Lesson 6. Dasar-dasar Presentasi Dua bab selanjutnya akan fokus pada mempresentasikan pencarian-pencarian kita ke dalam sebuah presentasi profesional untuk ditunjukkan kepada Dewan dan/atau Manajemen. Microsoft Powerpoint sudah berkembang ke dalam sebuah tool yang powerful (kuat) untuk membuat presentasi yang sangat atraktif dan mengesampingkan kebutuhan untuk software lain. 1. Workspace Powerpoint Semua workspace pada seluruh paket Microsoft Office didesain memiliki beberapa kesamaan yang memungkinkan pengguna familiar/akrab dengan workspacenya dan bisa beradaptasi dengan cepat. Gaya dan menu ribbon memiliki kesamaan tetapi mewakili fungsionalitas yang berbeda, sebagaimana diuraikan di bawah ini. Slides/Outline Pane Theme Name Language Notes Pane Slide Pane Mode Tampilan Fit Slide to Window Nama Slides/Outline Pane Notes Pane Slide Pane Theme Name Language Penjelasan Panel ini bisa berfungsi sebagai pratinjau tampilan (Slides Pane) ataupun uraian konten tulisan (Outline Pane) dari semua slide (halaman individual) atau sebagai cara cepat menavigasi ke arah slide yang diinginkan tanpa harus membuka tiap slide. Lebar panel bisa disesuaikan menggunakan mouse Pada panel ini anda bisa menuliskan catatan berupa keterangan untuk slide tertentu Tempat di mana bisa memanipulasi atau bekerja pada slide yang sebenarnya Berisi nama tema yang sedang digunakan. Tema menunjukkan warna dan desain khusus dari seluruh rangkaian slide Berisi bahasa dan kamus bahasa yang sedang aktif dan teridentifikasi oleh office Halaman 1 dari 11
Mode Tampilan Normal View Slide Sorter View Reading View Slide Show Fit Slide to Window Mode tampilan yang di dalamnya terdapat panel slide dan panel outline, note panel dan slide panel terletak di atas Mode tampilan yang hanya menampilkan kumpulan slide. Digunakan untuk mengurutkan dan menata slide Mode tampilan yang hanya menampilkan slide dalam ukuran besar dan digunakan untuk membaca slide Mode tampilan presentasi yang digunakan untuk menampilkan slide dalam format layar penuh yang lengkap termasuk transisi dan animasi Untuk mengatur tampilan slide sehingga sesuai dengan ukuran jendela yang tersedia Ribbon merupakan kumpulan tombol perintah yang terdiri dari tiga bagian, yaitu: Tab, Group Bar dan Command Button. Ribbon dirancang untuk membantu Anda agar dapat bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang disediakan oleh PowerPoint 2007. Ribbon ini terdiri atas beberapa tab yang mengorganisasikan berbagai skenario khusus dan objek sesuai dengan jenis aktivitasnya. Perintah dan fungsi yang tersedia pada ribbon terkelompok pada tab-tab berikut ini: Nama Home Insert Design Transitions Animations Slide Show Review View Penjelasan Tab ini berisi perintah dasar clipboard, pemformatan, perintah style, insert, delete, plus fungsi lain berkaitan dengan perintah mengedit slide Tab ini berisi perintah untuk memasukkan sesuatu ke dalam slide seperti bentuk 2D & 3D, gambar, smart-art, grafik dan lain sebagainya Tab ini berisi perintah untuk mengubah tema slide, pengaturan desain, pemilihan warna dan tata letak Tab ini berisi fungsi untuk mengubah pergantian slide dengan audio dan efek visual Tab ini berisi fungsi untuk menganimasi objek yang ada di dalam slide, dan fasilitas lain yang digunakan untuk melengkapi hasil presentasi. Berfungsi untuk menampilkan struktur slide, misalnya apakah struktur slide akan menampilkan identifikasi dan simbol-simbol yang menyertainya. Area ini fokus pada fungsi mengedit seperti spelling (ejaan), thesaurus (kamus bahasa), komentar, dan proteksi Tempat perintah untuk mengontrol cara menampilkan slide dan workspace 2. Memulai Sebuah Presentasi Biasanya ketika anda membuka aplikasi powerpoint, sebuah lembar presentasi kosong secara otomatis ditampilkan. Jika anda ingin membuka presentasi baru atau menggunakan template yang sudah ada, anda perlu melakukan langkah berikut ini: 1. Klik pada tab File yang terletak pojok luar sebelah kiri Halaman 2 dari 11
2. Kemudian pilih tombol New di bagian bawah. 3. Anda kemudian diberikan pilihan memilih apakah menggunakan presentasi kosong, sebuah template atau menggunakan sebuah template contoh. 4. Sekali anda membuat pilihan, powerpoint akan membuka presentasi pilihan anda. Catatan: untuk membuka file yang sudah ada, cukup klik pada open dan sebuah jendela akan terbuka untuk selanjutnya memilih letak direktori dan file yang ingin dibuka. Ketika powerpoint diinstal pada sebuah komputer sudah disertai dengan beberapa template. Pada backstage New bisa anda lihat sejumlah kategori template. Jika anda memiliki akses internet selagi anda menjelajahi/melakukan pencarian template di sini, maka powerpoint secara otomatis memberi anda akses ke templete-template yang disediakan secara Online. 3. Mendesain Tema Slide Powerpoint memberi anda kemampuan untuk mendesain tema slide anda sendiri. Dengan waktu yang singkat anda bisa mendesain presentasi anda sendiri dengan tampilan profesional menggunakan tool yang tersedia. Untuk memulai kita harus bekerja pada workspace slide master. Workspace ini menggambarkan template yang akan kita buat. Sebuah Slide Master merupakan slide paling atas dalam hirarki slide yang menyimpan informasi tentang tata letak tema dan slide presentasi, termasuk latar belakang, warna, font, efek, ukuran place holder, dan penempatan. Halaman 3 dari 11
Layout Slide Layout Slide Master Nurjati Widodo, S.AP, M.AP Lengkapi langkah berikut ini untuk membuka Slide Master. 1. Klik tab View. 2. Kemudian pilih perintah Slide Master. Maka akan terbuka workspace Slide Master. Sebelum kita mulai membuat tema slide, kita perlu memahami beberapa prinsip berikut ini. 1. Setiap tema terdiri dari serangkaian layout slide. Dimulai dengan tata letak slide master, tata letak slide judul, tata letak judul dan isi, tata letak kop seksi, tata letak perbandingan (slide dengan dua isi) dan beberapa macam tata letak lainnya. Jika anda melakukan beberapa perubahan pada Slide Master, semua slide juga akan terpengaruh. Biasanya ketika tema sederhana dibuat, anda hanya perlu memodifikasi Slide Master dan Slide Judul saja. Dimungkinkan pula anda mempunyai layout yang sama tetapi dengan style atau modifikasi yang berbeda. 2. Masing-masing tema punya satu set warna umum yang digunakan. Anda bisa memilih dari satu set tema warna atau membuat berbagai pilihan warna sendiri. 3. Latar belakang slide bisa diubah menggunakan style yang sudah tersedia atau anda juga bisa membuat kreasi sendiri. Jika yang kita modifikasi adalah slide master, semua slide akan mempunyai latar belakang yang sama. Jika ingin mempunyai tipe background yang berbeda, kita bisa langsung memodifikasi latar belakang dari layout slide tertentu yang ingin dibuat berbeda. Tapi jika ingin punya slide yang semua sama kecuali slide judul saja, anda bisa membuat background secara manual dan hanya letakkan di slide judul saja. 4. Jika ada beberapa persyaratan khusus, anda bisa mengubah ukuran slide/presentasi anda. Tapi dalam keadaan biasa anda tidak perlu melakukan perubahan tersebut. 5. Jika dirasa tata letak slide tidak cocok dengan presentasi anda, anda bisa membuat atau memodifikasi tata letak slide. Halaman 4 dari 11
Kita buat presentasi untuk Kinerja Tahunan Produk untuk perusahaan Action Pty. Ltd. Kita mulai dengan membuat standar tema di slide master. 1. Pilih layout Slide Master yang ada di panel slide, yakni layout paling atas dan ditandai dengan bentuk kotak paling besar, dan pastikan bukan memilih layout slide dibawahnya. 2. Karena tim manajemen suka dengan model presentasi yang indah, kita masukkan desain yang spesifik dari file kita. Klik tab Insert kemudian pilih Picture. Pilih file b1.jpg dan klik Insert. Jika anda perhatikan, mungkin anda tidak lagi melihat pembatas layout. Ini disebabkan gambar yang kita masukkan tadi ada di depan layout tersebut. Anda perlu selalu pastikan bahwa gambar terletak dibalik teks dan pembatas layout. 3. Klik kanan pada gambar, pilih perintah Send to Back. Perintah ini akan membuat gambar terletak di bagian paling belakang. 4. Karena Action Pty. Ltd. menggunakan warna merah di setiap materialnya, kita buat perubahan warna dan gambar latar belakang. Pilih gambar, pilih tab Format, kemudian pilih perintah Color. Perintah ini akan membuka galeri warna. Pilih satu dari warna merah yang tersedia. Halaman 5 dari 11
Perlu diingat bahwa ketika anda memilih latar belakang, anda perlu mempertimbangkan foregroundnya (latar depan dari gambar tersebut). Jika ada kesamaan misalnya delap atau berwarna, tidak akan bisa dibaca warnanya ketika dimasukkan slide. Maka, pastikan bahwa background dan foreground bertolak belakang, yakni background gelap dan fereground terang. 5. Kita coba rubah ukuran gambar kita. Pilih gambar. Pada bagian bawah gambar terdapat kotak kecil. Letakkan mouse di sana. Klik dan tahan menggunakan tombol mouse kiri. Gerakkan mouse ke atas sampai gambar menutupi penanda judul (titel marker). 6. Seperti yang anda lihat, judul sulit untuk dibaca. Kita ubah judul menggunakan perintah Word Art. Pilih kotak judul. Klik tab Format. Klik pada panah ke bawah Word Art style. Perintah ini akan membuka galeri Word Art. Pilih tema huruf yang akan digunakan. 7. Kita selesaikan tema dengan menempatkan footer yang bagus dan simpel. Untuk membuatnya bersih, kita letakkan sebuah garis sederhana. Klik pada tab Insert, pilih Line. Tempatkan mouse di bagian bawah sebelah kiri. Klik kiri dan drag mouse ke kanan, kita coba membuat garis. Kemudian pilih tab Format, klik Shape Outline. Ini akan membuka sub menu. Untuk mengubah warna, kita hanya perlu memilih warna yang kita inginkan. Pilih Dark red. Di menu yang sama, tambahkan ketebalan garis (Weights) menjadi 6pt. Ubah garis menggunakan perintah Arrow, pilih Arrow Style 11. Halaman 6 dari 11
8. Untuk melengkapinya, mari buat logo sederhana untuk Action Pty Ltd. Untuk memulai, kita perlu 2 lingkaran. Klik tab Insert, pilih Circle, gambar sebuah lingkaran lonjong. Kemudian ubah warnanya, klik tab format, klik Shape Fill. Pilih Dark Blue. Kemudian klik Shape Outline, pilih No Outline. 9. Putar lingkaran sedikit miring. Pilih lingkaran dan klik kanan, pilih copy. Kemudian klik kanan di tempat mana saja, klik paste. Pilih lingkaran baru, ubah warnanya ke warna putih. Kita kecilkan sedikit ukurannya, dengan menekan kotak kecil di bagian pojok dan geser ke arah dalam untuk mengecilkan. Pindahkan sehingga dia menutupi lingkaran sebelumnya secara penuh pada satu sisi. 10. Sekarang klik pada tab Insert, pilih Text Box. Klik di dalam kotak, ketikkan ACTION. Tempatkan kotak teks di dalam dua lingkaran sebelumnya. Pilih tab Home, pilih Teks Box, ubah huruf ke Arial Black. Ubah warnanya ke Dark Red. 11. Pilih kedua lingkaran dan kotak teks, klik kanan di dalamnya, pilih Group kemudian pilih Group lagi. Cara ini akan mengkombinasikan objek-objek tadi ke dalam satu grup. Pindahkan ke bagian bawah sebelah kanan slide. Pindahkan place holder sedikit ke kiri, yang mana place hoder ini sebagai tempat nomor halaman yang diatur secara default. Halaman 7 dari 11
Kita telah selesai membuat desain Slide Master. Karena kita ingin sebuah slide judul yang menarik perhatian, mari kita modifikasi Layout Slide Judul dengan memasukkan tambahan gambar dan beberapa modifikasi layout. 1. Klik pada tab Insert, pilih Picture, masukkan gambar P1.jpg. Letakkan gambar berada di posisi belakang dengan cara klik kanan mouse pilih Send to Back, dan pilih Send to Back. 2. Posisikan letak dan besaran gambar, hingga berada persis di bawah judul. Ubah ukuran dengan menggeser kotak kecil di bagian pojok gambar. Perlu diingat bahwa kotak kecil bagian pojok di gambar berfungsi untuk mengubah skala gambar (besar kecil dengan rasio tetap), sedangkan kotak bagian atas-bawah/kanan-kiri digunakan untuk mengubah bentuk (tinggi-rendah/panjang-pendek). Pindahkan gambar tepat di bawah heading kolom judul. Halaman 8 dari 11
3. Kemudian rentangkan kotak subjudul (subtitle) hingga sepanjang slide. Gunakan kotak kanan dan kiri pada image untuk melakukannya. 4. Kemudian kita perlu membuat sub judul lebih terlihat. Pilih kotak subjudul, klik pada tab Format, pilih Shape Fill yang akan membuka galeri warna. Pilih More Fill Colour, yang akan membuka jendela baru. Pilih White dan set transparansi ke 30%. Halaman 9 dari 11
Sekarang kita sudah selesai membuat tema singkat kita. Untuk keluar dari workspace Slide Master, kita kembali ke tab Slide Master, dan pilih Close Master View. Tambahkan beberapa layout slide, dengan cara masuk ke tab Home, pilih tombol drop down New Slide, pilih Title and Contend. Jika anda menyukai tema ini dan ingin menggunakannya, maka anda perlu menyimpan desain tema tersebut. Pilih tab Design, klik drop box galeri Themes, kemudian pilih Save Current Theme. Namai tema dengan nama Action. File template akan tersimpan dengan nama ekstensi.thmx. Halaman 10 dari 11
Atau jika anda ingin menyimpan dengan nama ekstensi yang lain (.pptx atau.potx untuk jenis umum powerpoint template), kita bisa menyimpannya dengan melakukan Save As pada tab File, kemudian sesuaikan Save As Type ke Powerpoint Template (*.potx). Klik Save. Halaman 11 dari 11