APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN

Materi 3 APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemprosesan data yang terkait yang berhubungan dengan pembeliaan serta pembayaran barang dan jasa. Hal ini berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa. Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Menurut Mulyadi (2002) Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dalam surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu 1 tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2: yang menghasilkan manfaat 1 tahun atau kurang (jasa personel, bunga, asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari 1 tahun (aktiva tidak berwujud). Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang, peralatan dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order pembelian, menerima kiriman barang dan persediaan. Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah : 1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan. 2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik. 3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan 4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar 5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat 6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat 7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan. Marshall B. Romney,buku 9, 2005 1

8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat. Dokumen dan laporan Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah: Jenis Transaksi Pembelian Kredit Pengeluaran Kas Retur Pembelian Dokumen yang Digunakan Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Barang Voucher Check Memo Debit Laporan Yang Dihasilkan Seperti halnya aplikasi yang lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan,yaitu laporan pengawasan(control report),register,dan laporan khusus(special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporanlaporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain. a) Laporan Kontrol, Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file.akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses pengolahan data berlangsung.laporan ini berisi informasi tentang (1)transaksi yang telah diposting,atau (2)jumlah angka atau nomor transaksi,atau (3)daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file,dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count,control total,dan hash total.petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat. b) Register, Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,misalnya satu hari,satu minggu,atau satu bulan.laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening.register ini dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal. c) Laporan Khusus, Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup: Marshall B. Romney,buku 9, 2005 2

1. Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report) Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal laporan.data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok. 2. Laporan Umum Voucher Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya.laporan ini sangat bermanfaat,karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu tertentu,akan berakibat negative bagi perusahaan,yaitu: a. Merusak hubungan baik dengan pemasok, b. Merusak citra kredit,yang pada gilirannya perusahaan akan sulit untuk dapat membeli barang dari pemasok secara kredit. 3. Laporan Kebutuhan Kas Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan ini membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera,agar dapat diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara. 4. Layanan Status Utang Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-line realtime,karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database menyajikan informasi terbaru.dalam siklus ini,karyawan bagian utang juga memerlukan informasi mengenai utang kepada setiap pemasok.kebutuhan ini dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru tentang utang kepada setiap pemasok. Pengolahan Transaksi Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk sistem yang diselenggarakan secara manual,dan untuk sistem yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer. Sistem manual, Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan secara manual,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut: a. Prosedur Pembelian Kredit b. Prosedur Pengeluaran Kas Sistem berbasis komputer, Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis komputer,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut : Marshall B. Romney,buku 9, 2005 3

a. Prosedur Permintaan Pembelian b. Prosedur Pemesana Barang c. Prosedur Penerimaan Barang d. Prosedur Pencatatan utang e. Prosedur Pengeluaran Kas Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pengeluaran Catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk melaksanakan siklus pengeluaran ini tergantung pada metode yang digunakan untuk mengolah data transaksi. Jika pengolahan data transaksi dilakukan secara manual (tidak menggunakan alat bantu komputer) maka catatan yang diselenggarakan adalah sebagai berikut : 1. Buku jurnal, yang mencakup : a. Register voucher, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit. b. Jurnal memorial, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang yang dibeli atau perolehan potongan pembelian. c. Register kas, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas, baik untuk pembelian tunai maupun pelunasan utang. 2. Rekening pembantu piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat piutang kepada setiap pelanggan. 3. Rekening buku besar, yang mencakup : a. Utang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya utang karena pembelian kredit, dan berkurangnya utang dagang karena pelunasan atau adanya retur dan potongan pembelian. b. Kas, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kas karena adanya pembelian tunai atau pelunasan utang dagang.(krismiaji, 2010) Sistem akuntansi Pengeluaran Pada PT Multi Aksara Sejati terdapat empat bagian yang terlibat dalam sistem pembelian kredit, yaitu Bagian Gudang, Bagian Pemasaran, Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Akuntansi. Adapun tugas-tugasnya adalah sebagai berikut: Marshall B. Romney,buku 9, 2005 4

Tabel Bagian dan Pekerjaan Sistem Pembelian Kredit yang sedang berjalan Bagian Pekerjaan Bagian 1. Bagian Gudang - Kepala gudang memeriksa stok barang pada kartu gudang. - Mencatat barang yang habis. - Membuat Surat Permintaan Pembelian 2 lembar. - Menyerahkan SPP 1 ke bagian pemasaran. - Sedangkan SPP 2 diarsip tetap. - Menerima LPB 2 bersama barang dari bagian penerimaan barang. - Mencocokkan LPB 2 dengan barang. - Memasukkan barang ke dalam gudang. - Mencatat LPB 2 ke dalam kartu gudang. - Mengarsip tetap LPB 2. 2. Bagian Pemasaran - Menerima SPP lembar 1 dari bagian gudang. - Menghubungi pemasok untuk melakukan pembelian. - Meminta daftar harga barang (DHB) yang ingin dibeli melalui fax. - Menerima daftar harga barang dan melakukan negosiasi harga apabila harga barang sudah sesuai akan dibuat purchase order yang diteruskan ke kegiatan selanjutnya tapi jika harga tidak sesuai maka perusahaan membatalkan pembelian. - Membuat purchase order (PO) sebanyak tiga lembar. - Menyerahkan PO 1 kepada pemasok melalui fax. - Mengarsip tetap PO 2, SPP 1 dan DHB. - Menyerahkan PO 3 ke bagian penerimaan barang. - Menerima LPB 1 dan FB dari bagian penerimaan barang. - Memeriksa LPB 1 dan FB. - Mengarsip tetap LPB 1. - Menyerahkan FB ke bagian keuangan. 3. Bagian Penerimaan Barang - Menerima PO lembar 3 dari bagian pemasaran. - Menerima faktur barang (FB) dan surat pengantar (SP) bersama barang dari pemasok. Marshall B. Romney,buku 9, 2005 5

- Mencocokkan FB, PO 3, SP dan barang. - Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) 3 lembar. - Menyerahkan LPB 2 bersama barang ke bagian Gudang. - Menyerahkan LPB 1 dan FB ke bagian pemasaran. - Menyerahkan LPB 3 ke bagian keuangan. - Mengarsip tetap PO 3 dan SP. 4. Bagian Keuangan - Menerima FB dari bagian pemasaran. - Menerima LPB 3 dari bagian penerimaan barang. - Mencocokkan FB dan LPB 3. - Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) 2 lembar. - Menandatangani BKK 1 dan 2. - Mencatat BKK kedalam kartu utang. - Mengarsip tetap BKK 1, FB dan LPB 3. - Menyerahkan BKK 2 ke bagian akuntansi 5. Bagian Akuntansi - Menerima BKK 2 dari bagian keuangan. - Melakukan pembukuan atas barang yang dibeli berdasarkan BKK 2. - Membuat Laporan Pembelian Kredit. - Mengarsip tetap BKK 2. - Menyerahkan LPK ke pimpinan. Dokumen dan Catatan Terkait Dokumen dan catatan yang terkait dengan sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada PT Multi Aksara Sejati sebagai berikut : a) Surat Permintaan Pembelian ( SPP ) Surat Permintaan Pembelian dibuat oleh bagian gudang untuk bagian pemasaran melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat. b) Daftar Harga Barang ( DHB ) Daftar Harga Barang diterima dari pemasok yang berguna untuk mengetahui hargaharga mengenai barang yang dipesan. c) Purchase Order ( PO ) Purchase Order dibuat oleh bagian pemasaran yang berisi jumlah barang yang akan dibeli. Marshall B. Romney,buku 9, 2005 6

d) Bukti Kas Keluar ( BKK ) Bukti Kas Keluar dibuat oleh bagian pemasaran. Dokumen ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas. e) Laporan Penerimaan Barang ( LPB ) Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan barang untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, jumlah, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam purchase order. f) Faktur Barang ( FB ) Dokumen ini diterima dari pemasok mengenai harga barang yang dibeli dan pembayaran. g) Surat Pengantar ( SP ) Dokumen ini diterima dari pemasok sebagai surat pengantar barang-barang yang dikirim ke perusahaan. h) Laporan Pembelian Kredit ( LPK ) Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi yang diberikan kepada pimpinan atas pembelian yang sudah dilakukan perusahaan. Bagian bagian yang terkait BAGIAN GUDANG Sistem Pembelian Kredit pada PT. Multi Aksara Sejati dimulai dari bagian gudang memeriksa stok barang pada kartu gudang. Kemudian mencatat barang yang habis lalu membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 lembar. Selanjutnya menyerahkan SPP 1 ke bagian pemasaran sedangkan SPP 2 diarsip tetap. Bagian gudang menerima LPB 2 bersama barang dari bagian penerimaan barang, kemudian mencocokkan LPB 2 dengan barang. Lalu memasukkan barang ke dalam gudang, setelah itu mencatat LPB 2 ke dalam kartu gudang, selanjutnya mengarsip tetap LPB 2. BAGIAN PEMASARAN Bagian pemasaran menerima SPP 1 dari bagian gudang kemudian menghubungi pemasok untuk melakukan pembelian. lalu meminta Daftar Harga Barang (DHB) yang ingin dibeli melalui fax. Setelah itu menerima daftar harga barang dan melakukan negosiasi harga, apabila harga tidak sesuai maka pembelian akan dibatalkan, apabila harga sesuai maka lanjut ke kegiatan Marshall B. Romney,buku 9, 2005 7

membuat purchase order sebanyak 3 lembar. selanjutnya menyerahkan PO 1 kepada pemasok melalui fax dan menyerahkan PO 3 ke bagian penerimaan barang. Sedangkan PO 2, SPP 1 dan DHB diarsip tetap. Bagian pemasaran menerima LPB 1 dan FB dari bagian penerimaan barang, kemudian memeriksa LPB 1 dan FB. Lalu menyerahkan FB ke bagian keuangan dan mengarsip tetap LPB 1. BAGIAN PENERIMAAN BARANG Bagian penerimaan barang menerima PO 3 dari bagian pemasaran dan menerima Faktur barang (FB) dan Surat pengantar (SP) bersama barang dari pemasok. Kemudian mencocokkan FB, SP, PO 3 dan barang. Lalu membuat laporan penerimaan barang sebanyak 3 lembar. Selanjutnya bagian penerimaan barang menyerahkan LPB 2 bersama barang ke bagian gudang. Kemudian menyerahkan LPB 1 dan FB ke bagian pemasaran, lalu menyerahkan LPB 3 ke bagian keuangan. Sedangkan PO 3 dan SP diarsip tetap. BAGIAN KEUANGAN Bagian keuangan menerima FB dari bagian pemasaran dan LPB 3 dari bagian penerimaan barang. Kemudian mencocokkan FB dan LPB 3. Lalu membuat Bukti Kas Keluar (BKK) 2 lembar, kemudian menandatangani BKK 1&2. Setelah itu mencatat BKK kedalam kartu utang. Selanjutnya bagian keuangan menyerahkan BKK 2 ke bagian akuntansi dan mengarsip tetap BKK 1, FB dan LPB 3. BAGIAN AKUNTANSI Bagian akuntansi menerima BKK 2 dari bagian keuangan, lalu melakukan pembukuan atas barang yang dibeli berdasarkan BKK 2. Kemudian membuat laporan pembelian kredit. Selanjutnya mengarsip tetap BKK 2 dan menyerahkan LPK ke pimpinan. Marshall B. Romney,buku 9, 2005 8

BAGIAN GUDANG START 3 Barang Memeriksa stok barang pada kartu gudang LPB 2 Kartu Gudang Mencocokkan LPB 2 dan barang Mencatat barang yang habis Memasukkan barang ke dalam gudang Membuat (SPP) sebanyak dua lembar SPP 1 2 LPB 2 N Kartu Gudang 1 N Gambar 1 Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Gudang Keterangan : 1. Surat Permintaan Pembelian ( SPP ) 2. Laporan Penerimaan Barang ( LPB ) Marshall B. Romney,buku 9, 2005 9

BAGIAN PEMASARAN 1 4 SPP 1 Menghubungi pemasok untuk melakukan pembelian LPB 1 FB Memeriksa LPB 1 dan FB Meminta daftar harga barang yang ingin dibeli melalui fax LPB 1 FB Menerima daftar harga barang dan melakukan negosiasi harga Harga tidak sesuai Pembelian dibatalkan N 6 Harga sesuai Membuat purchase order 3 lenbar 3 2 DHB SPP 1 PO 1 Fax Pemasok N 2 Gambar 2 Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Pemasaran Keterangan : 1. Purchase Order ( PO ) 2. Daftar Harga Barang ( DHB ) 3. Surat Permintaan Pembelian ( SPP ) 4. Laporan Penerimaan Barang ( LPB ) 5. Faktur Barang ( FB ) Marshall B. Romney,buku 9, 2005 10

BAGIAN PENERIMAAN BARANG 2 PEMASOK Barang PO 3 FB SP Mencocokkan FB, PO 3 dan SP dengan barang Membuat Laporan Penerimaan Barang 3 lembar PO 3 SP LPB 1 FB 4 3 2 3 5 Barang N Gambar 3 Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Penerimaan Barang Keterangan : 1. Laporan Penerimaan Barang ( LPB ) 2. Purchase Order ( PO ) 3. Faktur Barang ( FB ) 4. Surat Pengantar ( SP ) Marshall B. Romney,buku 9, 2005 11

BAGIAN KEUANGAN 6 5 FB LPB 3 Mencocokkan LPB 3 dan FB Membuat BKK 2 lembar Menandatangani BKK 1 dan 2 FB BKK 1 LPB 3 2 7 N Kartu Utang Gambar 4 Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Keuangan Keterangan : 1. Bukti Kas Keluar ( BKK ) 2. Faktur Barang ( FB ) 3. Laporan Penerimaan Barang ( LPB ) Marshall B. Romney,buku 9, 2005 12

BAGIAN AKUNTANSI 7 BKK 2 Melakukan pembukuan atas barang yang dibeli Membuat laporan pembelian kredit BKK 2 LPK N Pimpinan END Gambar 5 Flowchart Sistem Pembelian Kredit Bagian Akuntansi Keterangan : 1. Bukti Kas Keluar ( BKK ) 2. Laporan Penerimaan Barang ( LPB ) Marshall B. Romney,buku 9, 2005 13

Penilaian Sistem Pengendalian Internal Pengendalian internal sangat dibutuhkan dalam segala unit organisasi, karena pengendalian internal berfungsi sebagai acuan dalam operasional perusahaan. Sama halnya pengendalian internal yang ada pada PT Multi Aksara Sejati. Pengendalian internal meliputi empat kategori pengendalian yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen untuk memberikan jaminan bahwa sasaran hasil pengendalian manajemen akan terpenuhi. Komponen pengendalian meliputi: (1) struktur organisasi, (2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, (3) Praktik yang sehat dan (4) Mutu Karyawan yang sesuai dengan tanggungjawab. Setelah melakukan penelitian dan wawancara kepada pemilik dan bagian yang terkait maka dalam penelitian ini mencoba untuk menganalisis sistem pengendalian internal sesuai dengan komponen pengendalian menurut Mulyadi yang diantaranya yaitu: 1. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pada umumnya sebuah organisasi ataupun perusahaan memiliki pimpinan sebagai otoritas tertinggi. Sedangkan dibawah pimpinan terdapat bagian-bagian yang membantu tugas pimpinan untuk melaksanakan hal-hal yang bersifat teknis. Pada PT Multi Aksara Sejati hal tersebut sudah dilaksanakan walaupun belum sepenuhnya berjalan dengan baik. Perusahaan dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi beberapa departemen. Setiap departemen mempunyai tugas masing-masing, sehingga terdapat pembagian yang jelas dan tidak terjadi adanya overlap tugas antar bagian. Setelah melakukan penelitian struktur organisasi PT Multi Aksara Sejati, peneliti menemukan kelemahan pada bagian pemasaran. Bagian ini melakukan kegiatan pembelian dan penjualan. Seharusnya bagian pembelian dan penjualan berdiri sendiri karena melakukan dua kegiatan yang berbeda. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua transaksi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Pada PT Multi Aksara Sejati terjadi beberapa kesalahan seperti: Marshall B. Romney,buku 9, 2005 14

1) Dokumen bukti kas keluar ditandatangani oleh bagian keuangan. Seharusnya yang bertanggung jawab untuk menandatangani bukti kas keluar adalah seorang pimpinan yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi atau dilakukan oleh bagian akuntansi. 2) Tidak adanya kartu catatan persediaan pada bagian akuntansi. Seharusnya pada bagian akuntansi memiliki kartu catatan persediaan guna mencocokkan dengan kartu gudang, sehingga tidak terdapat selisih persediaan pada bagian akuntansi dan bagian gudang. 3. Praktik yang sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang dilakukan perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: 1) Penggunaan surat permintaan pembelian benomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 2) Penggunaan purchase order benomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 3) Penggunaan laporan penerimaan barang benomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang. 4) Pemasok dipilih setelah melakukan penawaran harga. 5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang. 4. Mutu Karyawan yang sesuai dengan tanggung jawab Dari ke-empat unsur pengendalian intern, mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, perusahaan mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Marshall B. Romney,buku 9, 2005 15