Panduan Penggunaan Sistem Perwalian Online (E-KRS) Untuk Mahasiswa Angkatan 2004-2010 STMIK STIKOM Bali Tahun Ajaran 2011/2012
Panduan Penggunaan Sistem Perwalian On Line (E-KRS) (2011/2012) Pendahuluan E-KRS dapat diakses dengan menggunakan browser yang men-support javascript dan session state. Browser yang direkomendasikan adalah Mozilla Firefox 3.0 atau yang terbaru. Alamat untuk mengakses e-krs: http://e-krs.stikom-bali.ac.id/ Halaman yang terdapat apda sistem ini antara lain sebagai berikut: 1. Halaman Login Halaman ini digunakan untuk memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan password yang sesuai yang dimiliki oleh masing-masing mahasiswa. 2. Halaman Support Pada halaman ini terdapat beberapa akun Yahoo Messenger dimana mahasiswa dapat berkonsultasi apabila mengalami kendala saat menggunakan sistem. Untuk dapat berkonsultasi dengan support kami, mahasiswa harus mengaktifkan akun Yahoo Messenger yang dimilikinya. 3. Halaman FAQ Pada halaman ini akan dijelaskan tentang beberapa pertanyaan serta jawaban yang dapat digunakan oleh mahasiswa untuk memecahkan masalah atau kendala umum yang mereka hadapi saat menggunakan sistem. 4. Halaman Update Biodata Halaman ini digunakan untuk mengupdate biodata mahasiswa. Biodata yang tersimpan akan digunakan oleh untuk kepentingan Akademik. Mahasiswa diwajibkan untuk mengisi kolom isian dengan data yang valid. Apabila mahasiswa sudah melakukan update biodata sebelumnya, maka halaman ini tidak akan muncul kembali. 5. Halaman Home Halaman ini adalah halaman utama dimana pada halaman ini akan ditampilkan informasi umum mahasiswa. Selain itu juga akan ditampilkan informasi IPS, IPK, SKS Kumulatif, serta SKS Maksimum yang dapat ditempuh mahasiswa (lihat gambar 3).
6. Halaman Nilai Halaman ini digunakan untuk menampilkan Nilai Indeks Prestasi serta Nilai Transkrip dari mahasiswa. Informasi nilai ini tidak akan tersedia untuk mahasiswa semester I (bukan transfer). 7. Halaman KRS Halaman ini berfungsi untuk menyusun Kartu Rencana Studi (KRS) yang akan ditempuh oleh seorang mahasiswa. Adapun bagian-bagian dari halaman ini antara lain adalah sbb: a. Data Umum Mahasiswa, pada bagian ini akan ditampilkan informasi umum mahasiswa seperti: Nama, Nim, IPS, IPK, SKS Max, SKS Kum (lihat gambar 4 [1] ). b. Kartu Rencana Studi (KRS), pada bagian ini akan menampilkan daftar mata kuliah yang akan ditempuh mahasiswa pada semester dan tahun ajaran yang sedang berjalan. Daftar inilah yang nanti akan dicetak sebagai Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa yang digunakan sebagai bukti bahwa mahasiswa tersebut telah menentukan mata kuliah yang akan ditempuh (lihat gambar 4 [2] ). c. Daftar Mata Kuliah yang Ditawarkan, pada bagian ini akan menampilkan mata kuliah yang dapat ditempuh oleh mahasiswa yang bersangkutan pada semester yang sedang berjalan (lihat gambar 4 [3] ). Mata kuliah yang memiliki nilai artinya, mahasiswa sudah pernah menempuh mata kuliah tersebut, sedang yang bertanda bintang (*) berarti belum pernah ditempuh atau belum memiliki nilai (lihat gambar 4 [4] ). 8. Halaman Download Halaman ini digunakan untuk men-download Kartu Rencana Studi yang telah Anda susun. Download KRS tidak akan berfungsi selama Anda belum menyimpan KRS atau Revisi KRS Anda. Download KRS dapat Anda lakukan lebih dari sekali selama sistem belum ditutup. Apabila ada ketidak-sesuaian data antara informasi KRS dengan hasil download KRS, silakan hubungi support kami. Peraturan umum dalam menyusun KRS: 1. Untuk dapat melakukan perwalian on-line, mahasiswa harus melakukan pendaftaran/registrasi. 2. Password yang digunakan untuk login, adalah password yang sama digunakan untuk mengakses SION. Apabila Anda lupa dengan password Anda, silahkan datang ke P3M dengan membawa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu identitas lainnya. 3. Untuk informasi jadwal perwalian dapat dilihat melalui SION.
4. Apabila ada ketidaksesuaian data, baik itu data mahasiswa, akademik, dsb, harap segera menghubungi bagian Akademik atau P3M. 5. Dalam menyusun Kartu Rencana Studi (KRS), mahasiswa tidak dapat menempuh SKS melebihi SKS Maksimum yang diperolehnya. 6. Kelas yang ditawarkan telah disesuaikan dengan status mahasiswa (kelas malam atau bukan, transfer atau non transfer, reguler atau eksekutif, dsb). 7. Sistem akan membuka kelas secara otomatis, kelas baru tidak akan dibuka sebelum quota minimum kelas lainnya terpenuhi terlebih dahulu. 8. Pengertian dari istilah SKS diambil (lihat gambar 4 [5] ) adalah jumlah total SKS dari semua mata kuliah yang telah dipilih pada tahun ajaran dan semester berjalan. 9. Setelah selesai menyusun Kartu Rencana Studi (KRS), mahasiswa diwajibkan untuk menyimpannya dengan menekan tombol SIMPAN KRS (lihat gambar 4 [6] ). Apabila mahasiswa tidak menyimpan KRS-nya, maka yang bersangkutan akan dianggap tidak menyusun KRS sehingga tidak dapat mendownload dan mencetak KRS sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa tersebut masih aktif berkuliah di STMIK STKOM Bali. 10. Perhatikanlah setiap notifikasi / pesan yang muncul ketika sedang menggunakan sistem E-KRS ini. Pahami serta ikuti petunjuk notifikasi yang muncul tersebut agar penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) berjalan lancar. 11. Khusus untuk mata kuliah Pendidikan Agama dan Seni Budaya, harap diperhatikan pada kolom keterangan. Setiap kelas pada mata kuliah Pendidikan Agama mengacu pada Agama yang berbeda, hal yang sama juga terjadi pada mata kuliah Seni Budaya. 12. Untuk mata kuliah Skripsi dan Tugas Akhir KRS berlaku untuk 2 (dua) semester, artinya apabila mahasiswa telah mengambil mata kuliah Skripsi atau Tugas Akhir pada semester sebelumnya, maka pada semester ini mahasiswa tersebut tidak perlu lagi mengambil mata kuliah Skripsi atau Tugas Akhir.
TATA CARA PENGGUNAAN SISTEM E-KRS 1. Hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum dapat menggunakan sistem ini adalah melakukan login, Input NIM dan password Anda. Perhatikan semua notifikasi/pesan yang muncul pada saat melakukan proses login. Apabila Anda masih mengalami kendala pada saat melakukan login, silahkan menghubungi support kami dengan klik pada link Support. Gambar 1 Halaman Login 2. Setelah berhasil melakukan login, Anda akan diminta untuk mengupdate biodata. Kolom isian yang bertanda (*) harus diisi atau tidak dapat disimpan dalam keadaan kosong. Silakan lengkapi kolom isian dengan data yang valid, kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data Anda kemudian melanjutkan ke halaman berikutnya. Tombol Reset digunakan untuk mengembalikan semua kolom ke nilai semula.
Gambar 2 Halaman Update Data Mahasiswa 3. Setelah data Anda berhasil tersimpan, Anda akan diarahkan ke halaman Home. Silahkan diperhatikan informasi yang ditampilkan pada halaman ini, apabila ada ketidaksesuaian data, silahkan segera menghubungi support kami. Gambar 3 Halaman Home
4. Untuk menyusun Kartu Rencana Studi (KRS) Anda harus masuk ke halaman KRS. Gambar 4 Halaman KRS
5. Pilih salah satu mata kuliah yang akan Anda tempuh, dengan klik pada daftar mata kuliah yang ditawarkan (lihat gambar 4 [3] ). Apabila mata kuliah tersebut sudah pernah Anda tempuh sebelumnya (memiliki nilai) ), maka akan muncul notifikasi Apakah Anda akan mengulang mata kuliah tersebut atau tidak?. Silahkan ikuti petunjuk dari notifikasi tersebut. 6. Setelah Anda memilih salah satu mata kuliah, maka akan muncul daftar kelas yang ditawarkan. Untuk mengambil kelas, silahkan klik salah satu kelas yang Anda inginkan. Tombol Kembali digunakan untuk menutup daftar kelas yang ditampilkan. Gambar 5 Memilih Kelas 7. Perhatikan mata kuliah prasyarat dari setiap mata kuliah yang akan Anda tempuh. Perhatikan pula waktu perkuliahan dari masing-masing kelas yang ditawarkan. Silahkan atur jadwal perkuliahan agar mata kuliah yang akan Anda ambil tidak bentrok antara mata kuliah yang satu dengan yang lainnya. 8. Mata kuliah yang telah Anda pilih/susun akan ditampilkan pada bagian Kartu Rencana Studi (lihat gambar 4 [2] ). Anda masih dapat membatalkan dan atau mengganti kelas dari mata kuliah tersebut. 9. Untuk membatalkan mata kuliah yang sudah Anda susun, Anda harus klik salah satu mata kuliah pada bagian Kartu Rencanaa Studi (KRS) (lihat gambar 4 [2] ) yang akan dibatalkan. Kemudian ikuti pesan yang muncul berikutnya.
Gambar 6 Membatalkan mata kuliah 10. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, setelah menyusun Kartu Rencana Studi (KRS), mahasiswa diwajibkan untuk menyimpannya dengan menekan tombol Simpan KRS. Silahkan pahami serta ikuti setiap pesan atau notifikasi yang muncul ketika Anda akan menyimpan KRS. Gambar 7 Menyimpan Kartu Rencana Studi 11. Setelah Kartu Rencana Studi (KRS) Anda tersimpan, Anda akan diarahkan menuju halaman download untuk men-download hasil dari penyusunan KRS yang telah Anda lakukan. Fasilitas download KRS ini dapat Anda lakukan lebih dari sekali selama sistem E-KRS masih dibuka. Gambar 8 Notifikasi Kartu Rencana Studi telah tersimpan
12. Anda tidak dapat men-download Kartu Rencana Studi (KRS) apabila Anda belum menyimpan KRS atau masih dalam proses perwalian atau masih dalam proses revisi. Apabila setelah men- download KRS, download KRS dan ada ketidaksesuaian data antara informasi KRS dengan hasil silakan hubungi support kami. Gambar 9 Download KRS 13. Apabila Anda ingin merubah jadwal perkuliahan, menambah atau membatalkan mata kuliah, sistem ini akan memperbolehkan Anda untuk melakukan revisi Kartu rencana Studi (KRS). Namun perlu kembali diingat, Anda hanya dapat melakukan 1 (satu) kali revisi. Untuk melakukan revisi, silahkan masuk ke halaman KRS, kemudian tekan tombol Revisi Sekarang untuk mulai melakukan revisi. Gambar 10 Revisi / Menyusun ulang Kartu Rencana Studi (KRS)
14. Proses revisi sama seperti proses penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) yang sebelumnya sudah dijelaskan. Setelah Anda melakukan revisi, Anda diwajibkan untuk menyimpan KRS Anda. Apabila Anda tidak jadi melakukan revisi pada KRS Anda, silakan klik tombol Batal Revisi. Perlu diperhatikan, setelah Anda menambahkan mata kuliah baru ke dalam KRS, Anda tidak dapat lagi membatalkan revisi KRS. Gambar 11 Simpan/batal revisi 15. Silahkan pergunakan sistem ini sesuai dengan peruntukkannya. Kembali diingatkan apabila Anda mengalami kendala dalam penggunaan sistem ini, silahkan baca beberapa petunjuk pada halaman FAQ atau dapat menghubungi support kami. - SEKIAN -