1
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 1 Dari 86 1. Perpustakaan: Adalah sebuah ruangan bagian dari sebuah gedung atau gedung itu sendiri yang digunakan sebagai tempat menyimpat buku dan terbitan lainnya yang disimpan dan ditata menurut sistem tertentu untuk dimanfaatkan informasinya. 2. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi ( Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat ). 3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi: a. Melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai yang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi. b. Melayani staf / dosen dalam persiapan bahan perkuliahan. c. Melayani para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi. d. Menambah khazanah kekayaan rohaniah pembaca melalui bacaan ringan yang bersifat menghibur / rekreatif. 4. Tugas Perpustakaan : Mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri serta menyebarluaskan ilmu dan informasi yang terkandung dalam koleksi / bahan pustaka yang dimiliki serta memberikan bimbingan pada pemakai. 5. Tujuan Perpustakaan : a. Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan koleksi yang diterimanya. 2
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 2 Dari 86 b. Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk keperluan penelitian. c. Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan oleh pemakai. d. Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup. e. Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khazanah budaya bangsa atau masyarakat. 6. Jenis Koleksi Perpustakaan : Koleksi perpustakaan UMSIDA dapat berupa monograph (koleksi cepat/buku) dan elektronik seperti kaset, keping CD dan disket. Untuk koleksi monograph dibagi dalam beberapa kelompok yaitu: a. Koleksi Referensi Koleksi ini disebut juga rujukan atau acuan yaitu koleksi yang memberikan informasi tentang sesuatu secara singkat, menyeluruh dalam lingkupnya. Koleksi ini tidak perlu dibaca secara menyeluruh sebagaimana pada buku teks. Karena itu koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjam keluar. Yang termasuk koleksi referensi diantaranya adalah Kamus Abstrak Ensiklopedia Terbitan Pemerintah Buku Tahunan Atlas Direktori Almanak Handbook Buku-buku sumber geografi Indeks Biografi b. Koleksi Tandon / Cadangan Sesuai dengan namanya, koleksi ini dimaksudkan apabila buku teks telah habis terpinjam, masih ada satu koleksi cadangan yang bisa dibaca ditempat sehingga tidak untuk dipinjamkan keluar. 3
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 3 Dari 86 c. Koleksi Periodikal Yang termasuk koleksi periodikal atau yang juga disebut koleksi terbitan berkala antara lain berupa : Jurnal Surat Kabar Buletin Majalah Warta Indeks Media Abstrak Brosur / Pamflet Laporan d. Koleksi Buku Teks Koleksi ini terdiri dari berbagai disiplin ilmu yang telah dikelompokkan kedalam berbagai subyek. Koleksi ini biasanya digunakan sebagai bahan ajar, penataran, kuliah dan dapat dipelajari secara mandiri. Koleksi ini dapat dipinjamkan keluar dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. e. Koleksi Proyek Akhir Dan Karya Ilmiah Koleksi ini merupakan kumpulan hasil penelitian dan proyek akhir dari mahasiswa UMSIDA serta hasil penelitian dosen. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat. 7. Struktur Organisasi Perpustakaan Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan Unit Pelaksana Teknis yang bersifat mandiri dan terkoordinasi langsung dibawah Wakil Rektor I. Kepala Perpustakaan bertanggung jawab pada Wakil Rektor 1 dan mengepalai 3 unit kerja di Perpustakaan, yaitu Administrasi dan Keuangan, Pelayanan Teknis dan Pelayanan Pemakai. Tiap unit kerja dipimpin oleh seorang Kepala Sie (KASIE) yang bertanggung jawab terhadap beberapa sub unit kerja, dengan struktur seperti dibawah ini : 4
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 4 Dari 86 REKTOR WAKIL REKTOR I KA. KOORDINATOR ADM. & KEUANGAN KOORDINATOR PELAYANAN TEKNIS KOORDINATOR PELAYANAN PEMAKAI PERAWATAN & PENGEMB. OTOMASI PELAYANAN SIRKULASI BAGIAN PENGADAAN PELAYANAN REFERENSI BAGIAN PENGOLAHAN BIMBINGAN PEMAKAI BAGIAN PRESERVASI PENGAWASAN GARIS KOMANDO GARIS KERJASAMA 8. Rincian Tugas Tiap Bagian dalam Struktur Organisasi Perpustakaan 8.1. Kepala Perpustakaan a. Membuat Rencana Strategis bagi pengembangan perpustakaan b. Menetapkan Program Kerja dan Prioritasnya untuk pengembangan perpustakaan b. Menetapkan Kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan dalam perpustakaan c. Mengusahakan adanya dana bagi kegiatan dalam perpustakaan. d. Mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan perpustakaan e. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian kegiatan perpustakaan 5
f. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada Wakil Rektor I Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/ Halaman Ke 5 Dari 86 8.2. Koordinator Administrasi dan Keuangan a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan sistem administrasi dan keuagan. b. Melakukan Koordinasi tugas dengan Unit Kerja Pelayanan Teknis dan Pelayanan Pemakai c. Mengatur dan Mengkoordinir tugas-tugas dibagian administrasi dan keuangan d. Membuat laporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan keuangan Perpustakaan e. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan mengenai administrasi dan keuangan perpustakaan 8.2.1. Administrasi a. Menerima surat masuk b. Mengetik surat keluar c. Memberi nomor agenda untuk surat masuk dan surat keluar d. Mengarsip serta menginventarisir surat masuk dan surat keluar e. Menerima pendaftaran anggota baru dan mengarsip data anggota f. Mencetak kartu anggota dan kartu peminjaman untuk anggota baru g. Menerima dan menginventarisasi tambahan buku baru, sumbangan / hadiah, majalah dan surat kabar. h. Menerima serta mencetak bukti sumbangan alumni, skripsi/tugas akhir mahasiswa dan menginventarisasi kedalam buku induk i. Memberi stempel identitas perpustakaan atas semua koleksi bahan pustaka j. Mencetak surat bebas pinjam k. Mencetak surat penagihan atas koleksi yang terlambat dikembalikan 8.2.2 Keuangan a. Merekap penerimaan uang denda, buku saku anggota, surat pengantar dan kartu super. b. membuat laporan pertanggungjawaban 6
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 6 Dari 86 8.3. Koordinator Pelayanan Teknis a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan pelayanan teknis dalam Perpustakaan b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan pelayanan teknis c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan teknis d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan teknis d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan Perpustakaan e. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di unit Pelayanan Teknis f. Membuat Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan 8.3.1. Otomasi a. Membuat desain WEB Perpustakaan b. Menyempurnakan Software Sistim Otomasi Perpustakaan c. Mengembangkan Digilib dan MDLN d. Membuat dan Mengembangkan Software Repository Institusi e. Memelihara kabel jaringan perpustakaan 8.3.2. Pengadaan a. Merekap dan mengecek data pemesanan bahan pustaka b. Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan c. Melakukan pemesanan buku / literatur, majalah dan surat kabar baru 8.3.3. Pengolahan a. Menentukan katalogisasi, klasifikasi dan tajuk subyek atas bahan pustaka baru b. Mencetak kartu katalog c. Mengentri data pada komputer atas bahan pustaka yang baru d. Membuat label, kartu buku, kantong kartu buku dan menempel slip tanggal kembali pada bahan pustaka baru 7
e. Membuat indeks atas majalah Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/ Halaman Ke 7 Dari 86 f. Membuat Abstrak pada bahan pustaka g. Menempatkan bahan pustaka pada raknya setelah selesai diolah h. Membuat laporan statistik jumlah koleksi 8.3.4. Preservasi a. Melakukan penyiangan terhadap bahan pustaka yang rusak b. Melakukan perbaikan terhadap bahan pustaka yang rusak c. Melaksanakan pelestarian terhadap kandungan bahan pustaka dengan melakukan proses alih digital terhadap bahan pustaka c. Melakukan laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Pelayanan Teknis 8.4. Koordinator Pelayanan Pemakai a. Membuat program kerja yang berkaitan dengan pelayanan pemakai b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan pelayanan pemakai c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan pemakai d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan pemakai d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan Perpustakaan e. Membuat survey kepuasan pengguna f. Mengkordinir sarana media saran dan kritik g. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di unit Pelayanan Pemakai h. Melakukan Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan 8.4.1. Sirkulasi a. Melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka b. Mengatur kartu buku dan kartu peminjaman sesuai tempatnya c. Membuat laporan statistik peminjam dan koleksi yang dipinjam d. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian pinjaman 8
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 8 Dari 86 f. Memeriksa data pinjaman mahasiswa, mencabut kartu peminjaman dan menarik kartu anggota bagi mahasiswa yang akan diwisuda, cuti dan atau mengundurkan diri g. Mengembalikan koleksi yang telah selesai dipinjam ke dalam raknya 8.4.2 Layanan Referensi a. Memberikan rujukan referensi b. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai c. Memberikan layanan silang layan terhadap koleksi referensi d. Memberikan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian 8.4.3. Bimbingan Pemakai a. Memberikan pendidikan literasi terhadap pengguna perpustakaan b. memberikan informasi mengenai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan 8.4.4. Pengawasan a. Mengawasi ruangan dan keamanan koleksi serta pengunjung perpustakaan b. Memeriksa keluar masuknya koleksi sesuai prosedur sirkulasi c. Mengambil surat kabar yang dilanggan, menempatkan pada rak dan setelah lewat tanggal, mengurutkan sesuai tanggal dan bulannya untuk kemudian diserahkan pada bagian penjilidan surat kabar d. Membuat laporan statistik pengunjung 9
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 9 Dari 86 9. Visi dan Misi 9.1 Visi Sebagai fasilitator utama Universitas Muhammadiyah Sidoarjo untuk menjadi perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun 2020 dalam pelestarian, penelusuran dan pemberdayaan informasi yang menunjang kegiatan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat. 9.2 Misi 1. Menyediakan sumber-sumber informasi keilmuan. 2. Menyediakan sumber-sumber informasi keislaman dan kemuhammadiyahan. 3. Memberikan layanan informasi keilmuan, keislaman dan kemuhammadiyahan yang dapat memperluas kegiatan belajar mengajar penelitian. 4. Mengembangkan upaya pemberdayaan informasi yang telah dimiliki perpustakaan untuk civitas akademika, alumni dan masyarakat dalam kaitannya dengan konsep belajar seumur hidup. 5. Mengorganisasikan informasi agar mudah untuk ditemukan kembali baik secara manual maupun berbasis teknologi informasi. 6. Mewujudkan SIM Perpustakan yang terintegrasi dengan Fakultas, Biro dan Unit Kerja Lainnya 7. Mewujudkan terbentuknya MDLN (Muhammadiyah Digital Library Network). 8. Mewujudkan Repository Institusi sebagai upaya pelestarian dan pengembangan kekayaan intelektual civitas akademika. 10
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 10 Dari 86 10. Tata Tertib Perpustakaan 1. U m u m 1.1 J a m p e l a y a n a n P e r p u s t a k a a n : P A G I : S E N I N J U M A T : 0 8. 0 0 1 3. 3 0 W I B S A B T U : 0 8. 0 0 1 1. 3 0 W I B S O R E : S E N I N J U M A T : 1 6. 0 0 21.00 W I B S A B T U : 1 6. 0 0 1 8. 3 0 W I B Seluruh warga (sivitas akademika) UMSIDA dapat menggunakan fasilitas perpustakaan dengan menunjukkan KTM / Kartu Anggota masing-masing. 1.2 Mahasiswa Perguruan Tinggi dan Karyawan Instansi lain dapat menggunakan fasilitas perpustakaan setelah menunjukkan identitas diri dan membawa surat pengantar dari institusi asal serta mengisi buku tamu, namun tidak diperkenankan untuk meminjam keluar/ membawa pulang koleksi. 1.3 Pengunjung harus meninggalkan jaket, tas, map, buku bacaan dan sebagainya di tempat penitipan tas kecuali buku tulis dan catatan atau b arang berharga d en gan sepengetahuan petugas. 1.4 Pembaca dipersilakan mengambil sendiri bahan pustaka yang diperlukan dan wajib mengembalikan ke rak asalnya dengan rapi setelah dibaca. 1.5 Pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga kesopanan, ketertiban, ketenangan dan kebersihan, dilarang memakai kaos oblong, sandal, topi, serta merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan. 1.6 Setiap pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga koleksi supaya tidak rusak, hilang serta ikut memelihara kerapian susunan koleksi pada setiap rak. 2. K e a n g g o t a a n Untuk ketertiban administrasi perpustakaan, maka sistim keanggotaan diatur sebagai berikut: 11
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 11 Dari 86 2.1 Mahasiswa UMSIDAwajib mendaftarkan diri terlebih dahulu untuk mendapatkan Kode Identitas Peminjam pada Buku Anggota yang berfungsi pula sebagai sarana peminjaman dan Berlaku selama yang bersangkutan terdaftar sebagai mahasiswa aktif UMSIDA. 2.2 Dosen dan Karyawan UMSIDA wajib mendaftarkan diri/heregistrasi setiap satu tahun sekali. 2.3 Mahasiswa atau Karyawan Instansi lain wajib mendaftarkan diri dan akan mendapatkan Kartu Anggota yang berlaku selama 1 (satu) bulan dengan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp. 5.000,-. 3. P e m i n j a m a n 3.1 K o l e k s i U m u m 3.1.1 S e t i a p p e m i n j a m a n w a j i b m e n u n j u k k a n K a r t u P e m i n j a m a n b a g i M a h a s i s w a a t a u K a r t u A n g g o t a b a g i K a r y a w a n d a n D o s e n. 3.1.2 M a h a s i s w a U M S I D A d a p a t m e m i n j a m m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i s e l a m a 1 ( s a t u ) m i n g g u, d e n g a n m a s a p e r p a n j a n g a n s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n c a t a t a n k o l e k s i t e r s e b u t t i d a k s e d a n g d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h c a l o n p e n g g u n a l a i n. 3.1.3 K a r y a w a n d a n D o s e n U M S I D A d a p a t m e m i n j a m m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i s e l a m a 1 ( s a t u ) m i n g g u, d e n g a n m a s a p e r p a n j a n g a n s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n c a t a t a n k o l e k s i t e r s e b u t t i d a k s e d a n g d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h c a l o n p e n g g u n a l a i n. 3.2 K o l e k s i R e f e r e n s i 12
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 12 Dari 86 3.2.1 K o l e k s i R e f e r e n s i ( B E R T A N D A R ) t i d a k d a p a t d i p i n j a m k e l u a r k e c u a l i h a n y a u n t u k d i b a c a d i p e r p u s t a k a a n d a n d i f o t o k o p i s e l a m a j a m k e r j a. 3.2.2 K e t e r l a m b a t a n p e n g e m b a l i a n a k a n d i k e n a k a n d e n d a s e b e s a r R p. 5 0 0, - / b u k u / j a m k e r j a t e r m a s u k l i b u r. 3.3 Koleksi Tesis / Tugas Akhir / Skripsi / Laporan Penelitian dan Kerja Praktek Koleksi ini hanya dapat dibaca di perpustakaan dan tidak dapat dipinjam keluar maupun untuk difotokopi. 3.4 Koleksi Majalah dan Koran Peminjaman majalah berlaku sama dengan koleksi umum. Koran atau bendel koran hanya dapat dipinjam untuk difotokopi selama jam kerja dan jika terjadi.keterlambatan pengembalian akan dikenai denda Rp. 500/ eksemplar/jam. 4. P e n g e m b a l i a n 4.1 Koleksi yang dikembalikan harus disertai dengan Kartu Anggota/Kartu Peminjaman 4.2 Bagi Dosen atau Karyawan yang akan meninggalkan tugas sekurangkurangnya 6 (enam) bulan diwajibkan mengembalikan semua pinjamannya 4.3 Bagi mahasiswa yang akan mengambil cuti atau t erken a DO ( d r o p o u t ) w ajib mengembalikan semua pinjamannya terlebih dahulu 13
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 13 Dari 86 4.4 Keterlambatan pengembalian bahan pustaka dikenai sanksi denda Rp. 200,- per buku per hari termasuk hari libur. Khusus untuk koleksi bertanda referensi atau koleksi khusus, maka biaya denda yang dikenakan adalah Rp. 500,- per buku per hari termasuk hari libur 5. M e n g h i l a n g k a n / M e r u s a k k a n B a h a n P u s t a k a Semua pengguna yang menghilangkan dan merusakkan bahan pustaka diwajibkan melapor sebelum atau pada saat tanggal pengembalian dan dikenakan sanksi denda sesuai dengan tingkatannya. 5.1 Kerusakan ringan Memperbaiki dan atau menjilid (terburai, acak, sobek). 5.2 Koleksi ada di pasaran, mengganti dengan koleksi yang sama / identik ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar. 5.3 Koleksi tidak ada dipasaran, mengganti 3 (tiga) kali harga (perkiraan) ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar sesuai dengan persetujuan Kepala Perpustakaan. 5.4 Penggantian sudah harus terlaksana paling lama dalam waktu 1 (satu) bulan. 6. S u r a t P e n g a n t a r d a n K a r t u S u p e r Setiap permintaan Surat Pengantar dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 1.000,-/ surat. Untuk Kartu Super dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 5.000,- 7. P e l a n g g a r a n Barang siapa yang mengambil sebagian maupun keseluruhan isi buku, jurnal, skripsi, tesis atau koleksi lain akan dikenakan sanksi akademis berupa skorsing tidak diperkenankan mengikuti perkuliahan dalam waktu tertentu dan, atau sanksi lain sesuai dengan status pelanggaran. 14
Kode/No : SOP/ Halaman Ke 14 Dari 86 8. B e b a s P i n j a m d a n P e n y e r a h a n T e s i s / T u g a s A k h i r / S k r i p s i / L a p o r a n K e r j a P r a k t e k d a n K e p i n g C D Sebelum mengikuti wisuda dan mengambil ijasah, setiap mahasiswa wajib: 8.1 Mengurus Surat Bebas Pinjaman di perpustakaan Kampus I, II dan IV. 8.2 M enyerahkan 1 ( s at u ) eksem pl ar Tesis/Skripsi/Tugas Akhir/Laporan Kerja P rakt ek (hardcopy) y a n g t el ah ditandatangani oleh Ketua Program Studi (untuk mahasiswa pascasarjana) atau Dekan Fakultas dan dibubuhi stempel masingmasing jurusan ke Perpustakaan disertai 1 (satu) keping CD ( s o f t c o p y ) berisi data Tesis/Skripsi. Setiap penyerahan Tesis, Skripsi/Tugas Akhir dan keping CD akan diberikan Surat Tanda Terima Penyerahan. 8.3 Khusus mahasiswa Fakultas Teknik, Ekonomi dan Pertanian wajib mengurus Bukti Bebas Pinjam dari Perpustakaan Kampus II terlebih dahulu untuk kemudian diserahkan ke Perpustakaan Kampus I. 8.4 Setiap mahasiswa yang akan mengajukan cuti kuliah/terminal diwajibkan untuk mengurus Surat Bebas Pinjam 8.5 Permintaan ulang Surat Tanda Terima Penyerahan Tesis, Skripsi / Tugas Akhir dengan alasan apapun wajib mengganti sebesarrp. 10.000,- 9. K H U S U S Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan / tata tertib ini akan ditentukan kemudian 15
16
Kode/No : SOP Pengadaan/ Halaman Ke 15 Dari 86 PENGADAAN BAHAN PUSTAKA a. Tujuan : Untuk mendapatkan koleksi sesuai kebutuhan. b. Ruang lingkup : Ketua Jurusan, dosen, karyawan dan civitas akademik serta Perpustakaan c. Definisi : Untuk mendapatkan buku-buku atau majalah-majalah yang dibutuhkan civitas akademika UMSIDA d. Dokumen Terkait : Pengajuan Judul koleksi dari masing-masing jurusan dan Program studi yang ada di UMSIDA yang diserahkan ke Perpustakaan 5. Rincian Prosedur : a. Perpustakaan memberi tahu Civitas Akademika tentang adanya anggaran untuk pembelian atau penggadaan koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.). Civitas Akademika Mengusulkan judul Koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.) yang perlu dibeli atau digandakan kepada Perpustakaan. b. Bagian Pengadaan Perpustakaan Memverifikasi terlebih dahulu Judul koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.) yang diusulkan civitas akademika dengan menggunakan database otomasi. Untuk koleksi usulan dari civitas akademika yang telah dimiliki oleh perpustakaan, maka hanya koleksi yang kurang dari 5 lima copy dan dalam keadaan baik yang akan diusulkan untuk dibeli, sedangkan yang lebih dari 5 copy akan dibatalkan pengajuannya, dan diberitahukan kepada pihak civitas akademika. 17
Kode/No : SOP Pengadaan/ Halaman Ke 16 Dari 86 c. Bagian Pengadaan kemudian membuat daftar koleksi yang diperlukan dengan meminta persetujuan Kepala Perpustakaan, Fakultas dan PR 1. d. Ka. Perpustakaan mengajukan anggaran pengadaan koleksi kepada PR II untuk koleksi yang perlu di beli atau digandakan. e. Pengajuan anggaran koleksi yang telah diterima/ditanda tangani, akan diberikan pada Biro Administrasi Keuangan f. Biro Keuangan memberikan dana yang telah dicairkan kepada Ka. Perpustakaan untuk Pembelian atau penggandaan Koleksi 18
Kode/No : SOP Pengadaan/ Halaman Ke 17 Dari 86 ALUR KERJA PENGADAAN DAN PEMILIHAN CIVITAS AKADEMIK REKTORAT BAK Mulai Menyerahkan daftar katalog Bahan pustaka dari penerbit Mengirim Balik Katalog bahan pustaka yang telah ditandai untuk diusulkan dalam proses pengadaan koleksi Verifikasi daftar bahan pustaka Yang Diusulkan di Database Otomasi Beritahu Civitas Akademik ya Ada? tidak Diterima? tidak Bagian Pengadaan Menyusun daftar bahan pustaka yang hendak dibeli Kemudian meminta persetujuan Kepala Perpustakaan dan Fakultas ya Ka. Perpustakaan Mengajukan Permohonan Pengadaan Bahan Pustaka Pada PR I dan PR II Diterima? ya tidak Permohonan Diserahkan Ke Biro Administrasi Keuangan arsip tidak Dana Dicairkan dan Diserahkan Ke Ka. Perpustakaan Kepala Perpustakaan Menyerahkan Dana Kebagian Pengadaan PENGOLAHAN BUKU Selesai 19
Kode/No : SOP Pengadaan/ Halaman Ke 18 Dari 86 LAMPIRAN PENGADAAN BAHAN PUSTAKA 1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data untuk proses verifikasi data Bagian Pengadaan 20
21
Kode/No : SOP Pengolahan/ Halaman Ke 19 Dari 86 PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA 1. Tujuan : Menjadikan koleksi tertata dengan rapi, terawat dan mempermudah pencarian kembali koleksi dengan cepat dan tepat. 2. Ruang Lingkup : Staf Perpustakaan, Koleksi (buku, majalah, keping CD/DVD), dan dokumen terkait 3. Definisi : Adalah kegiatan pengolahan bahan pustaka agar bisa dibaca dan dipinjam oleh segenap civitas akademika, sesuai aturan yang berlaku 4. Dokumen terkait : a. Koleksi : Buku Teks, Diktat, Keping CD, Kaset, Majalah/Terbitan Berkala b. Buku Panduan DDC : Dewey Decimal Classification (DDC); Berfungsi sebagai alat untuk menentukan nomor klasifikasi suatu koleksi. c. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus tersimpan di database. d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data koleksi dengan sistem otomasi perpustakaan e. Stempel Inventaris Setiap koleksi bahan cetak harus di beri stempel inventaris dan stempel identitas kepemilikan perpustakaan 22
Kode/No : SOP Pengolahan/ Halaman Ke 20 Dari 86 f. Kelengkapan bahan pustaka Kantong kartu, Kartu buku, slip tanggal kembali, label dan barcode adalah kelengkapan bahan pustaka yang berfungsi sebagai dokumen kegiatan layanan sirkulasi g. Plastik Sampul Berfungsi sebagai pelindung dari kotoran, minyak, air dan sebagainya setiap bahan pustaka harus diberi sampul plastik. 5. Rincian Prosedur : a. Pemberian Stempel Perpustakaan dan Stempel Pengolahan pada Koleksi. Dalam stempel pengolahan, tertera beberapa keterangan berikut ini : - nomor induk yang merupakan nomor inventaris dari koleksi yang dimiliki. Nomor induk disusun secara urut berdasarkan pertamakali koleksi diolah. Untuk koleksi jurnal maupun majalah, maka sebelum nomor akan diberi kode TB (Terbitan Berkala). Untuk skripsi diberi kode berdasakan jurusan, contoh : MAN (Manajemen),, IND (Teknik Industri), PSI (Psikologi), PAI (Pendidikan Agama Islam), AGRO (Agronomi), PGSD (Pendidikan Guru Sekolah Dasar) dll. - Tanggal Terima, yaitu tanggal diterimanya buku dari bagian pengadaan ke bagian pengolahan - Asal, yaitu status dari proses pengadaan, apakah dari pembelian atau merupakan hadiah/pemberian dari civitas akademi, perseorangan atau organisasi - Nomor Judul, yaitu nomor dari judul koleksi yang diterima. Setiap koleksi yang memiliki judul yang sama, akan menerima satu nomor judul. - Nomor Kelas, yaitu nomor katalogisasi, yang terdiri dari nomor klasifikasi DDC, tiga huruf nama depan pengarang dan satu huruf dari judul koleksi. b. Verifikasi bahan pustaka dengan bantuan database. 23
Kode/No : SOP Pengolahan/ Halaman Ke 21 Dari 86 c. Pemberian nomor perolehan (accesion number) judul dan nomor inventaris/nomor induk. Nomor-nomor tersebut ditulis di stempel pengolahan maupun database otomasi d. Pembuatan nomor klasifikasi dengan panduan buku pedoman DDC. Nomor klasifikasi ditulis distempel pengolahan maupun dalam database otomasi e. Entri database, memasukkan data bibliografi ke pangkalan data f. Pembuatan alat kelengkapan buku yang terdiri dari : Kantong buku, Kartu buku, slip tanggal kembali/lidah buku, label buku dan barcode untuk ditempel pada setiap bahan pustaka. Keterangan yang tercetak dalam Kantong Buku, Kartu Buku, Label Buku dan Barcode berasal dari sistem Otomasi Perpustakaan. g. Penyampulan bahan pustaka 6. Indikator keberhasilan : Buku tersaji dengan rapi dan pengguna dapat menemukan koleksi yang dicari/dibutuhkan dengan cara yang mudah dan cepat. 24
Kode/No : SOP Pengolahan/ Halaman Ke 22 Dari 86 ALUR KERJA PENGOLAHAN KOLEKSI Mulai Beri Stempel Perpustakaan dan Pengolahan Verifikasi bahan pustaka database Pernah Ada? Tidak Buatkan Data Baru ya Tambahkan No. Inventaris Pada Database Cetak kantong kartu Barcode dan label Buku Beri No. Inventaris, No. Judul, Tgl Terima, Status Pengadan dan No. Klas Pada Bahan Pustaka Tempatkan kartu, kantong, barcode dan lidah buku pada koleksi, lalu sampul bahan pustaka Selesai 25
Kode/No : SOP Pengolahan/ Halaman Ke 23 Dari 86 LAMPIRAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA 1. Rincian Detil Tampilan Stempel 1. Stempel Pengolahan 2. Stempel Perpustakaan 2. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data 2.1.1 Pangkalan data untuk searching 2.1.2 Pangkalan Data untuk Searching 26
Kode/No : SOP Pengolahan/ Halaman Ke 24 Dari 86 2.3 Pangkalan data untuk pengolahan 2.4 Pangkalan data untuk editing 2.5 Pangkalan data untuk pencetakan alat kelengkapan koleksi 27
Kode/No : SOP Pengolahan/ Halaman Ke 25 Dari 86 3. Tampilan Alat Kelengkapan Buku 3.1 Kantong Buku 3.2 Kartu buku UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO 362.1 Nov p-2 3.4 Label Buku \ 3.3 Lidah buku 3.5 Barcode buku 28
29
Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 26 Dari 86 REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI 1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan koleksi suatu perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi kebutuhan koleksi yang diperlukan dan perencanaannya dimasa akan datang 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Dokumen terkait 4. Definisi : Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Rekap Data dan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap semester. 5. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan sudah ter-otomasi, maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus tersimpan di database. b. Program/Software Pengolahan Statistik Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data bahan pustaka dalam bentuk statistik. c. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data dalam otomasi dan pengolahan data sistem 30
Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 27 Dari 86 d. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka 5. Rincian Prosedur : a. Buka data pengolahan Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan b. Salin data pengolahan koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell. c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan menggunakan bantuan program pengolahan statistik d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi dan jumlah pertambahan koleksi tiap tahun. 6. Indikator Keberhasilan : Data kepemilikan Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat 31
Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 28 Dari 86 ALUR KERJA REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI mulai Salin data dan susun Olah dalam bentuk statistik Cetak hasil statistik selesai 32
33
Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ Halaman Ke 29 Dari 86 KEANGGOTAAN 1. Tujuan Sebagai tanda bukti keanggotaan dan sarana untuk peminjaman buku perpustakaan 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan kartu keanggotaan perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen Terkait : a. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) b. Buku Saku Keanggotaan Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan c. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena sistem manajemen pelayanan dalam perpustakaan sudah terotomasi, maka identitas dari civitas akademika harus tersimpan di database. d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data identitas anggota perpustaakaan e. Kertas Sticker Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil identitas anggota 5. Rincian Prosedur : a. Civitas akademika mengajukan permohonan secara lisan dengan bukti kartu tanda pengenal akademik (KTM) 34
Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ Halaman Ke 30 Dari 86 b. Verikasi data civitas akademika dengan bantuan database otomasi. Dalam laman untuk otomasi perpustakaan juga terdapat fasilitas edit untuk mengubah data apabila terjadi kekeliruan memasukkan data c. Apabila dalam proses searching data civitas akademika tidak diketemukan, maka petugas memasukkan data pemohon kepangkalan data dengan menggunakan data dalam Kartu Identitas Akademik (KTM). d. Tambahkan foto pemohon dalam database dengan menggunakan fasilitas kamera web dan program photoshop. e. Cetak identitas pemohon dan tempelkan pada buku saku keanggotaan 6. Indikator Keberhasilan : Semua civitas akademika dapat membuat kartu anggota perpustakaan dengan cepat dan mudah 35
Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ Halaman Ke 31 Dari 86 ALUR KERJA PENDAFTARAN ANGGOTA CIVITAS AKADEMIK Mulai Mengajukan Permohonan Pembuatan Kartu Anggota secara lisan dengan menunjukkan Kartu Tanda Pengenal Akademisi Verifikasi Data Civitas Akademika database Pernah Ada? Tidak Buatkan Data Baru dan tambahkan Foto Pada Database Tambahkan Foto ya Pada Database Selesai STANDAR OPERASIONAL PR Cetak Identitas Anggota dan tempelkan pada buku saku keanggotaan 36
Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ Halaman Ke 32 Dari 86 LAMPIRAN PENDAFTARAN ANGGOTA 1. Tampilan Pangkalan Data 1.1.1 Pangkalan data untuk searching identitas 1.1.2 Pangkalan data untuk searching identitas 1.1.2 Pangkalan data untuk upload foto dan editing data 37
Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ Halaman Ke 33 Dari 86 1.2 Pangkalan data untuk pengisian identitas anggota tidak terdaftar 1.3.1 Pangkalan data untuk cetak kartu anggota 1.3.3 Pangkalan data untuk cetak kartu anggota 38
Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ Halaman Ke 34 Dari 86 2. Tampilan Buku Saku Anggota Perpustakaan Buku saku anggota perpustakaan 39
40
Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0 Halaman Ke 35 Dari 86 PEMBUATAN STATISTIK PENGUNJUNG 1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan pengunjung perpustakaan, dan sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan pengembangan perpustakaan dimasa akan datang 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Dokumen terkait 3. Definisi : Kegiatan evaluasi pengunjung perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap tahun. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pencatatan kunjungan perpustakaan sudah ter-otomasi, maka seluruh data kunjungan pengguna perpustakaan harus tersimpan di database. b. Program/Software Pengolahan Statistik Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data kunjungan pengguna dalam bentuk statistik. c. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan menggunakan bantuan komputer d. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data kunjungan pengguna perpustakaan dan pembuatan statistik pengunjung. 41
Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0 Halaman Ke 36 Dari 86 5. Rincian Prosedur : a. Buka data kunjungan pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan b. Salin data kunjungan pengguna perpustakaan dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell. c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Kunjungan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan menggunakan bantuan program pengolahan statistik e. Cetak data statistik jumlah pengunjung perpustakaan tiap tahun. 6. Indikator Keberhasilan : Data kunjungan pengguna perpustakaan dapat diketahui dengan cepat ALUR KERJA REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI mulai Salin data dan susun Olah dalam bentuk statistik \ Cetak hasil statistik selesai 42
43
Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ Halaman Ke 37 Dari 86 PELAYANAN PEMAKAI 1. Tujuan : Memenuhi kebutuhan mahasiswa, dosen dan karyawan akan koleksi yang diperlukan sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar dan sarana rekreasi/hiburan. 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA 3. Definisi : Adalah kegiatan untuk memberikan layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan pinjaman) kepada Dosen, Mahasiswa dan karyawan akan koleksi yang dimiliki perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen terkait : a. Koleksi : Buku Teks, Diktat, Keping CD, Majalah/Terbitan Berkala b. Kartu Buku : Berfungsi sebagai alat bukti pengganti koleksi yang dipinjam, dimana selama koleksi dipinjam, kartu buku akan disimpan pada kartu peminjaman yang disimpan di bagian pelayanan c. Slip Kembali : Berfungsi sebagai alat yang menginformasikan koleksi dipinjam oleh siapa, kapan koleksi yang dipinjam harus dikembalikan sehingga terhindar dari sanksi denda jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan 44
Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ Halaman Ke 38 Dari 86 d. Kartu Peminjaman Adalah kartu yang disimpan di bagian pelayanan yang berisi informasi tentang data anggota (Nama, NIM/NIP, Alamat, Unit Kerja, Tanda Tangan) yang berfungsi untuk meletakkan Kartu Buku dari koleksi yang sedang dipinjam e. Kartu Anggota : Adalah sebuah kartu yang berfungsi sebagai alat bukti pemegang kartu berhak memanfaatkan (meminjam) koleksi yang ada di perpustakaan. Informasi yang ada didalam kartu ini adalah tentang Nama Anggota, NIM dan keterangan tentang No Buku yang dipinjam dan kapan harus dikembalikan f. Stempel Tanggal : Dibubuhkan pada Kartu Anggota, Kartu Buku dan Slip Tanggal Kembali yang berisi informasi tanggal kapan koleksi/pinjaman harus dikembalikan. g. Barcode Reader : Sarana yang membantu pembacaan data NPR/NIP peminjam dan Nomor Induk Koleksi (NIB) yang dipinjam/dikembalikan secara cepat dan akurat h. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan : Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi. 5. Rincian Prosedur : a. Setiap civitas akademika UMSIDA dapat melakukan pencarian koleksi dengan fasilitas komputer Serching untuk menemukan informasi koleksi dengan cepat dan tepat 45
Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ Halaman Ke 39 Dari 86 b. Selanjutnya koleksi yang hendak dipinjam diserahkan ke petugas untuk dilakukan proses validasi peminjaman secara otomatis, dan buku bisa dibawa keluar dengan aman. Adapun batas buku yang boleh dipinjam, maksimal 4 buah dengan rentang waktu peminjaman selama seminggu, dan boleh diperpanjang sebanyak 2 kali. Sedangkan peminjaman untuk Dosen/Karyawan, maka jumlah buku yang boleh dipinjam maksimal 10 buah dengan rentang waktu 1 bulan dengan perpanjangan sebanyak 2 kali. Untuk koleksi referensi, buku hanya diperkenankan untuk pinjam fotocopy. Dan harus kembali dihari yang sama waktu peminjaman. Bagi mahasiswa yang terlambat mengembalikan koleksi umum, maka dikenai sanksi denda berupa uang sebesar Rp 200,- setiap hari. Sedangkan denda koleksi referensi sebesar Rp 500,- setiap hari. 6. Indikator keberhasilan : a. Pengguna dapat menemukan koleksi yang dibutuhkan secara mudah, cepat dan tepat. b. Pengguna dapat melakukan prosedur sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan pinjaman ) sesuai aturan yang telah ditetapkan. c. Koleksi yang dipinjam dikembalikan tepat waktu sehingga terhindar dari sanksi denda d. Koleksi yang dikembalikan dalam keadaan tetap baik dan terawat sehingga tidak terkena sanksi e. Tidak adanya koleksi hilang karena dipinjam tanpa melalui prosedur sirkulasi f. Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat akibat sistem sirkulasi yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit 46
Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ Halaman Ke 40 Dari 86 ALUR KERJA PELAYANAN PEMINJAMAN CIVITAS AKADEMIKA CIVITAS AKADEMIKA Mulai Periksa Koleksi di catalog online Periksa koleksi di rak Ada? Tidak Ada? Tidak Periksa Koleksi di Database Petugas ya ya Periksa Status Koleksi Buku & Tanda Pengenal Beritahu Pemakai Sedang Dipinjam? ya Tidak Tidak sedang Dipinjam? Ajukan Peminjaman Boleh Dipinjam? Tidak Catat Sebagai Buku Hilang ya Pesan Pada Petugas Serahkan buku anggota Catat Pada Otomasi Sirkulasi ya Beri Stempel tgl pengembali an Pesan? ya Catat Pesanan pada Katalog Elektronika Tempatkan Kartu-Kartu Tidak Selesai 47
Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ Halaman Ke 41 Dari 86 ALUR KERJA PELAYANAN PENGEMBALIAN CIVITAS AKADEMIKA Mulai Buku Dikembalikan Periksa tanggal kembali Periksa Keutuhan Buku Terlambat? ya Utuh? Tidak Sanksi? ya Kenakan Sanksi Tidak ya Periksa Katalog Perpustakaan Tidak Cap Tanda Kembali Perpanjangan? Tidak Cap Tanda kembali Tempatkan Kartu-kartu ya Serahkan Buku Cap Tanggal Ke kembali baru Kembalikan Buku Ke Rak Kirim Buku Ke Bagian Penjilidan Tempatkan Kartu-kartu Selesai 48
Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ Halaman Ke 42 Dari 86 LAMPIRAN PELAYANAN SIRKULASI 1. Rincian detil Tampilan Database 1.1 Tampilan pangkalan data untuk searching 49
Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ Halaman Ke 43 Dari 86 1.2 Tampilan pangkalan data untuk peminjaman 1.3 Tampilan pangkalan data untuk pengembalian 50
51
Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 44 Dari 86 PENANGANAN KEHILANGAN BUKU 1. Tujuan : Untuk Menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku. 2. Ruang Lingkup : Staf Perpustakaan, Civitas Akademika 3. Definisi : Kegiatan untuk menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku berlangsung 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pelayanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan sudah terotomasi, maka seluruh data pelayanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan harus tersimpan di database. b. Form Tanda Kehilangan Buku Berfungsi sebagai tanda penerimaan buku pengganti 5. Rincian Prosedur : a. Terima laporan kehilangan buku dari pengguna b. Buka data peminjaman pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan c. buka laman pemblokiran pengguna dan beri keterangan blokir karena menghilangkan buku. 52
Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 45 Dari 86 d. beritahu harga dari buku yang dihilangkan atau beritahu subyek/tema dari buku yang dihilangkan, apabila buku yang hilang merupakan buku lama dan sulit dicari di toko buku. e. berikan form pada buku pengganti yang telah diterima dari pengguna f. buka blokir dan aktifkan status peminjam. 6. Indikator Keberhasilan : Proses penanganan buku yang dihilangkan oleh pengguna dapat dilakukan dengan cara yang mudah dan cepat dan buku pengganti yang diterima sesuai dengan kebutuhan dari perpustakaan. 53
Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 46 Dari 86 ALUR KERJA PENANGANAN KEHILANGAN BUKU CIVITAS AKADEMIKA Mulai Laporkan Kehilangan buku disertai kartu tanda anggota Verifikasi data peminjaman koleksi dalam sistem otomasi Verifikasi data pengolahan koleksi dalam sistem otomasi Blokir keanggotaan perpustakaan Ganti status kondisi koleksi menjadi koleksi hilang Ganti buku hilang dengan buku pengganti sesuai saran petugas dan isi form Penggantian buku hilang Beritahu pengguna harga koleksi dan subyek/tema dari koleksi pengganti Aktifkan kembali status pengguna dari blokir Serahkan buku pengganti pada bagian pengolahan selesai 54
Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 47 Dari 86 LAMPIRAN PENANGANAN KEHILANGAN BUKU 1. Rincian Tampilan Pangkalan Data 1.1 Tampilan pangkalan data untuk kendali peminjaman 1.2 Tampilan Pangkalan Data untuk Blokir Pengguna 55
Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Halaman Ke 48 Dari 86 1.3 Tampilan pangkalan data untuk aktivasi keanggotaan 2. Tampilan Form Buku Pengganti UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO website : www.umsida.ac.id em ail : perpus @um sida.ac.id Form : Buku Hilang/ perpus/2015/0 N a m a N I M Fakultas Judul Buku Hilang Pengarang Judul Buku Pengganti: : : : : : FORM PENGGANTIAN BUKU HILANG............... Jurusan :.......... No. Induk :.................. Sidoarjo,... 20... Tanda Tangan 56
57
Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ Halaman Ke 49 Dari 86 PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI 1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah peminjaman koleksi, sebagai bahan evaluasi untuk menentukan kebutuhan koleksi yang diperlukan dan perencanaannya dimasa akan datang 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Dokumen terkait 3. Definisi : Kegiatan evaluasi peminjaman koleksi yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Pembuatan Statistik Peminjaman Bahan Pustaka dilakukan setiap tahun. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan sirkulasi sudah ter-otomasi, maka seluruh data peminjaman bahan pustaka harus tersimpan di database. b. Program/Software Pengolahan Statistik Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data peminjaman bahan pustaka dalam bentuk statistik. c. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan menggunakan bantuan computer 58
Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ Halaman Ke 50 Dari 86 d. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka 5. Rincian Prosedur : a. Buka data peminjaman Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan b. Salin data peminjaman koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell. c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan menggunakan bantuan program pengolahan statistik d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi terpinjam dan jumlah peminjam tiap tahun. 6. Indikator Keberhasilan : Data Peminjaman Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat 59
Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ Halaman Ke 51 Dari 86 ALUR KERJA PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI mulai Salin data dan susun Olah dalam bentuk statistik Cetak hasil statistik selesai 60
61
Kode/No : SOP Stock Opname/ Halaman Ke 52 Dari 86 STOCK OPNAME BAHAN PUSTAKA 1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya keadaan koleksi suatu perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi sistem keamanan penyimpanan koleksi 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Koleksi 3. Definisi : Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka dilakukan tiap tahun sebelum Ajaran Baru dimulai, yaitu dimasa libur perkuliahan. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database. b. Program/Software Stock Opname Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi c. Barcode Reader Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB) e. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan stock opname f. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak data hasil kegiatan stock opname 62
Kode/No : SOP Stock Opname/ Halaman Ke 53 Dari 86 5. Rincian Prosedur : a. Sosialisasi (pengumuman tempel dan media sosial) b. Penarikan Koleksi c. Penentuan Jadwal Stock opename d. Pelaksanaan e. Pembuatan laporan 6. Indikator Keberhasilan : Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat ALUR KERJA STOCK OPENAME MULAI SOSIALISASI PENGUMUMAN PENARIKAN KOLEKSI VERIFIKASI DATA KOLEKSI PEMBUATAN LAPORAN SELESAI 63
64
Kode/No : SOP Weeding Selection/ Halaman Ke 54 Dari 86 PENYIANGAN (WEEDING) BAHAN PUSTAKA 2. Tujuan : Untuk mengembangkan koleksi yang tersedia diperpustakaan dengan cara melakukan proses seleksi dan penarikan buku-buku usang atau yang sudah tidak dipakai lagi oleh pengguna dan diganti dengan koleksi yang berisi informasi terbarukan. 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Koleksi 3. Definisi : Kegiatan seleksi dan penarikan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Penyiangan koleksi dilakukan tiap 3 tahun, dan dilakukan di akhir semester genap hingga awal semester ganjil. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database. b. Program/Software Stock Opname Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi c. Barcode Reader Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB) d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan penyiangan koleksi dengan menggunakan bantuan computer 65
Kode/No : SOP Weeding Selection/ Halaman Ke 55 Dari 86 e. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil data kegiatan penyiangan koleksi 5. Rincian Prosedur : a. Penentuan jadwal penyiangan koleksi (weeding) b. Penentuan Koleksi yang perlu disiangi (seleksi koleksi) c. Pelaksanaan d.. Pembuatan laporan 6. Indikator Keberhasilan : Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat 66
Kode/No : SOP Weeding Selection/ Halaman Ke 56 Dari 86 ALUR KERJA PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI MULAI PENETAPAN KOLEKSI YANG PERLU DISELEKSI VERIFIKASI DATA KOLEKSI PENARIKAN KOLEKSI PEMBUATAN LAPORAN SELESAI 67
68
Kode/No : SOP Surat Pengantar/ Halaman Ke 57 Dari 86 PELAYANAN SURAT PENGANTAR 1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Surat Pengantar Perpustakaan kepada civitas akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain, yang hendak dituju 2. Ruang Lingkup : a. Mahasiswa b. Staf / Karyawan UMSIDA c. Dosen UMSIDA 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Pengantar perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen Terkait : a. Form Permohonan Surat Pengantar Berfungsi sebagai media informasi petugas mengenai Perpustakaan Perguruan Tinggi yang hendak dituju oleh Civitas Akademika b. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) c. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan Pembuatan Surat Pengantar dilakukan dengan menggunakan bantuan komputer d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pembuatan surat pengantar dengan menggunakan bantuan computer 69
Kode/No : SOP Surat Pengantar/ Halaman Ke 58 Dari 86 e. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pembuatan Surat Pengantar di database Sistem Otomasi Perpustakaan f. Amplop Berfungsi sebagai pelindung bagi Surat Pengantar yang telah dicetak. 5. Rincian Prosedur : a. Mahasiswa mengajukan permohonan Surat Pengantar dengan mengisi form yang telah disediakan oleh petugas. b. Pembuatan surat pengantar dilakukan secara online dengan menggunakan fasilitas komputer c. Surat Pengantar dicetak sebanyak 2 lembar dengan rincian : satu untuk pemohon dan sisanya untuk arsip perpustakaan. Setiap surat pengantar dikenai biaya administrasi sebesar Rp. 1000,- 6. Indikator Keberhasilan : Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan surat pengantar yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit 70
Kode/No : SOP Surat Pengantar/ Halaman Ke 59 Dari 86 ALUR KERJA PELAYANAN SURAT PENGANTAR CIVITAS AKADEMIKA Mulai Mengajukan Permohonan Pembuatan Surat Pengantar MenunjukkanTanda Pengenal Masukkan Data Mahasiswa dan Universitas yang dituju Selesai Cetak Surat Pengantar arsip 71
Kode/No : SOP Surat Pengantar/ Halaman Ke 60 Dari 86 LAMPIRAN SURAT PENGANTAR 1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan data untuk Surat Pengantar 2. Form Surat Pengantar UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO website : www.umsida.ac.id em ail : perpus @um sida.ac.id Form : F/Perpus/SPKS/2015/ D.4 / 1 FORM SURAT PENGANTAR / KARTU SUPER N a m a N I M Fakultas PT Tujuan Alamat Tujuan : : : : :............... Jurusan :............... Sidoarjo,... 20... Tanda Tangan 72
73
Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ Halaman Ke 61 Dari 86 PELAYANAN KARTU SUPER 1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Kartu Super kepada civitas akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain dalam lingkup Jaringan Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi). 2. Ruang Lingkup : a. Mahasiswa b. Staf / Karyawan UMSIDA c. Dosen UMSIDA 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Kartu Super menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen Terkait : a. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) b. Kartu Super Berfungsi sebagai pengganti Surat Pengantar bagi Civitas Akademika yang hendak mengunjungi Perpustakaan Lain yang bergabung dalam Jaringan Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi) c. Sistem Otomasi Perpustakaan : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pencatatan pembelian Kartu Super sudah terintegrasi dalam database Sistem Otomasi Perpustakaan. 74