanan. Over, than down digunakan untuk mengurutkan lembar kerja dari kiri ke kanan kemudian dilanjutkan ke bawah. Otomatisasi Perkantoran Page 35
RANGKUMAN A. Mulai Bekerja Dengan Ms Excel B. Membuat Format Workbook C. Membuat Format Tabel D. Membuat Format Data Tabel Membuat Format As Table Menuliskan Formula Excel Secara Praktis pada Cell yang Telah Dijadikan Tabel E. Mengolah Data Tabel dan Grafik Membuat Data Tabel Sederhana Membuat Grafik pada Microsoft Excel F. Menggunakan Warna Dan Objek Memberi Warna Tab Sheet Microsoft Excel Tips Memberi Warna pada Tab Sheet Microsoft Excel G. Mencetak File Workbook Mencetak Menggunakan Fasilitas Print Preview Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan Mengatur Lembar Kerja Otomatisasi Perkantoran Page 36
TES FORMATIF II A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Apakah menu yang digunakan untuk membuka file baru dalam microsoft Excel? a. Create New d. New From Existing List b. Save As e. Start c. Border 2. Apakah tahap pertama dalam membuat excel tabel? a. Klik Tab Home d. Klik My Table Has Headers b. Klik Header Row e. Klik Drag and Block Cell c. Klik Banded Row 3. Dalam membuat grafik pada Microsoft Excel, setelah kita memblok data tabel yang diinginkan maka apakah menu yang kita klik selanjutnya? a. Menu Insert d. Klik Pie b. Klik menu tab e. Klik Ok c. Klik Add Labels 4. Apakah tombol yang digunakan untuk menampilkan halaman selanjutnya? a. Previous d. Zoom b. Print e. Next c. Setup 5. Apakah tombol yang digunakan untuk mengatur garis pembatas halaman? a. Previous d. Zoom b. Help e. Margins c. Setup 6. Apakah tombol yang digunakan untuk memperbesar atau memperkecil tampilan? a. Previous d. Zoom b. Help e. Margins c. Setup 7. Dalam mencetak sebagian lembar kerja, apakah langkah selanjutnya setelah pilih menu file? a. Pilih Print Area d. Pilih Set Print Area b. Buka kotak dialog print e. Pilih menu File c. Blok sel yang akan dicetak 8. Manakah yang tidak termasuk pilihan untuk menentukan format kertas? a. Orientation d. Scaling b. Margin e. Options c. Print Preview Otomatisasi Perkantoran Page 37
9. Dalam pengisian header/footer jika kita ingin meletakkan tulisan pada sisi kiri apakah pilihan yang dipilih? a. Left Section d. Right Section b. Center Section e. Bottom Section c. Top Section 10. Manakah yang bukan fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil percetakan Microsoft Word? a. Gridlines d. Row and Column Headings b. Black and White e. Comments c. Page Setup B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel! 2. Jelaskan langkah-langkah membuat format workbook! 3. Jelaskan langkah-langkah menuliskan formula excel secara praktis pada cell yang telah dijadikan tabel! 4. Jelaskan salah satu langkah membuat tabel Microsoft Excel! 5. Jelaskan langkah memberi warna tab sheet Microsoft Excel! Otomatisasi Perkantoran Page 38
III.EVALUASI & PENILAIAN Tes Formatif III Tugas/Langkah Kerja Penilaian Kunci Jawaban Otomatisasi Perkantoran Page 39
TES FORMATIF III A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Apakah menu yang digunakan untuk mengatur jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah? a. Top d. Left b. Right e. Gutter c. Bottom 2. Apakah tombol yang digunakan untuk pengetikan naskah dalam huruf besar semua? a. Backspace d. Delete b. Home e. Caps Lock c. Shift 3. Apakah tombol yang digunakan jika ingin menuju ke awal kalimat teks? a. Backspace d. Delete b. Home e. Caps Lock c. Shift 4. Apakah tombol yang digunakan untuk membuat perataan teks sebelah kiri dan kanan? a. Ctrl + L d. Ctrl + E b. Ctrl + R e. Mdm c. Ctrl + J 5. Dalam membuat Header and Footer, apakah menu yang dipilih setelah kita memilih icon Header atau Footer? a. Tanda panah ke bawah d. Close b. Font e. Paste c. Page Number 6. Apakah tombol yang digunakan untuk memperbesar atau memperkecil tampilan? a. Previous d. Zoom b. Help e. Margins c. Setup 7. Dalam mencetak sebagian lembar kerja, apakah langkah selanjutnya setelah pilih menu file? a. Pilih Print Area d. Pilih Set Print Area b. Buka kotak dialog print e. Pilih menu File c. Blok sel yang akan dicetak 8. Manakah yang tidak termasuk pilihan untuk menentukan format kertas? a. Orientation d. Scaling b. Margin e. Options c. Print Preview Otomatisasi Perkantoran Page 40
9. Dalam pengisian header/footer jika kita ingin meletakkan tulisan pada sisi kiri apakah pilihan yang dipilih? a. Left Section d. Right Section b. Center Section e. Bottom Section c. Top Section 10. Manakah yang bukan fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil percetakan Microsoft Word? a. Gridlines d. Row and Column Headings b. Black and White e. Comments c. Page Setup B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Sebutkan tombol kombinasi yang biasanya digunakan untuk meratakan teks! 2. Jelaskan secara singkat langkah-langkah menyisipkan nomor halaman! 3. Jelaskan secara singkat cara membuat block dengan menggunakan keyboard dan dengan menggunakan mouse! 4. Jelaskan salah satu langkah membuat tabel Microsoft Excel! 5. Jelaskan langkah memberi warna tab sheet Microsoft Excel! Otomatisasi Perkantoran Page 41
TUGAS/LANGKAH KERJA Buatlah satu halaman lembar kerja Microsofot Word tentang program keahlian Anda, dan aplikasikan minimal 10 fungsi menu atau submenu yang berbeda pada Microsoft Word dan 10 fungsi menu atau submenu yang berbeda pada Microsoft Excel!!! Misal, menu Page Layout untuk mengatur jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah. Pendidikan adalah senjata paling mematikan di dunia, karena dengan itu Anda dapat mengubah dunia -NELSON MANDELA- Otomatisasi Perkantoran Page 42
PENILAIAN A. Penilaian Hasil Belajar 1. Pilihan Ganda: Satu soal dijawab benar maka nilainya 5. Jika semua soal pada pilihan ganda dijawab benar maka nilainya 50. Nilai PG = Jumlah jawaban benar x 5 2. Uraian Satu soal dijawab benar maka nilainya 10. Jika semua soal pada uraian dijawab benar maka nilainya 50. Nilai U = Jumlah jawaban benar x 10 Keterangan: B = Jumlah jawaban benar Jika nilai pada pilihan ganda dan uraian dijumlahkan maka nilainya adalah 100. Nilai total = Nilai PG + Nilai U 3. Tugas/Langkah Kerja Penilaian pada tugas/langkah kerja ini menggunakan lembar pengamatan sikap dan rubrik penilaian kerja seperti di bawah ini. B. Lembar Pengamatan Sikap No Nama Siswa Displin Tanggung Jawab Aspek yang dinilai Menghargai Guru Mengajar Jujur Ketepatan Score Nilai Keterangan : Otomatisasi Perkantoran Page 43
4 = Sangat Baik 2 = Cukup 3= Baik 1 = Kurang A: Sangat Baik (85 100) C: Cukup (60-69) B: Baik (75 84) D: Kurang (<60) Pedoman penilaian : Nilai = Skor Perolehan Skor Maksimal (24) x 100 C. Rubrik penilaian Kinerja Kegiatan praktikum No Nama Siswa Memahami Prosedur Pengerjaan Kecepatan Aspek yang dinilai Ketepatan Menyelesaikan Tugas Terampil Teliti Score Nilai Keterangan : 4 = Sangat Baik 2 = Cukup 3= Baik 1 = Kurang A: Sangat Baik (85 100) C: Cukup (60-69) B: Baik (75 84) D: Kurang (<60) Pedoman penilaian : Nilai = Skor Perolehan Skor Maksimal (24) x 100 Otomatisasi Perkantoran Page 44
KUNCI JAWABAN Tes Formatif I A. Pilihan Ganda 1. A (top) 2. E (capslock) 3. B (home) 4. C (Ctrl + J) 5. A (tanda panah ke bawah) 6. A (tonglecase) 7. D (untuk menentukan jumlah baris) 8. A (untuk menentukan jumlah kolom) 9. A (pilih bentuk yang diinginkan) 10. A (pada pane tugas insert clip art) B. Uraian 1. Tombol kombinasi: Align Left (Ctrl + L) : Perataan teks sebelah kiri. Center (Ctrl + E) : Perataan teks di tengah. Align Right (Ctrl + R) : Perataan teks sebelah kanan. Justify (Ctrl + J) : Perataan teks sebelah kiri dan kanan 2. Langkah-langkah menyisipkan nomor halaman: Klik tab Insert Klik icon Page Number Klik tanda panah ke bawah dan tentukan posisi number Jika tidak ada yang sesuai klik di Format Page Number 3. Cara membuat block dengan menggunakan keyboard dan dengan menggunakan mouse: Membuat Block 1. Menggunakan Keyboard, tempatkan kursor pada awal kata / kalimat yang akan diblock 2. Tekan tombol Shift sambil menekan tanda panah ( ) ke awal kata / kalimat. Atau bisa menggunakan Mouse 1. Klik kiri tanpa dilepas (drag ) pada awal kata / kalimat yang akan diblock 2. Seret penunjuk mouse hingga ke akhir kata / kalimat yang akan diblock 3. Lepas klik mouse tersebut 4. Langkah-langkah membuat bullets: Otomatisasi Perkantoran Page 45
a. Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Bullets. b. Klik tab Home klik icon bullet c. Untuk memilih jenis bullet klik tanda panak ke bawah, klik bullet yang anda harapkan. d. Selain itu juga bisa memilih alternatif Bulleted yang lain dengan mengklik Define New Bullet. e. Klik Character, lalu pilih jenis Bulleted yang Anda inginkan. f. Klik OK 5. Langkah-langkah membuat table dengan menggunakan menu Table: Pada Insert tab, Tables grup, klik Table. Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom. Belajar layaknya mendayung ke hulu; Jika tidak maju, maka akan terhanyut ke bawah Otomatisasi Perkantoran Page 46
Tes Fomatif II A. Pilihan Ganda 1. A (Create New) 2. E (Drag and Block Cell) 3. A (Menu Insert) 4. E (Next) 5. E (Margins) 6. D (Zoom) 7. A (Pilih Print Area) 8. B (Margin) 9. A (Left Section) 10. C (Page Setup) B. Uraian 1. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel, antara lain sebagai berikut: a. Melalui double klik shortcut Microsoft Excel di desktop. b. Melalui menu Start. c. Melalui file yang terdapat di Microsoft Excel Jika ingin membuka Microsoft Excel dengan cara pertama, maka pada desktop harus sudah ada shortcut-nya terlebih dahulu. Seandainya shortcut belum terpasang di desktop, shortcut dapat dimunculkan dengan langkah berikut. Klik kanan pada desktop. Pilih menu New, kemudian klik Microsoft Excel worksheet. Jika ingin membuka Microssoft Excel 2007 dengan cara kedua, langkah yang digunakan adalah sebagai berikut. Klik menu Start, kemudian arahkan pada pilihan All Programs. Klik Microsoft Office dan lembar kerja Microsoft Excel 2007 Sekarang Anda siap bekerja dengan Excel 2007. Otomatisasi Perkantoran Page 47
Jika ingin membuka Microsoft Excel 2007 dengan cara ketiga, maka dalam windows explorer harus sudah ada file Excel yang pernah dibuat. Misalnya file Excel ada di My Document, maka langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut. Klik menu start > Pilih Program > klik windows Explorer. Klik Folder My Document. Klik dua kali pada file Excel yang akan dibuka. 2. Langkah-langkah membuat format workbook adalah sebagai berikut: a. Klik ribbon File lalu klik New, pada pilihan yang ada pilih New From Existing. Lalu pilih file yang akan dijadikan acuan formatnya untuk file baru b. Klik Create New Maka Excel akan membuka file baru seperti file yang telah dipilih tadi dan dapat diubah, dikurangi atau ditambah data yang ada. c. Klik Save As Maka akan ada file dari langkah di atas dengan nama file yang ada ditambah dengan angka 1. Misalnya file sebagai acuan bernama Rapor SMK Semester I menjadi Rapor SMK Semester I1, tetapi jika tidak ingin nama file seperti itu maka bisa juga menggantinya. Otomatisasi Perkantoran Page 48