BUPATI POLEWALI MANDAR INSTRUKSI BUPATI POLEWALI MANDAR NOMOR 473.3/155/BKKB.PP TENTANG PELAKSANAAN KEGIATAN PENDATAAN KELUARGA DAN PEMUTAKHIRAN DATA KELUARGA 2013 BUPATI POLEWALI MANDAR, Dalam rangka Pendataan Keluarga yang mencakup data Pasangan Usia Subur, peserta Keluarga Berencana, data keluarga individu anggota keluarga, data tahapan keluarga sejahtera serta ciri-ciri penduduk yang hasilnya terutama digunakan sebagai peta kerja untuk kepentingan operasional di lapangan serta sebagai data dasar untuk perencanaan, pengendalian dan penilaian program Kependudukan dan Keluarga Berencana. Dengan ini mengintruksikan: Kepada : Para Camat se - Kabupaten Polewali Mandar. Untuk : KESATU : Melaksanakan kegiatan Pendataan Keluarga mulai tanggal 1 Juli 2013 sampai dengan 30 September 2013. KEDUA : Pelaksanaan kegiatan Pendataan Keluarga dan Pemutakhiran Data Keluarga tahun 2013 agar berpedoman pada Buku Pedoman Tata Cara Pencatatan dan Pelaporan Pendataan Keluarga/Pemutakhiran Data Keluarga (MDK) yang disempurnakan terbitan tahun 2011 serta pedoman dan petunjuk lainnya yang dikeluarkan oleh para pejabat yang berwenang di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional. KETIGA : Pendataan Keluarga ini meliputi seluruh wilayah Republik Indonesia Yang mencakup Keluarga, Individu Anggota Keluarga Pasangan Usia Subur dan peserta Keluarga Berencana. KEEMPAT : Segera setelah kegiatan Pendataan Keluarga/Pemutakhiran Data Keluarga (MDK) selesai dilaksanakan, agar dibuat Rekapitulasi hasil Pendataan Keluarga dan dilaporan Kepada Kepala Badan Koordinasi Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Perempuan Kabupaten Polewali Mandar dan ditindaklanjuti kepada Kepala Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Provinsi Sulawesi Barat.
KELIMA : Langkah-langkah kegiatan, jadwal dan mekanisme pelaksanaan sebagaimana terdapat dalam lampiran yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan instruksi ini. Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal 1 Juli 2013. Ditetapkan di Polewali pada tanggal 19 Juli 2013 BUPATI POLEWALI MANDAR, ALI BAAL MASDAR
LAMPIRAN INSTRUKSI BUPATI POLEWALI MANDAR NOMOR : 473.3/155/BKKB.PP TANGGAL : 19 JULI 2013 PELAKSANAAN KEGIATAN PENDATAAN KELUARGA DAN PEMUTAKHIRAN DATA KELUARGA TAHUN 2013 Kegiatan Pendataan Keluarga dan Pemutakhiran Data Keluarga tahun 2013 dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut : A. PERSIAPAN Persiapan Pendataan keluarga dilaksanakan mulai bulan Mei 2013 sampai dengan bulan Juni 2013 dengan kegiatan : 1. Melakukan perhitungan kebutuhan jumlah tenaga pendataan dibandingkan dengan jumlah penduduk, jumlah keluarga cakupan wilayah dan kondisi geografis serta memperhatikan waktu yang disediakan untuk pelaksanaan pendataan selama 3 bulan. 2. Melakukan kegiatan pembekalan, orientasi dan pelatihan bagi PLKB/PKB atau Pengelola KB Desa/Kelurahan yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang dan Kader Pendata, menyediakan/mendistribusikan formulir/saran pendataan menyusun jadwal pelaksanaan, menyiapkan biaya operasional untuk pelaksanaan pendataan di tingkat Provinsi. Kabupaten/Kota, Kecamatan dan Desa/Keluarahan. 3. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan seluruh instansi/organisasi yang terkait. 4. Menyusun dan menetapkan pola operasional pendataan keluarga menurut metoda yang telah mempertimbangkan jumlah dan kemampuan tenaga yang tersedia serta kondisi wilayah, dengan tetap mengacu pada prinsip dan mekanisme pelaksanaan pendataan. 5. Melakukan penyuluhan dan KIE (Komunikasi, Informasi dan Edukasi) massa melalui media cetak dan elektronik di setiap tingkatan Wilayah. 6. Formulir Pendataan Keluarga (R/I/KS/07) dan Pemutakhiran Data Keluarga (F/I/MDK) difasilitasi dari Perwakilan BKKBN Provinsi, dan melalui Kantor SKPD KB Kabupaten/Kota akan disampaikan kepada Sub PPKBD/PPKBD yang ditunjuk oleh Pejabat yang berwenang. B. PELAKSANAAN PENDATAAN KELUARGA / PEMUTAKHIRAN DATA KELUARGA 1. PELAKSANAAN PENDATAAN KELUARGA a) Pendataan Keluarga dan Pemutakhiran Data Keluarga dilaksanakan pada bulan Juli September tahun 2013 dengan cara menggunakan Register Pendataan Keluarga (R/I/KS/07) dan pemutakhiran Data Keluarga (F/I/MDK/11) di setiap wilayah pendataan keluarga, melalui kunjungan keluarga dari rumah kerumah. b) Pendataan Keluarga dan Pemutakhiran Data Keluarga dilaksanakan oleh kader pendata bersama PLKB/PKB atau Pengelola KB Desa/Kelurahan yang ditunjuk. Hasil pendataan keluarga dicatat oleh kader pendata dan PLKB/PKB atau Pengelola KB Desa/Kelurahan yang ditunjuk dalam Register Pendataan Keluarga (R/I/KS/07).
c) Pada waktu pendataan keluarga hendaknya sekaligus dibuat sket peta keluarga, yang terisi kotak-kotak tanda lokasi rumah keluarga, sebagai bahan pembuatan peta keluarga setelah kegiatan pendataan keluarga selesai dan dilaksanakan pada bulan awal Agustus September 2013. Sket harus lengkap dengan arah utara di bagian sebelah atas dilengkapi rambu-rambu geografis yang penting, seperti jalan, rel kereta api, sungai, pasar, kantor Desa/Kelurahan/Kecamatan, kantor pos, tempat ibadah sekolah dan sebagainya. Tiap lembar sket peta keluarga paling banyak hanya memuat 150 kotak tanda lokasi rumah tempat tinggal keluarga. d) Kunjungan kepada keluarga yang dilakukan oleh kader pendata dilaksanakan secara berurutan tidak meloncat-loncat dari satu tempat ke tempat/lokasi yang lain. Jika pada waktu kunjungan ditemukan rumah kosong (penghuni sedang pergi) maka perlu dilakukan kunjungan ulang ke rumah tersebut sesegera mungkin. e) Pendataan keluarga hendaknya dilakukan menurut satuan wilayah administrasi terendah (RT,RW/Dusun/Kampung/Banjar) secara serempak atau dengan memperhatikan jumlah keluarga sasaran yang akan didata. f) Pada waktu kegiatan pendataan berlangsung sampai pembuatan laporan/rekap, hendaknya para pembina dari BKKBN Provinsi, SKPD KB Kabupaten/Kota dan Pemerintah Daerah serta Instansi dari Mitra Kerja terkait lain (tingkat Desa, Kelurahan, Kecamatan dan Kabupaten/Kota) dapat memberikan bimbingan dan pembinaan kepada kader pendata dan PLKB/PKB dilakukan pada bulan Juli Oktober tahun 2013. g) Melakukan penyuluhan dan KIE (Komunikasi, Informasi dan Edukasi) massa melalui media cetak dan elektronik di setiap tingkatan Wilayah (Kabupaten/Kota) di Provinsi. 2. POSKO (Pos Koordinasi) a) Posko diadakan secara berjenjang mulai dari tingkat Desa/Kelurahan sampai dengan tingkat Pusat dengan tugas memantau, mengendalikan dan melaporkan pelaksanaan pendataan keluarga secara berkala, mulai dari tahap persiapan dan pelaksanaan, pelaporan, analisa, saresehan dan pemanfaatan data hasil pendataan keluarga. b) Posko berfungsi sebagai unit bantu atau semacam sekretariat, yang dioperasionalkan oleh unsur pengelola program KB dan instansi yang terkait dengan kegiatan pendataan keluarga. c) Posko merupakan pusat rujukan yang diharapkan dapat memberikan dukungan terhadap pelaksanaan pendataan keluarga, baik yang menyangkut administrasi, sarana/prasarana, kesiapan petugas pendata, serta pemecahan masalah yang terjadi di lapangan. d) Untuk memantau pelaksanaan pendataan keluarga di setiap tingkatan Wilayah, Posko membuat laporan dan umpan balik secara berjenjang dan berkala setiap minggu yang dituangkan dalam formulir sebagaimana terlampir.
e) Untuk melengkapi laporan Posko di atas, secara berjenjang PLKB/PKB atau Pengelola KB Desa/Kelurahan yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang, PPLKB atau KB Kecamatan yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang, Kepala SKPD KB di Kabupaten/Kota dan BKKBN Provinsi membuat laporan Rekapitulasi Register Pendataan Keluarga (R/I/KS/07) dan Rekapitulasi Hasil Pemutakhiran Data Keluarga Pra S dan KS I ( Rek.R/I/Kel.Pra.S- KS.I/07) secara berjenjang pada akhir pendataan dilaksanakan. f) Kegiatan Posko dilaksanakan bersamaan dengan kegiatan Pendataan Keluarga dan Pemutakhiran Data Keluarga pada tanggal 1 Juli sampai dengan akhir September 2013. 3. PELAPORAN Pelaporan hasil pendataan keluarga dilaksanakan segera setelah kegiatan pendataan di setiap wilayah dinyatakan selesai dilaksanakan,laporan tersebut dibuat dalam register pendataan keluarga (R/I/KS/07). Dan rekapitulasi hasil pendataan keluarga (Rek/R/I/KS/07) dan Rekapitulasi hasil Pemutakhiran Data Keluarga Pra S dan KS I (Rek/R/I/Kel.Pra.S-KS.I/07). Adapun mekanisme pelaporannya dilaksanakan sesuai dengan pelaksanaan pendataan yaitu : 1. Unit pengolah data keluarga yang berada dikantor SKPD KB Kabupaten/Kota,akan mengolah hasil pendataan keluarga disetiap wilayah pendataan keluarga tingkat RT,RW /Dusun/Kampung/Banjar,dalam rangka updating (pemutakhiran) data basis keluarga.melalui kantor SKPD KB kabupaten/kota hasil pendataan keluarga akan disampaikan kepada kader pendata,istitusi masyarakat dan PLKB/PKB atau Pengelola KB Desa /Kelurahan yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang. Untuk kepentingan operasional dilapangan dan sebagai data basis keluarga yang baru untuk digunakan sebagai data awal pendataan keluarga berikutnya. 2. Rekapitulasi Hasil Pendataan Keluarga. a. Untuk kepentingan operasional di wilayah pendataan keluarga, Sub PPKBD membuat Rekapitulasi hasil pendataan keluarga menurut wilayah pendataan keluarga tingkat RT dan RW/Dusun,dalam format Laporan Rekapitulasi hasil Pendataan Keluarga Tingkat Dusun /RW ( Rek.Dus.R/I KS/07) dan /Rekapitulasi Pemutakhiran Data Keluarga Pra S dan KS I ( Rek.Dus. R/I/Kel. Pra S-KS.I/07 ) selambat-lambatnya tanggal 14 Oktober 2013 diterima di Desa/Kelurahan. b. Untuk kepentingan operasional di Desa/Kelurahan, PPKBD bersamaplkb/pkb atau Pengelola KB Desa /Kelurahan yang ditunjuk oleh Pejabat yang berwenang membuat rekapitulasi hasil pendataan keluarga tingkat desa/kelurahan dibuat laporan dalam format Laporan Rekapitulasi Hasil Pendataan Keluarga tingkat Desa/Kelurahan ( Rek.Des.R/I/KS/07 ) dan Rekapitulasi Pemutakhiran data keluarga Pra S dan KS I ( Rek.Des.R/I/Kel. Pra.S-KS.I/07 selambat-lambatnya tanggal 21 Oktober 2013 diterima di Kecamatan.
c. Untuk kepentingan operasonal di Kecamatan, PLKB atau Pengelola KB Kecamatan yang ditunjuk oleh Pejabat yang berwenang membuat rekapitulasi hasil pendataan keluarga tingkat kecamatan dalam format laporan rekapitulasi hasil pendataan keluarga tingkat Kecamatan (Rek.Kec.R/I/KS/07) dan Rekapitulasi Pemutakhiran data Keluarga Pra S dan KS I ( Rek.Kec.R/I/07 ) selambat-lambatnya tanggal 28 Oktober 2013 di terima di Kabupaten/Kota. d. Untuk kepentingan operasional di Kabupaten/Kota SKPD KB Kabupaten/Kota membuat Rekapitulasi hasil Pendataan Keluarga tingkat Kabupaten dalam format Laporan Rekapitulasi Hasil Pendataan Keluarga tingkat Kabupaten/Kota (Rek.Kab.R/I/KS/07 dan Rekapitulasi hasil Pemutakhiran data Keluarga Pra S dan KS I ( Rek.Kab. R/I/KS/07 ) selambat-lambatnya tanggal 4 Nopember 2013 di terima di Provinsi. e. Untuk kepentingan operasional di Provinsi,dibuat Laporan dalam format Rekapitulasi hasil pendataan keluarga tingkat Provinsi ( Rek.Prov.R/I/KS/07) dan Rekapitulasi Pemutakhiran Data Keluarga Pra S dan KS I (Rek.Kab.R/I/Kel.Pra.S-KS.I/07) denganbantuan unit pengolah data keluarga untuk masingmasing daerah, membuat rekapitulasi hasil pendataan keluarga tingkat Provinsi, selambat-lambatnya tanggal 11 Nopember 2013 diterima di BKKBN Pusat. 4. PENGOLAHAN, UMPAN BALIK DAN PEMANFAATAN DATA a. Dengan bantuan unit pengolah data keluarga, Satuan Keja Perangkat Daerah Bidang KB Kabupaten/Kota, BKKBN Provinsi dan BKKBN Pusat mengolah dan mengumpan balikkan data hasil pendataan keluarga. b. Hasil pengolahan data umpan balik data hasil pendataan keluarga dan pemutakhiran data keluarga disampaikan dan dimanfaatkan oleh berbagai instansi Pemerinta, Swasta, dan Institusi masyarakat. c. Semua pihak yang terlibat dalam proses pengumpulan, pengolahan dan pembinaan pelaksanaan Pendataan Keluarga diharapkan dapat mempergunakan hasil pendataan keluarga untuk kegiatan perencanaan dan intervensi operasional di lapangan. 5. PEMETAAN HASIL PENDATAAN KELUARGA / PEMUTAKHIRAN DATA KELUARGA a. Peta Keluarga dibuat pada tingkat Sub PPKBD, datanya berdasarkan Register Keluarga (R/I/KS/07). b. Peta Keluarga dibuat oelh Sub PPKBD/PPKBD dengan bantuan para kader, dan PLKB/PKB bertanggung jawab atas pelaksanaannya. c. Peta Keluarga dibuat dari bahan kertas manila berukuran (80 x 65 cm), berwarna dasar putih. d. Peta Keluarga ditempel digantung pada dinding rumah Sub PPKBD atau di tempat-tempat lain yang dirasa lebih tepat. Data yang menyangkut KB diperbaharui setiap saat sesuai dengan perkembangan jumlah PUS maupun kesertaan dalam ber KB, sedangkan untuk data demografi dan tahapan keluarga sejahtera baru diperbaharui setelah ada hasil Pendataan Keluarga berikutnya.
e. Peta Keluarga di buat setiap tahun, yaitu setelah selesainya kegiatan pendataan dan pemetaan keluarga, atau selambat-lambatnya pada bulan Januari. Pada petak rumah dalam peta ditempelkan kupon yang sesuai dengan tahapan keluarga sejahtera dan status PUS serta cara kontrasepsi yang digunakannya. f. Kupon yang dimaksudkan disini adalah berupa potongan kertas berukuran 2 x 1 cm, dengan warna-warna tertentu. Masing-masing warna menunjukkan status tahapan keluarga sejahtera atau cara kontrasepsi yang digunakan oleh peserta KB. Dibagian belakang kuponkupon tersebut terdapat bahan perekat sedemikian rupa sehingga mudah dicabut dari lembaran kertas alasnya serta mudah pula untuk ditempelkan pada kertas atau benda lain. g. Kupon dibedakan menjadi 2 bagian dan dipisahkan garis tengah lurus (sama besar), yang sebelah kiri untuk Tahapan Keluarga Sejahtera dan yang sebelah kanan untuk status PUS dan kesertaan KB (pemakaian alat/cara kontrasepsi). h. Untuk kupon peserta status PUS dan kesertaan KB (sebelah kanan) berbentuk segi empat, sedangkan untuk tahapan keluarga sejahtera (sebelah kiri) dalam bentuk lingkaran polos untuk tahapan Keluarga Sejahtera diwarnai tersendiri oleh pembuat peta dengan pensil warna. 6. PENYEBARLUASAN INFORMASI HASIL PENDATAAN KELUARGA PEMUTAKHIRAN DATA KELUARGA (SARASEHAN DAN SEMINAR) 1. Rekapitulasi hasil pemutakhiran data keluarga digunakan untuk melaksanakan sarasehan di tingkat desa. Dalam sarasehan ditingkat desa ini membahas dan mendiskusikan permasalahan Keluarga (khususnya Keluarga Prasejahtera dan Keluarga Sejahtera I (KS I) untuk dicarikan solusinya. Apabila terdapat permasalahan yang tidak dapat diselesaikan ditingkat Desa/Kelurahan dan memerlukan dukungan Tingkat Kecamata, maka permaslahan dan solusinya, dilaporkan ke tingkat kecamatan untuk mendapatkan dukungan bantuan penyelesaiannya. 2. Rekapitulasi hasil pemutakhiran data keluarga digunakan untuk melaksanakan sarasehan di tingkat kecamatan. Dalam sarasehan ditingkat kecamatan ini membahas dan mendiskusikan pemasalahan Keluarga (khususnya Keluarga Prasejahtera dan Keluarga Sejahtera I (KS I) di tingkat kecamatan (komplikasi seluruh desa/kelurahan) untuk dicarikan solusinya. Apabila terdapat permasalahan yang tidak dapat diselesaikan di tingkat Kecamatan dan permasalahan yang tidak dapat diselesaikan di tingkat Kecamatan dan memerlukan dukungan Tingkat Kabupaten/Kota, maka permasalahan dan solusinya dilaporkan ke tingkat SKPD-KB Kabupaten/Kota untuk mendapatkan dukungan bantuan penyelesainnya. 3. Rekapitulasi hasil pemutakhiran data keluarga digunakan untuk melaksanakan sarasehan di tingkat kabupaten/kota. Dalam sarasehan ditingkat kabupaten/kota ini membahas dan mendiskusikan permasalahan Keluarga (khususnya Keluarga Prasejahtera dan Keluarga Sejahtera I (KS I) di tingkat Kabupaten/Kota (kompilasi seluruh Kecamatan) untuk dicarikan solusinya. Apabila terdapat permasalahan yang tidak dapat diselesaikan dan memerlukan dukungan Tingkat Provinsi, maka permasalahan dan solusinya dilaporan ke BKKBN Provinsi untuk mendapatkan dukungan bantuan penyelesaiannya. 4. Penyebarluasan data dan informasi hasil PendataanKeluarga Pemutakhiran Data Keluarga melalui Website BKKBN.
Langkah-langkah pelaksanaan Pendataan Keluarga/Pemutakhiran Data Keluarga secara lengkap mengacu kepada tata cara yang tertuang dalam buku Petunjuk Teknis Tata Cara Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan Pendataan Keluarga dan Pemutakhiran Data Keluarga Program KKB Nasional serta Peraturan Kepala BKKBN nomor : 255/PER/G4/2011 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan Program KKB Nasional. BUPATI POLEWALI MANDAR, ALI BAAL MASDAR