PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PADA SHOWROOM BERKAH MOTOR MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Anif 09.12.3556 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT ON BERKAH MOTOR SHOW ROOM USING VISUAL BASIC 6.0 PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PADA SHOWROOM BERKAH MOTOR MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 Anif Kusrini Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Data processing information systems at the Blessing Motor Showroom are still using manual system in which each day was recorded on the purchase and sale transactions that occurred. Therefore, to see information from the data processing that requires a process that takes a long time. That requires information systems that can assist in data processing and can generate the desired report showroom. The new manufacturing system design using the Data Flow Diagram to illustrate the flow of data and Entity Relationship Diagram to create a design table structures and relationships between tables. The database created using SQL Server 2000. Application is made and developed using Visual Basic 6.0 programming language. Programs created include: module purchases, sales, and financial data processing. From the results of the testing program indicate that the program is capable of processing financial data relating to purchasing, and sales and generate managerial information in the form of a report (report purchases and sales transactions). Keywords: Information systems, Systems Sales, Data Processing Systems.
1. Pendahuluan Dalam era globalisasi dewasa ini perkembangan kegiatan perdagangan semakin pesat dan luas. Hal ini menyebabkan informasi yang cepat dan akurat menjadi sumberdaya yang sangat penting. Maka dari itu komputer sebagai perangkat pengolah data dan informasi memegang peranan yang penting. Penggunaan sistem yang terkompterisasi bukan lagi merupakan hal yang baru, namun telah menjadi sistem pokok untuk dapat bertahan dan berkembang dalam menjawab tantangan perdagangan bebas pada tahun-tahun yang akan datang. Berkah Motor Wonososbo, merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang showroom sepeda motor. Mengingat pesatnya kemajuan dibidang teknologi informasi dan banyaknya pesaing, maka kegiatan pencatatan sistem penjualan merupakan bagian utama dan penting dalam kegiatan operasional showroom. Pencatatan sistem penjualan, baik tunai maupun kredit harus dapat dirancang sedemikian rupa untuk mempermudah jalannya proses bisnis showroom, agar dapat menjaga kelangsungan hidup usaha showroom. Dunia bisnis yang bersifat dinamis, cepat serta penuh ketidakpastian menuntut agar dapat membuat suatu sistem penjualan yang lebih terkomputerisasi agar lebih mempermudah cara kegiatan bisnisnya. Dengan demikian maka sangat membutuhkan seperangkat alat bantu yang dapat memecahkan masalah mereka, yaitu Pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Data. Dengan adanya pembuatan sistem ini, maka akan membantu mempermudah cara kerja showroom dan dapat mempersingkat waktu dengan menjalankan proses bisnis yang lebih baik lagi, serta dapat menyajikan data yang lebih akurat, cepat dan tepat sehingga dapat menganalisis dan mengevaluasi sistem penjualan dengan mudah. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan (Sutedjo, 2002). Sedangkan menurut (Sutanta, 2003) sistem adalah sekumpulan elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada (Sutedjo, 2002). Sedangkan menurut (Sutanta, 2003) informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimannya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi (Sutedjo, 2002). Sistem informasi adalah suatu tipe khusus dari sistem kerja yang fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan informasi dengan melakukan enam tipe operasi: menangkap (capturing), mentransmisikan (transmitting), menyimpan (stroring), mengambil (retrieving), memanipulasi (manipulating), dan menampilkan (displaying) informasi (Jogiyanto, 2007). Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi (Eko, 2000) 2.2 Pengelolaan Data Pengelolaan Data menurut (George R.Terry, 2002) adalah serangkaian operasi atau informasi yang diinginkan. Arti lain dari pengelolaan data adalah suatu sistem yang akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang menjadi keluaran berupa bahan jadi. Untuk mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dapat diperoleh dari sistem pengelolaan data. Dalam sistem informasi pengelolaan data terdapat perbedaan anatara data dan informasi. Data adalah suatu bentuk informasi yang masih mentah dan belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut, untuk dapat disajikan sebagai bahan keterangan(informasi) dan mempunyai nilai bagi seseorang dalam mengambil suatu kesimpulan atau keputusan. Sedangkan informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi sipenerima. Informasi juga menggambarkan suatu kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sedangkan sumber dari informasi adalah data, yang berbentuk simbol atau huruf, angka, gambar dalam data dan diolah menjadi suatu model informasi dan membuat keputusan dan melakukan tindakan berarti bagi sipenerima informasi.
2.3 Pengertian Data Flow Diagram (DFD) DFD atau diagram alur data di definisikan sebagai modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan sistem sebagai jaringan (network) kerja dari proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut data flow atau alur data (Budi Sutedjo, 2002 : 117). Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metedologi pengembangan arus sistem yang terstruktur (structure analisis dan design), serta merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Pada dasarnya suatu diagram alur data terdiri atas masukan, proses, penyimpanan data dan juga keluaran yang masing-masing diwakili oleh suatu simbol. Masing-masing simbol dapat berhubungan dengan satu simbol lainnya. Hubungan inilah yang menggambarkan alur data dan kerja yang terjadi didalam suatu sistem. 2.4 Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut (Budi Sutedjo, 2002 : 130) ERD adalah kesatuan bentuk logika yang dipakai untuk analisa dan desaign database ERD menggambarkan arti dari aspek data. Didalam pembuataan ERD perlu di perhatikan dalam menentukan suatu konsep apakah merupakan suatu entity, atribut, atau relationship. 2.5 Pengertian Normalisasi Normalisasi adalah teknik untuk mengorganisasikan data ke dalam table-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai didalam suatu organisasi (Marlinda, 2004 : 115). 2.6 Pengertian Visual Basic 6.0 Visual basic sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan programprogram aplikasi berbasis windows. Komponen-komponen pada visual basic antara lain adalah (Arief Ramadhan, 2004): 1. Control Menu Adalah menu yang digunakan terutama untuk manipulasi jendela visual basic. Menu pada control menu adalah restore (mengubah ukuran jendela), move (memindahkan letak jendela), size (mengubah ukuran jendela), minimize (meminimalkan ukuran jendela), maximize (memaksimalkan ukuran jendela), close (menutup jendela). 2. Menu Menu visual basic berisi semua perintah Visual Basic yang dapat dipilih untuk melakukan tugas tertentu. Isi dari menu pada umumnya sebagian besar sama dengan program-program window.
3. Toolbar Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perinyah tertentu dari Visual Basic. Contoh dari tombol adalah add project, add item, open project, copy, paste, cut, save, dan masih banyak yang lainnya. 4. Form Window Form window atau jendela form adalah daerah kerja utama, dimana akan dibuat program-program aplikasi Visual Basic. Form merupakan tempat meletakkan berbagai macam objek interaktif seperti misalnya teks, gambar, tombol-tombol perintah, scroolbar, dan sebagainya. 5. Toolbox Toolbox adalah sebuah kotak piranti yang mengandung semua objek atau control yang dibutuhkan untuk membentuk suatu aplikasi. kontrol adalah suatu objek yang akan menjadi penghubung antara program aplikasi dan usernya. 6. Project Explorer Jendela project explorer adalah jendela yang mengandung semua file didalam aplikasi Visual Basic. Setiap aplikasi dalam Visual Basic disebut dengan project, dan setiap project bisa mengandung lebih dari satu file.
7. Jendela properties Jendela properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic. Property adalah sifat dari sebuah objek, misalnya namanya, ukuran huruf, posisi dan sebagainya. Untuk mengatur bentuk dan karakteristik dari setiap objek dilakukan melalui jendele properties ini. 8. Jendela Code Jendela code adalah salah satu jendela yang penting didalam Visual Basic, jendela ini berisikan kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi Visual Basic. 9. Form Layout Window Form Layout Window adalah jendela yang menggambarkan posisi dari form yang ditampilkan pada layer monitor. Posisi form pada Form Layout Window inilah yang menjadi petunjuk dimana aplikasi anda ditampilkan pada layer monitor bila dijalankan nanti. Jika anda ingin memindahkan form keposisi yang lain pada layer, geser saja gambar form tersebut pada jendela Form Layout Window.
2.7 Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server merupakan produk RDBMS (Relational Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft. Orang sering menyebutnya dengan SQL Server saja. Microsoft SQL Server juga mendukung SQL sebagai bahasa untuk memproses query ke dalam database. Mirosoft SQL Server banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan atau juga pemerintahan sebagai solusi database atau penyimpanan data. 3. Analisis Metode analisis yang digunakan dalam laporan ini adalah analisis data kualitatif dimana data yang diperoleh merupakan data yang tidak berbentuk bilangan dan data yang diperoleh bukan berbentuk angka-angka yang dianalisa secara statistik. Adapun data ini dikumpulkan dengan cara pengamatan langsung dilapangan dan wawancara. 3.1 Analisis Data Analisis data merupakan bagian terpenting dalam penyusunan laporan penelitian ini dan juga dalam pembuatan sistem informasi nantinya, karena dengan analisis tersebut data dapat diberi arti dan makna yang berguna dalam pemecahan suatu permasalahan dalam penelitian tersebut. Untuk menjadikan sistem yang akan dibuat nantinya akan menjadi baik dan maksimal serta memenuhi harapan dari pihak manajemen yang ada, maka penelitian ini juga dilaksanakan analisis data, data yang akan dianalisis adalah data yang berhubungan dengan data sebagai berikut: 1. Data kendaraan bermotor 2. Data pembeli kendaraan 3. Data transaksi penjualan
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Pada bab ini akan dibahas mengenai program aplikasi yang telah dibuat beserta koding yang digunakan dalam pembuatannya yang akan dijelaskan pada pembahasan interface dan program berikut. 4.1 Pembahasan Interface dan Program Pembahasan interface dan program ini meliputi tampilan awal mulainya program berjalan hingga proses akhir program selesai dieksekusi, antara lain berisi: form open, form login, informasi sukses login, informasi kesalahan login, informasi tutup aplikasi, tampilan menu utama, sub menu sales, sub menu pembeli, sub menu data kendaraan, menu pembelian, link data pembeli, link data kendaraan, menu penjualan, link data sales, link data kendaraan, menu transaksi, link data sales, link data pembeli, sub menu laporan data sales, sub menu laporan data pembeli, sub menu laporan data kendaraan, sub menu laporan data pembelian, sub menu laporan data penjualan, sub menu laporan data transaksi. 4..1.1 Tampilan Form Open Pada form open akan ditampilkan pada saat awal program dijalankan, berikut adalah tampilannya: 4.1.2 Tampilan Form Login Setelah form open selesai di eksekusi kemudian akan ditampilkan form login sebagai syarat utama user untuk mengakses aplikasi dalam hal ini sales atau karyawan yang bekerja pada showroom berkah motor untuk memasukkan nama dan password sebagai keamanan data pada aplikasi pengelolaan data showroom berkah motor tersebut.
4.1.3 Tampilan Informasi Sukses Login Jika nama dan password yang dimasukkan benar maka akan muncul informasi yang menyebutkan Selamat Anda Berhak Mengakses Program Ini.!!! 4.1.4 Tampilan Informasi Kesalahan Login Jika nama dan password yang dimasukkan salah maka akan muncul informasi peringatan yang menyebutkan Username atau Password Anda salah!!! Harap diisi dengan benar!!! 4.1.5 Tampilan Informasi Tutup Aplikasi Jika sampai tiga kali terjadi kesalahan dalam memasukkan nama dan password maka secara otomatis program aplikasi akan ditutup dengan menampilkan informasi peringatan sebagai berikut Sudah tiga kali Anda melakukan kesalahan, Program akan diakhiri!!! 4.1.6 Tampilan Menu Utama Form ini akan terbuka jika pada form login user mengisi nama dan password dengan benar. Pada tampilan menu utama ini akan disajikan beberapa menu antara lain:
File yang berisi (Log out dan Keluar), Data Master yang berisi (data sales, pembeli dan kendaraan), Pembelian, Penjualan, Transaksi dan Cetak Laporan yang berisi (laporan data sales, laporan data pembeli, laporan data kendaraan, laporan data pembelian, laporan data penjualan, dan laporan data transaksi). 4.1.7 Tampilan Sub Menu Customer Sales Pada sub menu customer sales akan ditampilkan data customer sales atau karyawan showroom berkah motor yang berhak mengakses program aplikasi ini 4.1.8 Tampilan Sub Menu Pelanggan Sub menu pelanggan ini digunakan untuk menyimpan data pelanggan yang melakukan pembelian motor pada showroom berkah motor.
4.1.9 Tampilan Sub Menu Data Kendaraan Pada sub menu data kendaraan berfungsi untuk menyimpan data kendaraan yang tersedia beserta informasi stok barang yang masih ada dan harga jual yang telah ditentukan oleh pemilik showroom berkah motor. 4.1.10 Tampilan Menu Transaksi Penjualan Menu transaksi penjualan digunakan untuk melakukan transaksi penjualan kepada pelanggan yang akan melakukan pembelian kendaraan sepeda motor pada showroom berkah motor.
4.1.11 Tampilan Link Data Customer Sales Menampilkan data customer sales yang melayani penjualan sepeda motor pada showroom berkah motor. 4.1.12 Tampilan Link Data Kendaraan motor. Menampilkan informasi data kendaraan yang tersedia pada showroom berkah
4.1.13 Tampilan Menu Transaksi Pembelian Berfungsi untuk melakukan pembelian sepeda motor kepada supplier jika stok pada showroom berkah motor sudah menipis maupun habis. 4.1.14 Tampilan Form Print Kwitansi 4.1.15 Tampilan Form Laporan Berdasarkan Tanggal 4.1.16 Tampilan Form Konfirmasi Nilai Minimal Stok
4.1.17 Tampilan Form Product 4.1.18 Tampilan Form About 4..19 Tampilan Sub Menu Laporan Data Customer Sales 4..1.20 Tampilan Sub Menu Laporan Data Pelanggan
4.1.21 Tampilan Sub Menu Laporan Data Kendaraan 4.1.22 Sub Menu Laporan Transaksi Penjualan Berdasarkan Tanggal
4.1.23 Sub Menu Laporan Transaksi Pembelian Berdasarkan Tanggal 4.1.24 Sub Menu Laporan Buat Kwitansi Penjualan
5. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dari materi diatas, dengan adanya pembuatan aplikasi berbasis desktop yang berjudul Pembuatan Sistem Informasi pengelolaan Data Pada Showroom Berkah Motor Menggunakan Visual Basic 6.0 secara umum dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pembuatan Sistem Informasi pengelolaan data pada showroom berkah motor yang berbasis desktop sangat berpengaruh dalam hal pengelolaan data pada showroom berkah motor karena terkomputerisasi sehingga mudah dalam pengaksesannya. 2. Sistem Informasi pengelolaan data ini bersifat interaktif sehingga memudahkan customer sales atau karyawan yang bekerja pada showroom berkah motor dalam mengolah data secara lebih akurat. 3. Aplikasi ini menampilkan berbagai informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan usaha showroom yang dijalankan oleh pemiliknya baik berupa data customer sales yang bekerja dalam hal ini karyawan yang berhak mengakses aplikasi sampai data pelanggan, dan data kendaraan yang tersedia untuk diperjualbelikan. 4. Setiap customer sales atau karyawan yang diberi hak untuk mengakses aplikasi ini dapat langsung mengakses jika terjadi transaksi dalam showroom berkah motor tersebut. 5. Program telah dapat menghasilkan laporan-laporan, seperti laporan data pelanggan, data penjualan, data pembelian dan data kendaraan yang masih tersedia, sehingga membantu pemilik showroom dalam mengembangkan usahanya. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi Arif, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi.