SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIPUS) PANDUAN BAGI OPERATOR Disampaikan oleh: Rasiman PADA PELATIHAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN, 2008
DAFTAR ISI 1. Tentang SIPUS... 3 2. Menjalankan SIPUS... 3 3. Login... 3 4. Ganti Password... 4 5. Logout... 4 6. Keluar... 5 7. Modul Pengadaan... 5 7.1 Membuat Daftar Usulan Buku... 5 7.2 Daftar Pengadaan Buku... 7 8. Modul Pengatalogan... 8 8.1 Pengolahan Koleksi Buku... 8 8.1.1 Tambah Data Buku...8 8.1.2 Edit Data Buku... 10 8.1.3 Hapus Data Buku... 10 8.2 Pengelolaan Koleksi Berkala...11 8.2.1 Tambah Data Koleksi Berkala... 11 8.2.2 Edit Data Koleksi Berkala... 13 8.2.3 Hapus Data Koleksi Berkala... 13 9. Modul Anggota (Keanggotaan)...13 9.1 Pengelolaan Anggota...13 9.1.1 Tambah Data Anggota... 13 9.1.2 Edit Data Anggota... 15 9.1.3 Hapus Data Anggota / Menon-aktifkan Data Anggota... 15 9.1.4 Bebas Pinjam... 15 9.1.5 Cetak Kartu... 16 9.1.6 Karya Tulis... 17 9.2 Non Anggota...19 9.2.1 Tambah Data Non Anggota... 19 9.2.2 Hapus Data Non Anggota / Menon-aktifkan Data Non Anggota... 19 9.2.3 Cetak Kartu Non Anggota... 20 10. Modul Sirkulasi...21 10.1 Peminjaman...21 10.2 Pengembalian dan Perpanjangan...23 10.3 History Anggota dan History Buku...23 10.4 Denda...24 SIPUS: Panduan Bagi Operator - 2
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIPUS) PANDUAN BAGI OPERATOR 1. Tentang SIPUS Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 disingkat SIPUS v3.0 merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengelola informasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sub modul pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai dengan pengelolaan laporan (report). 2. Menjalankan SIPUS Untuk menjalankan SIPUS, double click pada icon SIPUS di Desktop Anda, maka akan muncul seperti Gambar (Menu Login) di bawah ini. 3. Login Login bertujuan untuk membedakan pengguna (operator) SIPUS sesuai dengan fungsinya masing-masing. Login digunakan oleh operator untuk memulai menjalankan sistem (SIPUS). Untuk setiap operator sudah ditentukan dan ditetapkan User Id dan Password untuk dapat melakukan login sesuai dengan fungsinya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan seorang operator dalam melakukan login. Gambar: Menu Login 1) Masukkan User Id pada bagian Login. 2) Masukkan Password pada bagian Password. 3) Pilih Unit sesuai dengan Unit dimana Anda terdaftar sebagai operator. 4) Tekan tombol (button). 5) Setelah melakukan Login dan berhasil dengan baik, maka akan muncul tampilan Halaman atau Menu Utama. 6) Nama operator aktif serta unit perpustakaan akan ditampilkan pada bagian bawah Menu Utama SIPUS. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 3
User: Rasiman di Perpustakaan Universitas Gambar: Menu Utama SIPUS 4. Ganti Password Menu Ganti Password dipergunakan untuk mengganti password operator. Demi keamanan dianjurkan untuk mengganti password secara periodik. Untuk mengganti Password, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Ganti Password 2) Selanjutnya akan tampil Form Ganti Password seperti gambar Ganti Password 3) Masukkan data Password Lama pada bagian Password Lama 4) Masukkan data Password Baru pada bagian Password Baru 5) Tekan tombol untuk menyimpan perubahan, atau tombol Batal untuk membatalkan penggantian Password. 5. Logout Gambar: Menu Ganti Password Logout digunakan untuk memutuskan koneksi database sistem (SIPUS). Dianjurkan kepada operator untuk melakukan logout jika ingin meninggalkan sistem dalam SIPUS: Panduan Bagi Operator - 4
waktu yang relatif lama. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga penggunaan sistem oleh orang yang tidak berwenang. Untuk melakukan logout, langkah-langkahnya sebagai berikut: Pilih Menu Sistem -> Logout 6. Keluar Menu Keluar digunakan untuk mengakhiri sistem (SIPUS). Untuk Keluar dari sistem, langkah-langkahnya sebagai berikut: Pilih Menu Sistem -> Keluar, atau dapat juga pilih tombol Gambar: Menu Logout dan Keluar 7. Modul Pengadaan Fungsi utama Modul Pengadaan adalah digunakan untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. 7.1 Membuat Daftar Usulan Buku Ada 2 cara untuk membuat daftar usulan buku: (1) buku yang merupakan tambahan eksemplar dari judul yang sudah ada, dan (2) buku yang merupakan tambahan judul baru. Untuk membuat daftar usulan buku yang merupakan tambahan eksemplar dari judul yang sudah ada langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Dari Menu Utama pilih -> Pengadaan, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Pengadaan 2) Pilih bagian Usulan Buku, untuk membuat daftar usulan buku, Ketikkan kata kunci pencarian (Judul, Pengarang, Penerbit) pada bagian box pencarian, kemudian tekan tombol. 3) Pilih judul tertentu yang sesuai dengan mengklik tombol, maka judul terpilih akan masuk ke bagian Input Usulan Buku 4) Kemudian pilih tombol SIPUS: Panduan Bagi Operator - 5
Gambar: Menu Pengadaan SIPUS: Panduan Bagi Operator - 6
Gambar: Form Usulan Pengadaan Untuk membuat daftar usulan buku yang merupakan tambahan judul baru langkahlangkahnya sebagai berikut: 1) Dari Menu Utama pilih -> Pengadaan, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Pengadaan 2) Pada bagian Input Usulan Buku, klik tombol, maka akan tampil Form Tambah Usulan Buku seperti terlihat pada gambar 3) Isikan dan lengkapi form tersebut dengan informasi deskripsi bibiliografi 4) Kemudian klik tombol, dan sekali lagi hingga muncul Informasi yang menyatakan Proses penyimpanan berhasil. Gambar: Form Tambah Usulan Buku 7.2 Daftar Pengadaan Buku Daftar pengadaan buku berfungsi untuk mengubah (update) daftar usulan buku dalam Status Pengadaan menjadi seperti: Usulan, Proses Pembelian, Selesai, Dibatalkan. Langkah-langkah untuk mengubah (update) status pengadaan adalah sebagai berikut: 1) Dari Menu Utama pilih -> Pengadaan, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Pengadaan 2) Pilih tab pada bagian Daftar Pengadaan Buku 3) Pada bagian Kriteria Pencarian, pilih sesuai yang diinginkan (SEMUA, Judul, Pengarang, Penerbit, Jumlah, Harga, Status Pengadaan Buku) 4) Jika kriteria berdasarkan Judul, maka ketikkan kata kunci di bawah judul, kemudian klik tombol. 5) Jika kriteria yang dipilih berdasarkan Status Pengadaan Buku, maka kriteria berikutnya yang dapat dipilih adalah: Usulan, Proses Pembelian, Selesai, Dibatalkan, kemudian klik tombol untuk memilihnya. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 7
6) Pilih judul yang diinginkan, kemudian pilih status pengadaan. 7) Selanjutnya tekan tombol, maka akan tampak perubahan seperti terlihat pada gambar Daftar Pengadaan Buku. 8) Pilih tombol untuk mengakhiri Modul Pengadaan. Gambar: Form Daftar Pengadaan Buku 8. Modul Pengatalogan Fungsi utama Modul Pengatalogan (Koleksi) adalah digunakan untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala. 8.1 Pengolahan Koleksi Buku Untuk memulai modul pengatalogan pengolahan Koleksi Buku langkahnya adalah sebagai berikut: Dari Menu Utama pilih -> Koleksi, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Pengolahan Koleksi. 8.1.1 Tambah Data Buku Menambah Data Buku langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Dari menu Pengolahan Koleksi Buku pilih tombol. 2) Masukkan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Terlihat seperti pada gambar Form Tambah Buku 3) Tekan tombol untuk memasukkan data Buku Eksemplar (gambar Form Buku Eksemplar), kemudian tekan tombol penyimpanan data, atau pilih tombol penyimpanan. untuk untuk membatalkan proses SIPUS: Panduan Bagi Operator - 8
Gambar: Menu Pengolahan Koleksi Gambar: Form Tambah Buku SIPUS: Panduan Bagi Operator - 9
Gambar: Form Buku Eksemplar 8.1.2 Edit Data Buku Mengedit data Buku dan Buku Eksemplar langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih data Buku yang akan diedit pada tabel Buku atau Eksemplar 2) Tekan tombol, sistem secara otomatis akan menampilkan form buku dengan field-nya masing-masing. Lakukan perubahan yang diperlukan. 3) Tekan tombol untuk penyimpanan data, atau pilih tombol untuk membatalkan proses penyimpanan. 8.1.3 Hapus Data Buku Menghapus data Buku langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih data Buku yang akan dihapus pada tabel Buku 2) Tekan tombol, maka akan muncul pesan: SIPUS: Panduan Bagi Operator - 10
3) Pilih tombol Yes untuk menghapus data, atau pilih tombol No untuk membatalkan penghapusan data. 8.2 Pengelolaan Koleksi Berkala Untuk memulai modul pengatalogan pengolahan Koleksi Berkala langkahnya adalah sebagai berikut: Dari Menu Utama pilih -> Koleksi -> Koleksi Berkala, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Pengolahan Koleksi Berkala. 8.2.1 Tambah Data Koleksi Berkala Menambah data Koleksi Berkala langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Dari menu Pengolahan Koleksi Berkala pilih tombol 2) Masukkan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Terlihat seperti pada gambar Form Tambah Majalah 3) Tekan tombol untuk memasukkan data Serial Eksemplar (gambar Form Eksemplar Majalah), kemudian tekan tombol untuk penyimpanan data, atau pilih tombol untuk membatalkan proses penyimpanan. Gambar: Menu Pengolahan Koleksi Berkala SIPUS: Panduan Bagi Operator - 11
Gambar: Form Tambah Majalah Gambar: Form Eksemplar Majalah SIPUS: Panduan Bagi Operator - 12
8.2.2 Edit Data Koleksi Berkala Mengedit data Majalah dan Eksemplar Majalah langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih data Majalah yang akan diedit pada tabel Majalah atau Eksemplar Majalah. 2) Tekan tombol, sistem secara otomatis akan menampilkan form Majalah dengan field-nya masing-masing. Lakukan perubahan yang diperlukan. 3) Tekan tombol untuk penyimpanan data, atau pilih tombol untuk membatalkan proses penyimpanan. 8.2.3 Hapus Data Koleksi Berkala Menghapus data Majalah langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih data Majalah yang akan dihapus pada tabel Majalah 2) Tekan tombol, maka akan muncul pesan: 3) Pilih tombol Yes untuk menghapus data, atau pilih tombol No untuk membatalkan penghapusan data. 9. Modul Anggota (Keanggotaan) Fungsi utama Modul Anggota (Keanggotaan) adalah digunakan untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota. Mengecek pinjaman (bebas pinjam), pencetakan surat keterangan bebas pinjam, dan mencetak kartu anggota, sinkronisasi data anggota dengan SIA, serta Non Anggota (Anggota dengan kategori Tamu). 9.1 Pengelolaan Anggota Untuk memulai modul anggota langkahnya adalah sebagai berikut: Dari Menu Utama pilih Anggota-> Anggota, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Anggota. 9.1.1 Tambah Data Anggota Menambah Data Anggota langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Dari menu Anggota pilih tombol. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 13
2) Masukkan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Terlihat seperti pada gambar Form Tambah Anggota 3) Tekan tombol untuk penyimpanan data, atau pilih tombol untuk membatalkan proses penyimpanan. Gambar: Menu Anggota Gambar: Form Tambah Anggota SIPUS: Panduan Bagi Operator - 14
9.1.2 Edit Data Anggota Mengedit data Anggota langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih data Anggota yang akan diedit pada tabel Anggota. Pencarian anggota dapat dilakukan baik berdasarkan NIM, nama anggota, program studi, alamat, maupun yang lainnya. 2) Tekan tombol untuk anggota yang akan diubah datanya. Sistem secara otomatis akan menampilkan form Anggota dengan field-nya masingmasing. Lakukan perubahan yang diperlukan. 3) Tekan tombol untuk penyimpanan data, atau pilih tombol untuk membatalkan proses penyimpanan. 9.1.3 Hapus Data Anggota / Menon-aktifkan Data Anggota Data anggota dapat dihapus, tetapi hal ini TIDAK DIANJURKAN untuk menghapus, karena beberapa alasan antara lain keamanan dan statistik. Oleh sebab itu HANYA DIANJURKAN untuk mengubah Aktif menjadi Tidak Aktif dengan cara menghilangkan tanda ceklist pada pilihan Status Aktif di Form Anggota. 9.1.4 Bebas Pinjam Menu bebas pinjam dipergunakan untuk memeriksa status pinjaman pengguna. Untuk memulai modul bebas pinjam langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Dari menu Anggota -> Anggota -> Bebas Pinjam. 2) Kemudian pilih tab tombol 3) Cari anggota berdasarkan NIM atau nama anggota, kemudian pilih tombol, hasilnya terlihat seperti Gambar. 4) Tentukan nama anggota, kemudian pilih tombol, hasilnya terlihat seperti Gambar. Pastikan anggota yang bersangkutan tidak sedang memiliki pinjaman, dengan melihat pada bagian Daftar Buku Belum Dikembalikan dan Daftar Denda dalam keadaan kosong. 5) Selanjutnya isikan Nomor Surat Bebas Pinjam. 6) Tekan tombol untuk mencetak Surat Bebas Pinjam, atau pilih tombol untuk membatalkan proses bebas pinjam. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 15
Gambar: Menu Pencarian Anggota Gambar: Form Bebas Pinjam 9.1.5 Cetak Kartu Menu Cetak Kartu dipergunakan untuk mencetak kartu anggota bagi anggota perpustakaan. Untuk melakukan pencetakan kartu anggota, lakukan langkahlangkah berikut: 1) Dari menu Anggota -> Anggota -> Cetak Kartu. 2) Kemudian pilih tab tombol, selanjutnya akan tampil Menu Pecarian Anggota. 3) Cari anggota yang akan dicetak kartunya berdasarkan NIM atau nama anggota, kemudian pilih tombol, hasilnya terlihat seperti Gambar di atas. 4) Pilih tombol, hasilnya terlihat seperti Gambar. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 16
5) Kemudian pilih tombol untuk memulai proses pencetakan kartu anggota, atau pilih tombol Hapus untuk membatalkannya. 9.1.6 Karya Tulis Gambar: Menu Pencetakan Kartu Anggota Menu Karya Tulis dipergunakan untuk pencatatan dan pencetakan Surat Keterangan Karya Ilmiah (SKKT) bagi pengguna khususnya dosen yang menyerakhan karya ilmiah kepada Perpustakaan USU. Untuk melakukan pencatatan dan pencetakan SKKT, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Dari menu Anggota -> Anggota -> Karya Tulis. 2) Kemudian pilih tombol, selanjutnya akan tampil Menu Pecarian Anggota. 3) Cari anggota yang akan menyerahkan karya tulis berdasarkan NIM atau nama anggota, kemudian pilih tombol, hasilnya terlihat seperti Gambar di atas. 4) Masukkan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Terlihat seperti pada Gambar. 5) Kemudian pilih tombol untuk memulai proses pencetakan karya tulis, atau pilih tombol untuk membatalkannya. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 17
Gambar: Menu Pencatatan dan Pencetakan Karya Tulis SIPUS: Panduan Bagi Operator - 18
9.2 Non Anggota Menu Non Anggota dipergunakan untuk pencatatan data anggota perpustakaan yang terdaftar berasal dari luar sivitas akademika USU. Untuk memulai modul non anggota langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: Dari Menu Utama pilih Anggota -> Anggota -> Non Anggota, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Non Anggota. 9.2.1 Tambah Data Non Anggota Gambar: Menu Pencatatan Non Anggota Menambah Data Non Anggota langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Dari menu Non Anggota pilih tombol. 2) Masukkan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. 3) Tekan tombol untuk penyimpanan data, atau pilih tombol untuk membatalkan proses penyimpanan. 9.2.2 Hapus Data Non Anggota / Menon-aktifkan Data Non Anggota Data non anggota dapat dihapus, tetapi hal ini TIDAK DIANJURKAN untuk menghapus, karena beberapa alasan antara lain keamanan dan statistik. Oleh SIPUS: Panduan Bagi Operator - 19
sebab itu HANYA DIANJURKAN untuk mengubah Aktif menjadi Tidak Aktif pada pilihan Status Aktif di Form Non Anggota. 9.2.3 Cetak Kartu Non Anggota Menu Cetak Kartu dipergunakan untuk mencetak kartu anggota bagi anggota perpustakaan. Untuk melakukan pencetakan kartu anggota, lakukan langkahlangkah berikut: 1) Dari menu Anggota -> Anggota -> Non Anggota -> Cetak Kartu. 2) Kemudian pilih tab tombol, selanjutnya akan tampil Menu Pecarian Anggota. 3) Cari anggota yang akan dicetak kartunya berdasarkan nama anggota, kemudian pilih tombol, hasilnya terlihat seperti Gambar di atas. 4) Pilih tombol, hasilnya akan terlihat seperti Gambar. 5) Kemudian pilih tombol, hasilnya akan terlihat seperti Gambar untuk, atau pilih tombol untuk membatalkannya. Gambar: Menu Pencetakan Kartu Non Anggota Gambar: Contoh Kartu Non Anggota SIPUS: Panduan Bagi Operator - 20
10. Modul Sirkulasi Fungsi utama Modul Sirkulasi adalah digunakan untuk mengelola data peminjaman, pengembalian, dan denda keterlambatan pinjaman buku. 10.1 Peminjaman Untuk memulai modul Sirkulasi langkahnya adalah sebagai berikut: Dari Menu Utama pilih Sirkulasi-> Peminjaman, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Sirkulasi Peminjaman. Untuk melakukan peminjaman langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Dari menu Sirkulasi pilih Peminjaman. 2) Pada bagian NIM Anggota, scan barcode anggota. Sistem akan mendeteksi dan akan memunculkan pemilik data tersebut pada field-field yang telah tersedia. Atau dapat juga mengklik icon mouse, kemudian akan muncul kotak dialog untuk memilih daftar anggota. Isikan NIM atau Nama Anggota pada kotak dialog tersebut, kemudian tekan tombol Cari. Setelah menemukan anggota yang diinginkan, tekan tombol Pilih. 3) Sistem akan menampilkan informasi tentang pemilik data tersebut, serta Daftar Buku yang dipinjam. 4) Untuk melakukan peminjaman isikan nomor Barcode pada kolom Barcode pada tabel Daftar Buku yang dipinjam. Selanjutnya status buku akan otomatis menjadi terpinjam. 5) Kemudian pilih tombol Cetak untuk melakukan pencetakan pada lembar bukti transaksi. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 21
Gambar: Menu Pencarian Data Anggota Gambar: Menu Sirkulasi Peminjaman SIPUS: Panduan Bagi Operator - 22
10.2 Pengembalian dan Perpanjangan Untuk melakukan pengembalian atau perpanjangan pinjaman buku lakukan langkah-langkah berikut: 1) Dari menu Sirkulasi pilih Pengembalian. 2) Pada tab Pengembalian, berikan tanda chech ( ) pada buku yang dimaksudkan untuk dikembalikan atau diperpanjang masa peminjamannya. 3) Kemudian tekan tombol Pengembalian untuk mengembalikan buku, atau tombol Perpanjangan untuk memperpanjang masa peminjaman. Kemudian secara otomatis sistem akan mencetak lembar bukti transaksi. Gambar: Menu Sirkulasi Pengembalian 10.3 History Anggota dan History Buku History Anggota dipergunakan untuk menampilkan data history anggota, seperti judul buku yang pernah dipinjam, tanggal pinjam, perpanjangan, status denda, dan sebagainya yang berkaitan dengan informasi kegiatan peminjaman dan pengembalian buku. History Buku dipergunakan untuk menampilkan data history buku, seperti judul buku, barcode buku, nama anggota yang penah meminjam buku tersebut, dan sebagainya yang berkaitan dengan informasi buku yang pernah dipinjam. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 23
Gambar: Menu History Anggota Gambar: Menu History Buku 10.4 Denda Menu Denda dipergunakan untuk pengelolaan data-data denda administrasi keterlambatan pengembalian pinjaman buku. Modul ini hanya akan terisi data jika sudah terjadi transaksi keterlambatan pengembalian pinjaman buku. Untuk melakukan Pembayaran denda lakukan langkah-langkah berikut: 1) Dari menu utama pilih Sirkulasi -> Denda 2) Pada bagian NIM Anggota, scan barcode anggota. Sistem akan mendeteksi dan akan memunculkan pemilik tersebut pada field-field yang telah tersedia. Atau dapat juga mengklik icon mouse kemudian akan muncul kotak dialog untuk memilih daftar anggota. Isikan NIM atau Nama Anggota pada kotak dialog tersebut, kemudian tekan tombol Cari. Setelah menemukan anggota yang diinginkan, tekan tombol Pilih. 3) Sistem akan menampilkan informasi tentang pemilik data tersebut, serta informasi tentang denda. 4) Pada field judul, berikan tanda chech ( ) pada buku yang dimaksudkan untuk pembayaran denda. Setelah itu akan ditampilkan bersarnya Total Denda. 5) Masukkan nilai pembayaran pada bagian Pembayaran. 6) Kemudian pilih tombol Pembayaran. SIPUS: Panduan Bagi Operator - 24
Gambar: Menu Denda SIPUS: Panduan Bagi Operator - 25