Bab II Dasar Teori 2.1 Pengertian Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 1). Sistem Akuntansi terdiri atas metoda dan catatan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksitransaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait (Krismiaji, 2002: 219). 2.2 Pengertian Penjualan Kredit Penjualan Kredit adalah penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001: 202). Penjualan Kredit adalah penjualan barang dagangan yang penerimaan pembayarannya beberapa waktu setelah penyerahan barang (M. Sochih, 2007: 13). 2.3 Pengertian Sistem Penjualan Kredit Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 202). 5
6 Sistem Penjualan Kredit merupakan sistem yang digunakan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, sehingga setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit (Mulyadi, 2001: 210). 2.4 Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 211-213) adalah: 1. Fungsi Penjualan yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang yang akan dikirim, dan mengisi Surat Order Pengiriman dan fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat Back Order pada saat diketahuinya tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Kredit yaitu Fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Fungsi Gudang yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke Fungsi Pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar Surat Order Pengiriman yang diterimanya dari Fungsi Penjualan dan fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang, misalnya: Surat Order Pengiriman barang yang ditandatangani oleh Fungsi Penjualan dan Memo Debit yang ditandatangani oleh Fungsi Pembelian karena adanya pengembalian barang. 5. Fungsi Penagihan yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan Faktur Penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy
7 faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh Fungsi Akuntansi. 6. Fungsi Akuntansi yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. 2.5 Dokumen yang digunakan Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 214-217) adalah: 1. Surat Order Pengiriman dan tembusannya Surat order pengiriman merupakan pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berikut ini adalah berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari: a. Surat Order Pengiriman b. Tembusan Kredut (Credit Copy) c. Surat Pengakuan (Aknowledgement Copy) d. Surat Muat (Bill of Lading) e. Slip Pembungkus (Packing Slip) f. Tembusan Gudang (Warehouse Copy) g. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) h. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) 2. Faktur dan tembusannya. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berikut ini adalah berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari: a. Faktur Penjualan (Customer s Copies) b. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) c. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) d. Tembusan Analisis (Analysis Copy) e. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
8 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa Bukti Memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 4. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem pejualan kredit, merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok penjualan produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 2.6 Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 218-219) adalah: 1. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupu kredit. 2. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku besar pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh Fungsi Gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
9 5. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Catatan akuntasi yang digunakan dalam penjualan kredit (Krismiaji, 2002: 273) adalah sebagai berikut: 1. Buku Jurnal, yang mencakup: a. Jurnal penjualan, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit b. Jurnal memo kredit, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang yang dijual atau pemberian potongan pembelian c. Jurnal penerimaan kas yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas yang berasal dari pelunasan piutang. 2. Rekening pembantu piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat piutang kepada setiap pelanggan 3. Rekening Buku Besar, yaitu: a. Piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya piutang karena penjualan kredit, dan berkurangnya piutang dagang karena pelunasan atau adanya retur dan potongan penjualan. b. Kas yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat betambahnya kas karena adanya pelunasan piutang dagang. 2.7 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 219-220) adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Order Penjualan Dalam proses ini, Fungsi Penjualan menerima order dari Pembeli dan menambahkan informasi penting pada Surat Order dari Pembeli. Fungsi Penjualan kemudian membuat Surat Order Pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain.
10 2. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, Fungsi Penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada Pembeli tertentu dari Fungsi Kredit. 3. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, Fungsi Pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam Surat Order Pengiriman yang diterima dari Fungsi Pengiriman. 4. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, Fungsi Penagihan membuat Faktur Penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu Faktur Penjualan dibuat oleh Fungsi Penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat Surat Order Pengiriman. 5. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan Faktur Penjualan ke dalam Kartu Piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam Prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi. 2.8 Unsur Pengendalian Intern Berikut adalah beberapa unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 220-226): 1. Organisasi Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit, unsur pokok sistem pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut. a. Fungsi Penjualan harus terpisah dari Fungsi Kredit.
11 b. Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. c. Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Kas. d. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan gunakan formulir Surat Order Pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh Fungsi Kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada Credit Copy (yang merupakan tembusan Surat Order Pengiriman). c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada Copy Surat Order Pengiriman. d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh Fungsi Penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada Faktur Penjualan. f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. g. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. 3. Praktik yang Sehat a. Penggunaan Formulir bernomor urut tercetak dan penggunaannya di pertanggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan. b. Secara periodik Fungsi Akuntansi mengirim pernyataan piutang (Account Receivable Statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. c. Secara periodik diadakan Rekonsiliasi Kartu Piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.